1 Документы по личному составу. Виды документов по личному составу
Скачать 386.52 Kb.
|
2.2. Акт о выделении документов к уничтожению. Экспертная комиссия предприятия.Процедура уничтожения документации унифицирована и состоит из нескольких этапов:
Для проведения экспертизы ценности создается экспертная комиссия. Процесс уничтожения документов закреплен законодательством. Выделение дел к уничтожению регламентируют:
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в организации создаются постоянно действующие экспертные комиссии. Экспертная комиссия является совещательным органом, председателем которого обычно назначается один из руководителей организации. В ее состав включаются наиболее опытные квалифицированные специалисты организации, хорошо знающие состав и содержание документов, образующихся в деятельности структурных подразделений (не менее трех человек). В комиссию могут входить, например, начальник отдела кадров, начальник канцелярии, заместитель начальника отдела бухгалтерского учета и отчетности и т.п. Специалисты определяют значение и ценность информации, содержащейся в документах. В экспертную комиссию можно пригласить архивариуса — он поможет избежать типичных ошибок и разрешит возникающие вопросы по хранению и уничтожению документов. Перед тем как комиссия приступит к осуществлению своих полномочий, руководитель организации издает Приказ о созыве постоянно действующей экспертной комиссии. Заседания экспертных комиссий протоколируются. В министерствах, ведомствах и других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Экспертные комиссии осуществляют свою деятельность в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) и Приказом Росархива от 19.01.1995 № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия». Экспертные комиссии рассматривают описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе дел по личному составу, номенклатуры дел, акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. Главной задачей экспертной комиссии является организация и проведение экспертизы ценности с целью отобрать документы на хранение, а также выделить дела к уничтожению. Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то экспертная комиссия проводит отбор и подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив. Экспертная комиссия вправе не принять к рассмотрению и вернуть для доработки некачественно и небрежно обработанные документы (п. 4.5 Приказа Росархива «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия»). Экспертиза ценности — это изучение документов на основании критериев их практической ценности, с целью определения сроков хранения, для отбора их на постоянное хранение и выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; проводится ежегодно. Главная задача экспертизы ценности — установить, какие документы несут ценную информацию, и отобрать их на постоянное хранение и какие документы не представляют ценность и могут быть уничтожены. На документы, подлежащие постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению составляются описи. Порядок проведения экспертизы ценности документов определен в «Основных правилах работы архивов организаций» (гл. 2 «Экспертиза ценности документов»). Экспертная комиссия выделяет документы на хранение и на уничтожение в соответствии с установленными законом сроками хранения документов, которые определены «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном приказом Министерства культуры РФ №558 от 06.10.2000 и более поздней редакцией Переченя типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного 25.08.2010 г. Федеральной архивной службой России. Действия последнего переченя распространяется только на документы 2010 года издания и документы, изданные позже. Сроки хранения, установленные Перечнем, обязательны для всех организаций, независимо от того, являются ли они источниками комплектования архивных учреждений или нет. Стоит учитывать, что расчет сроков хранения документов, производится не от даты их составления, а с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводством (п. 2.9 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» от 06.10.2000). Срок хранения документов можно увеличить, но только при согласовании с экспертной комиссией. Уменьшать сроки хранения нельзя. При выделении дел к уничтожению их просматривают полистно с целью убедиться, что срок хранения истек, а сам документ больше не понадобится. Помните, что документы, связанные с судебными разбирательствами, уничтожать нельзя. Лучше сохранить и документацию, которая может подтвердить проведение некоторых операций. В акт о выделении дел к уничтожению вносят список документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием обобщенных заголовков, а также их количество. В акте указывают, в соответствии с каким нормативным документом (и статьей), производится уничтожение. Это может быть «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный 25.08.2010 г. Федеральной архивной службой России (или более ранний — утвержденный 06.10.2000 — для дел, сформированных за период действия данного перечня), отраслевые перечни и перечни научно-технических документов или федеральный закон. В акте обязательно указываются годы, за которые отобраны документы. В конце акта на уничтожение может быть сделана запись об утверждении описи дел по личному составу организации за все указанные в акте годы. Акт о выделении документов к уничтожению составляется в организации только после проведения полной научно-технической обработки документов. Акт о выделении документов и дел на уничтожение это документ который формируется по результатам экспертизы ценности документов и соответствующего отбора дел на уничтожение. В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества. В акте на уничтожение указываются номера статей и нормативные документы, к которым относятся эти статьи. На их основании этих статей, если документ не содержит иных сведений определяется срок хранения документов. В частности указываются и годы, за которые отобраны документы в акт о выделении документов на уничтожение. Нельзя занижать или завышать количество документов по позиции, а так же опускать некоторые позиции, даже если количество документов в них мало – при проверке этот факт легко проявляется. Важно не допускать уничтожения документов, срок хранения которых не истек. Если количество документов не будет соответствовать реальности, может быть сделан вывод о незаконном уничтожении документов, и документы формально будут находится в организации, а это может обернутся серьезными проблемами при запросе. Напомним, что за незаконное уничтожение документов предусмотрена административная и уголовная ответственность. Важно учитывать, что название позиций не всегда соответствовует названию документов в применяемой к ним статье Перечня документов. Это связано с тем, что разновидностей документов множество, а Перечень типовых документов не может охватить их все. К какой именно статье отнести конкретный документ, должен решать архивариус, проводящий процедуру отбора документов на уничтожение. Во многих организациях есть однотипные виды документов – такие как, кассовые и банковские документы, приказы по административно-хозяйственной деятельности, заявления на отпуск и т.д. По этой причине количество позиций почти во всех организациях не может быть меньше пары десятков. Зачастую позиции исчисляются десятками. При том, что чем больше документов – тем больше позиций. На количество позиций влияет и состав документов. Общее количество позиций может достигать сотни и более. Количество позиций, как правило, показывает насколько тщательно и профессионально был произведен отбор документов к уничтожению. Оформляется акт на уничтожение в соответствии с приложением N 4 «Основных правил работы архивов организаций» 2002 года. Если в акте на уничтожение указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Акт на уничтожение утверждается руководителем предприятия – владелицы перечисленных в нем документов. Он в обязательном порядке согласовывается с экспертной комиссией организации. Если организация входит в зону комплектования какого-либо государственного, муниципального либо ведомственного архива, акт на уничтожения согласовывается с ним. В заключении акта на уничтожение документов и дел должна быть запись об утверждении описей дел по личному составу организации за все указанные в акте годы. К акту на уничтожение требуется приложить акт о проведенном уничтожении документов, с указанием общего количества документов и их веса. Без завершающего документа акт на уничтожение не действителен, т.к. факт уничтожения не подтвержден. |
Похожие:
 | Приложение Примерный перечень документов по личному составу, подлежащих включению в опись дел по личному составу | | Виды документов по личному составу и нормативно-правовая база, регламентирующая их учет и сохранность 3 |
 | Раскройте значение документов по личному составу. Виды документов по личному составу | | Раскройте значение документов по личному составу. Виды документов по личному составу. Правила оформления трудовой книжки |
| ... | | Раскройте значение документов по личному составу. Виды документов по личному составу. Правила оформления трудовой книжки. Постановление... |
| Раскройте значение документов по личному составу. Виды документов по личному составу. Правила оформления трудовой книжки. Постановление... | | Раскройте значение документов по личному составу. Виды документов по личному составу. Правила оформления трудовой книжки. Постановление... |
| Цель занятия: ознакомить обучающихся с видами документации по личному составу, научить составлять и оформлять резюме, заявления,... | | Раскройте значение документов по личному составу. Виды документов по личному составу. Правила оформления трудовой книжки. Постановление... |