5. ПОРЯДОК РАБОТЫ КАТАЛОГИЗАТОРА ПРИ ВВОДЕ/КОРРЕКТУРЕ ДАННЫХ
Основные функции каталогизатора по созданию и ведению БД Электронного каталога - ввод новых документов с БО изданий (книг и журналов или статей из них) и регистрация новых поступлений номеров (выпусков) журналов. Для однотомного издания составляется монографическое описание, которое вводится в БД; для тома многотомного (или продолжающегося, или серийного) издания по выбору каталогизатора может быть введено либо монографическое, либо сводное описание.
Объектом составления сводного описания является журнал или другое сериальное издание, все номера которого не требуют описания на монографическом уровне.
Примечание: После ввода нового или корректировки введенного ранее документа каталогизатор может вывести на печать комплект каталожных карточек (п. 6.1).
К работе можно приступать после изучения документа «Система автоматизации библиотек ИРБИС. Общее описание системы» и, в частности, раздела «3. АРМ Каталогизатор».
В системе ИРБИС возможна работа при разной степени интегрированности подразделений библиотеки. Так, например, регистрация поступившей партии книг может быть проведена в отделе комплектования (АРМ «Комплектатор», БД комплектования) с последующей передачей записей в БД электронного каталога (АРМ «Каталогизатор») для уточнения и более полного описания издания, но возможен вариант ввода поступившей партии книг непосредственно в БД Электронного каталога.
В любом случае работа с поступившей партией книг должна начинаться с ее регистрации: в БД комплектования (АРМ «Комплектатор») вводится новая запись Книги суммарного учета (КСУ), в которую заносятся данные из сопроводительного документа. Далее при вводе БО каждой книги в сведения об экземпляре вносится ЭД «Идентификатор партии» (номер соответствующей записи КСУ и/или номер Акта индивидуального учета); тем самым обеспечивается возможность анализа полученной партии книг и подготовки выходных документов на отдельную партию и суммарно за разные периоды времени.
Для получения подробной информации, касающейся текущего поля (фрагмента настоящей Инструкции каталогизатора), следует нажать клавишу .
5.1. Обработка книг
Как было отмечено в п. 1.1., под КНИГОЙ в системе понимается однотомное, многотомное, продолжающееся или серийное издание, для которого БИБЛИОГРАФИЧЕСКОЕ ОПИСАНИЕ (БО) составляется на каждую отдельно изданную единицу (печатную или другого типа – например, ноты, грампластинки и т.п.).
5.1.1. Ввод новых документов
Составление БО проводится непосредственно по книге, de visu. Для эффективности работы рекомендуется предварительно рассортировать порцию книг, подготовленных для ввода, по видам издания (однотомные/многотомные) и видам описания, чтобы лишний раз не проводить смены РЛ и в полной мере использовать режим «Установить значения по умолчанию» (см. ниже).
Для получения подробной информации, касающейся текущего поля, нажимать клавишу <F1>.
Использовать вспомогательные средства:
- ввод нестандартных символов (только в ИРБИС32, в ИРБИС64 – виртуальная клавиатура);
- конверсия данных латиница/кириллица и переключение языка английский/русский;
- конверсия регистра
5.1.1.1. Ввод описаний однотомных изданий
Работа состоит из следующих этапов:
установить по кнопке «Настройка» значения следующих ЭД (на закладке «фиксированные параметры»): Этап работы, ФИО, Номер КСУ, Номер акта, которые автоматически будут вводиться в каждый документ в соответствующие поля;
выбрать подрежим ввода НОВЫЙ / MFN;
в ниспадающем меню РЛ выбрать рабочий лист ввода данных в соответствии с традиционной методикой составления библиографической записи: PAZK (описание под индивидуальным или коллективным автором либо под заглавием) или PVK (описание под временным коллективным автором (труды конференций...));
ввести данные, общие для группы документов (если такие имеются)
ограниченное по времени сохранение данных
ИРБИС32 - нажать кнопку «По умолчанию» — во всех документах, которые будут вводиться как новые в установленном РЛ, эти значения будут присутствовать изначально (до смены РЛ и завершения сеанса работы);
ИРБИС32, ИРБИС64 – отметить поля, общие для группы записей, копировать их в буферную запись (правая кнопка мыши) и затем вставлять их в другие документы, эти значения будут сохраняться в буферной записи до завершения сеанса работы.
Неограниченное по времени сохранение данных - ИРБИС32, ИРБИС64:
установить по кнопке «Настройка» значения (на закладке «Произвольные параметры»); параметров может быть не более 9; действуют они в течение всех сеансов работы до тех пор, пока не будут установлены другие значения. Произвольные параметры используются при вводе следующим образом: нажатие комбинации клавиш -N (где N - 1,2,…9) приводит к вставке соответствующего значения в поле или подполе. Нажатие комбинации клавиш -0 приводит к появлению списка всех произвольных параметров, из которого можно явно выбрать необходимое значение.
