Конспект лекций удк 651. 5 Ббк 60. 844 Конспект лекций по курсу «Делопроизводство»
Скачать 2.13 Mb.
|
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ 1. Какие реквизиты используются при составлении служебного письма? 2. Какие виды писем Вы знаете? 3. Определите языковые особенности письма-просьбы. 4. В каких случаях составляются сопроводительные письма? 5. В каких ситуациях составляются письма-нопоминания? 6. Какая цель информационного письма? 7. Назовите правила, которыми должен руководствоваться автор письма? 8. Какие практические советы по стилю делового письма Вы знаете? 9. Охарактеризуйте структуру сложного письма? Лекция 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ Вопросы: 1. Структура и объем документооборота. 2. Обработка входящих документов. 3. Обработка исходящих документов. 4. Регистрация и контроль исполнения документов. 5. Классификация документов предприятия. 6. Составление номенклатуры дел. 7. Формирование и оформление дел. 8. Подготовка документов к передаче на архивное хранение. 9. Экспертиза ценности документов организации.
Поток входящих документов разделяется на: ● документопотоки, направляемые руководителем в структурные подразделения; ● документопотоки, направляемые отдельным исполнителям. Под объемом документооборота понимают количество входящих, исходящих и внутренних документов организации за определенный период времени. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы организации. При определении объема документооборота отдельно подсчитывают количество основных документов и количество экземпляров (копий), изготовленных средствами оперативного размножения. Общее количество выражают дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель — количество экземпляров. 2. Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом. Поступившие документы проходят следующие этапы: ● первичную обработку (проверка правильности доставки; вскрываются все конверты (кроме тех, которые имеют пометку «Лично»); ● предварительное рассмотрение (предварительное рассмотрение входящих документов проводится секретарем-референтом с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых проставляется реквизит «Отметка о поступлении». Секретарь-референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, имеющие в адресе указание структурного подразделения или фамилию работника организации); ● регистрацию (передача входящих документов на рассмотрение руководству организации должна осуществляться после регистрации); ● рассмотрение руководством (принятие управленческого решения по конкретному документу — одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления. Руководитель организации, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции); ● направление на исполнение (с резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под роспись в журнале регистрации входящих документов с проставлением даты получения); ● контроль исполнения; ● исполнение документов; ● подшивку документов в дела (документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом закончена, на нём проставляется отметка об исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией передается секретарю для подшивки в дело). 3. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: ● составление проекта документа (проект исходящего документа составляется исполнителем); ● проверка правильности оформления проекта документа секретарем; ● согласование проекта документа (в ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами организации. Такое согласование оформляется визой); ● подписание документа руководителем; ● регистрация документа (после подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов»); ● отправка документа адресату; ● подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело. Затем исходящие документы в тот же день конвертируются и отправляются. Второй экземпляр отправляемого письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с перепиской. 4. Регистрация документа — это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале или памяти ПЭВМ. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние — в день подписания. Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (протоколы, приказы, докладные). Индексация документов в делопроизводстве — это проставление при регистрации их порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место исполнения и хранения документов. Индекс входящего, исходящего или внутреннего документа состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа: 03-21/220, где 03 — индекс структурного подразделения; 21 — номер дела по номенклатуре; 220 — порядковый номер документа. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная. Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником, например, секретарем-референтом. Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях). С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая — в структурных подразделениях. В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации. Регистрация должна быть однократной. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно: ● входящие документы; ● исходящие документы; ● внутренние документы; ● контракты коммерческие; ● документы, имеющие гриф КТ (коммерческая тайна). В практической деятельности используются две регистрационные формы: журналы и карточки. Гораздо чаще, особенно в небольших фирмах, применяются журналы: отдельно для регистрации входящих и исходящих документов. При небольших объемах документов журналы могут вестись на протяжении нескольких лет. Форма журнальной регистрации исходящих документов
Форма журнальной регистрации входящих документов
Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Каждое предприятие может составить для себя список нерегистрируемых документов (поздравительные письма, приложения, программы конференций и т.д.). Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за исполнением. Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой на предприятии. Основная цель контроля — обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль. Очень удобна для осуществления контрольных операций регистрационно-контрольная карточка (РКК). В ряде организаций для ведения контрольных операций используется персональный компьютер, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения, выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения по ним контрольных операций. Для документов, взятых на контроль, из резолюции руководителя берется срок исполнения, который для большинства документов не должен превышать 10 дней. 5. Классификация документов — это разделение всех документов предприятия по определенным признакам на дела. На различных предприятиях состав и количество создаваемых документов неодинаковы. Тем не менее документы любого предприятия можно систематизировать по одному или нескольким признакам. Практика делопроизводства выработала следующие признаки группировки документов в дела: ● по названию видов документов, например: «Акты», «Приказы», «Контракты» и т.