IV. Поисковая система по документам
4.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в сельском поселении создаются поисковые системы по документам. Поисковые системы могут создаваться как в традиционном, так и в электронном виде.
4.2. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его получения, создания, передачи и отправления.
4.3. Для создания поисковых систем и достижения совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
наименование организации, автора или корреспондента;
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
4.4. В автоматизированных системах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам или по контексту.
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.
V. Контроль исполнения документов
5.1. Контроль исполнения включает постановку на контроль, регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов.
5.2. Контролю исполнения подлежат правовые акты и распорядительные документы, служебные и информационные документы с соответствующими резолюциями руководителя, а также порученные для контроля мероприятия.
5.3. Глава сельского поселения возлагает ответственность за организацию контроля исполнения поручений на одного из своих заместителей либо оставляет организацию исполнения поручений за собой.
5.4. Организация контроля включает:
распределение задач и организацию взаимодействия между должностными лицами, осуществляющими контрольные функции;
определение порядка, форм и методов обмена информацией между контролирующими инстанциями и исполнителями документов;
осуществление целенаправленного сбора сведений о ходе исполнения правовых актов и распорядительных документов или контролируемых мероприятий;
обобщение информации и проведение всестороннего анализа состояния процесса исполнения, разработку предложений по дальнейшему осуществлению контроля;
обсуждение на оперативных совещаниях хода исполнения правовых актов и распорядительных документов;
проведение выездов комиссий на место реализации контролируемых мероприятий с целью уточнения состояния дел и разработки предложений руководству;
обеспечение ведения на каждом этапе работы контрольных форм установленной документации (на бумажных или электронных носителях) по состоянию исполнения мероприятий.
5.5. В поручениях, как правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) их исполнения.
Сроки исполнения поручений, содержащихся в правовых актах и распорядительных документах, указываются в тексте документа и определяются по сроку исполнения последнего поручения, предусмотренного данным актом.
В тексте поручения могут быть указания "срочно" или "оперативно", которые предусматривают соответственно трехдневный или десятидневный срок исполнения поручения, считая от даты его подписания.
Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до одного месяца, считая от даты подписания поручения. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
5.6. В случае если по ходу совещания срок исполнения указан не был, он исчисляется:
для доработки рассмотренного проекта документа - до пяти рабочих дней;
исполнение поручений, требующих дополнительного изучения вопроса, - до одного месяца.
5.7. Снятие с контроля правовых актов и распорядительных документов и поручений производится на основании представленной исполнителем информации об их выполнении.
5.8. Доклад о состоянии исполнения документов руководителю осуществляется с установленной им периодичностью - еженедельно или ежемесячно.
|
