4.6Оперативная оценка непосредственных результатов деятельности гражданских служащих
Важной составляющей оперативной оценки результативности государственных гражданских служащих является взаимосвязь экономических и социальных показателей эффективности и производительности деятельности. Данные о такого рода показателях определяется соотношением затраченных ресурсов с промежуточными и конечными результатами. Данные показатели позволяют определить следующие задачи оперативной оценки результативности:
улучшение системы стратегического и индивидуального планирования;
четкая ориентация гражданских служащих на результат;
создание возможности для стимулирования и карьерного роста в зависимости от степени достижения результата;
максимальная возможность определения индивидуального вклада в достижение результата.
Улучшение системы стратегического и индивидуального планирования возможно при сопоставлении личных качеств, профессиональной квалификации сотрудников с поставленными целями, что позволяет максимально эффективно использовать потенциал гражданских служащих.
Четкая ориентация гражданских служащих на результат предполагает оценку темпов достижения результата, взаимосвязь деятельности отдельных сотрудников с достижением коллективных целей.
Создание возможности для стимулирования и карьерного роста в зависимости от уровня достижения результата учитывает влияние мотивирующих факторов, что позволяет определить степень заинтересованности гражданского служащего, на основе чего возможно создание условий для планирования карьерного роста.
Возможность наиболее точного определения индивидуального вклада в достижение результата достигается за счет построения хорошо формализованной и сбалансированной системы показателей результативности.
Оперативная оценка результативности деятельности государственных гражданских служащих обеспечивает динамическую связь между следующими компонентами:
целями структурного подразделения и органом исполнительной власти;
результатами сотрудников и органа исполнительной власти;
повышением квалификации и кадровым ростом определенного гражданского служащего.
Оперативная оценка результативности деятельности государственных гражданских служащих дифференцирована по уровням и связана со следующими структурными подразделениями органа исполнительной власти:
На уровне органа исполнительной власти;
Оценка на уровне департаментов и структурных подразделений;
Оценка на уровне индивидуальной деятельности сотрудников.
Все 3 уровня отражают целостность управленческих задач. Оценка результатов работы подразделения проводится руководителем и его непосредственным начальником. При рассмотрении критерия «управление персоналом», к участию привлекаются и подчиненные, которым предлагается заполнить анкеты. По результатам оценки и дискуссии о постановке целей составляется план развития, который призван обеспечить наиболее соответствующую готовность руководителя к достижению запланированных результатов.
Для определения соответствия результатов деятельности на определенном этапе запланированным ожиданиям, используется система показателей результативности. На некоторые показатели возможно оказывать непосредственное влияние, например, количество рассмотренных дел, количество рассмотренных дел на одного сотрудника, среднее время обработки дел определенного вида. Эти показатели относятся к группе, определяющей промежуточный результат. К этой группе также относятся показатели деловых процессов, например, доля своевременно разработанных и подготовленных документов. Оценка результативности деятельности руководителя или структурного подразделения может основываться на результатах деятельности органа или подразделения.
Другие сферы могут не включать методов прямого измерения. В таких случаях участвующим сторонам следует согласовать критерии и методы, в соответствии с которыми будет производиться оценка показателей результативности и степень их достижения.
Наибольшую трудность вызывает постановка конкретных требований к результатам или целям. Поскольку это является необходимым условием для эффективного применения оценки, то организация обучающих программ в министерствах и ведомствах будет способствовать приобретению практического опыта и выработке навыка использования методики измерения и формулировки целей.
Оценка результативности деятельности государственных гражданских служащих будет максимально эффективной, если количество целей будет ограничено (2-3). Лучше определить несколько наиболее важных и комплексных целей, чем множество мелких и незначительных. Цели должны быть сформулированы таким образом, чтобы сотрудники их понимали и были заинтересованы в реализации. Цели должны также быть реалистичными для выполнения.
