Принятые термины и сокращения
ИС – информационная система.
IT(ИТ)-специалисты – специалисты, занимающиеся разработкой, внедрением, сопровождением информационных систем и информационных технологий, обработкой информации и подготовкой данных для пользователей, принимающих решения.
ИТ (IT) – информационная технология.
IT - инфраструктура – часть общей инфраструктуры предприятия, имеющая отношение к компьютерным системам. IT-инфраструктура включает в себя как материальные объекты (персональные компьютеры, сервера, коммуникационное оборудование и т.д.), так и нематериальные (ПО, уровень квалификации персонала, существующие IT-регламенты).
ERP-система (enterprise resource planning – управление ресурсами предприятия ) –
1) информационная система для идентификации и планирования всех ресурсов предприятия, которые необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета в процессе выполнения клиентских заказов.
2) методология эффективного планирования и управления всеми ресурсами предприятия, которые необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета при исполнении заказов клиентов в сферах производства и оказания услуг.
СЭДД - система электронного документооборота и делопроизводства.
ЭДО – электронный документооборот.
СМК – система менеджмента качества.
РТК – рабочая технологическая карта.
ПК – персональный компьютер.
ПО – программное обеспечение.
ОС – операционная система.
ПСД – проектно-сметная документация.
ТО – техническое обслуживание.
ТРУ – товары, работы и услуги.
ТМЗ – товарно-материальные запасы.
НСИ – нормативно-справочная информация.
ИТД – индивидуальный трудовой договор.
ТМЦ – товарно-материальные ценности.
ОППТиЗП - отдел прогнозирования производства, труда и заработной платы.
ОЭАиТП - отдел экономического анализа и тарифной политики.
ОИТ – отдел информационных технологий.
СПС – справочно-правовая система.
Введение
Одна из не решенных проблем в области информационных технологий (ИТ) и информационных систем (ИС) – это оценка их эффективности. Публикаций описывающих различные подходы к оценке эффективности применения много, но нет единой методики, которая могла бы позволить провести такую оценку.
Сегодня все больше руководителей российских предприятий рассматривают применение информационных технологий как возможность повышения эффективности основного бизнеса. Это является отражением определенного этапа развития России на пути перехода к рыночной экономике: растет значимость конкуренции, компании ищут дополнительные средства повышения рентабельности бизнеса. А информационные технологии — это своего рода «тюнинг» для бизнеса предприятий, точная настройка ряда параметров для достижения максимальной эффективности работы /1…9/. Сегодня без внедрения современных информационных систем и технологий в структуру предприятия невозможно перейти на новые формы и методы организации труда, организовать объективный оперативный контроль состояния предприятия, вести наблюдение с любого иерархического уровня за ходом работы в каждом подразделении, на каждом рабочем месте, оперативно анализировать возможные альтернативные решения, выделять ключевые места в повышении эффективности деятельности всего предприятия.
Переход к рыночным формам хозяйствования потребовал коренного пересмотра основных положений концепции управления предприятиями (организациями, фирмами). Требуется развитие и более широкое применение новых, постоянно улучшающих свои характеристики информационных систем (ИС) и информационных технологий (ИТ). Появились и с нарастающей силой стали усиливаться элементы непредсказуемости изменений проблемной среды, происходящих быстрыми темпами, как на микроэкономическом, так и на макроэкономическом уровне развивающегося рынка, что обуславливает необходимость внедрения новых средств вычислительной техники на всех звеньях управления от низшего до высшего. Все это в конечном итоге и определяет актуальность и объективную необходимость разработки новых более четких методов оценки эффективности приобретения и внедрения ИС и ИТ.
Сложность решаемой проблемы обусловила ее многоплановость и то, что сегодня решение задач оценки эффективности ИС и ИТ занимает немаловажное значение в мировой не только в экономической науке. Поэтому в процессе проведения настоящего исследования учитывались фундаментальные результаты, полученные в области управления деятельностью сложными экономическими объектами в условиях рынка. Проведенный анализ работ показал, что теоретические, методологические и практические результаты, рассматривающие различные вопросы применения ИС и ИТ при управлении сложными объектами получены в работах российских и зарубежных ученых и многих других /1,2,7…17/ .
Проведенные исследования основаны на результатах научных трудов: по теории систем и теории организации /18…32,146…148/, по анализу и синтезу сложных систем /32…48, 66,137…139,141/, по моделированию сложных систем /49…58,71,119,145/, по теории множеств и нечетких множеств /60…65,/, по теории информации Шеннона /52,55,68,70,132/, по теории информации и статистике /72…88,97,102,114,129,130,135,136,142,143,150/, по теории эффективности инвестиционных вложений в ИТ /6,89…113,115…118,112,113,115…118,120,125…128,131,134,140,149/. При этом использованы результаты, полученные в работах таких ученых как: Т.Ивановой, М. Месаровича, И.В.Максимей, Э.Кли, Р.Беллмана, Т.Саати, А.Н.Ильченко, А.Мишенина, Дж. Фон Неймана, Э.Трахтенгерца, Р.Р.Ягера, Л.Заде, А.Колесова, Т.Мэйора, Р.Насакина, К.Г.Скрипкина и др. /11,26,28,30,36,45,49,54,65,84,114,121,122,123,139,140,143…146,149/.
