Раздел 4. Документационное обеспечение управленческой и иной деятельности
Аторва М.В.
НЕКОТОРЫЕ ВОПРОСЫ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ РАБОТНИКОВ
Личное дело – подборка документов о работнике, отражающая все ста-дии отношений работника с организацией и содержащая в себе его персо-нальные данные.
На федеральном уровне закреплена обязанность ведения личных дел только на лиц, замещающих государственные должности. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии
с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения лич-ных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федера-ции в порядке назначения и государственные должности федеральной госу-дарственной службы»1.
Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на рабо-тодателя – государственную организацию (предприятие) отраслевым норма-тивным актом. Например: Регламент Федеральной службы по надзору
в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека2 (в соотв. с п. 7.7 данного документа ведение личных дел работников службы возложено на управление делами), а также Положение о Федеральной таможенной службе3. На основе этого документа разработано и введено в действие Положение о главном управлении кадров (ГУК) ФТС. Согласно п. 15 Поло-жения на ГУК ФТС возложено ведение личных дел работников службы.
Наконец, ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией (управляющей компанией).
В остальных организациях и на предприятиях руководитель вправе принять решение о необходимости ведения личных дел работников, а также (при положительном решении) – на какие категории работников следует вести личные дела. В этом и кроется самая главная проблема – нет законодательно оформленной обязанности вести личные дела всем работо-дателям без исключения на всех работников. Законодателю необходимо
в самое ближайшее время найти правильное решение этой непростой про-блемы. Пока на практике, особенно в коммерческих организациях, личные дела работников ведутся, в самом лучшем случае, только на руководящий состав организации.
А ведь личное дело – чрезвычайно удобный источник информации
о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы.
Формирование личного дела производится непосредственно после приема (перевода) работника. В соответствии с Методическими рекомен-дациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (2002) в личные дела группируются документы, представленные работ-никами при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:
личный листок по учету кадров или анкета;
дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);
автобиография;
копии документа об образовании;
трудовой договор;
договор о материальной ответственности (для материально ответст-венных лиц);
характеристики (рекомендательные письма);
выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перево-де на другие должности);
выписки из документов (копии документов) о награждении
или о привлечении к дисциплинарной ответственности;
выписки (копии) документов об аттестации (отзывы, аттестационные листы и пр.).
С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в отдельную папку. Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некото-рые другие документы (например, документы о прохождении работником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награж-дении работника (присвоении ему почетных званий) и т.п.). Кроме того,
в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии работника и т.п., которые хранятся в специальных кармашках, расположенных на внутренних сторонах обложки дела.
При формировании личного дела, кроме того, производится его первич-ное оформление. С этой целью: личному делу присваивается учетный номер; производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке
и корешке личного дела; в личное дело вкладывается внутренняя опись. Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.
Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого работника в организации.
Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безоши-бочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспече-ния конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа. Личные дела включаются в номенкла-туру дел кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указа-нием сроков хранения. В соответствии со ст.337 Перечня типовых управлен-ческих документов1 срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника.
Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу.
В целях обеспечения контроля за сохранностью личных дел в органи-зации ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным) производится проверка их наличия и состояния. Выявленные в ходе провер-ки недостатки фиксируются в акте, который после утверждения председа-телем проверочной комиссии представляется руководителю организации. Данное правило на практике не выполняется.
Оформление личных дел для передачи в архив производится кадровой службой при методической помощи соответствующего архива. Эта проце-дура включает: подшивку (переплет) дела; уточнение нумерации листов дела; составление листа-заверителя; составление (уточнение) внутренней описи; внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.
Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком.
При формировании личных дел зачастую возникают проблемы, конкретные пути, решения которых действующим законодательством
не предусмотрены.
Пример 1: При подготовке личных дел к архивному хранению в них нередко обнаруживаются документы, не имеющие дат. В основном это происходит по вине самих работников кадровых служб, забывающих указывать даты документов либо принимающих документы без дат от работ-ников. Как сформировать документы, не имеющие дат?
Прежде чем ответить на этот вопрос, необходимо проверить, указаны ли рассматриваемые документы в описи документов личного дела. Если недатированные документы названы в описи, лучше всего сформировать их после основных документов дела, имеющих даты, но перед описью.