После согласования целей руководителю необходимо трансформировать их в требования, привязанные к задачам. В соответствии с поставленными задачами и выделенными приоритетами будет приниматься решение о достижении целей. Следует выбрать от двух до пяти приоритетных областей или задач, которые будут наиболее важными для рассматриваемого подразделения и могут быть использованы в качестве основы для оценки гражданских служащих. Государственные организации значительно отличаются друг от друга, и результаты их деятельности могут быть самыми разными. Поэтому каждая организация должна определить для себя соответствующие цели в виде результатов и методов их измерения.
Примеры:
количество рассмотренных дел;
количество разработанных нормативно-правовых актов;
количество выданных справок;
количество научных статей;
количество принятых решений по рассмотренным делам;
сокращение сроков обработки дел;
повышение степени удовлетворенности клиента;
сокращение затрат на определенный продукт;
разработка новых концепций/систем/методов/услуг;
разработка нового продукта и т.д.
Многие из этих примеров формулировки целей широко известны, так как они могут использоваться для описания объема чего-либо. Однако они должны дополняться описанием уровня качества, конечных сроков реализации и используемых ресурсов.
При описании уровня качества могут возникнуть трудности, но исключить их невозможно. Должен ли уровень качества оставаться прежним, повыситься или понизиться? Если да, то насколько он должен повыситься/понизиться?
Измерение степени удовлетворения пользователя (потребителя) – важный элемент оценки качества услуги или продукта. Качество может также относиться и к требованиям, предъявляемым к рассмотрению документов/дел, например, в связи с обеспечением прав граждан или требованием справедливого решения по рассматриваемым делам.
Для каждого выбранного результата или целевой области нужно ответить на следующие вопросы:
Что необходимо получить в итоге?
Какого объема услуг или степени показателя необходимо достичь?
Когда наступит крайний срок выполнения?
Какого необходимого уровня качества следует достичь и как можно его измерить?
Какие ресурсы необходимы?
Прочие предпосылки и условия.
Согласованные показатели и условия формулируются и регистрируются в специальных документах, используемых для методики оценки по результатам (Таблица 4 .5):
Таблица 4.5
Приоритетное направление
|
Объем или степень
| Конечный срок |
Уровень качества
|
Ресурсы
|
Прочие условия
|
Оценка:
5-отлично
4-хорошо
3-удовлетворительно
2-не соответствует ожиданиям
1-недовлетворительно
|
1.
2.
3.
4.
5.
|
|
|
|
|
|
|
Общая оценка
|
|
Для получения наиболее адекватных результатов оперативной оценки необходимо включать в бланки оценки сопроводительные комментарии, либо прилагать данные, которые являются основанием для присуждения того или иного балла.
Пример №1 (Таблица 4 .6)
Таблица 4.6
Чего необходимо достичь?
|
До какой степени?
|
Крайние сроки/
временные рамки
|
Уровень качества
|
Ресурсы
|
Прочие условия/
предпосылки
|
Оценка
|
Сокращение времени обработки документов относительно ………………
|
Среднее время обработки должно быть сокращено на 15% с 40 до 34 рабочих дней
|
Первое сокращение на 5% должно быть получено к 1 июня. Следующие 10% - не позднее 1 ноября.
|
Уровень качества не должен быть снижен, что означает, что допустимое количество обжалований/
ошибок не должно быть выше х %
|
Без изменений. Тем не менее в период до 1 июня подразделение может уделять меньше внимания проекту по ……………..
|
План и процедура должны быть представлены начальнику подразделения на утверждение до 2 февраля.
|
|
Пример №2 (Таблица 4 .7)
Таблица 4.7
Чего необходимо достичь?
|
До какой степени?
|
Крайние сроки/
временные рамки
|
Уровень качества
|
Ресурсы
|
Прочие условия/
предпосылки
|
Оценка
|
Разработка нового метода ……………...
|
Новый метод расчета …….. на следующих условиях ……. должен быть создан.
|
Проект предложения должен быть представлен руководству не позднее 1 мая. Окончательное предложение должно быть представлено не позднее чем через 3 месяца после утверждения проекта руководством.
|
В процессе разработки необходимо консультироваться с наиболее важными группами влияния, чтобы обеспечить приемлемость окончательного варианта предложения в связи с последующим запросом.
|
Без изменений.
|
|
| |
