Методические рекомендации по составлению описи дел по личному составу составитель: ведущий специалист отдела
Скачать 0.51 Mb.
|
Государственный комитет по делам архивов Челябинской области МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОСТАВЛЕНИЮ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ Составитель: ведущий специалист отдела формирования Архивного фонда Государственного комитета О.В. Литвякова Одобрены экспертно-проверочной комиссией Государственного комитета по делам архивов Челябинской области Протокол от 02 июня 2015 года № 7 Челябинск 2015 Оглавление
Введение Памятка предназначена для использования руководителями и специалистами архивных органов и учреждений Челябинской области при оказании методической помощи организациям-источникам комплектования и ликвидированным организациям в составлении описей дел по личному составу. Методические рекомендации включают в себя три раздела, список использованных источников и литературы, приложения. В первом разделе даются общие понятия и краткие характеристики документов по личному составу. Во втором разделе рассматриваются этапы составления описи дел по личному составу. Даются определения архивной описи дел, архивного фонда; рекомендации по формированию и оформлению дел по личному составу; оформлению описи дел по личному составу, составлению заголовков в описи дел. В третьем разделе рассмотрено оформление объяснительной записки на неполноту состава документов. Методические рекомендации содержат приложения: образец заполнения карточки, форма годового раздела описи дел по личному составу, образцы титульных листов. 1. Виды документов по личному составу В соответствии с п. 3 ст. 3 Федерального Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ (с изменениями на 4 октября 2014 года) к документам по личному составу относятся архивные документы, отражающие трудовые отношения сотрудника с работодателем. Разновидности документов по личному составу приведены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень), срок хранения документов по личному составу – 75 лет или 75 лет ЭПК1 (приложение 1). Однако, некоторым категориям дел по личному составу Перечнем определен срок «постоянно» или 5 лет. К документам по личному составу относятся: 1. Приказы (распоряжения) по личному составу – это распорядительные акты, при помощи которых документируются трудовые отношения (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда). Приказам о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках установлен срок хранения 5 лет, данные документы не включаются в описи дел по личному составу. 2. Личные карточки (ф. Т-2) работников, в том числе временных, (ф. Т-2ГС (МС) государственных (муниципальных) служащих - основные учетные документы, в которых содержатся персональные данные работника (служащего). Ведутся в течение всего периода трудовой деятельности работника (служащего) в организации. 3. Личное дело – совокупность документов (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов (СНИЛС, паспорта, ИНН), листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и другие документы), содержащих сведения о сотруднике и его трудовом стаже. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено. Как правило, личные дела заводятся на основных работников и специалистов. 4. Трудовые договоры (соглашения), договоры подряда не вошедшие в состав личных дел. В соответствии со статьей 56 Трудового кодекса Российской Федерации трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя. 5. Лицевые счета работников или служащих по начислению заработной платы - документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, применяется для ежемесячного отражения сведений об отработанном им времени и заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года. При отсутствии лицевых счетов в опись дел включаются расчетные, платежные ведомости (табуляграммы), расчетные листы на выдачу заработной платы. 6. Невостребованные подлинные личные документы - трудовые книжки, дипломы, удостоверения. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Унифицированная форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 № 225 «О трудовых книжках» (с изменениями на 25 марта 2013 года). 7. Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях по месту происшествия. 8. Документы (приказы по основной деятельности и по личному составу, штатные расписания, журналы учета работников, совмещающих профессии, табели (графики), журналы учета рабочего времени), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда работников. 9. Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица. 10. Тарификационные ведомости (списки) - документ, содержащий фамилии сотрудников с их характеристиками, фонд заработной платы по каждому сотруднику и итоговую сумму фонда заработной платы. Тарификационные ведомости составляются ежегодно на основании штатного расписания, в основном, формируются в учреждениях здравоохранения и образования. 11. Реестры, книги, журналы учёта приема, перемещения (перевода), увольнения работников; рабочего времени при тяжелых, вредных и опасных условиях труда; личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений; регистрации распорядительных документов по личному составу и другие. На дела по личному составу, например, личные дела, документы о производственных авариях и несчастных случаях, имеющие срок хранения «постоянно», составляется отдельная опись дел, либо эти дела включаются в опись дел постоянного хранения. 2. Этапы составления описи дел по личному составу 2.1. Общие положения Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись дел по личному составу, которая составляется ежегодно. Документы постоянного хранения, т.е. документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, культурное значение, составляют архивный фонд организации, являющийся составной частью Архивного фонда Российской Федерации2. Разновидностями архивного фонда являются3: архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в процессе ее деятельности; объединенный архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций-фондообразователей, имевших между собой исторически и/или логически обусловленные связи: однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение и др.; архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода и принятых на хранение в архив организации. Архивная опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания4. Составление описи дел по личному составу начинается с изучения истории фондообразователя и истории фонда. Если организация является источником комплектования архива, изучается наблюдательное дело, предварительно просматриваются документы фонда, справочный аппарат к фонду. При составлении описи дел по личному составу ликвидированной организации, изучаются документы о создании и ликвидации организации, учредительные документы, приказы