Недатированные документы, не названные в описи, следует сформировать после нее. Но только при условии, если эти документы действительно должны храниться в данном личном деле, что установлено соответствующими нормативными документами – Типовым или ведомственным перечнями, Указом № 640 и т.п.
Пример 2: В личном деле работника приказ о приеме на работу датирован ранее его заявления. В каком порядке сформировать указанные документы в личном деле?
Документы личного дела обычно располагаются в хронологической последовательности. Однако по логике событий, отраженных в указанных документах, работник сначала должен был написать заявление о приеме
на работу, а уже потом должен был быть издан приказ. В данном случае
для систематизации документов следует соблюсти логическую последо-вательность1.
Из рассмотренных ситуаций видно, насколько осложняет процесс подготовки личных дел к архивному хранению их несоответствие действующим нормативным документам. Вот почему необходимо быть максимально внимательными при оформлении кадровой документации.
Суровцева Н.Г.
О ВОЗМОЖНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ТЕРМИНА «ЗАПИСЬ» В РОССИЙСКОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Документирование как процесс создания документов является одним
из ведущих направлений управленческой деятельности. Через документ осуществляется управленческое воздействие руководителя, поэтому естест-венно, что документ является свидетельством и доказательством при под-тверждении деловой деятельности и правовых обязательств организации2. Данное положение не является чем-то принципиально новым, поскольку лишь акцентирует внимание на правовой функции документа, которая была ему перманентно присуща. В знаменитом словаре В.И. Даля документ опре-делялся как «всякая важная деловая бумага, также диплом, свидетельство»1.
В системе управления, правовая функция документа всегда была и оста-ется одной из самых важных. Документ как доказательство деятельности или, наоборот, бездеятельности является основой для коммуникативного взаимодействия в рамках внутренней и внешней среды организации: между сотрудниками организации, между организацией и местным сообществом, партнерами, потребителями ее продукции или услуг и обществом в целом, главным образом, в лице государства.
Актуальность правовой функции документа в современной организации неизмеримо возросла с тех пор как появилась необходимость фиксировать достигнутый уровень качества продукции или услуги. Таким образом, внедрение СМК на предприятии вновь развернуло всю систему управления
к эффективному документированию.
Стандарт ИСО 9000-2001 так определяет виды документов, приме-няемые в СМК:
документы, предоставляющие согласованную информацию о системе менеджмента качества организации, предназначенную как для внутреннего, так и для внешнего пользования; к таким документам относятся руководства по качеству;
документы, описывающие как система менеджмента качества применяется к конкретной продукции, проекту или контракту; к таким доку-ментам относятся планы качества;
документы, устанавливающие требования; к ним относятся доку-менты, содержащие технические требования;
документы, содержащие рекомендации или предложения; к ним относятся и методические документы;
документы, содержащие информацию о том, как последовательно выполнять действия и процессы; такие документы могут включать доку-ментированные процедуры, рабочие инструкции и чертежи;
документы, содержащие объективные свидетельства выполненных действий или достигнутых результатов; к таким документам относятся записи2.
Совершенно очевидно, что документация СМК имеет иерархическую структуру, на вершине пирамиды которой будут локальные нормативные
и организационные документы, далее методические и, наконец, записи.
Именно записям отведена роль документов, призванных быть доказа-тельством достигнутого уровня качества, следовательно, именно на записи
в СМК в большей степени ложиться роль документов, выполняющих право-вую функцию, поскольку информация, содержащаяся в этих документах, носит объективный характер и не может быть подвергнута изменениям
в результате управленческого воздействия.
Но вот что любопытно, в российском документоведении отсутствует такой вид документа, как запись. В стандарте при описании документов разного уровня в качестве примеров названы конкретные наименования видов документов: руководство по качеству, план качества, методические рекомендации и документированные процедуры. Мы вполне можем предста-вить себе документ на титульном листе, которого будет написано, скажем, «План качества», и это будут выглядеть так же естественно, как широко известные наименования видов документов, например, служебная записка.
Следует помнить, что наименование вида документа является одним из основных реквизитов управленческих документов. Наименование вида документа является документообразующим признаком, позволяющим получить начальное, самое общее представление о документе, его правовой значимости1. Можем ли мы получить какую-либо информацию о документе, обозначенном как «запись»? Скорее всего, нет.
