Конспект лекций удк 651. 5 Ббк 60. 844 Конспект лекций по курсу «Делопроизводство»
Скачать 2.13 Mb.
|
Отметки о взятии документа на контроль или контрольная дата исполнения документа помещается на полях слева. Отметка о поступлении документа включает сокращенное наименование организации-получателя документа, дату поступления документа и его индекс. Отметка о поступлении ставится от руки или с помощью штампа. Этот реквизит помещается в правом нижнем углу первого листа документа. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из следующих данных: слов «В дело», номера дела по номенклатуре, к которое должен быть подшит документ, даты направления документа в дело, подписи руководителя структурного подразделения или непосредственного исполнителя. Эта отметка ставится на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа слева, например: В дело № 1–18 Подготовлен ответ Исп. № 1–18/39 от 20.01.1997 Подпись. Дата В исходящих документах проставляется отметка о непосредственном исполнителе документа, которая позволяет оперативно решить вопросы, возникшие по содержанию документа. Она состоит из фамилии исполнителя и его служебного телефона, например: Иванов 223 49 21 Этот реквизит помещается в левом нижнем углу лицевой или обороной стороны последнего листа документа. В документах, составленных на двух или более листах, второй и последующий листы нумеруются сверху. Номера листов пишут арабскими цифрами без точек и тире посередине листа документа. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ 1. Что такое реквизит документа? 2. Какие реквизиты называются взаимоисключающими? 3. Какие реквизиты относятся к постоянным и переменным? 4. Какие реквизиты входят в состав общего бланка? 5. Какие реквизиты входят в состав бланка для писем? 6. Что представляет собой формуляр-образец? 7. Что называется типовым формуляром? 8. Какие реквизиты относятся к юридически значимым? 9. Как формулируется заголовок к тексту? 10. Какие элементы входят в состав реквизита «адресат»? 11. Как пишется почтовый адрес в реквизите «адресат»? 12. Какие виды внутреннего и внешнего согласования Вы знаете? Где они располагаются? 13. Какие элементы входят в реквизит «подпись»? 14. Какие элементы входят в состав грифа утверждения? 15. Как оформляется приложение к документу? 16. Из каких элементов состоит реквизит «резолюция»? Лекция 3 СОСТАВЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ Вопросы: 1. Требования к текстам документов. 2. Составление отдельных видов документов. 1. Текст является основным реквизитом формуляра документа. Формулировки документа должны быть правильными в юридическом отношении. Основными чертами делового языка являются простота, лаконичность, ясность, точность. При составлении документов следует избегать длинных фраз с большим количеством причастных и деепричастных оборотов, не употреблять эпитеты, гиперболы, метафоры. В тексте документа не должно быть устаревших слов и выражений (архаизмов), например, таких слов как: ибо, коего, посему, сего, сей, нежели, обрести, благодарственный и т.д. Из речевого состава современных служебных документов целесообразно исключить такие устаревшие выражения как: настоящим сообщаю, предъявителю сего, на предмет выдачи, препровождено, доношу, действительно рабо-тает и т.д. Канцеляризмы лишают текст документов необходимой простоты, гибкости, создают штампы и готовые шаблоны, делающие речь казенной и невыразительной, например: «Поставить во главу угла…», «Развернуть культмассовую работу…», «В части удовлетворения запросов…», «Имеет место рост производительности…» и т.д. Не рекомендуется использовать в документах выражения с такими предлогами как «за счет», «по линии», «в части» («по линии намеченных мероприятий», «за счет применения новой техники» и т.д.). Это относится и к словам-спутникам, непременно сопутствующим какому-либо слову, например: критика — обязательно резкая, поддержка — всегда горячая, размах — обычно широкий и т.д. Не следует употреблять таких слов, которые, не уточняя и не раскрывая мысли, только загромождают текст, затрудняют его понимание, так называемых плеоназмов, например: своя автобиография, отступать назад, не нужны слова «месяц», «человек» в сочетаниях «в марте месяце», «10 человек рабочих» и т.д. Явным недостатком при составлении текстов документов является тавтология (повторение одних и тех же слов), например: «Следует отметить следующие недостатки…», «В целях улучшения работы целесообразно…», «Объединить воедино», «Хронометраж времени» и т.