4.5Критерии проведения оперативной оценки результативности деятельности государственных служащих
Оперативная оценка может проводиться на основе экспертных заключений, формализованных параметров и показателей результативности, выражаемых в качественном и количественном измерении, а также других критериев оценки результативности деятельности.
Основное в этом процессе определиться с ключевыми факторами для данной должности, соответствие которым необходимо оценивать в процессе оперативной оценки.
Критерии должны быть важными для данной должности, т.е. при несоответствии стандарту работы по выбранному критерию работа не может выполняться на требуемом уровне.
Необходимо обладать достаточной информацией для оценки по выбранным критериям, т.е. иметь установленные стандарты работы (КАК работа должна выполняться), и иметь необходимую информацию, чтобы сопоставить деятельность сотрудников по отношению к принятым стандартам
Для проверки выбранных критериев можно заполнить следующую анкету (Рисунок 4 .7):
ПРОВЕРКА ВЫБРАННЫХ КРИТЕРИЕВ
Оцениваемая группа (должности):_______________________________________________
-
Критерии оценки
|
Очень важно
|
Важно
|
Не важно
|
Какая информация у нас имеется
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Рисунок 4.7
|
Достаточно ли у вас информации, чтобы оценивать по «очень важным» критериям? Если нет - подумайте, как получить информацию.
Достаточно ли у вас информации, чтобы оценивать по «важным критериям? Если нет - подумайте, так ли важны эти критерии. Если они важны, подумайте, как получить информацию.
Не тратьте время на оценку по «не важным критериям».
Для более полного качественного выявления критериев оценки сотрудников можно использовать метод субъективного оценивания.
Методика субъективного оценивания включает в себя следующие этапы:
Этап, состоящий из анализа рабочих функций (должностных обязанностей) сотрудника. Анализ проводится путем изучения служебных документов, наблюдения за работой сотрудников, занимающих данную должность, и проведения собеседования с ними и их руководителями.
В результате составляется подробный список должностных обязанностей. Затем все рабочие функции перераспределяются по нескольким группам в соответствии с основными областями компетенции сотрудника, которые наиболее отчетливо проявились в процессе изучения должностных обязанностей.
На основе последнего списка составляется общий перечень профессиональных и личностно-профессиональных качеств (знаний, умений/навыков, способностей, установок и личных качеств), которые могли бы рассматриваться как желательные для успешного выполнения рассматриваемых должностных обязанностей. Профессиональные качества, наиболее соответствующие данной должности и основным областям компетенции сотрудника выбираются из всего списка.
Разрабатываются две анкеты, предназначенные для оценки степени значимости каждого из них с помощью рейтинговых шкал. Первая анкета предназначена для руководителей, которые должны оценить степень необходимости рассматриваемых качеств для «воображаемого» сотрудника. Вторая анкета, содержащая тот же самый список профессиональных важных качеств, предназначена для самих сотрудников, занимающих исследуемую должность. В первой части рассматриваются небольшое количество качеств формального характера (образование, владение компьютером, правовые знания и т.д.), которые представляют для исследования меньший интерес. Вторая часть является более важной и содержит 40 профессионально важных качеств, подлежащих оценке с целью определить профессиональный портрет сотрудника, ищущего работу. Каждое из качеств оценивается по пятибалльной шкале в зависимости от точки зрения экспертов на степень его важности для успешного выполнения исследуемой работы.
Далее производится сбор данных анкетного опроса руководителей и сотрудников. Результаты оценки сводятся в общую таблицу.
Производится анализ полученной информации для определения содержательной валидности требований к профессионально важным качествам (компетенциям), относящейся к определению их набора, необходимого для выполнения рассматриваемой работы. Определение степени значимости компетенций производится по их рейтингу, зависящему от полученных оценок. Собранные данные заносятся в компьютер и обрабатываются с помощью электронных таблиц Excel, для того, чтобы получить и проанализировать перечни наиболее значимых качеств, составленных на основании мнений руководителей и самих сотрудников.
Обработка информации сводится к вычислению средних арифметических значений оценок каждого профессионально важного качества, а также среднего отклонения для каждого из них.
