5.3. Ввод аналитического описания статьи
Описание статьи можно вводить как самостоятельный документ независимо от наличия в БД документа-издания, в котором опубликована статья, вводом с клавиатуры с учетом выбора соответствующего РЛ.
Работа по вводу с клавиатуры состоит из следующих этапов:
В режиме ввода нового документа установить рабочий лист «ASP42» или «ASP71» (Аналитическое описание статьи полное) или «AUNTD42» или «AUNTD71» (Аналитическое описание юридического документа или НТД);
последовательно заполнять страницы выбранного РЛ, вызывая вложенные РЛ (если есть клавиша расширенных средств ввода) и просматривая документ в окне просмотра перед переходом на очередную страницу. ЭД БО вводятся с учетом рекомендаций п.п. 4.1, 4.2 и 5.1.1.1;
завершить ввод документа (кнопка СОХРАНИТЬ); при отсутствии заглавия ввод записи в БД блокируется; при отсутствии в документе ЭД «Шифр» он формируется автоматически.
Подробное описание РЛ см. п. 4.2.
Первая страница каждого из этих РЛ - лист сверки на дублетность (данные сверяются с поисковым словарем).
Описание статьи можно вводить аппаратными средствами создания новых документов из уже имеющихся в БД: «Оперативные режимы» и аппарат копирования. В этом случае исходными документами для создания документа – статьи могут быть либо документ-источник (издание, в котором опубликована статья), либо документ-статья, опубликованная в том же источнике. Копирование можно проводить либо из текущего документа (Корректировка - Новый из текущего), либо из документов, определенных, как результат поиска, либо отмеченных по результатам поиска, либо по их номерам в БД (Сервис - Копирование). «Оперативные режимы» работают только из текущего документа.
При работе по любому из этих вариантов существенно уменьшается объем информации, вводимой с клавиатуры. Документ-статья создается путем копирования исходного документа (источника или статьи) по определяемой каталогизатором (с использованием меню) таблице переформатирования; характер основных преобразований показан выше в Таблице 2 («Перечень таблиц преобразования»).
Работа по этим вариантам не зависит от вида документа-источника: это может быть и номер журнала (газеты или другого сериального издания), и том/выпуск многотомного издания, и сборник под общим заглавием и даже сборник без общего заглавия (состоящий из нескольких статей), грампластинка или сборник нот и т.п.
Если в документе-источнике введены данные в поле «Содержание» или в поле «2-я и последующие статьи сборника без общего заглавия» (документ - книга) или в поле «Статьи из журнала» (документ - отдельный номер журнала), то указывая в специальном поле «Номер статьи для копирования» и выбирая соответствующую таблицу переформатирования, каталогизатор может перенести в документ-статью не только сведения об источнике, но и данные о самой статье (авторы, заглавие, страницы, ключевые слова), введенные ранее в документе-источнике. В этом случае копирование целесообразно проводить непосредственно из документа, каждый раз указывая нужный номер статьи без необходимости сохранения исходного документа.
Создаваемые документы могут быть введены либо в общую БД электронного каталога, либо в отдельную БД.
Примечание. Копирование в «Оперативные режимы» не требует ни выбора таблицы переформатирования, ни указания БД, поскольку в этом режиме копирование производится только в текущую БД.
5.3.1. Ввод с клавиатуры
Работа состоит из следующих этапов:
выбрать режим ВВОД – БАЗА ДАННЫХ/MFN – НОВЫЙ;
установить рабочий лист «ASP» (Аналитическое описание статьи полное) или «AUNTD» (Аналитическое описание юридического документа или НТД);
последовательно заполнять страницы выбранного РЛ, вызывая вложенные РЛ (если есть клавиша расширенных средств ввода) и просматривая документ в окне просмотра перед переходом на очередную страницу. ЭД БО вводятся с учетом рекомендаций п.п. 4.1, 4.2 и 5.1.1.1;
завершить ввод документа (кнопка СОХРАНИТЬ); при отсутствии заглавия ввод записи в БД блокируется; при отсутствии в документе ЭД «Шифр» он формируется автоматически.
Подробное описание РЛ см. п. 4.2.
Первая страница каждого из этих РЛ - лист сверки на дублетность (данные сверяются с поисковым словарем).
5.3.2. Копирование в новый документ по результатам поиска
Работа состоит из следующих этапов:
провести поиск документа-источника или другой статьи из того же источника: если для копирования выбирается номер журнала, то поиск проводится по шифру издания (с учетом нумерации) или по заглавию журнала с последующим включением через связь (клавиша ПОИСК ПО СВЯЗИ) всех номеров этого журнала и отметкой нужного номера; если для копирования выбирается книга или статья, то поиск проводится по заглавию или другому поисковому признаку;
просмотреть найденный документ (ПРОСМОТР/ВЫВОД), при наличии «Содержания» или «Оглавления номера» - отметить документ для копирования (кнопка ОТМЕТИТЬ); в этом случае копирование целесообразно проводить непосредственно из документа на плоскости ВВОД (см. выше);
выбрать режим КОПИРОВАНИЕ (кнопка на плоскости ПРОСМОТР/ ВЫВОД или кнопка-ярлык на плоскости ВВОД);
при работе из документа при наличии полей «Содержание» или «2-я и последующие статьи сборника», или «Статьи из журнала» прежде, чем нажать кнопку-ярлык, ввести номер статьи для копирования (в документе-книге – на странице «Технология», в документе-номере журнала – на странице «Оглавление»);
выбрать из меню таблицу переформатирования (ниспадающее меню) с учетом вида документа и необходимости использования данных «Содержания»;
определить «Имя базы данных для копирования» (меню по кнопке): это может быть либо та же БД, в которой находится копируемый документ, либо другая;
после сообщения системы о вводе нового документа (и его номере) перейти в режим ВВОД – БАЗА ДАННЫХ/MFN задавая номера новых (скопированных) записей;
последовательно заполнять недостающие данные на страницах РЛ, вызывая вложенные РЛ (если есть кнопка расширенных средств ввода) и просматривая документ в окне просмотра перед переходом на очередную страницу. ЭД БО вводятся с учетом рекомендаций п. 4.2; если копировалось полное описание статьи, откорректировать введенные данные;
завершить ввод документа (кнопка СОХРАНИТЬ).
5.3.3. Создание новых документов из всех статей содержания отобранных документов.
Создание новых аналитических описаний на ВСЕ повторения полей «Содержание сборника»/«Оглавление журнала» можно осуществить путем выполнения глобальной корректировки по заданию STN.GBL.
При этом (как и при копировании):
новый документ формируется как РЛ AUNTD (поле 920), если в источнике-сборнике (в поле 900^c,2,3,4) или общем описании выпуска журнала (в поле 110^f или 110^g) введены коды характера документа «27» (юридический документ), или «1n», или «n» (юридическая статья). Если предыдущее условие не выполняется, формируется РЛ ASP;
на заголовки разделов аналитические описания не создаются;
сведения о разделе и номер позиции в разделе вводятся в поле 225 (серия);
специальные символы разметки игнорируются.
|