д. В деловом письме используются слова иноязычного происхождения когда им не находится соответствующих синонимов, обозначающих то же понятие. Но не следует употреблять иностранные слова, когда имеются равнозначные им русские, например: «утрировать» вместо «преувеличивать», индифферентно — равнодушно, конвенция — условие, дефекты — недостатки и т.д. Применяя в деловом письме узкоспециальные термины (профессионализмы) и не имея уверенности в том, что адресатом они будут поняты, следует в скобках объяснить их значение. Составить служебный документ тем легче, чем большим запасом слов располагает его составитель, используя синонимы — слова, разные по звучанию, но близкие по значению, например: известие — извещение, сообщение, новость; взгляд — убеждение, мнение, точка зрения; отчетливый — четкий, определенный, ясный, очевидный и т.д. В организационно-распорядительных документах должны применяться только общепринятые сокращения. В текстах документов должны быть указаны конкретные даты (точное календарное время), например: 19 декабря 1996 г., 19.12.1996, а не 19 декабря с. г. Принятая форма обращения «господин» сокращается в начале и в середине фразы, а также в реквизите «адресат» следующим образом: г-н. При употреблении слова «господин» вначале пишется фамилия, а затем инициалы. При употреблении фамилии и инициалов без слова «господин» даже при наличии наименования должности перед фамилией пишут инициалы, а затем фамилию, например: «Поручить сотрудникам Г. М. Ивановой и В. А. Смирновой…». При составлении организационно-распорядительных документов рекомендуется пользоваться простыми предложениями, применять устойчивые (традиционные) словосочетания и словесные формы, применять прямой порядок слов (подлежащее предшествует сказуемому). При этом определение должно стоять перед определяемым словом (временное исполнение обязанностей), дополнение — после управляющего слова, обстоятельственные слова — ближе к тому слову, к которому они относятся, а вводные слова и выражения (как правило, в связи с тем, ввиду того) — в начале предложения. Сказуемое в предложении следует выражать простой глагольной формой, а в решениях, распоряжениях, приказах, употреблять глаголы неопределенной формы (утвердить, обязать, отменить и т.д.) и языковые конструкции повелительного характера. 2. Основным распорядительным документом, издаваемым руководителем органа управления, является приказ. При его составлении предъявляются серьезные требования к четкости формулировок и обоснованности излагаемых фактов. В зависимости от содержания приказы делятся на приказы по личному составу (о кадрах) и по вопросам общей деятельности. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания приказа. Констатирующая часть приказа начинается со слов «в связи», «в целях» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа излагаются в форме предложений с отглагольными существительными, которые согласуются с управляющим словом в роде, числе и падеже. Обычно используются существительные в творительном или родительном падежах. Например: «В связи с переходом на новую систему планирования…», «В связи с производственной необходимостью…». Если основанием к изданию приказа служит документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывают наименование этого вида документа в именительном падеже, его номер, дату и заголовок к тексту, а в отдельных случаях и краткое содержание, например: Основание: распоряжение Совета министров Республики Беларусь от 01.02.1997 № 143р «О…». Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишется на отдельной строке, не отступая от границы левого поля листа документа (перед словом «ПРИКАЗЫВАЮ» знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи). Намеченные мероприятия излагаются по пунктам, если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий. Каждый пункт начинается с указания конкретного исполнителя структурного подразделения или должностного лица (в дательном падеже), предписываемого действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, срока исполнения (указывается на отдельной строке). В распорядительной части приказа следует избегать неконкретных выражений, например, «улучшить», «усилить», «принять меры» и т.д. Заканчивается распорядительная часть указанием органа или лица, на которых возложен контроль за исполнением данного приказа. Формулировка этого пункта является постоянной: «Контроль за исполнением приказа возложить на…» (указывается структурное подразделение или лицо, на которых возлагается контроль, при этом наименование должности и ФИО пишутся в винительном падеже). Допускается для приказов с большим числом пунктов оформлять распорядительную часть в виде таблицы, например:
Если распорядительная часть приказа не нуждается в разъяснении, то констатирующая часть может отсутствовать. Отметки о наличии приложения как отдельного реквизита в приказах нет. В тексте приказа при упоминании сведений, зафиксированных в приложении, в скобках указывают: «Приложение 1», если их несколько; а если одно, то «См. Приложение», а на самом документе-приложении делается отметка в правом верхнем углу: Приложение к приказу Министра культуры РБ 09.08.2004 № 200 Заголовок приказа выражается отглагольным существительным в предложном падеже, например: «О внедрении стандартных форм документов», «О проведении инвентаризации основных фондов». Список адресатов, которым рассылается приказ, пишут на обороте его последнего листа, например: 1 – в дело… 2 – Министерство образования РБ. При большом тираже список адресатов прилагается к приказу в виде самостоятельного документа. В процессе подготовки приказа все виды согласования проставляются на первом экземпляре проекта. При оформлении приказов по личному составу в тексте приказа, как правило, отсутствует констатирующая часть. Пункты распорядительной части приказа располагаются в определенной последовательности: прием на работу, увольнение и т.д. В конце каждого пункта приказа дается основание для его составления. Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа государственного управления) или его заместителем для решения вопросов основной деятельности. Текст распоряжения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Распорядительная часть может начинаться словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которые пишутся с новой строки. В некоторых случаях распорядительное слово «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» может отсутствовать. Указание издается по вопросам информационно-методического характера, а также связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Заголовок указания выражается отглагольным существительным в предложном падеже, например: «О подготовке материалов к заседанию Методической комиссии факультета». Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части раскрываются цели и причины издания указания. Она обычно начинается устойчивыми формулировками: «В соответствии…», «В целях…», «Во исполнение…» и т.д. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не требуют разъяснения. Распорядительная часть указания может начинаться словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности по занимаемой должности), которые пишутся с новой строки. В случае необходимости текст указания делится на пункты и подпункты, которые излагаются в повелительной форме и строятся по схеме: исполнитель — действие — срок исполнения. В последнем пункте указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, на которое возлагается контроль за исполнением: «Контроль за исполнением возложить на…». Положение — правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, учреждений, организаций, предприятий, а также их структурных подразделений. Текст положения имеет следующую структуру: общие положения; основные задачи; функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения; связи; контроль, имущества и средства, проверка и ревизия деятельности; реорганизация и ликвидация. Положение об организации утверждается руководителем вышестоящей организации (или распорядительным документом), положения о структурном подразделении — руководителем организации. Проект положения визируется составителем и должностными лицами, от координации действий которых зависит введение положения. Заголовком к тексту служит наименование организации или структурного подразделения. Инструкция — правовой акт, издаваемый органом управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан. Текст инструкции носит организационный характер, поэтому в ней рекомендуется использовать четкие формулировки с распорядительными словами: «Должен», «Следует», «Необходимо», «Имеет право», «Не рекомендуется», «Запрещается» и т.д. Текст излагается от 3-го лица в безличной форме. Оформляют ее на общем бланке. В настоящее время уделяется большое значение должностным инструкциям, регламентирующим деятельность должностных лиц, их права и обязанности. Утверждаются должностные инструкции руководителями структурных подразделений, а в небольших организациях — их руководителями. Проект инструкции визируется обычно составителем юрисконсультом, отделом труда и заработной платы. Текст инструкции делится на разделы: общие положения; функции; должностные обязанности; права; ответственность; взаимоотношения (связи по должности). При изложении текста не рекомендуется повторять наименование соответствующей должности. Для сокращения текста рекомендуется каждый пункт начинать глаголом в изъявительном наклонении (например, назначает, обеспечивает, подготавливает и т.