Инструкция по делопроизводству санкт-Петербург
Скачать 1.14 Mb.
|
Гриф утверждения Документ утверждается ректором, проректором по направлению или специально издаваемым документом. При утверждении документа гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, и проставляется в правом верхнем углу документа, например: УТВЕРЖДАЮ Ректор СПбГЭТУ «ЛЭТИ» Личная подпись И.И. Иванов Дата В грифе утверждения документа допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки, например: УТВЕРЖДАЮ Ректор Санкт-Петербургского государственного электротехнического университета «ЛЭТИ» им. В.И. Ульянова (Ленина) Личная подпись И.И. Иванов Дата При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть подписан. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО), наименование утверждающего документ в творительном падеже, его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕН решением общего собрания коллектива СПбГЭТУ «ЛЭТИ» от 15.04.2014 №14 или УТВЕРЖДЕНО приказом СПбГЭТУ «ЛЭТИ» от 05.04.2014 №723 Утверждению подлежат следующие документы: акты, задания, программы, инструкции, отчеты, перечни, планы, Положения, Устав, сметы, штатные расписания, структура и штатная численность . Вносить изменения или добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается. Оттиск печати Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом. Отметка о заверении копии Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, например: Верно Начальник отдела кадров Личная подпись А.П. Петрова Дата Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению университета. Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа. Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, печатается шрифтом размером № 10 через 1 межстрочный интервал, например: П.О. Николаев (812) 234-56-88 Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения. В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Указания по исполнению документов (резолюция) Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения (при необходимости), подпись и дату, например: Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. прошу подготовить проект договора с ОАО «Северные регионы» к 05.10.2014 Личная подпись Дата Резолюция, как правило, пишется от руки в верхней свободной от текста части первой страницы документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается к делу. При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается названный первым в резолюции; ответственность за своевременное и правильное исполнение задания в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде указания по исполнению лицам, непосредственно им подчиненным. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Отметка о контроле Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль; проставляется в правом верхнем углу штампом «На контроле». Отметка об исполнении документа Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «В дело», указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ, и даты. Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа. Отметка о поступлении документа Отметка о поступлении документа в университет проставляется в виде штампа и содержит очередной порядковый номер и дату поступления. Отметка о конфиденциальности Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования». Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа. 2.3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 2.3.1. Состав документов университета В деятельности университета создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, протоколы заседаний, акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др. Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным правилам необходимой для деятельности университета информации, т.е. в создании документа. Комплекс документов определяется:
Отбор видов документов, необходимых и достаточных для работы университета, производится на основе сводной номенклатуры дел университета, утвержденной ректором и согласованной с ЦЭПМК Архивного комитета Санкт-Петербурга, с указанием сроков хранения. Распорядительные документы, поступающие в университет из вышестоящих организаций, доводятся до структурных подразделений, посредством:
2.3.2. Приказ Приказ – основной, правовой, распорядительный документ, издаваемый ректором на правах единоначалия и в пределах его компетенции, для решения основных оперативных задач, стоящих перед университетом. Приказ может быть как нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы внутривузовских отношений, так и актом применения нормы права (приказ о назначении на должность). Приказы подписываются лично ректором. В его отсутствие право подписи приказов предоставляется лицу, исполняющему обязанности ректора в соответствии с приказом по университету. Приказы подразделяются на три основные группы:
Приказы имеют сквозную нумерацию, в течение календарного года. Проекты приказов по основной деятельности разрабатываются и вносятся проректорами или руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции, в зависимости от характера, содержания и масштабности возникшего вопроса. Проекты приказов по личному составу работников готовит отдел кадров на основании соответствующих представлений. Проекты приказов по личному составу обучающихся готовит студенческая канцелярия на основании представлений деканатов. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов по основной деятельности и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект. Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет канцелярия. Приказ имеет следующие реквизиты: эмблема университета, краткое наименование вышестоящей организации, полное наименование университета, сокращенное наименование университета в скобках, наименование вида документа – приказ, дата и номер приказа, заголовок. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал, выравнивается по центру. Например: Об организации проведения зимней сессии Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами, печатается через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, наименование органа, издавшего документ, даты, регистрационного номера и заголовка к тексту. Преамбула в проектах приказов завершается словом «п р и к а з ы в а ю:», которое печатается в разрядку. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя (исполнителей) каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части содержит сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...». В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте даются поручения, а также заведующим канцелярией и начальником юридического отдела. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Приложение к приказу визируется руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, на оборотной стороне последнего листа. При наличии нескольких приложений, приложения нумеруются. Проект приказа во исполнение распорядительного документа вышестоящей организации должен быть подготовлен в течение 10 дней, если руководство вуза не установило иной срок. В приказах по личному составу указываются фамилия, имя, отчество (полностью), должность и подразделение работающего. Факультет, номер группы и индивидуальный код студента. Заверенные копии приказа или выписки из него подшиваются в личное дело. Проект приказа, согласованный с соответствующими подразделениями, проходит экспертизу в юридическом отделе университета в части применения и использования действующих норм права и соответствующих нормативных документов. Первый лист приказа печатается на бланке приказа (приложение № 6), а последующий текст на стандартных листах бумаги формата А4; второй и последующий должны быть пронумерованы. Номера листов проставляются посередине верхнего поля листа. Совместные приказы организаций печатаются на стандартных листах бумаги формата А4. При оформлении совместного приказа: наименования организаций располагаются на одном уровне; наименование вида документа – ПРИКАЗ - располагается центрованным образом; дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи; регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждой организацией, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Подписи руководителей организаций располагаются ниже текста на одном уровне. Приказы регистрируются в книге регистрации приказов (название, номер, дата) канцелярии в день подписания их ректором. Первый экземпляр приказа остается в канцелярии. Приказы размножают в издательстве университета через канцелярию. В целях ускорения прохождения приказов по движению личного состава, установлению надбавок и предоставлению отпусков, отдел кадров и студенческая канцелярия устанавливают номера приказов, согласованные с канцелярией. Формирование приказов на увольнение сотрудников должно производиться в день увольнения сотрудника и передаваться в бухгалтерию в этот же день. Подготовка проектов приказов, объявляющих решение Ученого совета университета, организуется ответственным за подготовку включенного в повестку дня заседания Ученого совета университета вопроса, который за неделю до объявленного срока согласует содержание проекта решения с проректором, отвечающим за документационное обеспечение управления вузом, для определения порядка реализации данного решения. Ученый секретарь совета в трехдневный срок после заседания Ученого совета представляет оформленное решение проректору. Проректор в зависимости от содержания направляет решение соответствующим проректорам по направлениям для подготовки проекта приказа и по указанию ректора устанавливает срок. |
Похожие:
 | Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет “лэти” им. В. И. Ульянова (Ленина)” | | «Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет «лэти» им. В. И. Ульянова (Ленина)» |
| Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |  | Для работы сотрудников цпк москвы и филиала Санкт-Петербург в бд системы созданы два реестра |
| Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | «под ключ» (пир, смр, поставка волс) для организации каналов передачи данных телеметрической и служебной информации на участке: Лот... |
| Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... | | Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
| Санкт-Петербург 07. 07. 1977г., проживающегопо адресу: Санкт-Петербург, ул. Морская кв. 7 | | Я, Иванов Иван Иванович 1980 года рождения, паспорт 4000 100000, выданный 01. 01. 1999г. 100 отделением милиции Калининского района... |