Конспект лекций удк 651. 5 Ббк 60. 844 Конспект лекций по курсу «Делопроизводство»
Скачать 2.13 Mb.
|
1. Электронная техника стала необходимостью при решении задач документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятием. Использование ПЭВМ идет по двум основным направлениям ДОУ: ● документирование; ● организация работы с документами. При документировании, т.е. создании (составлении) документов, ПЭВМ выступает в роли «умной» пишущей машинки. ПЭВМ позволяет отредактировать печатный текст частично или полностью, не прибегая к многочисленным перепечаткам документа. Набранный документ можно распечатать на принтере и сохранить на магнитном диске для дальнейшего использования. Сохраненный на диске документ становится файлом, хотя его по-прежнему можно назвать документом. Существует множество программ для составления и редактирования служебных документов. Такие программы называются текстовыми редакторами или текстовыми процессорами: Лексикон, Word, и др. Большинство текстовых редакторов представляют широкие возможности для документирования. Программы включают словари синонимов делового языка, проверку орфографии, современное стилевое оформление документа (включая пригодность использования конкретного шрифта), возможность составления документа на нескольких языках и многое другое. 2. Информационные технологии, внедряемые в сферу делопроизводства, можно условно разделить на три класса или уровня. Системы первого уровня (их можно определить как автоматизированные системы управления бумажным документооборотом) обращаются не с документами как таковыми, а с сопроводительной документацией, представляющей собой электронный аналог журналов входящей и исходящей документации, регистрационных карточек и т.п. Как правило, реквизиты бумажного документа заносятся в базу данных. Они позволяют определить место, где должен храниться сам документ, установить, в распоряжение какого должностного лица он поступил, проконтролировать сроки его исполнения и т.п. Признаком второго уровня является наличие в системе полной электронной версии каждого документа, что позволяет вести полнотекстовый поиск по его содержанию, передавать документ по локальной вычислительной сети с одного рабочего места на другое, а также обмениваться документами с внешним миром посредством электронной почты. Нередко к системе подключаются и справочные базы данных, информация которых используется в управленческой деятельности. Такие системы имеют богатые возможности поиска и средства разграничения доступа к информации, часто включают подсистемы сканирования и распознавания текста (для создания электронных версий бумажных документов.) Возможности управлять документооборотом с их помощью резко возрастают, но и стоимость довольно высока — порядка сотен, а то и тысяч долларов на каждое рабочее место. Русскоязычные названия таких систем обычно представляют собой более или менее удачные эквиваленты англоязычных аналогов: система управления документами (Document Management System), система управления потоками работ (Workflow Management System), электронный архив (Data Ware House). В последнее время в России утвердился термин автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АСДОУ). Некоторые системы второго уровня манипулируют параллельно регистрационной карточкой и собственно документом как цельным текстовым или графическим файлом, позволяя оперативно разыскать его и передать пользователю, который работает с ним с помощью программы-приложения — например, текстового редактора Word или электронной таблицы Excel (такой подход реализован, в частности, в системе «Дело» российской компании «Электронные офисные системы»). Несмотря на богатый набор возможностей, все подобные системы имеют несколько существенных ограничений, которые и позволяют объединять их в один класс. Прежде всего, они работают не с электронными документами в полном смысле этого слова, а с электронными копиями бумажных документов. Параллельно в организациях все равно существуют бумажные оригиналы, юридическую силу которым придают имеющиеся на них подписи и печати. Именно эти традиционные документы подлежат обязательному архивному хранению, в то время как их электронные версии используются и сохраняются лишь из соображений практического удобства. Сегодня на белорусском рынке информационных технологий предлагается довольно широкий спектр АСДОУ. Представляют интерес разработки на базе системы Евфрат, созданной российской фирмой Cognitive Technologies Ltd. Евфрат представляет собой настраиваемый программный комплекс, на базе которого Micro Express разработала интегральную технологию Micro Express Document Management System (MEDMS) — набор типовых модулей для быстрого создания АСДОУ, адаптированной под конкретную организацию. Важным преимуществом систем на базе Ефрата являются