Инструкция по делопроизводству санкт-Петербург
Скачать 1.14 Mb.
|
2.3.8. Записка (докладная, объяснительная, служебная) Для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками в университете используются докладная, объяснительная, служебная записки. Докладная записка может быть адресована должностному лицу университета, в вышестоящую организацию или в другую организацию, по содержанию и назначению может быть информационной или отчетной. Внутриуниверситетская записка пишется от руки или составляется на бумажном носителе, подписывается автором-составителем. Внешняя – оформляется на бланке письма, подписывается ректором или проректором университета. Текст докладной записки состоит из 2-х частей: изложения фактов, послуживших причиной ее составления и выводов, мнения университета или должностного лица. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных документов или объясняющий причины свершившихся фактов, невыполнения каких-либо поручений и др. Служебная записка - форма внутренней переписки между структурными подразделениями, или от должностного лица другому должностному лицу внутри университета. Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер, содержать просьбу, предложение. Текст состоит из 2-х частей: изложения фактов и выводов, предложений по излагаемому вопросу. Записки имеют следующие обязательные реквизиты:
До представления соответствующему должностному лицу записки при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами. 2.4. Порядок снятия и выдачи копий документов Копия документа изготовляется и выдается с разрешения ректора (проректоров) университета или руководителя структурного подразделения, где хранится подлинный документ. Копия заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие ее содержания подлиннику. В верхнем правом углу первого листа копии проставляется слово «Копия». В случае если копия на одном листе в нижнем левом углу проставляется отметка о заверении копии и гербовая печать (печать структурного подразделения выдающего копию). В необходимых случаях, когда копия на двух и более листах, листы сшиваются и пронумеровываются. Отметка о заверении копии (с указанием количества листов копии) и гербовая печать (печать структурного подразделения выдающего копию) ставятся на оборотной стороне последнего листа.
3.1. Прием и первичная обработка поступающих документов Поступающие документы принимает канцелярия. Документы, полученные сотрудниками университета при личном приеме посетителей или посещении других учреждений, должны быть переданы в канцелярию не позднее следующего рабочего дня. При приеме документов проверяется сохранность упаковки, правильность адресации и комплектность. Ошибочно доставленные документы возвращаются почтовому отделению или пересылаются по назначению. Конверты с корреспонденцией вскрываются в канцелярии, за исключением конвертов, адресованных общественным организациям и с надписью «лично». Если при вскрытии обнаруживается отсутствие приложения или части приложений, несоответствие сопроводительного письма и вложенных документов, пометка об этом делается на регистрационной карточке, а также составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю. В случаях если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прикладываются к документу. Документы, поступившие с отметками СРОЧНО, ОПЕРАТИВНО незамедлительно регистрируются и передаются руководству. Посылки, прибывшие в адрес университета, получает отдел материально-технического снабжения, работник которого в день получения посылки извещает структурные подразделения о поступивших посылках. О поступлении телефонограмм, телеграмм и других документов, требующих срочного исполнения, канцелярия извещает структурные подразделения по телефону. 3.2. Предварительное рассмотрение документов Документы адресованные руководству университета, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в канцелярии, а затем направляются руководству или в подразделение. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством университета и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в университете распределения обязанностей. Рассмотренные руководством документы, возвращаются в канцелярию, где в регистрационную карточку вносится содержание резолюции, а сам документ передается на исполнение. 3.3. Регистрация поступающих документов Для регистрации входящих документов применяются регистрационные карточки и регистрационные журналы. Каждый документ должен быть зарегистрирован только один раз. Двойная регистрация документов запрещается. Входящие документы регистрируются в день поступления в канцелярии университета:
Регистрации не подлежат документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях:
