Оглавление
1.Раскройте значение документов по личному составу. Виды документов по личному составу. Содержание и правила оформления трудового договора. Обратитесь также к нормам Трудового кодекса РФ. 2
1.1.Документы по личному составу. Виды документов по личному составу. 2
1.2. Содержание и правила оформления трудового договора. Нормы Трудового кодекса РФ 8
2. Раскройте раздел 16
2.1. Технологии работы с документами в организации: подготовка документов к архивному хранению. 16
2.2. Акт о выделении документов к уничтожению. Экспертная комиссия предприятия. 19
3. Выполните практическое задание 25
3.1. Напечатайте типовую форму трудового договора, на конкретного работника заполняя разделы трудового договора. Учитывайте правила оформления реквизитов документа. 25
Раскройте значение документов по личному составу. Виды документов по личному составу. Содержание и правила оформления трудового договора. Обратитесь также к нормам Трудового кодекса РФ.
1.1.Документы по личному составу. Виды документов по личному составу.
Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).
Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке — по этапам трудового цикла работника:
• документация, связанная с комплектованием персонала организации;
• документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;
• документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;
• документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т. е. с увольнением.
Что касается видов и оформления организационно-распорядительных документов, то они подробно были освещены в главе 3 данного пособия. Первичная учетная документация по личному составу, в свою очередь, подразделяется на две группы:
• по учету кадров;
• по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.
Комплекс первичных учетных документов по личному составу в настоящее время унифицирован и приводится в альбоме унифицированных форм документов, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г № 1 [9].
Процесс управления персоналом организации кроме оформления первичной учетной документации включает также выполнение следующих работ:
• ведение трудовых книжек;
• формирование и ведение личных дел;
• подготовку и передачу дел в архив организации;
• хранение дел службы персонала в архиве организации.
Прием на постоянную работу нового сотрудника при наличии вакантной должности, предусмотренной штатным расписанием, сопровождается оформлением документов.
Резюме — сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место. В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предварительно ознакомиться с претендентом, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них.
Согласие на прием нового работника дает будущий непосредственный руководитель.
Анкета составляется собственноручно поступающим на работу. Все записи в анкете должны быть подтверждены документально. Данные проверяются инспектором отдела персонала, заверяются его подписью и печатью.
Автобиография Трудовым кодексом РФ не считается обязательным документом. Вопрос о предоставлении такого документа решается работодателем и поступающим на работу по взаимному согласию. В отдельных случаях (при оформлении на службу в таможенных органах) автобиография представляется в обязательном порядке.
Характеристика — официальный документ, который выдает организация по прежнему месту работы претендента на вакантную должность при оформлении на новую работу. Характеристика подготавливается по запросу той организации, куда поступает на работу претендент. В характеристике приводится отзыв о служебной и общественной деятельности работника. Подписывается характеристика руководителем организации и заверяется гербовой печатью.
Трудовой договор заключается между работодателем и работником. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации трудовой договор заключается в письменном виде на неопределенный срок или на срок до пяти лет (срочный трудовой договор). Права, обязанности и ответственность сторон, условия оплаты и организация труда устанавливаются самостоятельно сторонами соглашения. В договоре могут быть предусмотрены определенные льготы для создания дополнительных стимулов к труду.
Если труд работника, принятого на вакантную должность, связан с материальной ответственностью, то с поступившим на работу может заключаться письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Согласно ТК РФ (ст. 244) договор о полной материальной ответственности может быть заключен с работником, достигшим 18-летнего возраста, занимающим соответствующую должность, указанную в специальном Перечне, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности считается дополнением к трудовому договору. В договоре указываются обязанности и ответственность работника, приводятся условия, которые обеспечивает работодатель, необходимые для нормальной работы и сохранности материальных ценностей.
Приказ о приеме на работу оформляется по форме № Т-1 и № Т-1а. Форма № Т-1 заполняется индивидуально на каждого принятого работника. Форма № Т-1а заполняется одновременно на нескольких работников, по содержанию она идентична форме № Т-1 и здесь не приводится.
Работник отдела персонала на основании приказа о зачислении работника на работу заполняет личную карточку, делает соответствующую запись в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или аналогичный документ по начислению заработной платы.
Личный листок по учету кадров является документом, содержащим сведения анкетно-биографического характера только о самом работнике. Личный листок составляет основу личного дела работника, и этим объясняется необходимость его оформления при поступлении на работу. Личный листок содержит перечень вопросов о биографических данных, сведения о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, об образовании и другие
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. Лица, поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства. Уволенные из Вооруженных Сил РФ предъявляют военный билет.