возможности полнотекстового поиска с учетом морфологии русского языка, которыми, естественно, не обладают коммерческие продукты западного производства. В Беларуси активно продвигается очень мощная и разносторонняя система коллективной работы с документами Lotus Notes / Domino, имеющая богатые возможности для создания систем документооборота на уровне разветвленной корпорации, территориальные подразделения которой удалены друг от друга. В основе Lotus Notes / Domino лежит объектно-ориентированная (нереляционная) СУБД, позволяющая оперировать с объектами разных уровней, которые могут представлять собой папки, документы, их отдельные структуры и реквизиты, шаблоны и пр. Этот продукт также представляет собой настраеваемый программный комплекс. Несмотря на очевидный прогресс в продвижении подобных систем, сегодня уже начинает ощущаться необходимость перехода к системам третьего уровня. Их ключевой особенностью должно стать обеспечение подлинности электронных документов на таком уровне, который позволил бы отказаться от бумажных «двойников» и перейти к полностью электронному документообороту, при котором распечатка если и сохраняется, то лишь в качестве бумажной копии электронного оригинала, имеющей ограниченную область применения. Из этого прямо вытекает еще одно требование: раз уж оригинальный документ существует исключительно в электронной форме, необходимо уделять равное внимание всем стадиям его жизненного цикла, включая не только создание и обращение, но и последующее архивное хранение. Полноценная система третьего уровня (т.е. система электронного документооборота в полном смысле этого слова) должна предусматривать процедуру экспертизы ценности документов, определять сроки их хранения, а по истечении этих сроков обеспечивать их уничтожение или передачу в государственный архив вместе со всей сопроводительной документацией. Как в процессе обращения, так и при передаче в архив она обязана поддерживать сертифицированные средства электронной цифровой подписи, выполняющей функции традиционных подписи и печати, а, следовательно, иметь надежно защищенную от взлома подсистему хранения цифровых кодов (ключей), с помощью которых вырабатываются и проверяются эти цифровые подписи. 3. Ведущей системой управления документами стала программа «Евфрат», разработанная компанией Cognitive Technologies в 1995 году. Программа «Евфрат» — коробочный продукт. Подсчитано, что применение этой системы способно сэкономить до 30 – 40% рабочего времени, обычно затрачиваемого на поиск документов и другие рутинные операции. Система «Евфрат» имеет преимущества в использовании электронной регистрации по сравнению с бумажным журналом — автоматизация самого процесса регистрации, а также несравнимо более быстрый поиск необходимого документа любым человеком, имеющим соответствующие права (а не только ответственным делопроизводителем, зарегистрировавшим документ). Для решения проблемы перевода бумажного документа в электронный вид в систему «Евфрат» интегрированы средства импорта изображений со сканера и модуль оптического распознавания текстов одной из самых распространенных OCR-систем CuneiForm. Это позволяет прямо в «Ефрате» преобразовать бумажный документ в электронный, не прибегая к вызову внешних приложений, зарегистрировать документ в системе и затем уже полноценно с ним работать. В системе управления документами «Евфрат» реализована функция контроля исполнения, предназначенная, во-первых, для передачи заданий исполнителям, во-вторых, для уведомления о заданиях, требующих выполнения, и, в-третьих, для получения сведений об исполнении этих заданий. В связи с тем, что основными пользователями систем управления документами являются руководители, бухгалтеры, секретари и т.д., т.е. лица, не являющиеся специалистами в области компьютерных технологий, то простота и понятность интерфейса является одним из необходимых условий эффективной работы программы. Разработчики «Евфрата» постарались создать максимально понятный интерфейс, не требующий специальных знаний и долгого обучения. Наглядное восприятие информации достигается с помощью виртуального рабочего стола с располагающимися на нем объектами в виде папок, документов, корзины и т.п. 4. Наиболее популярными системами по автоматизации документооборота является «Босс – Референт» и «Золушка». Система «Босс – Референт» разработана компанией АйТи. Она относится к категориям систем, ориентированных на поддержку управления организацией, обеспечивает более эффективную работу сотрудников, накопление информации по самым разным вопросам (законодательства, производственным, организационным и др.) Архитектура системы «Босс-Референт» — модульная. Система представлена следующим набором модулей:
Основное применение системы — создание корпоративной сети, охватывающей деятельность сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие процессы. В системе автоматизировано делопроизводство, в том числе согласование документов. Система ориентирована на сложную структуру организации. Электронная канцелярия «Золушка» позволяет организовать децентрализованную регистрацию и контроль исполнения в подразделениях, в том числе территориально удаленных, с внесением всей информации в единую базу данных. Программа состоит из трех модулей (блоков): ● служебная корреспонденция — регистрация и контроль исполнения входящих, исходящих и внутренних документов; ● решения и распоряжения — позволяет ставить на контроль отдельные пункты распорядительных документов и поручения руководства; ● письма граждан. Формирование древовидной иерархической схемы по всем связанным друг с другом документам позволяет исполнителю сразу посмотреть все входящие, исходящие и внутренние документы, отражающие историю рассмотрения конкретного вопроса (первичный документ, сопроводительные письма, повторные письма, ответы, внутренние документы, связанные с рассмотрением вопроса). Автоматизированная технология делопроизводства и документооборота «Дело» поддерживает движение документов в организации от первичной регистрации до исполнения и формирования их в дела. Система поддерживает делопроизводственные процедуры по сопровождению бумажного документооборота и параллельное движение в локальной сети электронных копий бумажных документов. В системе можно регистрировать всю поступающую корреспонденцию, включая письма и обращения граждан, исходящую и внутреннюю документацию. Для каждого учетного документа в системе формируется регистрационно-контрольная карточка (РКК), в которую заносятся сведения о документе. В состав реквизитов РКК входят: корреспондент; краткое содержание; дата создания; регистрационный номер документа; подпись; резолюция; тематика; отметка о наличии приложений; номер дела по номенклатуре; состав документа и др. РКК можно объединять в картотеки, находящиеся в ведении структурных подразделений. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находиться в различных картотеках. Обработка и хранение документов в системе производится только с РКК. Движение документов в системе производится с помощью механизма управления ходом работ, обеспечивающим обработку и передачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документов от одного должностного лица другому является факт внесения резолюции с указанием исполнителей документа. Исполненные документы списываются в дело. В РКК заносятся реквизиты хранения документов согласно номенклатуре дел. Прикладная программа «Делопроизводство» предназначена для автоматизации процесса работы с исходящими, входящими и внутренними документами организации в подразделениях документационного обеспечения управления и структурных подразделениях. Она обеспечивает реализацию следующих функций:
Прикладная программа, совместно с сервером Notes, предоставляет возможности по пересылке документов в электронной форме между территориально распределенными и удаленными подразделениями организации. Для этого имеются как средства работы сервера с большим количеством клиентов в рамках локальной сети, так и средства тиражирования баз данных между серверами, расположенными в разных зданиях, офисах, регионах и т.д. При этом Notes обеспечивает совместный доступ к этим базам данных всех сотрудников, независимо от их территориальной расположенности. |
Похожие:
 | Налоги и налогообложение: Конспект лекций / Составитель Н. А. Леончик. – Кемерово, 2006. – 80 с |  | Автоматизированные системы бухгалтерского и управленческого учета. Часть 1: Конспект лекций / Владим гос ун-т; Сост.: Д. Н. Васильев... |
| Таможенное право: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по направлению подготовки 030900. 62 «Юриспруденция» / сост канд... | | Конспект лекций предназначен для использования в учебном процессе студентами, обучающимися по специальностям 080102 «Мировая экономика»,... |
| Внешнеэкономическая деятельность предприятий: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по направлению подготовки 080100. 62(Г)... | | Сетевая экономика: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по направлению подготовки 080100. 68 «Экономика» / сост к э н.,... |
| Право социальной защиты: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по специальностям 030503. 51 «Правоведение», 080108. 51 «Банковское... | | Страхование: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по специальности 080101. 65 «Экономическая безопасность» / сост канд экон... |
| Контроль и ревизия: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по специальности 080101. 65 «Экономическая безопасность» / сост... | | Сердюкова И. Д. Финансы и управление ими: Конспект лекций. Брянск: Издательство бгпу, 2000. 497 с |