Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования

ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Алтайский государственный университет» 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Алтайский государственный университет» (далее – университет) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления университетом. Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием служебных документов. 1.2. Инструкция разработана на основе Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477), правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (приказ Минкультуры от 31 марта 2015 г. N 526), Примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении, утвержденной приказом Министерства образования РФ от 22.07.2000 № 2286 ,рекомендациями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятом постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003г. № 65-ст, Основных правил работы архивов организаций (06.02.2002.). 1.3. Положения инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, машиночитаемые и другие, независимо от их носителей. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документационной информации должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству. 1.4. Ответственность за общую организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в АлтГУ возлагается на Управление документационного обеспечения в соответствии с положением об управлении. Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях университета и в его филиалах возлагается на специалистов подразделений и филиалов в соответствии с распределением обязанностей. В случае увольнения, отпуска или длительного отсутствия по иным причинам сотрудника подразделения, ответственного за организацию делопроизводства, его обязанности возлагаются на другого сотрудника по указанию руководителя соответствующего подразделения. Документы, дела и прочие материалы в данном случае должны быть переданы ответственным за делопроизводство или руководителем подразделения сотруднику, на которого возлагаются обязанности. 1.5. Руководители структурных подразделений должны принимать меры к сокращению переписки, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники. 1.6. Работники университета несут ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, за сохранность находящихся у них служебных документов. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства университета. 1.7. Запрещается переписка между структурными подразделениями университета. Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется ректором или проректорами или по их поручению руководителями структурных подразделений. 2. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 2.1. ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ 2.1.1. Документы должны, как правило, оформляться на бланках формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Документы, издаваемые от имени двух или более учреждений, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка. 2.1.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее 2.1.3. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. В университете применяются бланки с продольным расположением реквизитов: общий бланк, бланк письма, бланк приказа, бланк командировочного удостоверения (приложения № 1,2,3,4) . В случае отсутствия бланка документ оформляется с помощью углового штампа с наименованием учреждения, который проставляется в левом верхнем углу с указанием даты и номера. 2.1.4. На документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «стр.» и знаков препинания. 2.2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ Каждый документ должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения. Основными реквизитами документов являются: 2.2.1. Наименование учреждения. Наименование университета, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах. Над наименованием учреждения указывается сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Сокращенное наименование университета может помещаться вслед за полным наименованием (в скобках) или ниже полного. 2.2.2. Справочные данные об учреждении. Справочные данные университета включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, другие сведения – номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др. 2.2.3. Наименование вида документа. Наименование вида документа должно соответствовать его содержанию и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД («Общероссийский классификатор управленческой документации»), например приказ, решение, протокол, акт и др. 2.2.4. Датой документа является дата его подписания или утверждения; для документа принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более учреждениями, должны иметь одну (единую) дату. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05. 2.2.5. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более учреждениями, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих учреждений, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. 2.2.6. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. 2.2.7. Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование учреждения» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. 2.2.8. Адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование учреждения и его структурного подразделения указывается в именительном падеже. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. Например: Управление Алтайского края по культуре и архивному делу Отдел экономики и финансового обеспечения При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации, ее структурного подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном. Например: Управление Алтайского края по культуре и архивному делу Отдел экономики и финансового обеспечения Начальнику Н.Э. Жилину При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например: Начальнику управления по культуре и архивному делу Е.Е. Безруковой Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большом числе адресатов составляется список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указываются ее наименование, затем почтовый адрес. Например: Управление по культуре и архивному делу Ленина пр., д. 41, г. Барнаул, 656049 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например: Романову А.Г. ул. Садовая, д.5, кв.12 г. Горняк, Локтевский р-н, Алтайский край, 658000 2.2.9. Утверждение документа. Особым способом введения документа в действие является его утверждение (приложение № 6). Документы утверждаются руководителями университета, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах. Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения и изданием распорядительного документа (приказа). При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Ректор ФГБОУ ВО «Алтайский государственный университет» Личная подпись С.В. Землюков Дата Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например: УТВЕРЖДАЮ Ректор ФГБОУ ВО «Алтайский государственный университет» Личная подпись С.В. Землюков Дата При утверждении документа несколькими должностными лицами, их подписи располагаются на одном уровне. Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например: УТВЕРЖДЕН приказом Минобрнауки России Дата Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. 2.2.10. Резолюция. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), сроки исполнения, подпись и дату. Например: Соколовой А.И. Прохоровой И.И. Прошу подготовить проект ответа к 09.03.2005 Личная подпись Дата Резолюция, как правило, пишется руководителем от руки в правом верхнем углу на лицевой стороне первого листа подлинника документа, допускается размещать резолюцию на любой свободной площади лицевой стороны листа документа, кроме полей. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым. 2.2.11. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого)?, например: Протокол заседания ректората. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. 2.2.12. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой «К» или словом «Контроль», располагается в правом верхнем углу документа. 2.2.13. Текст документа. Одно из важнейших требований к тексту – краткость изложения. Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований. Сплошной текст в документе трудно воспринимается, поэтому смысловые части текста следует разделять абзацами. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В документах, исходящих от ректора, адресованных руководству других организации, текст излагается от первого лица единственного числа («предлагаю», «прошу» и т.д.). В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности университета, ее структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («университет осуществляет функции», «в состав комиссии входят», «комиссия установила»). В письмах используются следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); - от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»); - от третьего лица единственного числа («комиссия не возражает», «комиссия считает возможным). 2.2.14. Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например: Приложение: 1. Положение о проведении смотра-конкурса архивных документов на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов по подведению итогов смотра-конкурса на 7л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Управления Алтайского края по культуре и архивному делу от 05.06.2014 № 02-6\34 и приложение к нему, всего на 3л. В приложении к распорядительному документу (приказу) на первом листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Например: Приложение № 1 к приказу от 08.10.2015 № 47/п

Похожие:

	Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования		Инструкция о порядке подготовки, согласования и утверждения организационно-распорядительной... Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования
	Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном... Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования		Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном... Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования
	Положение о курсовой работе (курсовом проекте) студентов, обучающихся... Работа), обучающихся по программам подготовки бакалавров и специалистов в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении...		Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном... В целях установления единого порядка делопроизводства и совершенствования работы с документами в мади
	Утверждено О порядке перевода, отчисления и восстановления студентов в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего...		Инструкция по делопроизводству москва Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский...
	Инструкция по делопроизводству москва Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский...		Механизмы социальной перцепции глянцевых журналов Работа выполнена в Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Тюменский...