Скачать 2.13 Mb.
|
Акты составляются комиссией или специально выделенными должностными лицами и в зависимости от назначения бывают различного содержания. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В первой части акта перечисляются: ● основание (указывается распорядительный или нормативный документ или устное указание руководителя, послужившее основанием для составления акта); ● состав комиссии (указывается наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии в именительном падеже, наименование должностей, ФИО членов комиссии и приглашенных лиц в алфавитном порядке). При написании должностей лиц, участвовавших в составлении акта, необходимо указывать название учреждения. Слова «Основание», «Составлен», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся не отступая от границы левого поля листа документа. В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, описание и характер проведенной работы, установленные факты, а также выводы и заключения. В акте в конце текста указываются сведения о количестве его экземпляров. Затем при наличии приложений дается ссылка на них (перед подписями), которая оформляется как реквизит «Отметка о наличии приложений». При подписании акта первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже — подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания должностей. Некоторые виды актов утверждаются руководителем учреждения. Докладные записки создаются для изложения какого-либо вопроса с выводами и предложениями. В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений) или отчетные (о командировке, о результатах проверки и т.д.). Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Во второй части докладной записки излагаются выводы и предложения. Текст докладной записки не следует начинать словами «Довожу до Вашего сведения», лучше «По Вашему поручению мною проведена …» и т.д. Внешние докладные записки подписываются руководителем. Объяснительная записка — это документ, в котором работник организации объясняет причину невыполнения какого-либо распоряжения, приказа. Доверенность — это документ, который организация выдает должностным лицам на получение от поставщиков товароматериальных ценностей. Доверенности бывают официальные и личные. Официальная доверенность выдается бухгалтером в одном экземпляре под расписку лицу, которому поручается получение ценностей. Необходимо указать срок действия. Если он не указан, то документ сохранят силу в течение года со дня выдачи. Справка — это документ информационного характера, содержащий констатацию каких-либо фактов, но без мнения автора о существе излагаемых вопросов. Различают справки служебные (о выполнении планов, о штатной численности и др.) и справки, выдаваемые частным лицам для предоставления в другие учреждения (справка о месте работы, о трудовом стаже и др.). Реквизиты служебной справки аналогичны реквизитам докладной записки. При необходимости текст служебной справки может заверяться печатью. Личная справка содержит реквизиты: наименование организации, выдавшей справку, адресат, название вида документа, дату и регистрационный индекс, место составления, текст, подпись, печать. Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы и подразделы. Дата (период времени), к которой относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом: «По состоянию на 01.06.1998», «За период с 01.01. 1998». Справка, составленная по запросу или указанию вышестоящего органа, подписывается руководителем организации или его заместителем, внутренняя — составителем. Текст личной справки, как правило, начинается с указания в именительном падеже ФИО лица, о котором сообщаются сведения. В тексте не следует использовать обороты типа: «выдана настоящая», «действительно работает», «дана в том». Расписка относится к разряду личных справок и удостоверяет какой-либо юридический факт. Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (договоры). Контракт (договор) — документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Характер сделки, условия и сроки поставки, транспортировки, упаковки и маркировки, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон — все это находит отражение в контракте. Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить — направления письма-предложения, или оферты. Оферта представляет собой заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает это в документе — ответе на предложение. Ответ может быть осуществлен средствами почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ получен от партнера (по контракту). Договорные отношения могут быть также установлены путем предоставления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект. При составлении контрактов и их заключении следует уделять особое внимание правовой грамотности текста, избегать двусмысленности формулировок, детально освещать условия договорных отношений, а также тщательно проверять написания юридических адресов предприятий-контрагентов. Все виды договоров (рента, подряд и др.) имеют различные реквизиты содержания, но одни и те же реквизиты формы, к которым относятся: ● название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на поставку, контракт о техническом содействии); ● дата, место составления; номер; ● наименование сторон (полные и сокращенные названия фирм). Затем следуют реквизиты содержания: ● предмет контракта; ● условия и сроки поставки, транспортировки, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации; ● условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов; ● порядок сдачи-приема выполненных работ; ● ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств); ● гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства; ● переход права собственности и риски; ● порядок разрешения споров. Затем снова следуют реквизиты формы: ● юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов); ● подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов); ● печати фирм-контрагентов. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ 1. Назовите основные черты делового языка? 2. Какие языковые элементы целесообразно исключить из текстов документов? 3. Что излагается в констатирующей части приказа? 4. Как строится распорядительная часть приказа? 5. Из каких частей состоит текст распоряжения? 6. С какой целью издается указание? 7. Какую структуру имеет текст положения? 8. Какие документы относятся к организационным? 9. Из каких рубрик состоит текст протокола? 10. Из каких частей состоит текст акта? 11. Как строится текст докладной записки? 12. Какие бывают виды доверенностей? 13. Какие реквизиты содержит личная справка? 14. Что такое коммерческий контракт? 15. Какие реквизиты входят в контракт? Лекция 4 ОФОРМЛЕНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ Вопросы: 1. Документы по личному составу. 2. Содержание трудового договора (контракта). 3. Оформление приказов по личному составу. 4. Оформление трудовых книжек. 5. Личное дело. 1. Трудовые правоотношения предприятия с работником регулируются Трудовым кодексом Республики Беларусь, который вступил в действие с 1 января 2000 года. На основании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления, приема, увольнения, перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся: ● трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником; ● приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника); ● трудовые книжки; ● личные карточки формы Т-2; ● личные дела; ● лицевые счета по заработной плате. При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные граждан Закон относит к категории конфиденциальной информации. Сегодня информация, относящаяся к тайне личной жизни граждан, имеется практически во всех организациях независимо от формы собственности. Обращение с документами, содержащими такую информацию, и с самой этой информацией должно быть очень аккуратным, тем более что с 1 января 2001 года введен в действие новый Уголовный кодекс, который предусматривает уголовную ответственность за нарушение законодательства в этой сфере. 2. В настоящее время применение получила контрактная форма найма работников. Трудовой договор (контракт) — это соглашение между работником и предприятием, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде. Трудовые договоры могут заключаться на: ● неопределенный срок; ● определенный срок, но не более пяти лет (срочный трудовой договор); ● время выполнения определенной работы; ● время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с Трудовым кодексом сохраняется место работы; ● время выполнения сезонной работы. Трудовой договор заключается только в письменной форме в 2 экземплярах. Трудовой договор содержит обязательные и факультативные (дополнительные) условия. В качестве обязательных трудовой договор должен содержать: ● данные о работнике и нанимателе, заключающих трудовой договор; ● место работы с указанием структурного подразделения, в которое работник принимается на работу; ● трудовая функция (работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием нанимателя, функциональными обязанностями, должностной инструкцией). Наименование профессий, должностей, специальностей должно соответствовать квалификационным справочникам; ● основные права и обязанности работника и нанимателя; ● срок трудового договора (для срочных трудовых договоров); ● режим труда и отдыха; ● условия оплаты труда работника, доплаты, надбавки, поощрительные выплаты. Договор может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон. К их числу можно отнести: испытательный срок, совмещение профессий, повышение квалификации, дополнительный отпуск и др. При заключении трудового контракта не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия: ● основания увольнения работника; ● дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством; ● введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных Трудовым кодексом. В трудовом договоре не допускается подчисток, неоговоренных исправлений. Подписи уполномоченного