Вместе с тем, стандарт дает вполне четкое представление о том, какие документы могут быть отнесены к записям – содержащие объективные свидетельства выполненных действий. В этом смысле, к записям могут быть отнесены и такие общеизвестные виды документов, как акт, приказ, прото-кол, докладная записка и др. Следовательно, термин «запись» определяет
не столько вид документа, сколько его «доказательный» статус.
Запись это документ в системе менеджмента качества, содержащий объективную, а, следовательно, неизменяемую информацию о результатах, достигнутых при выполнении определенных действий. Наименование вида такого документа может быть практически любым.
Термин «запись» в российскую стандартизацию пришел из междуна-родной. Он присутствует во всех стандартах серии ИСО 9000, им активно пользуются предприятия и организации, реализующие СМК. Однако при подготовке российского стандарта, в основе которого лежал аутентичный русскоязычный перевод международного стандарта ИСО 15489 – 1 – 2001 «Информация и документация, Управление записями. Общие требования», вместо понятия «запись» везде используется понятие «документ». Мотиви-ровалось это тем, что «в Российской Федерации термин «запись» в сфере ин-формации и документационного обеспечения управления, а также в теории документоведения не используется»1. И это обстоятельство вполне могло бы стать весомым аргументом, если бы в разделе «Область применения» дано-го стандарта не было указано, что он «содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и упра-вления окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001»2. Почему российскому доку-ментоведению необходимо было избавиться от термина «запись», если он активно используется в управлении доку-ментацией СМК?
Это обстоятельство, с нашей точки зрения, значительно затрудняет использование данного ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Он значительно отлича-ется от российских стандартов в области документоведения и носит
не столько нормативный, сколько методический характер. В нем нет четко
и однозначно зафиксированных требований, это общие руководящие прин-ципы в области работы с документами. Не случайно появление данного стан-дарта вызвало естественное желание сравнить его с Государственной систе-мой документационного обеспечения управления, в которой изложены осно-вные методические принципы организации работы с документами. Все вста-ло бы на свои места, если бы стандарт был предложен в практической дея-тельности в первую очередь не персоналу служб ДОУ3, а сотрудникам, занимающимся разработкой, внедрением и поддержкой СМК, которая позво-ляет совершенно иначе взглянуть на систему документации предприятия
и организации.
Шайнуров А.З.
Юридически значимый электронный документооборот: предпосылки создания
Сегодня в организациях происходит постепенный переход от бумаж-ного к электронному документообороту. Для реализации данной задачи используются собственные разработки и различные готовые решения,
от офисных систем до систем управления предприятиями. Внутри таких сис-тем документы находятся в электронном виде, но для внешнего представле-ния они должны быть распечатаны на бумаге, подписаны и в необходимых случаях заверены печатью.
В системах, не обеспечивающих юридическую значимость документов, бумаг меньше не становится. Также не уменьшается время, необходимое для доставки документов. А как же внутренние первичные документы, необхо-димые лишь для того, чтобы контролирующие органы могли выполнить про-верку организации? Сколько бумаги уходит на них и сколько места они за-нимают. Переход на электронный документооборот с обеспечением юриди-ческой значимости, позволяет решить многие подобные проблемы. В част-ности, использование электронных документов обеспечивает следующие преимущества по сравнению с традиционным бумажным документообо-ротом:
повышение оперативности подготовки документов;
ускорение обработки и передачи документов;
совершенствование процедур учета и хранения.
Юридическая значимость обеспечивается за счет применения аналогов собственноручной подписи, в качестве которых в соответствии с Федераль-ным законом «Об электронной цифровой подписи»1 понимается электрон-ная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначен-ный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использо-ванием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также устано-вить отсутствие искажения информации в электронном документе (ч.1 ст.3).
Под использованием ЭЦП понимаются две основные схемы:
1. подписание электронного сообщения при его передаче и проверка подписи отправителя после получения, то есть защищенная передача документа. Для обеспечения полноценного документооборота использо-вание данной схемы недостаточно;
2. использование ЭЦП во всем жизненном цикле электронного документа – при его создании, согласовании, утверждении, ознакомлении
с ним и т.д.2
Организация юридически значимого электронного документооборота предполагает решение двух задач. Первая – использование необходимого программного обеспечения. Вторая – решение организационных и юриди-ческих вопросов. По поводу первой задачи необходимо отметить лишь то, что сказано в федеральном законе.