д.). Положение и инструкция относятся к числу организационных документов. Кроме них, организационными документами являются устав, правила внутреннего трудового распорядка, штабное расписание, график отпусков. Одним из распространенных организационно-распорядительных документов является протокол. В заголовок протокола входит указание совещания, собрания, название коллегиального органа, а также обсуждаемый вопрос (если он один), например: «заседание Технического совета объединения», «заседание методической комиссии о проекте «Инструкции о ведении делопроизводства». Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. После заголовка протокола указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. В протоколах заседания постоянно действующего коллегиального органа ФИО его членов пишутся в алфавитном порядке. Если количество коллегиального органа больше 15 человек, то указывается их общее количество, а в скобках — «регистрационный лист прилагается» или «список прилагается». Когда в заседании участвуют представители других организаций, их инициалы перечисляются в алфавитном порядке с указанием должности и наименования организации. Список приглашенных составляется и прилагается к протоколу, если приглашенных более десяти человек, о чем в протоколе делается специальная отметка. На расширенных заседаниях и собраниях участники персонально не перечисляются, список по фамилиям прилагается к протоколу, а состав присутствующих указывается количественно, например: «Присутствовали — 80 человек». На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, указывается, сколько человек должно было присутствовать. В повестке дня перечисляются все вопросы, подлежащие рассмотрению, названия докладов, наименования должностей докладчиков, инициалы и фамилии (в родительном падеже). Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня, а каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫCТУПИЛИ — РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Этими словами начинается каждая часть раздела, после них ставится двоеточие и на следующей строке с абзаца указываются фамилия, имя, отчество докладчика или выступающего (при необходимости в скобках указывается должность). Затем через тире пишется краткая запись текста доклада, изложенная в первом лице (без местоимения «я», без слов «так сказать», «значит» и т.д.). При этом в тексте доклада каждую новую мысль целесообразно начинать с новой строки. В том случае, когда текст доклада приложен к протоколу, вместо изложения его текста после тире пишется: «Текст доклада прилагается». В части «ВЫСТУПИЛИ» схема изложения такая же. Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в этот раздел (вместо слов «Вопрос», «Ответ» пишут фамилию, имя, отчество). Текст постановляющей части протокола должен быть лаконичным, не допускающим двоякого толкования. Он излагается с употреблением неопределенной формы глагола (возложить, поручить, организовать) и строится по схеме: действие — исполнитель — срок. Отредактированный протокол подписывают председатель и секретарь. Для некоторых разновидностей протоколов вводятся дополнительно такие реквизиты, как гриф утверждения, согласования. |
Похожие:
 | Налоги и налогообложение: Конспект лекций / Составитель Н. А. Леончик. – Кемерово, 2006. – 80 с |  | Автоматизированные системы бухгалтерского и управленческого учета. Часть 1: Конспект лекций / Владим гос ун-т; Сост.: Д. Н. Васильев... |
| Таможенное право: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по направлению подготовки 030900. 62 «Юриспруденция» / сост канд... | | Конспект лекций предназначен для использования в учебном процессе студентами, обучающимися по специальностям 080102 «Мировая экономика»,... |
| Внешнеэкономическая деятельность предприятий: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по направлению подготовки 080100. 62(Г)... | | Сетевая экономика: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по направлению подготовки 080100. 68 «Экономика» / сост к э н.,... |
| Право социальной защиты: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по специальностям 030503. 51 «Правоведение», 080108. 51 «Банковское... | | Страхование: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по специальности 080101. 65 «Экономическая безопасность» / сост канд экон... |
| Контроль и ревизия: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по специальности 080101. 65 «Экономическая безопасность» / сост... | | Сердюкова И. Д. Финансы и управление ими: Конспект лекций. Брянск: Издательство бгпу, 2000. 497 с |