Конспект лекций удк 651. 5 Ббк 60. 844 Конспект лекций по курсу «Делопроизводство»
Скачать 2.13 Mb.
|
Коллежское делопроизводство пришло на смену приказному в 1717 – 1718 годах. Было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной сферой управления и подчинялась Сенату. Коллежское делопроизводство было более прогрессивным по сравнению с приказным. Применялись упорядоченные системы регистрации документов, были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появился термин «архив». Однако, развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность. Административный хаос, вызванный отсутствием в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков для производства дел побудили правительство искать новые формы государственного устройства. Еще в 1699 году Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, в 1700 году издает указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной). В указе по этому поводу говорилось следующее: «…дела до нынешнего времени писали в столбцы на одной странице, и в том исходило бумаги много.… А как учнут писать в лист, и на обеих сторонах тетради, расходу бумаге будет меньше». Первым новым учреждением стал Сенат — первоначально законосовещательный орган и орган надзора за правительственными учреждениями. Из боязни перенесения старых приказных порядков в новые учреждения стали приглашать иностранных специалистов для занятия канцелярских должностей. По завершении подготовки дела к докладу обер-секретарь скреплял его по листам и докладывал на заседании присутствия сенаторам. Прочтя дело, обер-секретарь давал сенаторам на размышление и обсуждение полчаса (для измерения времени он имел песочные часы). В сложных случаях обер-секретарь по просьбе сенаторов мог прибавить им полчаса и более, но так, чтобы на обсуждение дела ушло не более трех часов. После обсуждения сенаторы письменно подтверждали свое мнение, после этого формулировалось и принималось решение. Указы после регистрации, скрепленные государственной печатью, отсылались по назначению. За неприсылку в Сенат рапорта полагались штрафы: за 1 месяц промедления — 100 рублей, за два — вдвое больше и т.д., наконец, пятимесячное промедление влекло лишение имущества и ссылку на галеры. Всего за 1718 – 1720 года вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат. Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент». Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа — коллегий. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений. Регламент настолько подробно разрабатывает все вопросы деятельности канцелярии, что даже определяет, как должны быть устроены столы (должны иметь ящики с замками), как должны сидеть канцеляристы (по двое за одним столом) и т.д. Рабочий день в коллегиях начинался в 8 часов утра и продолжался 5 часов, позже рабочий день был продлен до 8 часов. Работа велась круглый год, за исключением трех летних месяцев и праздников. За один день неявки на работу у канцелярского служащего вычиталось жалованье за месяц, за неотработанный час вычиталось недельное жалованье. Некоторые сенатские дела, особенно судебные, тянулись годами, и не каждый из участников доживал до разрешения спора. Впервые Петр I стал лично подписывать издаваемые им указы. Все решенные дела сдавались в актохранилища, которые впервые по Генеральному регламенту получили европейское наименование — архивов и должны были стать особыми от канцелярии подразделениями для хранения оконченных дел. Для заведования архивами была учреждена особая должность — архивариус. Специальная глава Генерального регламента устанавливала порядок пользования печатями. Приложение печати производилось в присутствии двух свидетелей. Стремление сохранять в тайне государственные дела продиктовано введением присяги для канцелярских чинов. Им запрещалось хранение служебных документов дома. Особо строго каралась подделка документов, их хищение, разглашение тайны голосования, неправильное составление документов, искажение их смысла. Наказания предусматривались весьма строгие: смертная казнь, ссылка на галеры с вырезанием ноздрей, конфискация имущества, штрафы, лишение чина и др. В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, что явилось результатом массированного проникновения в русский язык заимствованных слов. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др. Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями. Челобитные — прошениями, переписка — памяти и отписки — заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями. В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа. Реформа Петра I затронула только центральный уровень государственного управления, почти не отразившись на местных учреждениях. Завершила эту реформу Екатерина II, издав «Учреждения для управления губерний» 7 ноября 1775 года. Губернская реформа Екатерины II внесла единообразие в устройство губерний, разграничив места административные, судебные и финансовые. Реформа затронула и центральные учреждения, уничтожив большинство коллегий и оставив всего три из них — Иностранных дел, Военную и Морскую. Губернские учреждения были подчинены непосредственно Сенату. XVIII век в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений и, прежде всего, бюрократического начала. В первой половине XIX века на Беларуси была распространена система, действовавшая на всей территории Российской империи и получившая название «исполнительное делопроизводство». Отличительной чертой исполнительного делопроизводства являлась его полная регламентация законодательными актами. В первой половине XIX века были установлены и закреплены в законах формы написания многих документов и порядок работы с ними. Расширение сферы применения документов в государственном управлении и частной жизни и резкое увеличение их количества в системе исполнительного делопроизводства потребовали ускорения процессов изготовления документов, что выразилось в появлении и распространении бланков. Вначале бланки писались от руки, позднее их стали изготавливать типографским способом. Вся документация, создавшаяся в центральных и местных учреждениях государственного управления и поступавшая в них, может быть разделена на 4 группы: 1) «отношения» присутственных мест и должностных лиц; 2) просительная документация; 3) внутренняя документация учреждений; 4) акты. В первой половине XIX века сложился определенный состав реквизитов, использовавшихся при составлении и оформлении документов: заглавие (название разновидности документа), текст (содержание), адресат, дата отправления, дата получения, подпись, скрепа, номер исходящий, номер входящий, печать, резолюция. В тоже время каждая разновидность документа имела свои особые правила составления и оформления, закрепленные в законах и строившиеся на основании принципа «иерархии властей и мест». В новой системе делопроизводства есть и отрицательные стороны. Необходимо выделить, прежде всего, чрезмерную бюрократизацию государственного аппарата и как следствие этого неоправданное увеличение документооборота. Документы и дела стали очень громоздкими, а процессы их исполнения растягивались иногда на месяцы и даже годы. К числу отрицательных моментов следует отнести также и то, что в связи с утверждением исполнительного делопроизводства была нарушена преемственность в развитии документирования и делопроизводства на территории Беларуси. В процессе работы с документами в этот период все более широко используются средства механизации — пишущие машинки, копировальные прессы, множительная техника. Развитие средств связи привело к появлению новых видов документов — телеграмм и телефонограмм. Необходимость оперативной записи живой речи явилась причиной распространения стенографии. 3. В первой половине XX века стало очевидным, что некоторые черты исполнительного делопроизводства все в меньшей степени удовлетворяли потребностям государственного управления. Однако обновление системы делопроизводства осуществлено лишь после 1917 года и было связано с созданием новых органов законодательной и исполнительной власти. После октябрьской революции 1917 года начался советский период в развитии делопроизводства. В 1917 – 1919 годах был разработан и принят целый ряд декретов по вопросам улучшения и упрощения делопроизводства. Вопросами документационного обеспечения процессов управления стало заниматься бюро «Стандартизации». С 1972 года в СССР начали действовать единые правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов: ГОСТ 6.38-72 «Требования к оформлению документов» и ГОСТ 6.39-72 «Формуляр-образец» В 1973 году были введены в действие основные положения Единой государственной системы делопроизводства. В 1975 году был принят ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации (УСД). Система организационно-распорядительной документации. Основные положения». Этот стандарт установил основные требования к унифицированным формам организационно-распорядительных документов. Общее методическое и научное руководство работами по унификации и стандартизации документов осуществлял ГОССТАНДАРТ. К началу 1984 года было разработано и утверждено 16 УСД общесоюзного значения, 27 государственных стандартов на унифицированные системы документации. В Беларуси после Октябрьской революции 1917 года наблюдается новый виток развития национального делопроизводства. В 20-ые годы развернулась интенсивная разработка и упорядочение белорусской национальной терминологии. Большинство терминов права и обществоведения закрепилось в языковой практике, например: ахова здароўя, шляхі зносін, выканаўчы камітэт, замежныя справы и др. Были изданы книги, специально посвященные делопроизводству: «Учебник делопроизводства сельских и местечковых советов» (Мн., 1926). Для закрепления белорусской терминологии была издана книга С. Середы «Делопроизводство», образцы официальных бумаг, «Словарь технико-канцелярских выражений и другие необходимые в делопроизводстве знания» под редакцией