При создании ключей электронных цифровых подписей для исполь-зования в информационной системе общего пользования должны применяться только сертифицированные средства электронной цифровой подписи. Возмещение убытков, причиненных в связи с созданием ключей электронных цифровых подписей несертифицированными средствами электронной цифровой подписи, может быть возложено на создателей
и распространителей этих средств в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 2 ст. 5).
Использование несертифицированных средств электронной цифровой подписи и созданных ими ключей электронных цифровых подписей
в корпоративных информационных системах федеральных органов государ-ственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления не допускается (п. 3 ст. 5).
Таким образом, для обеспечения юридической значимости необходимо использование сертифицированных средств криптозащиты информации (СКЗИ). В корпоративных системах допускается использование и иных СКЗИ, но вопрос в том, будут ли рассматриваться при этом иски в судебном порядке, до сих пор остается открытым. Судебная практика такого рода разбирательств на сегодняшний день неизвестна. Тем не менее, существует достаточное количество сертифицированных программных продуктов, использование которых допустимо для организации электронного доку-ментооборота.
Но одно лишь использование сертифицированных средств не позволяет сказать, что созданная с их помощью система электронного документо-оборота автоматически приобретает юридическую значимость. Необходимо решить и вторую задачу – создать регламент использования ЭЦП в каждой отдельной системе документооборота, либо использовать иной документ, называемый Соглашением об использовании ЭЦП. В этих документах должны быть отражены все необходимые положения1.
В соответствии с п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ2 использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помо-щью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается
в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Тем самым вводится понятие аналога собственноручной подписи (АСП). При этом единственная ссылка ведет на Федеральный закон
«Об электронной цифровой подписи», где согласно п. 1 ст. 1 говорится,
что при соблюдении определенных правовых условий использования ЭЦП электронная цифровая подпись в электронном документе признается равно-значной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
Согласно ст. 11 Федерального закона «Об информации, информацион-ных технологиях и о защите информации»,1 электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собствен-норучной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами
не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.
В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся элект-ронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из кото-рых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собст-венноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установлен-ном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами (п. 4).
Таким образом, если иное не устанавливается федеральным законом, документы в электронном виде, подписанные ЭЦП, признаются равнознач-ными бумажным документам и будут иметь ту же юридическую значимость, как и бумажные документы. Поэтому если ГК РФ определял использование аналога собственноручной подписи (АСП) в основном в отношении сделок, то новый закон расширяет это толкование и в отноше-нии иных документов, но лишь при условии использования не любых АСП, а лишь электронной цифровой подписи.
Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» дает еще одно толкование сферы применения электронной цифровой подписи. В нем, в п. 2 ст.1, говорится, что действие федерального закона распространяется на отно-шения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в дру-гих предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях.
И далее, в ст. 2 говорится, что правовое регулирование отношений в области использования электронной цифровой подписи осуществляется в соответ-ствии с федеральным законом, Гражданским кодексом РФ, другими феде-ральными законами и принимаемыми в соответствии с ними иными норма-тивными правовыми актами Российской Федерации, а также осуществляется соглашением сторон. Таким образом, получается, что электронная цифровая подпись может использоваться как при заключении сделок, так и в иных ситуациях, если они определены соглашением сторон. В частном случае,
при использовании ЭЦП внутри одной организации, ее использование может быть определено внутренним стандартом или иным распорядительным документом.
В этом документе, в частности, должен быть прописан статус электрон-ных документов, подтвержденных ЭЦП.
Регламент использования ЭЦП в системе документооборота должен определять:
порядок организации криптографической защиты информации
при электронном документообороте в Системе;
работу с Удостоверяющим Центром;
порядок регистрации Участников Системы.1
В Соглашении (либо Регламенте) должен быть прописан порядок разрешения конфликтных ситуаций, с которым должны согласиться Участники ЭДО. Также Участники ЭДО должны признать, что использо-вание в Системе СКЗИ, которые реализуют ЭЦП и шифрование, достаточно для обеспечения конфиденциальности информационного взаимодействия Участников, а также подтверждения того, что электронный документ:
исходит от Участника (подтверждение авторства документа);
не претерпел изменений при информационном взаимодействии Участника (подтверждение целостности и подлинности документа)2.