последовательно заполнять страницы выбранного РЛ с учетом общих правил (п. 4.1) и специфики заполнения полей (п. 4.2), вызывая вложенные РЛ, используя расширенные средства ввода и просматривая документ в выходном формате. Для получения подробной информации, касающейся текущего поля, нажимать клавишу <F1>. Использовать вспомогательные средства: или виртуальная клавиатура - ввод нестандартных символов; - конверсия данных латиница/кириллица и переключение языка английский/русский; - конверсия регистра
завершить работу с документом – кнопка СОХРАНИТЬ.
Первая страница - данные для автоматической сверки на дублетность; этот контроль введен для предупреждения случайного повторного ввода БО одной и той же книги в электронный каталог. Если в результате проверки в электронном каталоге обнаруживается идентичный документ (появляются соответствующее сообщение, «свертка» найденного документа и его номер в БД), система блокирует выход из поля (контроль запрещающий).
В этом случае нужно поступить следующим образом:
удалить или изменить данные в поле, после которого проводится проверка (например, число страниц),
«опустошить» документ и вводить сведения о другой книге,
сведения о получении нового экземпляра дублетной книги ввести в режиме корректуры по результатам поиска или по указанному номеру (см. п. 5.1.2).
Примечание: Для сверки на дублетность достаточно записывать только краткие данные (соответственно указаниям в РЛ), чтобы в случае, если запись окажется дублетной, напрасно выполненной работы было бы меньше.
Если документ не дублетный (вводится впервые), перейти к следующей странице и вводить данные с учетом указанных выше (см. п. 4.2.2) особенностей для отдельных полей.
По мере ввода данных в окне полного описания меняется (наполняется) отображение документа в оптимизированном формате просмотра соответственно виду документа (книга или журнал или номер журнала). Перед переходом на 3-ю и последующие страницы рекомендуется просматривать документ для оценки правильности введенных к этому моменту данных (как с точки зрения грамматики, так и в части составления БО). Смотреть документ рекомендуется либо в формате БО (оптимизированный формат), либо (если это требуется) в формате Комплекта каталожных карточек (смена формата – ниспадающее меню ФОРМАТ). Завершив ввод всех данных, можно вывести на печать Каталожные карточки (подробное описание см. п. 6).
Сообщения об ошибках, выдаваемые программой, в основном, имеют характер предупреждения и не ведут к блокировке ввода, но при появлении сообщения нужно его проанализировать и, по возможности, устранить.
При обнаружении ошибок можно листать страницы РЛ вперед и назад либо переходить скачком на нужный лист по соответствующим Страницам; исправления можно вносить, не вызывая вложенных РЛ.
По мере ввода следующих полей рекомендуется выполнять «Предварительное сохранение» документа с последующей корректировкой сформированных данных:
при вводе полей, в которых автоматически формируются и/или пополняются ЭД «Сведения об ответственности», такие как «922: 2-я и последующие статьи сборника без общего заглавия», «454: Оригинал переводного издания», «481: Приплетенные издания», «330: Содержание» - для корректировки типа ввода константы «Редкол. в сост: », изменения падежей фамилий, замены полного имени инициалами и др. – см. п. 4.2.2.2;
при вводе в ЭД «Сведения об экземплярах» статуса «R» для «размножения» экземпляров; после сохранения размноженные экземпляры будут присутствовать в записи; корректировки типа ввода штрих-кодов и других данных, специфических для разных экземпляров – см. п. 4.2.2.5.
5.1.1.2. Ввод описаний томов многотомных изданий
Описание тома можно вводить как самостоятельное издание (независимо от наличия в БД других томов того же издания), и в этом случае работа ничем не отличается от работы, описанной в 5.1.1.1 для однотомных изданий.
При получении нескольких томов одного издания можно использовать аппарат «Значения по умолчанию» - при обработке первого тома ввести общие данные многотомного издания, а также другие данные, общие для всех томов (коды, экземпляры и др.) и нажать кнопку «Значения по умолчанию» (режим Корректировка).
Другой вариант работы, при котором уменьшается объем информации, вводимой с клавиатуры, предполагает предварительное проведение поиска по автору или заглавию общей части.
Ниже показаны простейшие операции; полное описание см. в Книге «ИРБИС Общее описание системы». Раздел 2., п.п. 2.3, 2.4:
перейти в режим ПОИСК; установить вид поиска – Автор или Заглавие;
используя окно КЛЮЧ, скроллинг и кнопку ПОЛНОСТЬЮ (только ИРБИС32), искать нужный документ в словаре;
отметить его (щелкнуть мышкой и нажать ВВОД или щелкнуть мышкой 2 раза) – отобранные термины будут перенесены в рабочую область ТЕКУЩЕГО ЗАПРОСА;
нажать кнопку ВЫПОЛНИТЬ – результат поиска указывается в виде числа (НАЙДЕНО ДОКУМЕНТОВ: …);
в режиме РЕЗУЛЬТАТ ПОИСКА на экране показываются результаты последнего поиска (при необходимости вернуться к результатам более ранних поисков в ниспадающем меню ЗАПРОС нужно выбрать и установить один из всех запросов, по которым были проведены поиски в текущем сеансе работы АРМа «Каталогизатор»);
просмотреть документы в коротком и/или полном формате (выделить курсором и дважды щелкнуть мышкой или нажать кнопку ПОЛНОСТЬЮ; для последовательного просмотра найденных документов в окне для полного описания документа используются кнопки-стрелки: вправо/влево и первый/последний);
отметить наиболее подходящий документ (кнопка ОТМЕТИТЬ).