В результате анализа и сопоставления двух перечней профессионально важных качеств для рассматриваемой должности( согласно мнениям руководителей и мнениями самих сотрудников) получается общий итоговый список наиболее существенных квалификационных требований, содержащих вместо 40 только 20 основных.
Критерии оценки сотрудников распределяются по основным группам результативности деятельности:
выполнение основных должностных обязанностей (качество работы; объем работы; профессиональные знания; умение планировать и организовывать работу; специальные знания и навыки);
отношение к работе (лояльность к организации; дисциплина; отношение с руководителем; внешний вид и рабочее место);
качества руководителя (умение принимать решения и брать на себя ответственность; организация работы подчиненной структуры; развитие подчиненных);
коммуникативные навыки (устные коммуникации; письменные коммуникации; умение слушать; умение контролировать эмоции; работа в команде);
понимание работы и потенциал (достижение ключевых результатов; обучаемость, отношение к новому; инициативность, творческий подход; умение анализировать и применять логику).
При формировании критериев оперативной оценки необходимо, чтобы они максимально соответствовали следующим требованиям:
соответствовали целям и задачам органа исполнительной власти;
соответствовали критериям производительности и эффективности;
были ориентированы на услуги конечного пользователя/потребителя;
способствовали созданию возможностей для реализации сотрудником своего потенциала.
Конкретные критерии и показатели оперативной оценки согласовываются руководителем и сотрудником в соответствии с запланированными задачами. Базовыми критериями в системе планирования, на основе которых оценивается эффективность деятельности государственного служащего, являются:
Соответствие полученных результатов с запланированными;
Применение необходимых профессиональных навыков к выполнению поставленных задач;
Эффективное использование времени и ресурсов, затраченных на выполнение поставленной задачи;
Удовлетворение ожиданий и потребностей получателя услуг.
Например в Южной Корее основные критерии оценки результатов деятельности государственного служащего включают три общие группы:
выполнение деятельности (качественные и количественные характеристики; время, затраченное на выполнение задания и оказанное влияние на конечный результат) - составляет 60% общей оценки;
способности (навыки работы с компьютером, знакомство с поставленной задачей, суждения, планирование, профессиональный сертификат, в случае необходимости - уровень владения иностранным языком) - составляет 30% общей оценки;
отношение к работе (опоздание, отсутствие, дисциплина, уважительное отношение к гражданам) - составляет 10% общей оценки.
Оценка критериев происходит по 5 категориям: великолепно, отлично, хорошо, неудовлетворительно, неприемлемо. Методика оценки позволяет каждому министерству самостоятельно определить составляющие критерии и соответствующие каждому уровню баллы.
В США и некоторых странах Европы также применяется метод “оценочного центра” в котором используются следующие критерии к государственным служащим:
способность к учебе (общие умственные способности);
умение делать устные обобщения (насколько хорошо человек может сделать устное сообщение перед небольшой группой на хорошо знакомую тему);
умение делать письменные обобщения (насколько успешно сотрудник может составить служебную записку на хорошо знакомую тему);
контактность (в какой степени данный человек вызывает к себе симпатии);
восприятие порогового социального мнения (насколько легко человек воспринимает незначительные замечания, касающиеся его поведения);
способность к творчеству (какова вероятность того, что человек способен решить задачу новым, отличным от других способом);
самооценка (насколько реалистично представление человека о соотношении своих достоинств и обязанностей, насколько глубоко его понимание мотивов собственного поведения);
общественная задача (отношение к расовым, этническим, социально-экономическим, образовательным и другим подобным вопросам);
гибкость поведения (насколько легко человек в случае принуждения изменяет свое поведение или модифицирует его для достижения поставленной перед ним цели);
необходимость одобрения со стороны вышестоящего лица (степень эмоциональной зависимости от руководства);
необходимость одобрения со стороны равных по социальному и должностному положению лиц (степень эмоциональной зависимости от мнения коллектива);
внутренние рабочие нормативы (насколько высоко качество, с которым сотрудник хочет выполнить какую-либо работу, по сравнению с более низким, но вполне приемлемым);
необходимость продвижения и карьерного роста (учитываются стремление к значительному продвижению по служебной лестнице и сроки, в которые человек надеется это продвижение осуществить, в сравнении с коллегами, занимающими равное с ним положение);
необходимость надежности положения (в какой степени сотрудник хочет быть обеспеченным работой);
гибкость при достижении цели (жизненные цели, их соответствие реальным возможностям и обстановке);
первостепенность работы (в какой степени удовлетворение, получаемое от работы, больше удовлетворения от других сфер деятельности в повседневной жизни);
терпимость к неопределенности и нестандартным условиям работы;
способность работать длительный период времени без достаточного вознаграждения с перспективой получить награду позже;
сопротивляемость стрессу (до какого предела напряженность работы совпадает с нормальным психологическим состоянием);
разнообразие интересов (различные сферы деятельности и увлечения - такие, как политика, музыка, искусство, спорт);
энергичность (как долго сотрудник может выдерживать высокий уровень нагрузки);
организованность и способность к адекватному планированию карьеры;
готовность принимать решения и умение их обосновывать.