Заполнение трудовых книжек производится на языке республики, автономной области, на территории которых расположено данное предприятие, организация, и на официальном (русском) языке Российской Федерации.
В трудовую книжку вносятся:
— сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
— сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;
— сведения о награждениях и поощрениях в соответствии с действующим законодательством (ордена, медали, почетные звания, поощрения за успехи в работе и т. п.);
— сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рдционализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Взыскания в трудовую книжку не записываются. Далее представлены образцы заполнения в трудовой книжке сведений о работе соответственно старого и нового образцов.
Личная карточка работника (форма № Т-2) — основной учетный документ. Заполняется на всех работников, кроме государственных служащих, на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки, страхового свидетельства, диплома (свидетельства об образовании) и на основе опроса работника.
Заполняются личные карточки работником кадровой службы (отдела персонала, менеджера по кадрам и т. д.) от руки. Личные карточки заводятся в одном экземпляре, регистрируются и хранятся в отдельной картотеке.
Все последующие изменения данных о работнике отражаются в личной карточке и заверяются подписью работника кадровой службы.
Карточки уволенных работников формируются в отдельные дела. Срок хранения карточек по форме № Т-2 — 75 лет.
Форма № Т-4 составляется дополнительно только для учета научных и научно-педагогических работников. Она ведется наряду с заполнением формы № Т-2.
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку-скоросшиватель.
В состав личного дела входят следующие документы: внутренняя опись документов, подшитых в личном деле; резюме; автобиография; анкета или личный листок по учету кадров; копии документов об образовании; характеристики на работника; трудовой договор (может входить в состав личного дела или храниться отдельно); копии приказов о назначении, перемещении, увольнении; копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе; копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; дополнения к анкете или личному листку по учету кадров; различные справки, относящиеся к данному работнику (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно).
При наличии характеристики с прошлого места работы и рекомендательного письма, представленных при поступлении на работу, они также подшиваются в личное дело работника.
Личные дела работников регистрируются в специальном журнале, хранятся в сейфе и выдаются во временное пользование только определенным должностным лицам. Записи и изменения в личные дела вносятся лицами, ответственными за их ведение.
Личные дела уволенных или умерших работников должны передаваться в архив и храниться 75 лет.
Условия и порядок перевода работника на другую работу определяются Трудовым кодексом РФ (гл. 12).
Законодательство допускает три вида переводов на другую работу: перевод на работу на том же предприятии, перевод на другое предприятие, перевод в другую местность, в том числе и вместе с предприятием. Все эти изменения трудового договора допускаются только с письменного согласия работника за исключением случаев, предусмотренных ст. 74 Трудового кодекса. Исключение составляет временный перевод на другую работу в случае производственной необходимости, аварий, катастроф на срок до одного месяца.
Переводом на другую работу, требующим согласия работника следует считать поручение ему работы, не соответствующей специальности, квалификации, должности, либо работы, при выполнении которой изменяются размер заработной платы, льготы, преимущества и иные существенные условия труда, обусловленных при заключении трудового договора.
Перевод на другую должность может быть осуществлен в результате аттестации работника в соответствии с действующим в организации Положением об аттестации. Перевод на другую должность оформляется приказом (распоряжением) по форм> № Т-5. Форма заполняется работником отдела кадров.
В приказе о переводе указывают:
— фамилию, имя, отчество работника;
— вид перевода (постоянно, временно);
— данные по прежнему месту работы;
— причину перевода (в соответствии с ТК РФ);
— данные по новому месту работы;
— изменения в оплате труда.
1.2. Содержание и правила оформления трудового договора. Нормы Трудового кодекса РФ
Трудовое законодательство не содержит определений таких понятий, как "соглашение" и "договор", оно заимствовало их из гражданского законодательства. Таким образом, трудовой договор можно определить как двустороннее соглашение (сделку) между работодателем и работником, содержащее его существенные условия.
Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовым договором является соглашение, заключенное между работником и работодателем, в соответствии с которым работодатель берет на себя обязанность предоставить работнику обусловленную работу, обеспечить соответствующие условия труда, вовремя и полностью платить работнику зарплату, а работник берет на себя обязанность лично выполнять работу и соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, принятые у данного работодателя.