Документ, циркулирующий в Системе, может быть создан с помощью различных версий одного и того же программного обеспечения (например, текстового редактора Word). Но даже если сам текст документа будет одинаковым, служебная информация может в разных версиях отображаться по-разному. Поэтому в Соглашении должен быть определен перечень программного обеспечения (вплоть до версий), с помощью которого могут создаваться электронные документы. На практике в таком Соглашении также приводится перечень документов (типов, наименований), которые могут обращаться в Системе, с описанием их форматов и, если требуется, правил оформления3.
Кроме определения документов, в Соглашении определяется и формат сертификата ЭЦП, используемые средства электронной цифровой подписи, условия равнозначности ЭЦП и собственноручной подписи. Такие докумен-ты действуют в рамках различных систем электронного документооборота. Это и сдача налоговой отчетности через Интернет, и в системе электронных торгов электроэнергией, и в ряде государственных и коммерческих органи-заций.
Пронин А.А.
О МЕЖДУНАРОДНОМ ЭТИЧЕСКОМ КОДЕКСЕ АРХИВИСТОВ
В 1992 г. на конгрессе Международного совета архивов (МСА) в Мон-реале в рамках работы специальной секции впервые был обсужден кодекс поведения архивистов. В апреле 1994 г. в Ренне (Франция) состоялось засе-дание секции профессиональных архивных ассоциаций МСА; комитет этой секции провел три заседания, обсуждая кодекс архивиста. Финальный документ МСА был представлен архивному сообществу в сентябре 1996 г. на очередном конгрессе в Китае. Этот документ – Международный этический кодекс архивистов – очертил рамки поведения тех, кто занят
в архивной сфере. Кодекс признан Российским обществом историков-архивистов, в кратком изложении его нормы воспроизведены в главе «Профессиональная этика архивиста» «Основных правил работы государст-венных архивов РФ», подготовленных комиссией федерального органа исполнительной власти в области архивного дела – Росархива в 2002 г.
В нашей публикации мы попытаемся проследить, какое развитие получил каждый из десяти закрепленных в Международном этическом кодексе архивистов принципов в российском законодательстве об архивах.
Принцип первый. Архивисты должны защищать целостность архивных материалов и гарантировать их сохранность таким образом, что они будут продолжать оставаться достоверным свидетельством прошлого. Первейшей обязанностью архивистов является обеспечение целостности и сохранности документов, переданных на хранение.
Другого не может и быть, ибо без хранения немыслимо понятие архива. Не случайно в Федеральном законе «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004
№ 125 ФЗ архив понимается как «учреждение или структурное подраз-деление организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов» (ст. 3).
Общие требования к хранению и учету архивных документов опреде-лены ст. 17, 18 того же Закона.
В соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 4, ч. 5 ст. 14 Закона установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил относится к полномочиям Российской Федерации (федерального центра).
В утвержденных в развитие этого положения Закона приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19 «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в госу-дарственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организа-циях Российской академии наук» приводится определение понятия «обеспе-чение сохранности архивных документов» (ст. 2.11.): оно определяется как комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных доку-ментов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.
Статьей 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Правовые гарантии обеспечения сохранности архивных документов предусмотрены и нормами Уголовного кодекса РФ (ст. 164, 243, 284).
Принцип второй. Архивисты должны осуществлять экспертизу ценнос-ти, отбор архивных документов и работу с ними в их историческом, право-вом и административном контексте, сохраняя принцип происхождения доку-ментов.
В архивном законодательстве России этот принцип получил развитие в положениях ст. 6 Федерального закона «Об архивном деле в РФ», в соответ-ствии с ч. 1 которой архивные документы включаются в состав Архивного фонда РФ на основании экспертизы ценности документов. Порядок про-ведения экспертизы представлен в «Правилах организации хранения, комп-лектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и дру-гих архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (п. 4.3), «Основных правилах работы государственных архивов РФ» (п. 6.1.5),
«Ос-новных правилах работы архивов организаций» 2002 г. (п. 2.1 – 2.4), а также в утвержденной приказом Росархива от 02.05.2007 № 22 «Положении о Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архив-ном агентстве».
Принцип третий. Архивисты должны защищать подлинность доку-ментов во время архивной обработки, хранения и использования.