В Финляндии используется меньшее количество критериев:
Теоретические знания и практические навыки. Подробное описание критериев определяется в соответствии со спецификой деятельности подразделения. Например, для оценки сотрудников налоговой системы Финляндии используются следующие конкретные показатели: знание тарифов и товаров; знание налогового законодательства; знание налоговых процедур в конкретной сфере; использование информационных технологий; заполнение соответствующих документов.
Качество достигнутых результатов/выполненной работы (output).
Подробное описание критериев:
Результат (качество, количество, и влияние (работает эффективно/не эффективно, осуществляет обратную связь с другими сотрудниками в процессе работы))
Процесс выполнения и проявление инициативы (способен на разработку и реализацию новых подходов к решению задач/трудолюбив)
Соблюдает правила по пользованию техникой (не оценивается, если не предусмотрено использование техники для выполнения задания)
Сотрудничество с другими служащими и работа в команде либо руководство сотрудниками
Подробное описание критериев:
Принимает на себя обязательство за выполнение коллективных задач
Сотрудничает с другими членами команды и другими заинтересованными сотрудниками
Содействует созданию благоприятной рабочей атмосферы
При проведении оперативной оценки также целесообразно использование дифференцированных критериев оценки по определенным группам. В качестве примера может быть рассмотрена следующая таблица критериев оценки результативности деятельности гражданского служащего (Таблица 4 .3):
Таблица 4.3
Критерии оценки результативности деятельности гражданского служащего
|
Согласованные приоритетные области работы сотрудников
( К приор.)
|
Оценки:
5. Отлично
4. Очень хорошо
3. Хорошо
2. Удовлетворительно
1. Неудовлетворительно
|
1. Цели и стратегическое планирование органа исполнительной власти
|
|
|
1.1. Принимает активное участие в разработке целей органа исполнительной власти
|
|
|
1.2. Действует в соответствии с общими целями и стратегией органа исполнительной власти
|
|
|
1.3. Вносит предложения по оптимизации деятельности органа исполнительной власти
|
|
|
1.4. Общая оценка
|
|
|
2. Инновации
|
|
|
2.1. Берет на себя инициативу
|
|
|
2.2. Охотно выступает с предложениями по новым услугам и продуктам
|
|
|
2.3. Вносит активный вклад в новые разработки, продукты и т.д., в том числе — за пределами области своей ответственности
|
|
|
2.4. Открыты для новых методов организации деятельности
|
|
|
2.5. Общая оценка
|
|
|
3. Качество и пользователи
|
|
|
3.1. Предъявляет требования к качеству работы
|
|
|
3.2. Ориентирован на пользователей и заинтересованные группы потребителей
|
|
|
3.3. Вносит активный вклад в создание и поддержание хорошего имиджа органа исполнительной власти
|
|
|
3.4. Демонстрирует лояльность
|
|
|
3.5. Общая оценка
|
|
|
4. Сотрудничество
|
|
|
4.1. Вносит конструктивный вклад в работу органа исполнительной власти
|
|
|
4.2. Нацелен на сотрудничество
|
|
|
4.3. Лояльно принимает решения группы руководителей
|
|
|
4.4. Общая оценка
|
|
|
5. Служебные обязанности
|
|
|
5.1. Является ли хорошим примером для персонала в повседневной работе
|
|
|
5.2. Аккуратно выполняет должностные инструкции
|
|
|
5.3. Точно в срок выполняет возложенные на него обязательства
|
|
|
5.4. Общая оценка
|
|
|
6. Использование ресурсов
|
|
|
6.1. Вносит активный вклад в рациональное использование ресурсов органа исполнительной власти
|
|
|
6.2. Ориентирован на эффективность и результативность текущей деятельности
|
|
|
6.3. Общая оценка
|
|
|
Общая оценка по всем критериям
|
|
|
В отечественной практике управления оцениваются, как правило, следующие критерии
Критерии оценки потенциала работника
Профессиональный уровень (почти всегда понимаемый формально, как наличие образования и опыт работы)
Специальные знания и навыки (знание нормативно-правовой базы, навыки работы с компьютером, владение иностранными языками и т.п.)