В содержание трудового договора должны входить следующие пункты:
- фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя;
- данные об удостоверяющих личность работника документах;
- ИНН работодателя;
- сведения о представителе работодателя, который подписывает трудовой договор, и информация о документе, наделившем его данными полномочиями;
- место и дата заключения трудового договора;
- место работы;
- сущность работы, выполняемой работником;
- дата начала работы;
- условия оплаты труда;
- режим времени работы и отдыха;
- условие об обязательном социальном страховании работника.
Трудовые договоры могут быть заключенными на неопределенный срок или так называемые срочные трудовые договоры, которые заключаются на определенный срок, не превышающий пяти лет.
Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, или со дня фактического начала работы с ведома работодателя.
В соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ (ст. 67) трудовой договор должен быть заключен в письменной форме. Документ обязательно должен содержать следующие сведения (ст. 57): ФИО сотрудника и его паспортные данные; наименование организации-работодателя; ФИО и должность представителя организации, подписывающего контракт; если работодатель – физическое лицо, то его ФИО и паспортные данные; ИНН работодателя (кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями).
Также Трудовой договор должен чётко описывать условия, на которых работник трудоустраивается в организацию. Это место работы (с указанием структурного подразделения), наименование должности (специальности / профессии) с указанием квалификации либо перечня профессиональных обязанностей, условия оплаты труда (сюда входит размер должностного оклада, а также доплаты, надбавки и премии), условие об обязательном социальном страховании работника.
В ряде случаев в трудовом договоре также прописываются: режим рабочего времени и времени отдыха работника (если он не совпадает с режимом для остального персонала); порядок и объем предоставления компенсаций за работу на вредном / опасном производстве; условия работы, имеющей особый характер (разъездная, в пути и пр.).
Несомненно, договор должен включать дату начала работы, а если контракт срочный, то и событие, которое послужит основанием для окончания срока действия такого договора (например, выход сотрудницы из декрета, подписание акта приёмки работ и пр.). Также указываются место и дата заключения контракта.
На усмотрение работодателя в договоре могут прописываться условия прохождения сотрудником срока испытания в целях проверки его соответствия должности. Срок испытания не может превышать трёх месяцев. Более длительный испытательный срок (6 месяцев) может быть установлен для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей представительств или прочих обособленных структурных подразделений. Важно отметить, что отсутствие в трудовом договоре упоминания об испытательном сроке означает, что сотрудник принят на работу без испытания.
Также среди дополнительных условий, включаемых в трудовой договор, могут быть условия о неразглашении государственной / коммерческой тайны; об обязанности сотрудника отработать после прохождения обучения, если таковое проводилось за счет средств работодателя.
В соответствии с Трудовым кодексом РФ, заключаться трудовой договор может с лицами, достигшими шестнадцати лет. Также с согласия одного из родителей может быть подписан трудовой договор с учащимся, если он достиг возраста четырнадцати лет с целью выполнения в свободное от учебного процесса время легкого труда, который бы не причинял вреда его здоровью и не нарушал процесса обучения.
При подписании трудового договора будущий работник должен предъявить работодателю:
- паспорт или иной удостоверяющий личность документ;
- трудовую книжку, кроме случая, когда трудовой договор заключается впервые или будущая работа является для работника работой по совместительству;
- страховое свидетельство о государственном пенсионном страховании;
- документы воинского учета в случае необходимости;
- документ об образовании.
Трудовой договор составляется в письменной форме, заключается в двух экземплярах, которые подписываются работником и работодателем. Один экземпляр трудового договора получает работник, второй остается у работодателя. Факт получения работником его экземпляра договора должен быть подтвержден его подписью на экземпляре трудового договора работодателя.
Также при подписании трудового договора в нем стороны могут предусмотреть условие об установлении испытания работника для проверки его способности выполнять поручаемую работу. Этот срок не может быть больше трех месяцев, а для руководителей организаций и лиц, их замещающих, главных бухгалтеров и также лиц, их замещающих, руководителей филиалов, представительств - шести месяцев.
Отличительными признаками трудового договора являются:
1. Личное относительно длящееся выполнение трудовой функции в общем процессе труда конкретного трудового коллектива;
2. Подчинение правилам внутреннего трудового распорядка организации, выполнение установленной меры труда, за невыполнение которой работник может нести ответственность;
3. Обязанность работодателя организовать труд работника, создать ему необходимые в соответствии с законодательством условия труда и своевременно в полном размере оплатить этот труд.
4. После заключения трудового договора для работника становятся обязательными законодательные акты, регулирующие трудовые правоотношения, локальные нормативные акты и соглашения данного трудового коллектива с работодателем.