Однако, несмотря на полученные фундаментальные результаты, в области управления предприятиями (организациями, фирмами) все еще остается ряд слабо изученных проблем. В частности, практически не исследованными являются проблемы разработки и развития методологических основ оценки данных, эффективных способов представления информации, ее обработки и преобразования, способов оценки эффективного применения в целом ИС и ИТ. Кроме того, анализ научной литературы показал, что большинство существующих методик основываются на анализе качественных показателей, объективные значения которых на практике получить затруднительно даже апостериорно, а не только априорно. Также, в существующих на настоящий момент подходах к решению таких задач фактор неопределенности либо не учитывается вообще, либо неопределенность интерпретируется как вероятностная величина, что не совсем корректно и не позволяет достоверно прогнозировать значения оцениваемых параметров.
Отмеченные выше обстоятельства еще раз обусловили актуальность темы оценки эффективности ИС и ИТ.
В чем сложность оценки эффективности ИС и ИТ, или традиционный вопрос, на который пока нет ответа – что даст приобретение ИТ, какую прибыль? На сегодняшний день практически сложно получить оценку отдельно выделенной экономической прибыли от приобретенной ИС или внедренной ИТ. Например, мобильные телефоны представляют собой высокоразвитые ИС и ИТ и то, что они оказывают, пусть косвенное, влияние на развитие бизнеса не вызывает сомнения, а как подсчитать прибыль от применения этих технологий и сроки их окупаемости - решение этих вопросов вызывают определенные трудности.
Много лет тому назад, при широком внедрении АСУ во главу ставилось сокращение штатов (экономический эффект) за счет облегчения и сокращения времени выполнения процессов обработки информации. Затем постепенно штаты возвращались в исходное состояние и часто даже увеличивались. Появились новые затраты. Чтобы сохранить хороших специалистов, их пришлось переучивать. К тому же информационные системы необходимо приобретать и сопровождать в процессе эксплуатации. Приходилось решать – нанимать обслуживающее предприятие или нанимать штатного работника. При этом появились дополнительные затраты на приобретение оргтехники и ее обслуживание и т.д.
Два примера.
Динамично развивающаяся небольшая обувная компания с определенными и устоявшимися клиентурой и ассортиментом приобрела оргтехнику и информационную систему 1С. Одновременно были решены все вопросы, связанные с финансовыми расходами на эксплуатацию приобретенного. Сокращения штатов не проводились. Персонал обучали «на ходу». Затратную часть на закупку, внедрение и сопровождение информационной технологии подсчитали быстро.
В результате учет и отчетность движения товара от поставщика до покупателя были упорядочены, облегчен труд бухгалтера, более качественно и с меньшими временными затратами готовится отчетная и текущая документация. Но ситуация сложилась таким образом, что по разным причинам упали объемы продаж. Подсчитать прибыль от внедрения информационной технологии оказалось невозможным.
Руководство холдинговой компании приняло решение организовать
ИТ - службу и внедрить новые информационные технологии (предполагалось приобрести SAP/R3). Перед ИТ - службой была поставлена задача проанализировать документооборот в центральном и периферийных офисах и все информационные потоки подразделений холдинга. Необходимо было определить конфигурацию ИС (соответственно стоимость приобретаемых компонентов системы) и подготовить предложения по усовершенствованию системы управления холдингом.
По результатам более чем полугодовой работы ИТ - службы были проведены структурные преобразования почти всех подразделений холдинга, в некоторых из них штаты были сокращены, а в некоторых – расширены, общий штат сотрудников почти не изменился. Как отметил финансовый директор, примерно через три месяца прибыль холдинга заметно выросла, так как упорядоченные потоки информации и документооборот позволили менеджерам всех уровней сократить время приема и обработки информации, оперативно получать более широкий спектр различных данных, что позволило своевременно принимать более обоснованные решения. Однако, директор отметил также, что в этот период для фирмы сложились благоприятные внешние условия и с поставками исходного сырья и с реализацией готовой продукции.
Отличительная особенность примеров в том, что скорость принятия решения не являлась основополагающим в конкурентной борьбе как говорит Б.Гейтс в /151/.
Примеры показали. Применение ИТ позволило упорядочить документооборот и, конечно же, информационные потоки. Экономика средств за счет сокращения штатов - вопрос сомнительный. Прибыль предприятия может измениться при внедрении ИТ, а может не измениться. Очевидно, что прибыль больше зависит от внешних и внутренних факторов бизнес – процессов самого предприятия и его окружающей среды. При этом применение ИТ скорее имеет косвенное значение для определения эффективности изменения прибыли. Поэтому некорректно пытаться определить сроки окупаемости приобретения или внедрения ИТ.
