III. Организация документооборота и исполнения документов
3.1. Организация документооборота
3.1.1. Основными видами документации являются входящие, исходящие, внутренние документы.
3.1.2. Показатели объема документооборота используются для анализа различных аспектов управленческой деятельности, определения технологической оснащенности процессов делопроизводства, а также выработки мер по совершенствованию работы с документами. За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий, образующихся при печатании и размножении, которые подсчитываются отдельно. Подсчет объема документооборота проводится по группам документов (нормативные правовые акты и распорядительные документы, служебная переписка, обращения граждан и др.) и осуществляется делопроизводителем сельского поселения.
3.2. Организация доставки документов
Доставка корреспонденции в адрес сельского поселения осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электронной связи и нарочными.
3.3. Прием, первичная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции
3.3.1. В процессе первичной обработки поступающей корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность вложений, а также наличие необходимых реквизитов документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
Управделами СП принимает все документы, поступающие в сельское поселение.
3.3.2. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Лично", вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в трех экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки и получения документов.
3.3.3. Регистрация поступивших документов производится путем ввода информации в журналах. Регистрируются все поступившие документы, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации (приложение № 1). В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты и входящего регистрационного номера. Отметка должна проставляться не на текстовой части документа.
3.3.4. Документы без указания конкретного адресата предварительно рассматриваются управляющим делами сельского поселения, а затем направляются по назначению.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на:
требующие обязательного рассмотрения главой сельского поселения;
направляемые непосредственно ответственным исполнителям.
3.3.5. После рассмотрения главой сельского поселения документы с его резолюцией направляются для дальнейшего их направления на исполнение, согласно резолюции.
Резолюция руководителя по исполнению документа содержит конкретные поручения исполнителю или исполнителям, которым направляется документ; предписываемые действия, порядок и сроки исполнения; подпись руководителя и дату.
Текст резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документов вносятся делопроизводителем в соответствующие журналы.
3.3.6. Документы, направляемые главой сельского поселения на исполнение нескольким соисполнителям, передаются им поочередно или направляются одновременно на исполнение в копиях.
3.3.7. При наличии в поручении нескольких исполнителей, если не указано конкретное лицо, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Если поручение дано нескольким ответственным исполнителям, ответ готовит лицо, указанное в резолюции первым, если нет других указаний, и информация (предложения) от других соисполнителей направляется к нему.
3.3.8. Поступившие в сельское поселение документы после первичной обработки и регистрации управделами передаются в день их поступления главе сельского поселения.
3.3.9. Срочная корреспонденция передается немедленно.
Документы, направляемые управделами, должны быть правильно и аккуратно оформлены и содержать обязательные реквизиты: ссылку на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту (если документ имеет более одной страницы печатного текста), отметку о наличии приложения, фамилию исполнителя и телефон.
При сдаче документов управделами сотрудники сельского поселения должны в обязательном порядке информировать о наличии срочных документов.
3.3.10. Списанные в дело и сданные управделами сельского поселения документы формируются в дела текущего архива и хранятся 5 лет.
При необходимости дела выдаются из текущего архива сотрудникам под расписку на срок не более 5 дней или они приобщаются к вновь поступившему документу по аналогичному вопросу с отметкой в системе делопроизводства и в деле, откуда документ изъят.
3.3.11. Поступившие телеграммы принимаются управделами под расписку с проставлением даты и времени приема. Все телеграммы (кроме поздравительных) регистрируются, а затем передаются на рассмотрение и исполнение должностным лицам.
3.3.12. Поступившие обращения граждан принимаются управделами , регистрируются, передаются на рассмотрение главе сельского поселения в соответствии с Административным регламентом рассмотрения обращений граждан в сельском поселении Копей-Кубовский сельсовет муниципального района Буздякский район РБ, утвержденным главой сельского поселения.