должностного лица нанимателя и работника должны быть личными, подпись уполномоченного должностного лица нанимателя заверяется печатью. Началом действия трудового договора является день начала работы. Фактическое допущение работника к работе является началом действия трудового договора независимо от того, был ли прием на работу надлежащим образом оформлен. Трудовой договор может заключаться с лицом, достигшим 16 лет. С более раннего возраста (с 14 лет) договор может заключаться при условии письменного согласия одного из родителей и для выполнения легкого труда, не причиняющего вреда здоровью и не нарушающего процесса обучения. Основаниями прекращения трудового договора являются: ● соглашение сторон; ● истечение срока трудового договора, кроме случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения; ● расторжение трудового договора по собственному желанию или по требова-нию работника, или по инициативе нанимателя; ● перевод работника, с его согласия, к другому нанимателю или переход на выборную должность; ● отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с нанимателем; ● отказ от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда, а также отказ от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества и реорганизацией организации; ● обстоятельства, не зависящие от воли сторон; ● расторжение трудового договора с предварительным испытанием. Трудовой договор может быть прекращен в случаях: ● однократного грубого нарушения трудовых обязанностей руководителем организации (обособленного подразделения) или его заместителями, главным бухгалтером и его заместителями; ● совершение виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные и материальные ценности, если эти действия являются основанием для утраты доверия к нему со стороны нанимателя; ● направления работника по постановлению суда в лечебно-трудовой профилакторий; ● неподписания либо нарушения работником, уполномоченным на выполнение государственных функций, письменных обязательств по выполнению предусмотренных законодательством мер по предупреждению коррупции. За противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее испол-не-ние работником своих трудовых обязанностей наниматель может применять к работнику следующие меры дисциплинарного взыскания: ● замечание; ● выговор; ● увольнение. Увольнение в качестве дисциплинарного взыскания может быть применено в случаях: ● систематического неисполнения работником без уважительных причин обязанностей, возложенных на него трудовым договором или правилами внутреннего распорядка, если к работнику ранее применялись меры дисциплинарного взыскания; ● прогула (в том числе отсутствия на работе более 3 часов в течение рабочего дня) без уважительных причин; ● появления на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также распития спиртных напитков, употребления наркотических или токсических средств на рабочем месте и в рабочее время; ● совершение по месту работы хищения имущества нанимателя, установленного вступившим в законную силу приговором суда или постановлением органа, в компетенцию которого входит наложение административного взыскания; ● однократного грубого нарушения правил охраны труда, повлекшего увечье или смерть других работников. До применения дисциплинарного взыскания от нарушителя трудовой дисциплины должно быть затребовано письменное объяснение. Отказ работника дать объяснение не может служить препятствием для применения взыскания. Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения дисциплинарного проступка, не считая времени болезни работника или (и) пребывания его в отпуске. За каждый дисциплинарный проступок может быть наложено только одно дисциплинарное взыскание. Приказ (распоряжение), постановление о дисциплинарном взыскании с указанием мотивов объявляются работнику под роспись в пятидневный срок. Работник, не ознакомленный с приказом (распоряжением) о дисциплинарном взыскании, считается не имеющим дисциплинарного взыскания. Отказ работника от ознакомления оформляется актом с указанием присутствующих при этом свидетелей. За каждый дисциплинарный проступок может быть наложено только одно дисциплинарное взыскание. 3. Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников организации на другую работу. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса л/с. Реквизит «заголовок к тексту» приказа по л/с может оформляться следующим образом: «О приеме Иванова И. И.» «Об увольнении Петрова Г. О.» «Об изменении штатов». Текст приказа делится на 2 части — констатирующую и распорядительную. В констатирующей части приказа могут быть указаны причины его издания, например, факты нарушения трудовой дисциплины. По усмотрению руководителя констатирующая часть приказа может не указываться. Распорядительная часть начинается словами НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, после них ФИО, должность, срок увольнения, назначения или перевода, в случае увольнения — статья Трудового кодекса, а при приеме работника — оклад, вид приема (постоянно или временно), с испытательным сроком или без. Приказ по л/с объявляется работнику под роспись: С приказом ознакомлен Подпись А.