М. Красинского (Мн., 1926). Основы современной бухгалтерской терминологии также были разработаны в 20-ые годы. В 1928 году был опубликован «Словарь бухгалтерских терминов», в нем приведено 1642 русских термина и соответствующее количество белорусских. Особенностью словаря является то, что основная часть слов в нем — интернациональная. Постсоветский период начался с распадом СССР. После 1991 года в республике были созданы самостоятельные структуры, занимающиеся проблемами научного и нормативно-методического обеспечения делопроизводственных служб. Так, Главное управление при Совете Министров БССР было преобразовано в Комитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, а на базе Института историко-политических исследований был создан Белорусский научно-исследовательский центр документоведения, археографии и архивного дела (БелНИЦДААД), впоследствии преобразованный в Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (БЕЛНИИДАД). В марте 1995 года Белорусским государственным институтом стандартизации и сертификации (БелГИСС) был утвержден и введен в действие с 1 октября 1995 года стандарт Беларуси СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения». Затем с 1 июля 1996 года был введен в действие СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов», разработанный БелНИИДАД. Современное белорусское делопроизводство находится на стадии развития. Для него характерны две тенденции: заимствование подходов, выработанных в русском языке, и поиск собственных языково-стилевых средств. 4. Существует единое понимание термина «делопроизводство». Делопроизводство — это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Документирование — процесс подготовки и создания документов. Организация работы с документами — это создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве. Операции по документированию организационно-распорядительной деятельности и организации работы с документами называют административным делопроизводством. В настоящее время отдельные авторы термин «делопроизводство» все чаще заменяют термином «документационное обеспечение». Последнее заслуживает внимания, так как содержит весь комплекс работ с документами, включая вопросы их оборота и хранения. Основным объектом изучения в делопроизводстве является документ, а также процессы работы с ним. Документ (от лат. ducumentum — поучительный пример, свидетельство) — это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве. Документы широко используются в повседневной деятельности. Они служат основанием для принятия решений, обобщений, справочно-информационной работы, учета, являются способом доказательства (так как имеют юридическую силу), историческими источниками. В документах закрепляется государственное устройство, они служат также средством общения между учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами. Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, а также возможность передачи ее другому лицу, многократное повторное обращение к информации. Следовательно, документ может выполнять несколько функций. Большинство документов должно удовлетворять таким требованиям, как пригодность к длительному хранению, максимальная наглядность. Для того чтобы документ обладал этими качествами, он должен быть правильно составлен как по форме, так и по содержанию. Для того чтобы выработать определенные принципы составления и оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков. Классификация документов — это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела — это первичная ступень классификации обусловлена самим понятием дела. Дело — это совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенный в твердую обложку, соответствующим образом оформленную. Нельзя подшить в одно дело документы с различным по характеру содержанием, например, письма об исполнении задания по строительству объекта и приказы о повышении квалификации сотрудников. Классификация документов — необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления. Документы классифицируются по различным признакам: ● по способу фиксации информации (письменные, графические, фото- и кинодокументы); ● по содержанию (организационно-распорядительные, финансово-расчётные, по личному составу и т.д.); ● по наименованию (приказы, положения и т.д.); ● по видам (типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные); ● по степени сложности (простые и сложные); ● по месту составления (внутренние и внешние); ● по срокам исполнения (срочные и несрочные); ● по происхождению (служебные и официально-личные); ● по степени гласности (обычные, секретные и для служебного пользования); ● по юридической силе (подлинные и подложные документы); ● по назначению (стадиям создания) (подлинники, черновики, копии); ● по срокам хранения (постоянного срока хранения, временного (до 10 лет), и долговременного срока хранения (свыше 10 лет); ● по роду деятельности (плановая, организационно-распорядительная, расчётно-денежная и т.