Трудовой договор имеет социально-экономическое и юридическое значение, поскольку он является:
a) основной правовой формой привлечения, распределения и рационального использования трудовых ресурсов государства;
b) одной из правовых форм осуществления принципа свободы труда и реализации права на труд;
c) основанием возникновения и существования трудового правоотношения;
d) необходимой предпосылкой и источником субъективных прав и обязанностей сторон, других институтов трудового права;
e) правовой формой связи работника с конкретным трудовым коллективом, что дает дополнительные гарантии, которые могут быть и не предусмотрены в трудовом договоре;
f) отражением индивидуально-договорного метода регулирования трудовых отношений, устанавливая место работы, срок договора, дополнительные трудовые льготы и т.д.;
g) юридической формой охраны трудовых и личных прав работника.
В процессе трудовой деятельности в силу объективных и субъективных причин трудовой договор может быть изменен, как по согласованию сторон, так и по инициативе одной из них в случаях предусмотренных законодательством. Изменение трудового договора охватывает три понятия:
перевод на другую работу;
перемещение на другое рабочее место;
изменение существенных условий труда.
Перевод на другую работу является наиболее распространенной формой изменения трудового договора, при котором изменяются или трудовая функция, или место работы, или оплата и режим труда, или другие существенные условия трудового договора.
Признаком перевода является освобождение работника от выполняемой по заключенному трудовому договору работы и возложение на него другой работы, не предусмотренной договором и изменение существенных условий трудового договора.
Надо различать перевод и перемещение на другое рабочее место. Не требует согласия работника и не является его переводом на другую работу перемещение работника без изменения существенных условий труда.
Перевод на другую работу надо также отличать от обусловленного изменения работодателем существенных условий труда без изменения трудовой функции работника.
Правовые последствия при переводе работника на другую работу различны при разных условиях перевода: по производственной необходимости, когда он обязателен для работника, при изменении степени самостоятельности и ответственности работы.
В случае изменения существенных условий в силу изменения законодательства это не является переводом на другую работу и согласия работника не требуется (оплата труда, новая продолжительность отпуска и др.). Также оценивается и изменение организационных и технологических условий труда в организации при невозможности сохранения прежних условий.
Перевод надо отличать и от перехода на другую работу, при котором работник увольняется с одной работы и поступает на другую, хотя такое перемещение оформляется как в порядке перевода.
Перемещением рабочей силы является командировка, которая, как и перевод, связана с изменениями в работе, но цель у них различна. В отличие от перевода при командировке за работником сохраняется основное место работы, средний заработок, расходы по командировке носят компенсационный характер в виде командировочных и согласия работника, как правило, не требуется.
Переводом на другую работу является временное заместительство, т.е. исполнение обязанности по должности временно отсутствующего работника. Закон относит его к переводу по производственной необходимости. Согласие работника требуется в подобных случаях только при заместительстве, длящемся более одного месяца в году. Назначение работника исполняющим обязанности по вакантной должности не является заместительством, а признается переводом на другую работу с его согласия, если работник освобожден от своей первоначальной работы. Освобождение от этой должности осуществляется на общих основаниях.
Все переводы можно разделить на группы в зависимости:
от их срока:
a) на другую постоянную работу;
b) временные переводы.
по источнику инициативы: по инициативе работника и работодателя;
по обязательности для сторон трудового договора:
обязательные для работника;
обязательные для работодателя;
обязательные для обеих сторон.
Окончательное, а не временное изменение условий трудового договора происходит при переводе на другую постоянную работу, когда другая работа предоставляется на неопределенный срок, а прежнее место работы не сохраняется. Такие переводы могут быть трех видов:
¯ на другую работу в той же организации;
¯ в другую организацию, хотя бы и по той же специальности и с сохранением отдельных льгот по выслуге лет и по стажу;
¯ в другую местность, хотя бы и с той же организацией.
Существует такой вид перевода как временный, который может быть:
по производственной необходимости (ст. 74 ТК) – обязателен для работника;
обязательны для работодателя:
женщин в связи с беременностью, кормлением грудью или наличием ребенка в возрасте до 1,5 лет;
по состоянию здоровья согласно медицинскому заключению;
по просьбе военкомата для прохождения военных сборов.
Таким образом, на основании вышеизложенного, становится понятной суть трудового договора и определяется порядок оформления трудового договора, правила и особенности его оформления.
|