Правилами организации хранения, комплектования, учета и исполь-зования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов
в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук установлены круг лиц, имеющих право на получение подлинников архивных документов, виды документов, которые могут быть возвращены, а также порядок документирования такого возвращения (п. 5.11).
Возвращение подлинников архивных документов лицам, находящимся за пределами России, должно осуществляться в соответствии с требовании-ями Закона РФ «О вывозе и ввозе культурных ценностей» от 15.04.1993
№ 4804-1.
Подмена подлинников документов копиями, утрата работниками архи-вов оригиналов влечет за собой гражданско-правовую, дисциплинарную, административную или уголовную ответственность.
Принцип четвертый. Архивисты должны обеспечить доступность и по-нятность архивных материалов.
Эта обязанность архивистов корреспондирует конституционному праву граждан на информацию (ст. ч. 4 ст. 29 Конституции РФ), закрепленному также в ст. 3, 8 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149 ФЗ.
Общие правила доступа к архивным документам и их использования установлены гл. 6 (ст. 24–26) Федерального закона «Об архивном деле в РФ».
Порядок работы пользователей с открытыми документами в читальных залах (просмотровых залах, комнатах прослушивания фонодокументов
и т.п.) государственных архивов и центров хранения документации РФ регламентирован «Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов РФ», утвержденных приказом Росархива
от 06.07.1998 № 51.
Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством РФ, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов.
Принцип пятый. Архивисты должны документировать и быть способ-ными оправдать свои действия с архивными материалами.
Конкретизирующие этот принцип правовые нормы содержатся
в утвержденной приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005 № 536 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, «Основных правилах работы архивов организаций», «Основных правилах работы государственных архивов РФ», «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муници-пальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», «Правилах работы пользователей в читальных залах государственных архивов РФ» и других нормативно-правовых актах. В соответствии с ними документальному оформлению подлежит каждый этап работы с подлежа-щими хранению документами: экспертиза ценности, прием-передача доку-ментов в архивы организаций, процедура отбора документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, использование документов архива.
Количество и состав документов архива фиксируется в учетных документах. Порядок государственного учета документов Архивного фонда РФ закреплен в Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, утвержденных приказом Росархива от 11.03.1997 № 11.
Принцип шестой. Архивисты должны содействовать максимально широкому доступу к архивным материалам и обеспечивать беспристрастное обслуживание всех пользователей.
Реализация этого принципа достигается оформлением научно-справочного аппарата на все документы, находящиеся в архивах, и предо-ставлением сбалансированного ассортимента услуг.
Процедура подготовки научно-справочного аппарата к документам архива, включающего подготовку описей, путеводителей по фондам архива, каталогов, баз данных, указателей, обзоров документов, издание архивных справочников регламентирована «Основными правилами работы государст-венных архивов РФ» (раздел 7).
Приказом Росархива от 28.04.2001 № 33 утвержден Перечень инфор-мационных услуг, предоставляемых государственными архивами РФ пользователям из государственных информационных ресурсов бесплатно или за плату, не возмещающую в полном размере расходы на услуги.
Принцип седьмой. Архивисты должны уважать тайну частной жизни
и действовать в границах соответствующего законодательства. Архивисты должны заботиться о защите корпоративных и личных интересов также, как и учитывать соображения национальной безопасности, не уничтожая информации.
В соответствии с этим принципом ст. 25 Федерального закона
«Об архивном деле в РФ» вводятся ограничения на доступ к архивным документам, независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством РФ тайну, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности.
Принцип восьмой. Архивисты должны использовать оказанное им доверие в общих интересах и избегать использования своего положения для нечестного удовлетворения своих или чужих интересов. Архивисты должны воздерживаться от действий, наносящих ущерб их профессиональной чистоте, объективности и беспристрастности. Они не должны извлекать для себя финансовую или какую-либо другую выгоду в ущерб учреждениям, исследователям или коллегам.
За нарушение этой этической нормы, также получившей развитие
в законодательстве РФ об архивном деле, архивисты могут быть привлечены к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности.
Принцип девятый. Архивисты должны повышать свое профессиональ-ное мастерство, систематически и постоянно совершенствуя свои архивные знания и делясь результатами своих исследований и опытом работы.
Профессиональную подготовку работников архивного ведомства, их переподготовку, повышение квалификации и стажировку организует Федеральное архивное агентство (п. 5.7 Положения о Росархиве, утвер-жденного постановлением Правительства РФ от 17.06.2004 № 290).