д.). 5. Знание функций документов имеет существенное значение для уяснения подлинных целей создания документов и заключённой в них информации. Для правильного понимания роли документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических, социальных связей, знание функций позволяет произвести более чёткую классификацию документов, сформулировать определённые требования к их организации, содержанию, форме, технологии их обработки. Функция документа — это целевое назначение, присущее ему. Следует отметить, что не существует документов, несущих лишь одну строго ограниченную функцию. Документ полифункционален. Основной функцией является информационная. Она присуща всем без исключения документам, т.к. необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них. Социальная функция состоит в запечатлении и передаче именно социальной информации. Документ является не только продуктом определённых социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения. Тесно связана с информационной функцией и коммуникативная. У неё есть своя специфика — передача информации во времени и пространстве. В ней можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов: ● документы, ориентированные в определённом направлении: сверху вниз (от законодателя к исполнителю) (приказ, решение, постановление и т.д.); ● документы двухстороннего действия (договор). Правовая функция — функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений. Выполняя эту функцию, документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые отношения или прекращают их действие. В эту категорию входят имеющие юридическое значение удостоверительные документы. Функция учёта даёт не качественную, а количественную характеристику информации. Одна из важнейших функций документа — культурная. В данной функции он выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции. Значение той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной культуре, в процессе управления и т.д. Существуют функции, время которых ограничено (коммуникативная, управленческая, правовая, учёта), и функции, постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника). 6. Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации — создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Объектом унификации и стандартизации документа должна быть как его форма, так и состав включаемых в неё реквизитов (содержание). Основными задачами совершенствования содержания документа должны быть: при унификации — отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки; при стандартизации — установление единых требований к реквизитам, включаемым в документы. Основными задачами совершенствования форм документов следует считать: при унификации — целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления; при стандартизации — формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение. Ведущим методом для достижения целей стандартизации является метод единого формуляра, который представляет собой концентрацию свойств и качеств определённого множества документов в единой матрице — формуляре. В соответствии с принятым методом в основу серии стандартов был положен базовый стандарт СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Он был утверждён в 1995 году, а с июля 1996 года введён в действие. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ 1. История развития делопроизводства на территории Беларуси. 2. Развитие делопроизводства в Древнерусском государстве. 3. Особенности развития делопроизводства в приказный период. 4. Развитие делопроизводства в XVIII веке. 5. Развитие исполнительного делопроизводства. 6. Развитие делопроизводства в Беларуси после 1917 года. 7. По каким признакам классифицируются документы? 8. Какие функции документа Вы знаете? 9. Основные задачи совершенствования содержания документа. 10. Основные задачи совершенствования формы документа. Лекция 2 РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ Вопросы:
1. Успех в работе с документами зависит от многих факторов и основной из них — умение правильно составлять и оформлять документы. Кроме того, приходится заниматься регистрацией поступающей и отправляемой корреспонденции, формированием документов в дела, определением срока их хранения или уничтожения и др. Все это входит в понятие «делопроизводство», без правильной постановки которого в организации невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность документов. Избежать неприятностей, связанных с несоблюдением требований, предъявляемых к порядку работы с документами, можно лишь тогда, когда все учреждения, организации и предприятия любых форм собственности будут руководствоваться требованиями, установленными действующими нормативными актами по делопроизводству и архивному делу. Основной нормативный документ, которым секретарь должен пользоваться в работе, — это Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (Минск 2004). Он устанавливает общие правила составления документов и их машинописного оформления. Требования стандарта распространяются на организации всех форм собственности на территории Республики Беларусь. Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор отдельного документа определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д. Таким образом, реквизит — это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве или времени. При оформлении организационно-распорядительных документов используется следующий состав реквизитов: 1 — Государственный герб РБ; 2 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 3 — код организации: код ОКОГУ для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП для других организаций;