И.Петров 04.02.2005 Приказы по л/с хранятся 75 лет. В процессе деятельности организации могут издаваться и другие приказы по работе с кадрами: о поощрении, взыскании, отпусках и т.п., срок хранения которых не превышает 3 лет. Такие приказы имеют индекс к: № 1-к, № 2-к… 4. Главным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника, является его трудовая книжка. Все предприятия обязаны вести трудовые книжки работников, которые проработали на предприятии не менее 5 дней. Это должно быть осуществлено не позднее недельного срока со дня приема на работу. Трудовая книжка подтверждает общий, непрерывный и социальный стаж работника. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по личному составу. На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии. Записи производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию. Записи в трудовую книжку (вкладыш к ней) производятся шариковой или перьевой ручкой, чернилами синего, фиолетового или черного цвета. Сведения об образовании заносятся в трудовую книжку на основании документов — аттестатов, дипломов, сертификатов, справок, если образование незаконченное высшее. На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, печать предприятия, где она была впервые заполнена, и подпись владельца трудовой книжки. В трудовую книжку также вносятся записи о перемещении с должности на другую должность, о присвоении разряда, получении дополнительной профессии, об обучении в средних специальных и высших учебных заведениях, аспирантуре, курсах повышения квалификации. Сюда же заносятся сведения о получении работником поощрений, наград, грамот. Записи о различного рода взысканиях в трудовую книжку не заносятся. В записи об увольнении указывается соответствующая статья Трудового кодекса, например, «Уволен по собственному желанию, ст. 40 ТК РБ», ставится подпись должностного лица и печать предприятия. При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения. В случае утраты трудовой книжки работник вправе обратиться к нанимателю по последнему месту работы в течение года со дня его увольнения. Не позднее 15 дней со дня обращения наниматель выдает работнику другую трудовую книжку и делает надпись «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы. При утрате трудовой книжки по истечении указанного срока нанимателем выдается справка о периоде работы у него работника, которая является основанием для заведения по новому месту работы работника другой трудовой книжки, также с надписью «Дубликат». 5. Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике организации (предприятия). Личные дела могут заводиться на всех работников, но чаще всего на руководителей и ведущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2). В состав личного дела входят следующие документы: ● внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; ● заявление о приеме на работу; ● анкета или личный листок по учету кадров; ● автобиография; ● копии документов об образовании, присуждении стипендий, присвоении ученых званий; ● копии документов об утверждении в должности; ● характеристики или рекомендательные письма; ● трудовой контракт (договор); ● копии приказов о назначении, перемещении, увольнении; ● дополнение к личному листку по учету кадров; ● справки и другие документы, относящиеся к данному работнику. Личное дело заводят после издания приказа о приеме на работу. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшивают в папку-скоросшиватель. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренние описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается её составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и т.д. В практике оформления приема на работу часто используется «Анкета» — документ, аналогичный «Личному листку по учету кадров». Автобиография не имеет типового формуляра и составляется автором самостоятельно, в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги формата А4 или на специальном бланке. Все сведения даются в хронологическом порядке. Характеристика — это официальный документ, который выдаёт администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов. В характеристике приводится отзыв о служебной, общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств. В тексте характеристики можно выделить логически связанные между собой составные части. Первая часть — анкетные данные: ФИО, должность, образование, год рождения, национальность. Вторая часть — данные о трудовой деятельности (специальность, продолжительность работы на данном предприятии, уровень профессионализма). Третья часть — собственно характеристика, т.