Принцип десятый. Архивисты должны способствовать обеспечению сохранности и использованию мирового документального наследия
в сотрудничестве друг с другом и с представителями других профессий.
Общий порядок международного сотрудничества РФ в области архив-ного дела установлен ст. 28 Федерального закона «Об архивном деле РФ».
В соответствии с ним государственные органы, органы местного само-управления, государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки и иные юридические лица в пределах своей компетенции, а также граждане – собственники или владельцы архивных документов принимают участие
в международном сотрудничестве в области архивного дела, участвуют
в работе международных организаций, совещаний и конференций по вопро-сам архивного дела, в международном информационном обмене.
Итак, проведенный нами анализ соотношения этических и правовых норм в области архивного дела позволил заметить, что те и другие имеют своей целью регулирование поведения архивистов, обладают качествами нормативности (устанавливают эталон поведения), общеобязательности (обязательны для всех, кому они адресованы), формальной определенности (этические нормы в области архивного дела изложены в системати-зированном перечне, озаглавленном «Международный этический кодекс архивистов»), имеют предоставительно-обязывающий характер (действуют через предоставление архивистам прав и возложение на них обязанностей). Наконец, те и другие связаны с государством: правовые нормы устанавливаются или санкционируются государством, при необходимости обеспечиваются государственным принуждением; этические нормы в обла-сти архивного дела, изначально исходившие от сообщества архивистов, через включение их в нормативно-правовые акты (в частности, «Основные правила работы государственных архивов РФ») стали совместным выражением воли государства и архивистов РФ.
Мухатинова Р.Н.
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КАК ЭЛЕМЕНТ ПРАВОВОЙ КУЛЬТУРЫ
Документирование связано с правовой культурой, оно является ее со-ставной частью. Для того чтобы доказать данное утверждение, рассмотрим определения и историю, ход которой раскрывает нам взаимосвязь и взаимо-зависимость документирования и правовой культуры.
Концептуальный подход к праву как элементу культуры и цивилизации позволяет характеризовать истоки, значимость и социальную ценность права в широком, общесоциологическом плане. Как глубинный элемент культуры право не только вбирает в себя ее ценности, но и реализует основопола-гающие требования и достижения цивилизации1, обеспечивая тем самым сохранение, а в известной мере и преумножение потенциала материальных, социальных и духовных богатств общества.
Документирование – это фиксация информации на материальном носителе, или процесс создания документа. Мы видим, что данные понятия объединяет процесс сохранения, передачи и развития вещественных и нема-териальных ресурсов человечества. Это очень ценно для обогащения культурных источников, развития системы права, экономики, политики и др. сфер жизни.
Правовая культура – это достигнутый уровень развития в правовой организации жизни людей, обусловленный социальным, духовным, полити-ческим и экономическим строем, выражающийся в достигнутом уровне развития правовой деятельности, юридических актов, правосознания и пра-вового развития субъекта, а также степени гарантированности государством и гражданским обществом свобод и прав человека.
Очень часто процесс документирования регламентируется, и как следст-вие возникают официальные документы. Поэтому в делопроизводстве тер-мин «документирование» и определение этого понятия стандартизованы. Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам1. В свою очередь, правила документирования определяются как «требования и нормы, устанавливающие порядок докуме-нтирования». Правила документирования устанавливаются правовыми нор-мативными актами. На процесс разработки правил документирования повли-яли также традиции.
Процесс взаимосвязи документирования и правовой культуры про-слеживается уже с развития письменности в Древнерусском государстве, поскольку в договорах киевских князей с Византией: Олега (911 г.) и Игоря (945 г.). Во-первых, упоминается о практике составления документов;
во-вторых, эти договоры были связаны с правовой практикой. В первом случае это было письменное завещание, во втором – подорожные грамоты для купеческих кораблей2. Письменным свидетельством возрождения тради-ции документирования и официального нормативно-правового документа Древнерусского периода является Русская правда.
В период феодальной раздробленности Руси документирование находит применение в основном в частноправовых актах, целью которых являлось закрепление прав и привилегий феодалов. Здесь мы видим юридическое закрепление прав граждан, осуществляемое снова посредством бумаги.