10 — название вида документа; 11 — дата; 12 — индекс документа; 13 — ссылка на индекс и дату входящего документа; 14 — место составления или издания документа; 15 — гриф ограничения доступа к документу; 16 — адресат; 17 — гриф утверждения; 18 — резолюция; 19 — заголовок к тексту; 20 — отметка о контроле; 21 — текст; 22 — отметка о наличии приложения; 23 — подпись; 24 — гриф приложения; 25 — гриф согласования; 26 — визы; 27 — печать; 28 — фамилия исполнителя и номер его телефона; 29 — отметка о заверении копии; 30 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 31 — отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов); 32 — отметка о переносе данных на машинный носитель. Реквизиты «наименование вышестоящей организации», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование структурного подразделения», «адресат», «резолюция», «гриф утверждения», «индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке» показывают положение документа в пространстве как географическом, так и иерархическом, указывают путь, который он уже прошел, и тот, который ему предстоит пройти. Характеристика дается документу различными реквизитами в разных масштабах, они дополняют друг друга и детализируют положение документа до самых мельчайших подробностей. Так, реквизит «наименование вышестоящей организации» указывает, в какой сфере деятельности создан документ, а реквизит «индекс» — дело, в которое он будет подшит после того, как аппаратом управления по нему будет принято соответствующее решение. К этой группе реквизитов следует отнести графически оформленные реквизиты — Государственный герб республики, эмблему организации или предприятия, которые наглядно иллюстрируют документ, характеризуя организацию или учреждение, из которых он исходит. Положение документа во времени определяется его датой. Дата показывает, в какой момент создан документ. Датами сопровождаются некоторые другие самостоятельные реквизиты — грифы, подписи, визы, особенно те из них, которые придают документу необходимую юридическую силу. Реквизиты «вид документа», «заголовок к тексту», «резолюция», «текст», «коды» и некоторые другие указывают целевое назначение документа, раскрывают его содержание. Реквизиты «отметка о заверении копии» и «подпись» удостоверяют подлинность документа. Реквизиты могут сообщать о документе и некоторые другие сведения. Например, отметка о наличии приложения свидетельствует о том, что данный отдельно взятый документ еще не обладает всей полнотой информации и должен быть изучен вместе с прилагаемыми к нему другими документами, или о том, что данный документ не имеет самостоятельного информационного значения и лишь информирует о пересылке других документов (например, сопроводительное письмо). Наличие реквизита «текст» свидетельствует, что речь идет о конкретном документе, который является средством передачи и сохранения информации. Порядок расположения некоторых реквизитов предусматривает для них одно и то же место на документе. Реквизиты, которые не встречаются в одном и том же документе, называют взаимоисключающими. Из каждой пары реквизитов «адресат» и «гриф утверждения», «индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, телетайпа, факса, номер счета в банке» и «вид документа», «ссылка на индекс и дату входящего документа» и «место составления или издания» при оформлении конкретных документов следует использовать только один реквизит. Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный — это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный — это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа. Специальные правила, касающиеся оформления определенных видов документов, могут предусматривать в них наличие и других реквизитов, характерных только для данного вида документов. Для этого в инструкциях и иных нормативных актах об организации делопроизводства делаются оговорки о том, что для специальных видов документов устанавливаются дополнительные обязательные реквизиты, например, заверительные подписи на удостоверяемых копиях документов и др. Часть реквизитов наносится при изготовлении бланков типографским способом, другая часть печатается при составлении документа. Проще говоря, документ — лист бумаги с нанесенными на нем реквизитами. Однако все документы должны иметь размеры, установленные стандартом. Для оформления документов используют следующие форматы бумаги:
Наиболее широко применяются бланки на бумаге формата А4. Формат А5 используется для бланков документов, имеющих пять — семь строк текста (письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо, справка и т.д.) Формат А3 используется в бухгалтерских документах и при составлении таблиц с большим количеством граф; формат А6 — для регистрационных карточек. Писчая бумага, на которой оформляются документы, различается по сортам: № 0, № 1, № 2. Бумага сорта № 0 — это бумага высшего сорта и предназначена для первых экземпляров документов (постоянного хранения). Бумага сорта № 1 — чуть похуже, на ней печатаются документы долговременного хранения. Бумага сорта № 2 имеет желтоватый оттенок и используется для изготовления копий. Необходимо знать еще одно правило: любой документ, оформленный на бумаге формата А4, А5 должен иметь поля (это касается и рукописных документов: заявление, автобиография). Стандарт СТБ 6.38.– 2004 устанавливает следующие размеры полей в мм: ● левое поле — 30 мм (для подшивки документов в дело); ● правое поле — не менее 8 мм (резерв бумаги для износа); ● верхнее и нижнее поля — не менее 20 мм. В целях унификации в организациях разрабатывается и применяется два вида бланков: для писем и общий бланк. Для каждого из двух видов допускается два варианта расположения реквизитов — угловой и продольный. Макет общего бланка с продольным расположением реквизитов Герб РеспубликиНаименование вышестоящей организации Наименование организации Название вида документа _________________ № ______________ Место составления Макет общего бланка с угловым расположением реквизитов Герб республики Наименование вышестоящей организации Наименование организации Название вида документа ________________ № _______________ Место составления Макет бланка письма с угловым расположением реквизитов Герб республики Наименование вышестоящей организации Наименование организации Почтовый адрес отправителя Коммуникационные и коммерческие данные _________ № __________ На № ______ от ________ Макет бланка письма с продольным расположением реквизитов Герб республики Наименование вышестоящей организации Наименование организации Почтовый адрес отправителя Коммуникационные и коммерческие данные _________ № __________ На № ______ от ________ Исполнитель документа, которому принадлежит основная роль в его составлении, обязан строго соблюдать формуляр, установленный для соответствующего вида документов. Схему расположения реквизитов в документах устанавливает формуляр-образец, который регламентирует и состав этих реквизитов. Формуляр образец — модель построения формы документа для множества документов, объединенных функциональным назначением. Формуляр-образец должен содержать все реквизиты, входящие в конкретные документы исходного множества (после унификации этих реквизитов и определения площадей, необходимых для их размещения). Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемую их последовательность в документах исходного множества. Формуляр-образец устанавливает формат бумаги, служебные поля, конструкционную сетку, расположение реквизитов. Формуляр, предназначенный для определенной разновидности документов, называется типовым формуляром. Он также характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. В формуляре-образце реквизиты располагаются таким образом, чтобы это соответствовало последовательности заполнения документа при его оформлении. Реквизиты, используемые в одной и той же операции при работе с документами, располагаются рядом. Реквизиты, наносимые на документы одним и тем же способом (типографическим, вручную), также, по возможности, располагаются рядом. Для каждого реквизита на формуляре-образце отводится площадь, соответствующая его максимальному значению, выраженному в печатных знаках (дата, индекс, вид документа и т.д.). При размещении реквизитов на формуляре-образце учитывается необходимость максимального увеличения площади для текста документа. 2. При оформлении документов большое внимание уделяется юридическому значению реквизитов. Назначение этой группы реквизитов — закрепить в юридически значимой форме и довести до адресатов и всех участников управления, которые будут работать с документами, предписания о совершении управленческих действий, подтвердить факт, имеющий юридическое значение, удостоверить происхождение документа. К этой группе реквизитов относятся: ● оттиск штампа (бланк, воспроизводящий содержание традиционного углового штампа), который свидетельствует о принадлежности документа определенному органу управления. Необходимо, чтобы на штампе воспроизводилось такое наименование органа управления, к системе которого документ относится. Это может оказаться важным при обжаловании принимаемых решений, налаживании переписки по вопросам, входящим в компетенцию вышестоящих органов; ● оттиск печати, который является