II. Правила подготовки и оформления документов
2.1. Общие правила подготовки и оформления документов
В процессе подготовки документов на бланках необходимо соблюдать следующие правила оформления с указанием обязательных реквизитов: герб муниципального района Буздякский район РБ, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, гриф ограничения доступа к документу, гриф согласования документа, визы согласования документа, адресат, гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа, отметка о наличии приложений, подпись документа, оттиск печати, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка о поступлении документа, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
2.1.1. Воспроизведение герба муниципального района Буздякский район РБ является обязательным реквизитом в документах.
2.1.2. Наименование вида документа.
В сельском поселении используются следующие наименования видов документов: постановление, распоряжение, протокол, акт, справка, служебная записка, докладная записка, объяснительная записка, план, отчет, заявление, письмо, договор (соглашение).
2.1.3. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) датой является дата утверждения. Этапы создания, оформления, исполнения документов (согласование, визирование, утверждение и т.д.) датируются.
Документы вступают в силу с даты их подписания (или утверждения), если в их тексте или законодательством не предусмотрен иной порядок вступления их в силу.
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День и месяц оформляются словесно-цифровым способом, например, 12 августа 2016 г. или цифровым способом (двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами; например, 12.08.2016). При ссылке в тексте на нормативный правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: "постановление... от 21.07.2016 №..." "письмо... от 12.08.2016 №...".
Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль, например, 08.02.2016.
При обозначении в документах временного периода, например, план на 2014-2019 гг., второй год следует указывать полностью, а не двумя последними цифрами. Временной период может быть выражен с помощью предлогов "с", "до", "по" (без слова "включительно") или слов "по состоянию на...", например: "с 2014 по 2019 гг.", "за период с 01.08.2016 по 31.12.2016", "по состоянию на 15.07.2016". Слово "год" сокращается только в сочетании с цифрами, не допускаются сокращения "с. г." и "т. г.". При включении в дату конкретного месяца слово "месяц" не указывается, например: "в сентябре 2016 года", а не "в сентябре месяце 2016 года". Слово "квартал" в дате не сокращается, номер квартала обозначается римской цифрой, например: "в I квартале 2016 года". Номер полугодия пишется словами "в первом полугодии 2016 года".
2.1.4. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению индексом дела по номенклатуре дел, присваиваемым документу при его регистрации.
2.1.5. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.
2.1.6. Гриф ограничения доступа к документу с указанием номера экземпляра проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа.
2.1.7. Гриф согласования документа состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Глава сельского поселения Копей-Кубовский сельсовет муниципального района Буздякский район РБ
Личная подпись И.О. Фамилия
«___»_______________2016 года
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
комиссии по ЧС и ОПБ
муниципального района
Буздякский район РБ
от 14 марта 2016 года № 3
2.1.8. Визы согласования документа.
Согласование документа оформляется визой согласования документа, включающей подпись и должность лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Глава сельского поселения Личная подпись И.О. Фамилия
«___»_______________2016 года
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)
Глава сельского поселения Личная подпись И.О.Фамилия
«___»_______________2016 года
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются, лицом, визирующим документ, датируются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остается в структурном подразделении, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
В случае если подлинник документа отправляют из сельского поселения, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Порядок согласования проектов нормативно-правовых актов, правовых актов и распорядительных документов осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в пункте 2.2. настоящей Инструкции.
2.1.9. Адресат.
Служебные письма адресуют организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.
При направлении служебного письма в организацию ее наименование пишется в именительном падеже, например:
Буздякский
консервный комбинат
филиала ЗАО «Пищепром»
При направлении служебного письма в структурное подразделение организации наименование подразделения также пишется в именительном падеже, например:
Министерство образования
Республики Башкортостан
Отдел информационно-аналитической работы
Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно оно будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поднятым в письме.
При этом наименование должности и фамилия адресата пишутся в дательном падеже, например:
Председателю
Государственного Собрания - Курултая
Республики Башкортостан
И.О. Фамилия (в дательном падеже)
Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных органов или организаций, то адресатов следует указывать обобщенно, например:
Заведующим ФАПов сельского поселения Копей-Кубовский сельсовет
муниципального района
Буздякский район РБ
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Буздякское ДРСУ
филиала АО «Башкиравтодор»
ул.Интернациональная, д.111,
с.Буздяк, 452710
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Иванову И.И.
ул. Заводская, д. 5, кв. 36
с.Буздяк, 452710
Реквизит не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.
При большем количестве адресатов составляется указатель рассылки документа.
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в федеральные органы государственной власти и постоянным корреспондентам, для их отправки применяются конверты с заранее напечатанными адресами.
2.1.10. Гриф утверждения документа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа и состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Глава сельского поселения Копей-Кубовский сельсовет
муниципального района Буздякский район РБ
(подпись) И.О. Фамилия
«___»_______________2016 года
При утверждении документа постановлением, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", из наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в соответствующем роде и числе с названием утверждаемого документа, например:
УТВЕРЖДЕНО
Постановлением главы
Сельского поселения Копей-Кубовский сельсовет муниципального района Буздякский район РБ
от «___»_________2016 года №_____
2.1.11. Резолюция.
Резолюция - реквизит, который оформляется соответствующим должностным лицом и содержит поручение по данному документу.
Резолюции, как правило, оформляются на специальных бланках для поручений формата А6, на нижнем поле которых указываются номер и дата документа, к которому относится резолюция. В случае если резолюция оформляется на документе, то она должна проставляться не на текстовой его части.
В резолюции определяются структурные подразделения или должностные лица, которым поручено выполнение задания, анализа, выработки предложений и др.
Резолюция включает фамилии исполнителей, срок исполнения, подпись и дату.
При наличии нескольких исполнителей и если нет поручения конкретному исполнителю, ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
2.1.12. Заголовок к тексту.
Заголовок к тексту - реквизит документа, выражающий предмет, которому посвящен документ. Заголовок должен быть кратким и отвечать на вопрос "о чем?". Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок согласуется с наименованием вида документа, например: Постановление (о чем?) о создании аттестационной комиссии, карточка (чего?) учета движения основных средств.
2.1.13. Текст документа.
Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию.
Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке положений, инструкций, правил, постановлений, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д.
Связный текст состоит из двух частей. В первой, констатирующей части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными (ненормативными) правовыми актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или во исполнение ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Во второй, заключительной части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть, например: письма - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с заглавной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.
При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (распоряжений по личному составу, производственной деятельности, постановлений, договоров, контрактов, актов, сопроводительных и гарантийных писем, претензий, заявок, заключений и т.д.), используются унифицированные формы с трафаретным текстом.
При подготовке текстов документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером 14 пт и межстрочный интервал одинарный или полуторный.
2.1.14. Оформление приложений к документу.
Приложения к документу могут быть трех видов:
приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими нормативными (ненормативными) правовыми актами и распорядительными документами (постановлениями, распоряжениями);
приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;
приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.
Отметка о наличии приложения оформляется двумя способами.
Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется после текста, например:
Приложение: на 5 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Письмо ООО «Буздяк» ... на 4 л. в 3 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющей приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Администрации муниципального района Буздякский район РБ от «___»__________ 2016 г. №____ и приложение к нему, всего на 7 л.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на 3 л.
В приложении к нормативному правовому акту и распорядительному документу в правом верхнем углу первого листа пишется: "Приложение №__" с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение №1
утверждено постановлением
главы сельского поселения Копей-Кубовский сельсовет муниципального района Буздякский район РБ
от «___»__________2016 г. №___
2.1.15. Подпись документа.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
|
