Инструкция по делопроизводству санкт-Петербург
Скачать 1.14 Mb.
|
2.3.3. Распоряжение Распоряжение – документ, издаваемый ректором и проректорами в пределах своей компетенции преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам организационно-оперативного управления деятельностью университета, исполнения решений Ученого совета и приказов. На основании распоряжений создаются комиссии (для ознакомления с деятельностью структурных подразделений, для проверки заявлений, жалоб граждан и др.). Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер. Распоряжения имеют обязательную силу для конкретного лица или структурного подразделения, которым оно адресовано. Распоряжения могут быть как общего, длительного действия, так и касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Подготовка, составление и оформление распоряжений производится в соответствии с требованиями, предъявляемыми к составлению и оформлению приказов. Текстовая часть распоряжения начинается сразу с распорядительной части. Если требуется разъяснение целей и мотивов принятия распоряжения, то в проекте приводится вступительная часть – преамбула. Регистрация распоряжений осуществляется в канцелярии университета. Распоряжения нумеруются порядковым номером, в пределах календарного года. Регистрационный номер состоит из порядкового номера распоряжения. Первый лист распоряжения печатается на бланке распоряжения (приложение № 7). Визы проставляются на обороте последнего листа распоряжения. 2.3.4. Схема прохождения проекта распорядительного документа Исполнитель осуществляет подготовку текста приказа (распоряжения) в соответствии с установленными требованиями и оформляет его на бланке и в виде компьютерного файла с помощью разработанного канцелярией шаблона соответствующего распорядительного документа. Подготовленный проект приказа (распоряжения) представляется зав. канцелярией, который проверяет правильность его оформления, наличие необходимых реквизитов, содержание списка виз согласования и визирует. При наличии замечаний к оформлению, заведующий канцелярией вносит соответствующие изменения в проект и возвращает его исполнителю на доработку. После проверки правильности оформления приказа (распоряжения) канцелярией исполнитель в необходимых случаях осуществляет предварительное согласование его содержания с юристом (на предмет соответствия с нормативными актами Российского законодательства) и далее с должностными лицами, указанными в списке виз согласования. Согласование приказов осуществляется в следующей последовательности:
Необходимость рассылки приказа структурным подразделениям и его тираж устанавливает исполнитель и согласовывает с заведующим канцелярией (в список рассылки в обязательном порядке должны включаться визирующие должностные лица). Разрешение на редактирование приказа в издательстве университета дают ректор, проректоры по направлениям. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а так же в согласованный проект документа не допускается. 2.3.5. Положение, правила, инструкции Положение принимается, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции университета. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные документы, которые подписываются ректором или проректором или как утверждаемый документ. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Первый лист текста проекта Положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке университета. Если проект Положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то он печатается на стандартном листе формата А4. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». Заголовок к тексту Положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ, отвечает на вопрос «Кого?». Констатирующей частью Положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение документа, сфера его распространения и ответственность за нарушение установленных правил. Основной текст Положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты – арабскими цифрами. 2.3.6. Протокол заседания (совещания) Протокол – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов. Протоколированию подлежат заседания Ученого совета университета, ректората, приемной комиссии, государственных экзаменационных комиссий, Ученых советов факультетов, кафедр, научных семинаров, методических комиссий, конкурсных комиссий на замещение вакантных должностей, квалификационных комиссий, общественных организаций (профкома, совета ветеранов и др.), конференций и симпозиумов, экспертных комиссий. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. Датой протокола является дата заседания. Название коллегиального органа или совещания служит заголовком протокола. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В первой части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, а также присутствовавших на заседании и, при необходимости, приглашенных на заседание (совещание). Фамилии располагаются по алфавиту. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющейся неотъемлемой частью протокола, например: Присутствовали: 25 чел. (список прилагается) Если в заседании (совещании) принимают участие представители других организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За - …, против -…, воздержалось - …». Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц. Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей – их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например: Присутствовали: Проректор по учебной работе И.О. Фамилия Заведующие кафедрами И.О. Фамилия, И.О. Фамилия, … Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центровано и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Утвержденный документ должен прилагаться к протоколу и иметь отметку об утверждении, например: УТВЕРЖДЕНО Протокол заседания Ученого совета факультета электроники от 11.07.2014 № 23 Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний кафедры, протоколы координационных, экспертных советов и др. органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Первый лист первого экземпляра протокола заседания кафедры печатается на общем бланке, а последующие листы и приложения к протоколу на бумаге того же формата и качества, что и бланк (Приложение № 8). Протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий и квалификационных комиссий формируются в специальные книги, которые прошнуровываются и заверяются печатью университета; листы книги нумеруются. Протоколы печатаются только на одной стороне листа. Слово «ПРОТОКОЛ» (вид документа) печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру); вид заседания (совещания) – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру; дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Выписки из протоколов оформляются на стандартных листах бумаги (не на бланках). К протоколам прилагаются тексты и тезисы докладов и выступлений, конспекты обсуждаемых лекций, стенограммы заседания, если они стенографировались. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. 2.3.7. Служебная переписка Служебная переписка – различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией. К видам служебной переписки, используемой в университете, относится: деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение). Деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, направляемый университетом, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи. Телеграмма – документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования. Телекс (телетайпограмма) – телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети. Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. Телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи. Электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью. Служебные письма подразделяются на письма-запросы, письма-ответы, сопроводительные письма, которые выполняются на бланке письма (Приложение № 9). Письма на бланках университета подписывает ректор, проректора, руководители структурных подразделений, наделенные соответствующими полномочиями. Служебные письма регистрируются в канцелярии. Исполнитель визирует копию письма, остающуюся в деле канцелярии. В служебном письме присутствует реквизит «наименование документа» (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма. В служебных письмах могут использоваться фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма, над текстом и «С уважением, » в заключительной части письма, перед подписью); этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма. Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию …», «Направляем на заключение проект …» и др.), от 3-го лица единственного числа («Университет не считает возможным …», «Руководство университета предлагает рассмотреть возможность…»), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о…», «Считаю возможным принять участие в…»). Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Письма финансового характера, а так же письма, содержащие обязательства, заверяются печатью университета. В письмах-запросах должна содержаться просьба о получении необходимых сведений от организаций-адресатов или об осуществлении действий, которые следует выполнить адресату. В письмах-ответах сообщается запрашиваемые сведения, информация о выполнении требуемых действий в соответствии с полученным запросом. Уведомление о невозможности предоставления необходимых сведений, а также указывается индекс и дата соответствующего письма-запроса (в реквизите ссылка на номер и дату). Сроки подготовки ответных писем установлены нормативными правовыми актами или резолюцией руководителя, сроки подготовки других писем определяются руководителями структурных подразделений университета. Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства. При отправлении служебного письма исполнитель может использовать почтовую или факсимильную связь. |
Похожие:
 | Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет “лэти” им. В. И. Ульянова (Ленина)” | | «Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет «лэти» им. В. И. Ульянова (Ленина)» |
| Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |  | Для работы сотрудников цпк москвы и филиала Санкт-Петербург в бд системы созданы два реестра |
| Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством | | «под ключ» (пир, смр, поставка волс) для организации каналов передачи данных телеметрической и служебной информации на участке: Лот... |
| Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами... | | Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования... |
| Санкт-Петербург 07. 07. 1977г., проживающегопо адресу: Санкт-Петербург, ул. Морская кв. 7 | | Я, Иванов Иван Иванович 1980 года рождения, паспорт 4000 100000, выданный 01. 01. 1999г. 100 отделением милиции Калининского района... |