дополнительным свидетельством подлинности документа, его принадлежности указанному на оттиске штампа органу. Оттиск печати необходимо ставить на документах, в которых заключена информация об органах, имеющих особое юридическое значение для предприятий, учреждений, организаций, рабочих, служащих, других граждан, а также на документах о расходовании денежных и материальных средств и для других финансовых операций. Оттиск печати используется для свидетельствования верности копий как при обычном, так и при нотариальном подтверждении их происхождения; ● индекс документа, являясь юридически значимым реквизитом, указывает на прохождение документом всех предусмотренных нормами организации делопроизводства стадий предварительной обработки в учреждении. Он также служит дополнительным подтверждением того, что документ носит законный, официальный характер; ● дата создания документа, которая также необходима для правовой оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выраженными в документе действиями органа управления. Если документ помечен прошлым или будущим днем (т.е. наблюдается смещение даты), то фактически отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение информации, могут расцениваться как незаконные. Полное или частичное отсутствие даты, недоброкачественное исполнение этого реквизита может привести к фальсификации даты, дописыванию или исправлению числа, месяца, года; ● подпись (подписи) уполномоченных должностных лиц является обязательным реквизитом документа, с наличием или отсутствием которого связывают наличие или отсутствие юридической силы у документа. Необходимо, чтобы документы всех видов подписывались только уполномоченными на это должностными лицами в соответствии с инструкциями, приказами и другими актами о распределении обязанностей. 3. Указание автора — обязательный реквизит каждого документа. Авторами служебных документов являются, как правило, учреждения, организации, предприятия. В служебных документах автор чаще всего обозначается в бланках. В состав бланка входит полное и сокращенное (официально принятое) наименование учреждения. Не допускается употребление в бланках только сокращенного буквенного наименования учреждения-автора типа БГАТУ, БелНИИДААД и т.д. Каждый документ, кроме письма, должен содержать название его вида — протокол, приказ, акт, решение и т.д. Это позволяет выделить искомый документ из всей огромной массы документов, дает самое первое общее представление о нем. Вид документа можно указывать заранее при изготовлении бланка (такие бланки называются специальными (типовыми), т.е. для отдельных видов документов) или оставлять место для обозначения вида документа свободным и заполнять его при составлении конкретного документа (такие бланки называются общими). В служебных документах с продольным расположением реквизитов на бланке название документа дается посередине, а при угловом — в левом верхнем углу. Этот реквизит помещается после указания автора документа выше реквизитов «дата» и «индекс» и пишется прописными буквами. Заголовок к тексту значительно упрощает обработку документа. По нему сразу, не читая текста, можно получить представление о содержании документа. Заголовок должны иметь все служебные документы, оформляемые на бланках или листах бумаги формата А4. Он формулируется кратко, стилистически точно, при помощи существительного (прямого или отглагольного) в предложном падеже и отвечает на вопрос «о чем?». «О сдаче…», «Об изменении…», «Об отмене…» и т.д. Заголовки к некоторым видам документов должны сочетаться с наименованием документа. |
Похожие:
 | Налоги и налогообложение: Конспект лекций / Составитель Н. А. Леончик. – Кемерово, 2006. – 80 с |  | Автоматизированные системы бухгалтерского и управленческого учета. Часть 1: Конспект лекций / Владим гос ун-т; Сост.: Д. Н. Васильев... |
| Таможенное право: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по направлению подготовки 030900. 62 «Юриспруденция» / сост канд... | | Конспект лекций предназначен для использования в учебном процессе студентами, обучающимися по специальностям 080102 «Мировая экономика»,... |
| Внешнеэкономическая деятельность предприятий: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по направлению подготовки 080100. 62(Г)... | | Сетевая экономика: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по направлению подготовки 080100. 68 «Экономика» / сост к э н.,... |
| Право социальной защиты: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по специальностям 030503. 51 «Правоведение», 080108. 51 «Банковское... | | Страхование: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по специальности 080101. 65 «Экономическая безопасность» / сост канд экон... |
| Контроль и ревизия: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по специальности 080101. 65 «Экономическая безопасность» / сост... | | Сердюкова И. Д. Финансы и управление ими: Конспект лекций. Брянск: Издательство бгпу, 2000. 497 с |