Существует и такое мнение. За счет внедрения ИТ сократилось время обработки определенного объема информации у отдельного сотрудника. Например, пусть до внедрения ИТ на обработку некоторого объема информации сотрудник тратил по самым грубым оценкам до 1-го часа, а после внедрения – до 1-ой минуты. Тогда, если оплата труда ведется за минуты рабочего времени, то, очевидно, что экономический эффект налицо. На практике такое встретить весьма и весьма проблематично. Хотя теоретически, наверно, возможно, если стоимость оставшихся 59 минут распределить на все затраты связанные с приобретением и внедрением ИТ, что-то останется и на прибыль.
Анализ приведенных примеров показывает (пусть и в очень упрощенном виде), говорить об оценке эффективности применения ИТ и ИС и рассматривать при этом известные методики оценки эффективности системы управления предприятием, например, метод сбалансированных показателей, метод портфелей, метод оценки рисков и т.п. неверно. Эти методики больше подходят к оценке эффективности организации управления с использованием дорогого или дешевого инструмента в виде ИС, а может быть и без применения такого инструмента, но никак не об эффективности отдельно рассматриваемой ИТ.
В научно - технической литературе широко используется определение оценки эффективности применения ИТ и ИС через показатели надежности. Но надежность имеет вероятностный характер и основывается на статистических показателях. Было бы интересно представить руководителя предприятия, который сомневается в характеристиках сопроводительной документации и перед приобретением для оценки эффективности той или иной ИТ и ИС имеет возможность (время и финансы) получить как минимум две различные информационные системы с целью поработать с ними и набрать статистику наработки на отказ или определить длительность восстановления.
С другой стороны. Информационные технологии, кроме программных средств используют комплексы технических средств автоматизации. А к таким комплексам обязательно предъявляются определенные требования по надежности.
Можно использовать показатели надежности для оценки эффективности при проведении научных исследований и сравнительного анализа различных ИТ и ИС. Но тогда оценка экономической эффективности никак не связана с вопросами прибыли и окупаемости затрат на приобретение и внедрение.
Тогда как оценивать эффективность применения ИТ и ИС, что же может заинтересовать руководителя предприятия (предпринимателя) при приобретении ИТ и ИС?
Во-первых, стоимость – основной показатель оценки при выборе ИТ. Во-вторых, удобство для сотрудников предприятия – пользователей информационными системами, функциональность системы, сложность обучения, реже – возможность модернизации и адаптируемости к конкретным приложениям. Наконец, время обработки информации и подготовки вариантов выходных документов, объемы памяти, затребованные для обработки и хранения информации.
Тогда несколько иным должен подход в выборе параметров оценки эффективности ИС и ИТ.
Составными видами обеспечений любой ИС являются программное и техническое обеспечения. А для программного и технического обеспечений параметры оценки первого нельзя применять для оценки второго. Разработанная и качественно отлаженная программа будет жить весь срок жизни технических средств способных воспринять ее.
Очевидно, что попытки некоторых ученых применить технические параметры, в частности – надежность – для оценки эффективности применения ИС и ИТ не совсем корректны. Наверно, этим можно объяснить и то, что при исследовании методов оценки эффективности применения ИС и ИТ рассматриваются принципы общего построения ИС и совсем не уделяется внимание вопросам исследования оценки самих данных, (ради обработки которых разрабатывается или выбирается ИС и соответствующая ИТ) и информации баз данных обрабатываемой ИС.
Приведенные рассуждения позволили определить область и направление исследований и изложить материал в следующей последовательности:
разработать методологию определения данных;
разработать методологию представления и построения процесса обработки информации в ИС;
исследовать используемые информационные системы;
исследовать используемые информационные технологии;
проанализировать структуру типового предприятия и рассмотреть предложения о возможности применения той или иной ИТ при выполнении различных бизнес процессов;
исследовать и определить количественные и качественные параметры эффективности ИС и ИТ;
исследовать методы оценки эффективности применения ИС и ИТ.
В книге обобщён многолетний опыт работы авторов в области анализа эффективности применения ИС и ИТ. Основные идеи, изложенные в книге, разработаны и апробированы в разное время и в рамках разных проектов.
Авторы стремились по возможности упростить материал, сделать его доступным для практического применения к решению актуальных прикладных задач. Авторы надеются, что книга будет полезна в первую очередь ИT- специалистам, а также руководителям предприятий различных иерархических уровней, задумывающихся об обоснованности принимаемых решений, учёным и специалистам, осмысливающим вопросы эффективности деятельности, внедрения новых информационных систем и технологий, получения, использования и измерения количества информации.
В основе учебника использована монография авторов «Теория эффективности информационных систем и информационных технологий», выпущенная ООО «ПКФ «СОЮЗ-ПРЕСС» г.Ярославль в 2012г, дополненная и переработанная. Введены также разделы с вопросами для самоконтроля и добавлен материал о применении принципов квалиметрии при оценке эффективности.
|