по основной деятельности, по личному составу. Устанавливаются изменения в наименовании, местонахождении, структуре, форме собственности, подчиненности организации за период составления описи дел. Принимаются решения о названии фонда, количестве описей дел. Разрабатывается первоначальная схема систематизации дел, образовавшихся в процессе упорядочения. Основной признак систематизации в описях дел по личному составу – хронологически-структурный. Примерная схема расположения документов по личному составу внутри годового раздела описи дел может выглядеть следующим образом: КАДРЫ (УПРАВЛЕНИЕ) - учредительные документы, документы о создании, реорганизации и ликвидации ликвидированной организации, решения, определения Арбитражного суда (включаются в опись дел по личному составу ликвидированной организации); - приказы (распоряжения) по личному составу или другие распорядительные документы заменяющие их; - штатно-списочный состав, списки работников; - контракты (трудовые договоры), не вошедшие в состав личных дел, в том числе на временных работников; - личные дела работников, государственных (муниципальных) служащих; - личные карточки (ф. № Т-2) работников, (ф. № Т-2ГС (МС) государственных (муниципальных) служащих; - журналы регистрации приказов (распоряжений) по личному составу и других документов. БУХГАЛТЕРИЯ - лицевые счета (расчетные или платежные ведомости, табуляграммы) работников или служащих по заработной плате; - сведения, реестр сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованных лиц; - тарификационные ведомости (списки). ГЛАВНЫЙ ИНЖЕНЕР - протоколы и акты о несчастных случаях; - списки работающих на производстве с вредными условиями труда; - табели, наряды работников вредных профессий. НЕВОСТРЕБОВАННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ - невостребованные трудовые книжки. 2.2. Формирование дел по личному составу В процессе составления описи осуществляются: группировка документов по единицам хранения, систематизация документов внутри единиц хранения, оформление единиц хранения. При формировании дел по личному составу необходимо соблюдать следующие требования:
6. Личное дело и личная карточка (ф. Т-2, Т-2ГС (МС) работника, служащего - это два разных вида документа, формируются в отдельные дела. 7. При больших объемах документов по личному составу могут составляться отдельные описи дел на разные виды документов, либо по видам документов. Например: Опись № 2 дел по личному составу Или Опись № 2 дел по личному составу (лицевые счета) Опись № 3 дел по личному составу (личные дела). 8. Документы по личному составу, которые ведутся в электронном виде, в конце года должны быть распечатаны на бумаге, а сформированное дело включено в опись дел. Особенности формирования дел по личному составу:
2. Личные карточки (ф. Т-2, Т-2ГС (МС) уволенных работников (служащих) включаются в опись дел по году увольнения, а внутри дела систематизируются по алфавиту фамилий. 3. Личные дела вносятся в опись по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, систематизируются по алфавиту. Личные дела делятся по срокам хранения: а) постоянно хранятся личные дела руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания и включаются в опись дел постоянного хранения. б) 75 лет ЭПК хранятся личные дела работников, государственных гражданских и муниципальных служащих. В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» если гражданин поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы, поэтому личные дела государственных и муниципальных служащих включаются в опись дел отдельно на каждого служащего, с указанием имени, отчества и фамилии. 4. Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел, вносятся в опись дел по году приема лица на работу, располагаются внутри дела по дате или алфавиту фамилий. Для улучшения поиска рекомендуем составлять внутреннюю опись. 5. Лицевые счета (расчетные, платежные ведомости, табуляграммы) работников или служащих по начислению заработной платы группируются в отдельные дела и располагаются внутри дел по алфавиту фамилий. Как правило, количество листов в деле, состоящее из табуляграмм, превышает допустимую норму – 250 листов, это необходимо оговорить в предисловии к описи дел. 6. На невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы об образовании, свидетельства), как правило, составляется отдельная опись дел по личному составу. Каждый заголовок вносится под самостоятельным номером, с указанием фамилии, имени, отчества, количество листов не проставляется. При небольшом количестве документов рекомендуем включать в конец описи дел по личному составу. 7. Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях по месту происшествия включаются в состав описи дел по личному составу по году формирования данных документов. Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях по месту происшествия, связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами, включаются в состав описи дел постоянного хранения. 8. Тарификационные ведомости (списки); протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий на предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда включаются в опись дел по личному составу по году составления документов. 9. В состав описи дел по личному составу ликвидированной организации включаются учредительные документы: о создании и ликвидации организации, устав, положения, свидетельства о регистрации в налоговых органах, решения и определения Арбитражного суда, при отсутствии оригиналов в состав описи дел включаются копии документов. При работе с ликвидированными организациями необходимо выяснить наличие документов, подтверждающих льготный стаж работников. Отсутствие данных документов или вредных условий на предприятии отражается в предисловии к описи дел. |
Похожие:
 | Виды документов по личному составу и нормативно-правовая база, регламентирующая их учет и сохранность 3 | | Общие требования к упорядочению документов по личному составу |
 | Раскройте значение документов по личному составу. Виды документов по личному составу. Содержание и правила оформления трудового договора.... | | Цель занятия: ознакомить обучающихся с видами документации по личному составу, научить составлять и оформлять резюме, заявления,... |
| Росархива от 5 августа 2005 г., Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков... | | Это — приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в... |
| Основу документации по личному составу составляют распорядительные документы, в которых фиксируются правовые отношения работников... | | Настоящие методические рекомендации разработаны в соответствии со следующими документами |
| Раскройте значение документов по личному составу. Виды документов по личному составу | | Раскройте значение документов по личному составу. Виды документов по личному составу. Правила оформления трудовой книжки |