VII. Порядок передачи документов на хранение в архив
7.1. Экспертиза ценности документов
7.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.
Экспертиза ценности документов проводится:
при составлении номенклатуры дел;
при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
при подготовке дел к последующему хранению.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в сельском поселении создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК), которая осуществляет свою деятельность на основании положения, утвержденного постановлением главы сельского поселения.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в ведомственный архив, а также отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
7.1.2. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000 г., ведомственного перечня и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.
Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", в которых выявлены документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются к однородным и оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
7.1.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и акты о выделении документов, не подлежащих хранению, к уничтожению (приложение № 4).
7.2. Передача дел в архив и использование документов архива
7.2.1. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу передаются в архив по утвержденному графику. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.
7.2.2. Прием каждого дела в архиве производится по описям в присутствии сотрудников, сдающих дела в архив. При этом на обоих экземплярах описей против каждого дела, включенного в них, делается отметка о наличии дела, а также указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные формы-картотеки на документы с целью их оперативного поиска.
Порядок эвакуации документов в архиве при возникновении чрезвычайной ситуации определяется специальными инструкциями отдела по работе с архивом.
VIII. Требования к изготовлению, учету, использованию
и хранению печатей и штампов
8.1. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, а также удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
8.2. Диаметр круглой гербовой печати составляет 42 мм. Штамп, определяемый как разновидность печати прямоугольной формы, имеет размеры от 35 x 50 мм до 70 x 100 мм.
8.3. В сельском поселении используется круглая гербовая печать.
Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера используются мастичные (резиновые) штампы.
8.4. В сельском поселении имеется большая гербовая мастичная печать.
8.5. Подлинность подписей должностных лиц на документах сельского поселения удостоверяется большой гербовой печатью.
8.6. Подписи главы сельского поселения на служебных удостоверениях муниципальных служащих заверяются оттиском гербовой печати сельского поселения Копей-Кубовский сельсовет муниципального района Буздякский район РБ.
8.7. Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать, приведен в приложении № 2.
8.8. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности сельского поселения, производится с разрешения главы сельского поселения.
8.9. Рассылаемые копии постановлений и распоряжений главы сельского поселения, заверяются круглой печатью сельского поселения Копей-Кубовский сельсовет муниципального района Буздякский район РБ.
8.10. На документах по личному составу, доверенностях, командировочных удостоверениях проставляется гербовая печать.
8.11. В сельском поселении печать, хранится в сейфе, который находится в кабинете управляющего делами .
8.12. Контроль за правильностью учета печати и штампов в сельском поселении осуществляет управляющий делами.
8.13. Об утере печати или штампа в сельском поселении незамедлительно ставится в известность глава сельского поселения.
8.14. Пришедшие в негодность и утратившие значение печать и штампы подлежат возврату и уничтожаются по акту в установленном порядке.
8.15. Ответственность и контроль соблюдения порядка использования и хранения печати и штампов в сельском поселении возлагается на управляющего делами сельского поселения.
IX. Особенности работы с электронными документами
9.1. Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляется муниципальными служащими сельского поселения.
9.2. Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота (СМЭД), проходят регистрацию в сельском поселении в порядке, установленном настоящей Инструкцией. СЭД сельского поселения предусматривает регистрацию и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе СМЭД.
При загрузке электронного сообщения в СЭД сельского поселения реквизиты, содержащиеся в соответствующем файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.
9.3. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и подписи.
При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и т.д.), создаваемых в электронной форме, в СЭД сельского поселения используются способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используется усиленная квалифицированная электронная подпись. В случае, если усиленная квалифицированная электронная подпись не может быть использована (работа в удаленном режиме, работа с мобильных устройств типа «Apple IPAD»), то используется простая электронная подпись, так как программные средства, используемые в сельском поселении, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.
9.4. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел сельского поселения.
9.5. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажном носителе.
9.6. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в сельском поселении программно-технических средств и нормативных методических документов Управления по делам архивов Республики Башкортостан.
9.7. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого главой сельского поселения, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.
Управляющий делами сельского поселения
Копей-Кубовский сельсовет : З.Г.Усманова
Приложение № 1
к пункту 3.3.3.
|
