VI. Организация работы с документами в делопроизводстве
6.1. Составление номенклатуры дел
6.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве в сельском поселении с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел сельского поселения (приложение № 3) составляется управляющим делами на основе номенклатуры дел сельского поселения при методической помощи Управления по делам архивов Республики Башкортостан. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел делопроизводства сельского поселения, второй - используется в качестве рабочего.
В сельском поселении номенклатуру дел составляет управляющий делами.
6.1.2. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
6.1.3. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел устанавливается единый для всех структурных подразделений и определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащие законодательные и правовые акты федеральных органов исполнительной власти, правовые акты и распорядительные документы Правительства Республики Башкортостан, планово-отчетная и аналитическая документация, переписка, регистрационно-контрольные формы, номенклатура дел. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности".
Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому или ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2015 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.
6.1.4. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
6.1.5. Утвержденная номенклатура дел сельского поселения хранится в электронном виде для упрощения ее ведения, корректировки и переработки.
Номенклатура дел уточняется в конце каждого года и вводится в действие с 1-го января следующего года. Номенклатура дел согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Управления по делам архивов Республики Башкортостан не реже чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры сельского поселения разрабатывается новая номенклатура дел.
6.2. Формирование дел
6.2.1. Формирование дел - группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Дела в Администрации формируются в отделе организационной и контрольной работы, делопроизводства сельского поселения.
Формированием дел в сельском поселении занимаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.
Контроль формирования дел осуществляется управляющим делами Администрации.
6.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.
6.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, тематической последовательности или их сочетании. Нормативные правовые акты и распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, правила, утвержденные правовыми актами и распорядительными документами, группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.
Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу и распоряжений о командировках и отпусках.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.
6.3. Оформление дел
6.3.1. Оформление дела - подготовка дела к хранению.
Дела оформляются при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится лицом, ответственным за делопроизводство в сельском поселении.
При заведении дел оформляются обложки дел с указанием индекса дела.
6.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
оформление реквизитов обложки дела;
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела (приложение № 5);
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 6);
подшивку или переплет дела;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (индекса, заголовка дела, даты, проставление номера тома и количества листов и др.). На обложке предусмотрены места для проставления архивных шифров: номера фонда, описи, дела. По согласованию с архивом на обложке дела карандашом проставляется номер описи и дела.
6.3.3. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме заверительного и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом.
По окончании года проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера распорядительных документов и протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).
Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела; в деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись "имеются документы за... годы". При обозначении точной календарной даты (к протоколам, постановлениям, распоряжениям) указываются число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, черными светостойкими чернилами или тушью.
6.4. Составление описей дел
6.4.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи (приложения №7 и №8). На дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения описи не составляются, Описи дел в структурных подразделениях составляются сотрудником, ответственным за делопроизводство, под непосредственным методическим руководством директора МБУ «Буздякский архив».
Описи составляются не менее чем в двух экземплярах отдельно на дела постоянного срока хранения, на дела временного (свыше 10 лет) срока хранения и на дела по личному составу. По этим описям документы сдаются в архив. Описи служат основой для подготовки сводной описи, которую готовит управляющий делами сельского поселения.
6.4.2. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи сквозной за несколько лет; порядок присвоения номеров описям подразделений устанавливается архивом организации;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копии и т.п.
6.4.3. Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре. В случае несоответствия количества дел принимаются меры к розыску. Если принятые меры не дали результатов, составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается в архив.
При просмотре дел проверяются соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи; правильность оформления обложки дела, наличие и правильность заверительной надписи дела.
В конце описи делается итоговая запись о количестве дел.
6.5. Хранение и использование документов в структурных подразделениях
6.5.1. С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела.
Ответственные за делопроизводство обеспечивают сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для хранения документов помещениях, располагаются в закрытых шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, предохраняющих их от пыли и солнечного света.
В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.
6.5.2. С целью предотвращения износа подлинников нормативных правовых актов и распорядительных документов создается фонд пользования - совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов.
6.5.3. Управделами сельского поселения может выдавать сотрудникам для работы во временное пользование дела или копии документов, хранящихся в архиве, по журналу регистрации выданных документов.
|
