2. Раскройте раздел 2.1. Технологии работы с документами в организации: подготовка документов к архивному хранению.
Документы к архивному хранению нужно готовить. Без надлежащей подготовки документов к архивному хранению, они могут быстро прийти в негодность, что может повлечь за собой административную ответственность и большие штрафы. В архивном деле хранению документов уделяется самое пристальное внимание. Существует множество инструкций, рекомендаций и правил хранения документов. Однако подготовка документов к архивному хранению освещена не так обширно. В этой статье мы попытаемся по возможности устранить эти пробелы.
Все документы по срокам хранения делятся на 3 большие группы:
с кратким (до 3 лет) сроком хранения и подлежащие уничтоже нию;
со средним сроком хранения (до 10 лет);
с длительным сроком хранения (свыше 10 лет).
Отбор документов на хранение или уничтожение производится по результатам экспертизы их ценности Экспертной комиссией пред приятия, назначаемой приказом директора. Комиссия в своей работе руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Феде рации, Правилами работы ведомственных архивов, Типовым переч нем сроков хранения документов, Номенклатурой дел и Положением об экспертной комиссии предприятия.
При подготовке дел к архивному хранению, ежегодно проводится экспертиза ценности докумен тов с постраничным просмотром Дел. При по страничном просмотре из всех дел подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, неоформленные копии, черновики и доку менты со сроком хранения, не соответствующим сроку хранения Де ла. Документы с более длительными сроками хранения, чем данное Дело, переносятся в соответствующие папки. Отдельные документы и Дела с истекшими сроками хранения отбираются для уничтожения. Но результатам экспертизы составляются «Описи дел» временного и долговременного хранения, а также «Акты» о выделении «Дел» к унич тожению. Формы описей и актов унифицированы. «Описи дел» рас сматриваются на заседании экспертной комиссии предприятия, со гласовываются с экспертными комиссиями архивов и вместе с актами На уничтожение документов утверждаются в 3 экземплярах руково дителем предприятия. Один экземпляр передается в архив, второй прилагается к протоколу заседания экспертной комиссии как основа ние, третий остается в качестве контрольного экземпляра в секрета риате предприятия.
Различают полное и частичное оформление сдачи дел на хране ние. Полное оформление установлено только для Дел долговремен ного и постоянного хранения. Оно предусматривает: нумерацию лис тов в деле арабскими цифрами в правом верхнем углу черным графи товым карандашом, переплет документов в твердую обложку из кар тона и прошивку ее суровой нитью на 4 прокола с закреплением кон цов сургучной печатью, внесение уточнений в реквизиты обложки и составление заверительной надписи.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению. Эти Дела допускается хранить в стандарт ных скоросшивателях, листы можно не нумеровать, а заверительной надписи не составлять. По согласованию с архивом вместе с Делами в архивы сдаются регистрационные карточки на документы.
Первым этапом подготовки документов к архивному хранению является экспертиза ценности документов. В ходе экспертизы ценности выявляются документы, подлежащие уничтожению, а на остальных документах проставляются сроки их дальнейшего хранения. Для этого составляются описи дел и описи документов дел. Опытный архивариус делает вышеописанные процедуры довольно быстро (при небольших размерах архива). В крупных архивах и больших предприятиях подготовку документов к архивному хранению должна вести экспертная комиссия.
На втором этапе подготовки документов к архивному хранению необходимо выяснить, где будут храниться документы.
Существует несколько способов хранения документов:
- Хранение документов в офисe
- Сдача документов на внеофисное хранение
- Создание электронного архива
1.Хранение документов в офисе
В этом случае подготовка документов к архивному хранению заключается в следующем: правильной организации пространства и температурного режима. Для создания архивного хранилища непосредственно в офисе нужны будут архивные стеллажи, архивные короба и папки. Все дела должны быть прошиты и переплетены, это облегчит поиск в архиве. Не стоит складывать документы в полиэтиленовые файлы – это уменьшает сохранность документа. При формировании архива все папки и архивные короба следует подписать, а наиболее важные документы поставить ближе для более быстрого доступа к ним.
2.Сдача документов на внеофисное хранение.
Сдача документов на внеофисное хранение включает в себя вывоз документов в хранилище сторонней архивной компании. Подготовка документов к архивному внеофисному хранению самая минимальная: необходимо просто не потерять документы при вывозе. Специалисты архивных компаний обладают большим опытом и, с вероятностью 99%, Ваши документы не потеряются.
3. Создание электронного архива
Подготовка документов к архивному хранению будет заключаться в отборе документов на сканирование. После этого уже программисты создают базу данных с удобной и быстрой системой поиска, а операторы вводят необходимые данные в систему. Таким образом, Вы получаете весь архив у себя на компьютере.
Как видно из статьи, подготовка документов к архивному хранению задает тон дальнейшей работе. Грамотная подготовка документов – гарант успешного архива.
|