3.3.13. При приеме и передаче документов по каналу факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого материала (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
подлежащий передаче материал регистрируется в журнале учета исходящих документов. Подлинники документов после передачи подшиваются в дело или отправляются по почте;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче;
запрещается передавать документы с грифом "Секретно" и "Для служебного пользования";
поступившие на официальный факс факсограммы регистрируются в журнале входящих документов, вручаются по назначению под расписку в журнале в день их приема, срочные – немедленно.
3.3.14. Контроль использования факсимильной техники, установленной в кабинетах, осуществляется материально-ответственными лицами.
3.3.15. Документы, поступающие в электронном виде, проходят прием, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес сельского поселения, осуществляется управделами сельского поселения.
Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются настоящей Инструкцией и с учетом функционирующих технических и программных средств в сельском поселении.
3.4. Оформление писем и телефонограмм, отправка исходящих документов.
3.4.1. Документы, отправляемые сельским поселением почтовой и электронной связью.
3.4.2. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется управделами сельского поселения.
3.4.3. Подготовленный и подписанный должностным лицом документ регистрируется, при этом проверяются правильность оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений.
Отправляемые документы должны иметь отметку об исполнителе с указанием его инициалов и фамилии, номера телефона, которые располагаются на лицевой или оборотной стороне листа документа в левом нижнем углу.
Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.
Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее первой половины следующего дня.
3.4.4. Исходящие документы оформляются на соответствующих бланках, подписываются главой сельского поселения, и согласно регистрации в Реестре отправки почтовой корреспонденции отправляются по почте.
3.4.5. Телефонограммы на отправку принимаются управделами правильно оформленными, подписанными, с отметкой об их категории, с указанием точного адреса.
3.5. Порядок прохождения внутренних документов
3.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
3.5.2. Во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагается от первого лица единственного числа. Например: "предлагаю...", "прошу...", "считаю целесообразным...".
3.7. Работа исполнителей с документами
3.7.1. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) главе сельского поселения, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, тиражирует и передает на подпись главе сельского поселения.
3.7.2. При оперативном решении вопросов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
3.8. Организация работы с документами.
3.8.1. Организация и ведение делопроизводства в сельском поселении, прием и учет поступивших документов осуществляются управделами сельского поселения.
Учет поступления, прохождения и исполнения документов в сельском поселении ведется посредством записей в журналах установленной формы.
3.8.2. Поступившие документы передаются управделами сельского поселения руководителю и в соответствии с его поручением (резолюцией) направляются на исполнение сотруднику.
Работники сельского поселения организуют работу с поступившими документами, обеспечивают подготовку письменных ответов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.
После завершения работы над документом исполнитель должен кратко изложить на самом документе или на отдельном листе бумаги в форме справки результаты выполнения поручения, например: "Направлен ответ, исх. № и дата", "Дан устный ответ", "Вопрос обсужден 21.09.2015", "Решено (указывается, что решено)" и так далее.
Управляющий делами сельского поселения периодически, не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся на исполнении, с учетными данными зарегистрированных за исполнителями документов.
3.8.3. Подготовленный ответ вместе с исполняемым документом передается исполнителем на подпись главе сельского поселения, а после подписания направляется для регистрации и отправки. Копия ответа вместе с входящим документом, на который был дан ответ (или его копией), помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел сельского поселения.
3.8.4. При работе с документами необходимо руководствоваться следующими требованиями:
сотрудники несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. При утрате ими служебного документа составляется акт. При необходимости назначается служебное расследование;
сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у сотрудника;
не разрешается вносить в документы какие-либо правки, делать пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией;
документ, помещенный в дело, может быть с разрешения руководителя временно изъят с обязательным вложением в дело листа-расписки о выдаче документа из дела;
при уходе в отпуск или выезде в командировку (кроме краткосрочных) сотрудник должен отчитаться по всем находящимся у него документам, а при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности обязан сдать все числящиеся за ним документы главе сельского поселения.
|