Документы регистрируются независимо от способа их доставки. На поступающих документах, регистрируемых на регистрационных карточках, в нижнем правом углу проставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления и регистрационного номера документа. Регистрационный номер состоит из порядкового номера. Лицо, ответственное за ведение делопроизводства в структурном подразделении, постоянно осуществляет учет и контроль за прохождением документов а также заносит все входящие документы в специальный журнал. По требованию сотрудников канцелярии предоставляет необходимые сведения. 3.4. Порядок рассмотрения документов руководством университета и доведение документов до исполнителей Документы в день поступления передаются руководству университета или непосредственно исполнителю только после регистрации. Документы и другая корреспонденция доставляются руководству университета в течение рабочего дня работником канцелярии. Структурные подразделения получают корреспонденцию в канцелярии через лиц, ответственных за делопроизводство, которые докладывают о ней руководителю. После рассмотрения руководством документы возвращаются в канцелярию для перенесения указаний по исполнению (резолюции) в регистрационно-контрольную форму (карточку). В соответствии с указаниями по исполнению подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения - ответственному исполнителю, соисполнителям направляются копии документов (изготовление копий документов для рассылки исполнителям является функцией канцелярии). На документы, требующие контроля, заводится дополнительная контрольная карточка. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через канцелярию. На карточке делается отметка о передаче документа. 3.5. Порядок подготовки и регистрации отправляемых документов Порядок подготовки исходящих документов включает в себя: составление проекта документа, согласование, подписание (утверждение), тиражирование и отправку. Исполнитель готовит проект документа в соответствии с требованиями, предъявляемыми к конкретному виду документа, на бланке установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовится сопроводительное письмо. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, адресации, наличие необходимых реквизитов, виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился. Подписанный ректором или проректором по направлению документ и его копия с подписью исполнителя представляется в канцелярию университета для регистрации. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день. Сотрудник канцелярии регистрирует документ в журнале регистрации исходящих документов, проставляет исходящий номер и дату на оригинале и копии. Затем оригинал отправляется адресату одним из используемых в университете видов связи, а копия подшивается в дело канцелярии. Решение о способе доставки документа адресату, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа в случае отправки документа по факсимильной связи принимает подразделение – исполнитель. Документы, подписанные руководителем структурного подразделения, подлежат обязательной регистрации в журнале регистрации исходящих документов этого структурного подразделения. 3.6. Порядок отправки документов Подготовленная к отправке структурными подразделениями корреспонденция сдается в канцелярию в заклеенных конвертах, где на корреспонденции проставляется стоимость почтовых услуг и дата для дальнейшей передачи на отправку в местное отделение связи в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Сотрудники канцелярии могут вскрыть любой конверт или бандероль для проверки правильности оформления документов. Неправильно оформленная корреспонденция возвращается для переоформления. На конверте проставляется:
Вес отправляемой корреспонденции не должен превышать 2 кг. Устанавливается следующий перечень документов, отправляемых заказными письмами и бандеролями:
Возможность отправки корреспонденции, не указанной в настоящем перечне, согласовывается с заведующим канцелярией университета. 3.7. Порядок регистрации и прохождения внутренних документов Внутренние документы (докладные записки, служебные письма, справки, сводки и др.) оформляются и исполняются (используются) в пределах аппарата управления университета; рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены. 3.8. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции Исполнитель составляет текст документа на русском языке и готовит проект документа, отправляемого в адрес иностранных организаций и граждан, на иностранном языке в двух экземплярах в соответствии с требованиями, предъявляемыми к конкретному виду документа, на бланке установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовится сопроводительное письмо. При необходимости исполнитель согласует текст документа на русском языке с должностным лицом, за подписью которого документ отправляется адресату. Русский текст документа и проект отправляемого документа с визой исполнителя и опись передается в Управление международных связей (далее УМС) для подтверждения соответствия содержания. До передачи документа на подпись начальник УМС должен проверить его содержание, правильность оформления, адресации, наличие необходимых реквизитов, виз и приложений и подписать копию документа. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился. Подписанный ректором или проректором по направлению документ и его копия представляется в УМС для регистрации. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день. Сотрудник УМС передает на подпись проректору по направлению опись и регистрирует документ в журнале регистрации исходящих документов, проставляет исходящий номер и дату на оригинале и копии. В журнал регистрации заносятся следующие сведения:
Затем конверт с оригиналом документа вместе с описью передаются в канцелярию, а копия письма или сопроводительной подшивается в дело УМС. Вся иностранная корреспонденция, поступающая в адрес университета, передается для перевода на русский язык наименования структурного подразделения или фамилии конкретного лица, кому адресована корреспонденция, и последующей регистрации в УМС. Зарегистрированная корреспонденция возвращается в канцелярию для передачи в структурные подразделения. 3.9. Контроль за исполнением документов Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие и внутренние документы. Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное использование. Обязательному контролю подлежат:
Ответственность за организацию своевременного и качественного исполнения возлагается на руководителей структурных подразделений. Контроль за исполнением документов осуществляется одним из сотрудников канцелярии университета с руководителями структурных подразделений (или лицами, специально выделенными ими для этой цели). Сроки исполнения устанавливаются ректором (проректорами) и руководителями структурных подразделений или указываются в самом документе. Срок исполнения документа составляет календарный месяц, если в поручении не указан конкретный срок. Поручения, содержащие в тексте указание «срочно» и «незамедлительно» или аналогичное указание, исполняются в 3-дневный срок и в 10-дневный срок исполняются поручения, содержащие в тексте указание «оперативно». Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с момента поступления его в университет. Контроль за исполнением документа осуществляется с момента постановки документа на контроль. За своевременное исполнение поступающих документов отвечают руководители структурных подразделений и непосредственно исполнители, которым адресован документ. Если в резолюции руководства указано несколько исполнителей, то первый из них является ответственным. Ответственность за своевременное и правильное исполнение документа несут все исполнители, перечисленные в резолюции. Отметка о контроле ставится на левом поле документа штемпелем «На контроле» или буквой «К». Контроль за исполнением приказов и поручений руководства университета возлагается на проректоров, а документов, поступающих в структурные подразделения – на руководителей этих подразделений. Контроль за исполнением входящих документов осуществляется в канцелярии университета по карточной системе. Карточки на документы, поставленные на контроль, располагаются в картотеке по срокам исполнения. Контроль за исполнением осуществляется путем ежедневного просмотра контрольной картотеки и напоминания исполнителям о приближении срока исполнения. По первому требованию сотрудника канцелярии, осуществляющего контроль, исполнитель обязан дать исчерпывающий ответ об исполнении находящегося на контроле документа. После исполнения документа в карточке «К» делается отметка об исполнении. Раздел карточки «Исполнено» подписывается должностным лицом, поставившим документ на контроль. Эта подпись является основанием к снятию документа с контроля. Срок исполнения документа может быть продлен только лицом или учреждением которые его установили. Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу по получении документа исполнителем или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения документа, если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения указанного срока. В противном случае документ считается не исполненным в срок. В случае задержки в исполнении документов сотрудник канцелярии, осуществляющий контроль, обязан принять меры для выяснения причин задержки и обеспечения своевременного исполнения документов, а также регулярно в установленные сроки представлять руководству университета перечень неисполненных документов для принятия соответствующих мер. |
Похожие:
 | Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет “лэти” им. В. И. Ульянова (Ленина)” | | «Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет «лэти» им. В. И. Ульянова (Ленина)» |
| Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |  | Для работы сотрудников цпк москвы и филиала Санкт-Петербург в бд системы созданы два реестра |
| Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | «под ключ» (пир, смр, поставка волс) для организации каналов передачи данных телеметрической и служебной информации на участке: Лот... |
| Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... | | Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
| Санкт-Петербург 07. 07. 1977г., проживающегопо адресу: Санкт-Петербург, ул. Морская кв. 7 | | Я, Иванов Иван Иванович 1980 года рождения, паспорт 4000 100000, выданный 01. 01. 1999г. 100 отделением милиции Калининского района... |