Ответственность, исполнительская дисциплина, самостоятельность, инициативность, способность к работе в условиях неопределенности и т.п.
Отношение к работе (уровень мотивации), готовность повышать квалификацию
Отношение в коллективе, способность к работе в команде
Управленческие качества, коммуникативные навыки
Для руководящих работников рассматриваются и оцениваются дополнительные критерии, характеризующие эффективность управления
Лидерские качества
Организация работы подчиненных (распределение обязанностей, постановка задачи, контроль и др.)
Критерии качества осуществления должностных обязанностей и выполнения процедур и функций.
Сложность решаемых задач
Степень напряженности работы
Соблюдение сроков выполняемых работ
Отсутствие замечаний со стороны руководства и соисполнителей по содержанию подготовленных документов или качеству выполнения заданий
При проведении оперативной оценки по данным позициям также необходимо учитывать, какие из них наиболее важны для конкретной должности. В практике проведения оценки работников в коммерческих структурах иногда используется такая позиция, как расширение круга обязанностей за счет совмещения функций (например, в случае замещения ушедшего в отпуск). В ходе предварительных обсуждений в ряде исполнительных органов выявилось, что этот параметр оценки готовы использовать и на государственной службе.
Формализация оценки по данным критериям, как правило, предполагает разработку балльной шкалы и механическое суммирование баллов, выставленных по каждому из критериев. Балльная шкала не адаптируется конкретно под каждую должностную позицию, поэтому суммарная оценка может быть неадекватна – например, высокая оценка по критериям малозначимым для данной должности позволит работнику набрать достаточно высокие общие баллы, несмотря на низкие баллы по более значимым позициям. Представляется необходимым адаптировать подобные шкалы к требованиям конкретной должностной позиции, т.е. определить приоритетность критериев и присвоить им удельные веса. На основании опыта оценки сотрудников в различных отраслях можно предложить следующие примерные значения весов оценок работника (Таблица 4 .4).
Таблица 4.4 Значение весов оценок при оценке персонала (типовое)
Характер оценок
|
Вид оценок, их содержание
|
Вес оценок, %
|
1.Объективный (база -индивидуальные оценки по контролю знаний, тестам и т.п.)
Проводится при приеме на работу, по окончании обучении, при выводе с испытательного срока.
|
1.1. Оценка профессионализма:
- знаний;
- навыков;
- умений.
1.2. Оценка личностных и деловых качеств:
- коммуникативные навыки;
- понимание работы и потенциал;
- умение принимать решения;
- самостоятельность и инициативность;
- организация работы подчиненной структуры;
- развитие подчиненных
|
15-50%
15-25%
|
2. Субъективная оценка руководителя и объективные показатели результативности
|
2.1. Оценка руководителя:
- объем работы;
- качество работы;
-уровень сложности
- результаты работы;
- эффективность деятельности;
- качество труда ;
- лояльность к организации;
- дисциплина.
|
40-70%
|
|
|
100
|
Внутри каждой группы находятся те критерии оценки, по которым оценивается работник на той или иной должности. В зависимости от должности и выполняемой работы, может меняться не только удельный вес того или иного критерия, но и корректироваться набор критериев.
|