д. ● по содержанию документов, например: «Документы по поставке фарфоровых изделий за 2004 год» (контракты, акты, переписка); ● по объектам, фирмам-контрагентам, к которым относятся документы, например: «Документы по совместной деятельности с ОАО «Реал» за 2004 год»; ● по корреспондентам, с которыми ведется переписка; ● по грифу ограничения доступа к документам, содержащим коммерческую тайну, например: «Протоколы заседаний Совета директоров за 2004 год». Приведенные признаки классификации не исключают использование других, менее распространенных, таких, как географический, когда в деле подобрана переписка нескольких корреспондентов одного региона, например: «Переписка с учебными центрами Англии по организации стажировок за 2004 год». В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела или во время составления номенклатуры дел. 6. Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел. Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения. В заголовке должны быть указаны: виды документов; вопрос; автор; корреспондент; период, за который создан документ. В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания. Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы. В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений предприятия. Первым разделом номенклатуры является «секретариат» (дирекция, общий отдел), ему присваивается индекс «1» или «01». Другие структурные подразделения располагаются по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов 01, 02 и т.д. При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы должности руководителей и специалистов предприятия. Например: 01 — генеральный директор; 02 — заместитель директора; 03 — коммерческий директор. В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы: протоколы, приказы. После них указываются переписка и другие информационно-справочные документы. Заголовок дел должен быть кратким и соответствовать смысловому содержанию документов данного дела. Номенклатура дел может использоваться на протяжении нескольких лет, если нет коренных изменений структуры и функций предприятия. 7. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела. Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30–40 мм). Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документном массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства. Формирование дел предприятия проводит, как правило, секретарь-референт или другой специально назначенный работник под непосредственным контролем руководителя предприятия. На обложке каждого дела указывают: ● название вышестоящей организации; ● название данного учреждения; ● название структурной части; ● номер дела по номенклатуре; ● заголовок дела; ● дату; ● количество листов; ● срок хранения. В большинстве организаций формирование дел проводится по названиям видов документов, например, акты, приказы, контракты. При большом объеме документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации, например, контракты разделить на дела, содержащие контракты о поставке стекла, контракты о поставке леса и т.д. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: ● в дело помещаются документы, работа по которым проделана; ● документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями; ● документы разных сроков хранения формируются в разные дела; ● документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело; ● в дело включается 1 экземпляр документа; ● каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.); ● в дело формируются, как правило, документы одного года; ● документы внутри дела располагаются в хронологической или нумерационной последовательности. Оформление дела включает: описание его на обложке, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи. В процессе группировки документов в дела постоянного хранения составляется опись документов, содержащихся в деле. Ее помещают в начале дела. Она включает: индекс документа, краткое содержание, дату и номера листов в деле, листы нумеруются отдельно. 8. Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время, другие очень быстро утрачивают свою значимость. Для долговременного хранения документов создается архив предприятия, который подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю. Лучше всего расположить архив в специально выделенном архивном помещении. В исключительных случаях архив может занимать часть помещения со стеллажами, шкафами или сейфами, в котором можно было бы обеспечить сохранность документов. В задачи архива входят: ● прием, учет и хранение завершенных дел; ● информационно-справочная работа по архивным документам учреждения; ● организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства. Архив принимает дела по описям и номенклатуре дел. Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве — 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая «судьба» документов: передать ли их в архив предприятия, уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве. Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит из 3-х человек. Примерный состав ЭК: зам. директора, ведущий специалист и секретарь-референт. ЭК является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия. В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 мес., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л., 75 л. Срок «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение и срок хранения определяет само предприятие. При исчислении сроков хранения учитываются только годы (день и месяц составления документа значения не имеют). Так, например, переписка за 1997 год с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 2001 года. К документам долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний, годовые планы и отчеты предприятия и т.п. Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по з/пл, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Нельзя уничтожать бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек. В результате работы ЭК документы подразделяются на 2 группы: ● документы, предназначенные для архивного хранения; ● документы, подлежащие уничтожению. Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления. Необходимо: ● расположить документы в хронологическом порядке; ● пронумеровать (в правом верхнем углу); ● подшить заверительный лист; ● составить внутреннюю опись дел; ● переплести его или прошить в 4 прокола; ● на обложке указать количество листов, срок хранения, заголовок и крайние даты дела. |
Похожие:
 | Налоги и налогообложение: Конспект лекций / Составитель Н. А. Леончик. – Кемерово, 2006. – 80 с |  | Автоматизированные системы бухгалтерского и управленческого учета. Часть 1: Конспект лекций / Владим гос ун-т; Сост.: Д. Н. Васильев... |
| Таможенное право: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по направлению подготовки 030900. 62 «Юриспруденция» / сост канд... | | Конспект лекций предназначен для использования в учебном процессе студентами, обучающимися по специальностям 080102 «Мировая экономика»,... |
| Внешнеэкономическая деятельность предприятий: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по направлению подготовки 080100. 62(Г)... | | Сетевая экономика: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по направлению подготовки 080100. 68 «Экономика» / сост к э н.,... |
| Право социальной защиты: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по специальностям 030503. 51 «Правоведение», 080108. 51 «Банковское... | | Страхование: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по специальности 080101. 65 «Экономическая безопасность» / сост канд экон... |
| Контроль и ревизия: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по специальности 080101. 65 «Экономическая безопасность» / сост... | | Сердюкова И. Д. Финансы и управление ими: Конспект лекций. Брянск: Издательство бгпу, 2000. 497 с |