В приказном делопроизводстве прослеживается четкая иерархия управ-ления и распределение должностных обязанностей. Зарождение первых ин-ститутов власти связывалось непосредственно с документированием и осу-ществляло свою деятельность опираясь на документирование. И именно в этот период приказного делопроизводства зарождаются архивы.
Документирование источников в Российской империи XVIII в. связано с коллежским делопроизводством. Период бурной реформаторской деятель-ности Петра I изменил и систематизировал не только процесс документи-рования, но и внес преобразования в систему государственного устройства.
Последующие реформы касались упорядочения и взаимосвязи государ-ственных структур, создание набора реквизитов и как следствие унификация документов, появление стандартов, правил и постепенное нормативное за-крепление процессов документирования.
Переломным в истории России стал 1917 год – время, когда происходит перелом сложившихся традиций, приближение к простым формам, лаконичности, смена стиля документов.
Рассматривая современную правовую культуру нельзя не сказать о пра-вовом нигилизме – безразличия к социально-правовой, культурной, полити-ческой аспектам жизни. Отразился ли правовой нигилизм в процессе доку-ментирования? Отчасти да, поскольку именно сегодня проявляется негра-мотность, нежелание вести дела согласно стандартам и правилам. Почему
во многих сферах деятельности документирование осуществляется по тради-ционным схемам, почему, когда весь мир функционирует, опираясь на элек-тронные форматы, программы у нас еще только зарождается? Как следствие, можно говорить и о правовом нигилизме.
О феномене правового нигилизма сейчас много говорят и пишут. Действительно, в настоящее время нигилистическое отношение к праву стало наиболее показательной и неотъемлемой чертой сложившейся
в России ситуации культурно-правового и экономического кризиса. И, тем не менее, правовой нигилизм и нигилизм вообще – достаточно длительно существующее и распространенное в мире явление, которое можно рассма-тривать как характерное для определенного этапа развития европейской цивилизации. Этот этап, наиболее выразительно охарактеризованный
Ф. Ницше формулой «Бог умер», означавшей, что к к. XIX в. европейская культура утратила ощущение присутствия Бога в мире, и теперь понимание мира человеком не основано на признании абсолютных ценностей, связан
с наступлением аксиологического релятивизма. Другой немецкий мыслитель, М. Хайдеггер, анализируя на основе феноменологии европей-ский нигилизм как явление фундаментальное для современного сознания, выявил его ключевые черты1. Во-первых, мировоззренческий нигилизм –
это господство бессмысленности, обесцененности всего сущего. Отсутствие адекватной укорененной в абсолюте ценностной иерархии приводит к пони-манию равнозначности всех ценностей, их относительности, а, следова-тельно, в конечном счете, отсутствия в них какого-либо общезначимого. Во-вторых, нигилизм раскрывает себя в убеждении, что жизненный мир челове-ка, общество сотканы из «психологических потребностей» и представляют собой только сеть пересекающихся частных интересов. Отсюда вытекает идея об отсутствии в мире и обществе единой наполненной смыслом организации, порядка и целостности.
Сегодня процесс документирования теоретически достиг достаточно высокого уровня, мы приближаем наш опыт к мировым стандартам, но этого недостаточно, необходима практическая реализация, воплощение всех про-ектов в жизнь. Документирование может осуществляться на естественном языке (в этом случае создаются текстовые документы) или на искусственных языках (документы на машинных носителях, обеспечивающие обработку информации с помощью электронно-вычислительных машин), разрабаты-ваются новые методы защиты информации, вводятся новые программы, однако это чаще оказывается иллюзией, погоней за мировыми дости-жениями.
С помощью простых орудий создаются рукописные письменные документы, изобразительные документы и графические документы. При ис-пользовании фототехники создаются фотодокументы, кинотехники – кинодокументы. Звукозаписывающая техника позволяет создавать фоно-(аудио)документы, компьютерная техника – документы на бумажном носи-теле, а также электронные документы.
Таким образом, анализ истории показал взаимосвязь документирования и правовой культуры. Документирование поддерживает развитие и совер-шенствование правовой культуры. Развитие социальной, культурной, право-вой сфер жизни и мировая практика показывают необходимость развития и совершенствования документирования как системы. Необходимо устранять такие негативнее факторы как правовой нигилизм и стремиться к практичес-кой реализации и внедрению новейших технологий в области документи-рования.
|