е. оценка моральных и деловых качеств: отношение к работе, повышение профессионального уровня, участие в общественной жизни, поведение в быту, отношение к товарищам по работе. Здесь указывают наличие у сотрудника правительственных наград и других служебных поощрений. Четвертая часть — вывод, в котором указывают назначение характеристики. Текст характеристики излагается от третьего лица. Подписывают характеристику, как правило, два лица: руководитель учреждения и председатель местного комитета (или профсоюзного комитета). Подписи заверяются печатью. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ 1. Какие документы относятся к документам по личному составу? 2. Что такое трудовой договор (контракт)? 3. Какие виды трудовых договоров Вы знаете? 4. Какие обязательные условия должен содержать трудовой договор? 5. Какие основания прекращения трудового договора Вы знаете? 6. Какие меры дисциплинарного взыскания применяются к работнику? 7. Из каких частей состоит текст приказа по личному составу? 8. Что представляет собой трудовая книжка? 9. Какие документы входят в состав личного дела? 10. Из каких частей состоит характеристика? Лекция 5 СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО Вопросы: 1. Виды писем. 2. Правила оформления делового письма. 1. Основным видом документов, используемых как средство обмена информацией между организациями и физическими лицами, является служебное письмо. Письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте). Несмотря на снижение относительной доли почтовых сообщений на фоне информационных потоков, пересылаемых с помощью телефакса, телекса и каналов электронной почты, письменная корреспонденция продолжает сохранять особую роль. Деловое письмо практически всегда представляет собой оригинал, а не копию документа, со всеми необходимыми атрибутами, придающими ему статус официального. Традиция оформления делового письма имеет более чем столетнюю историю и является своеобразным стандартом при подготовке сообщений. Официальные письма составляются на бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке. Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю более «устойчивой». Для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов: 1 — Государственный герб (для предприятий); 2 — эмблема организации; 3 — код предприятия по (если есть); 4 — код документа по (если есть); 5 — наименование организации; 6 — почтовый и телеграфный адреса; 7 — номер телефона; 8 — номер факса, телетайпа; 9 — номер счета в банке; 10 — дата; 11 — индекс документа; 12 — ссылка на индекс и дату входящего документа; 13 — адресат; 14 — заголовок к тексту; 15 — текст; 16 — подпись; 17 — фамилия и телефон исполнителя. При изготовлении бланков следует помнить, что согласно Указу Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 года № 357, а также решению Конституционного Суда Республики Беларусь государственные органы, а также все организации независимо от формы собственности и ведомственной подчиненности обязаны оформлять реквизиты бланка для писем на двух языках (белорусском и русском). Государственный герб Республики Беларусь Назва вышэйстаячай Наименование вышестоящей арганізацыі организации Назва арганізацыі Наименование организации Паштовы адрас Почтовый адрес Камунікацыйныя даныя Коммуникационные данные ____________№______ На № _______ад______ Бланк для писем рекомендуется изготавливать с использованием бумаги двух форматов — А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Формат А5 используют в целях экономии бумаги при подготовке небольших писем, объем которых, как правило, не превышает 15 строк. Существует несколько видов классификаций деловых писем, в основе их лежат не различные подходы, а различные классификационные признаки. По |
Налоги и налогообложение: Конспект лекций / Составитель Н. А. Леончик. – Кемерово, 2006. – 80 с | Автоматизированные системы бухгалтерского и управленческого учета. Часть 1: Конспект лекций / Владим гос ун-т; Сост.: Д. Н. Васильев... | ||
Таможенное право: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по направлению подготовки 030900. 62 «Юриспруденция» / сост канд... | Конспект лекций предназначен для использования в учебном процессе студентами, обучающимися по специальностям 080102 «Мировая экономика»,... | ||
Внешнеэкономическая деятельность предприятий: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по направлению подготовки 080100. 62(Г)... | Сетевая экономика: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по направлению подготовки 080100. 68 «Экономика» / сост к э н.,... | ||
Право социальной защиты: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по специальностям 030503. 51 «Правоведение», 080108. 51 «Банковское... | Страхование: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по специальности 080101. 65 «Экономическая безопасность» / сост канд экон... | ||
Контроль и ревизия: конспект лекций по дисциплине для обучающихся по специальности 080101. 65 «Экономическая безопасность» / сост... | Сердюкова И. Д. Финансы и управление ими: Конспект лекций. Брянск: Издательство бгпу, 2000. 497 с |
Поиск Главная страница   Заполнение бланков   Бланки   Договоры   Документы    |