Если в результате поиска определяется, что в БД уже введены тома данного издания, то перейти к 5.1.1.2.1 «Копирование в новый документ по результатам поиска». Если поиск дает нулевой результат (то есть издание вводится в БД впервые), то перейти к .5.1.1.2.2 «Ввод с клавиатуры».
5.1.1.2.1. Копирование в новый документ по результатам поиска
Копирование документов можно проводить в двух режимах (ИРБИС32 - на разных плоскостях):
ПРОСМОТР/ВЫВОД – при копировании группы документов, найденных по результатам поиска, или отмеченных, или заданных интервалом номеров в БД, при всех одинаковых параметрах копирования (одна для всех копируемых документов таблица переформатирования, одна БД для записи новых документов);
ВВОД – при копировании одного документа, непосредственно выведенного на экран, путем нажатия кнопки-ярлычка.
Работа состоит из следующих этапов:
отметить документ или несколько документов, которые наиболее близко подходит к БО новых поступлений (кнопка ОТМЕТИТЬ) – см. выше;
определить (по ниспадающему меню) Таблицу выбора полей переформатирования (ТВП) - (см. Таблицу 2 «Перечень таблиц преобразования»).
Возможны два варианта:
копирование документа полностью (таблица переформатирования KPM).
копирование только данных общей части многотомного издания (таблица переформатирования KPS).
установить (по ниспадающему меню) выходную БД, в которую будут записываться новые (скопированные) документы;
нажать кнопку ВЫПОЛНИТЬ – после завершения процесса копирования на экране появляется сообщение о количестве и номерах скопированных документов;
откорректировать документ с учетом специфики заполнения полей (п. 4.2) и рекомендаций, указанных в Таблице 2. Во всех случаях обратить внимание на ввод данных нумерации, проверить заглавие, выходные данные и количественные характеристики; для получения подробной информации, касающейся текущего поля, нажимать клавишу ;
просматривать документ при переходе на новую страницу для самоконтроля;
завершить ввод (кнопка СОХРАНИТЬ), но обязательно предварительно просмотреть документ, оценивая соответствие описания на экране каталогизируемому изданию.
Сведения об экземплярах переносятся при копировании Спецификации тома только частично: переносятся ЭД «Место хранения» и «Канал поступления» (предполагается, что число экземпляров и их направление являются общими для всех томов одного издания), а ЭД «Статус» определяется равным «2» (экземпляр ожидается).
В новом документе необходимо определить полученные экземпляры - ввести статус «0» (экземпляр поступил), инвентарный номер и/или штрих-код; дата регистрации, идентификатор партии (номер КСУ и номер акта) для этих экземпляров при сохранении документа будут введены автоматически. Сведения о других, еще не полученных экземплярах тома, будут рассматриваться системой (и идентифицироваться в форматах выдачи) как заказанные (ожидаемые).
При вводе библиографических данных тома следовать рекомендациям, данным в п. 5.1.1.1 для однотомных изданий.
5.1.1.2.2. Ввод с клавиатуры
Работа состоит из следующих этапов:
установить режим НОВЫЙ;
выбрать РЛ в соответствии с традиционной методикой составления библиографической записи описания тома (в ниспадающем меню РЛ);
при вводе нескольких томов одного или разных изданий ввести общие для них значения (если нужно) и нажать кнопку «По умолчанию»;
последовательно заполнять страницы выбранного РЛ с учетом общих правил (п. 4.1) и специфики заполнения полей (п. 4.2), вызывая вложенные РЛ (если есть кнопка расширенных средств ввода) и просматривая документ в формате выдачи с учетом рекомендаций п. 4.2; для получения подробной информации, касающейся текущего поля, нажимать клавишу ;
завершить ввод (кнопка СОХРАНИТЬ), но обязательно предварительно просмотреть документ, оценивая соответствие описания на экране каталогизируемому изданию.
Монографическое описание ТОМА, имеющего частное заглавие, вводится так же, как и описание однотомного издания (РЛ PAZK — описание под индивидуальным или коллективным автором либо под заглавием; РЛ PVK — описание под временным коллективным автором (труды конференций...)). Общее заглавие многотомного издания и НОМЕР тома вводятся в поле области серии; осуществляется сверка на дублетность.
Если в результате проверки на дублетность тома, имеющего частное заглавие, в электронном каталоге обнаруживается идентичный (по совокупности ЭД БО) документ, поступать нужно так же, как и при обработке однотомного издания (см. п. 5.1.1.1). Однако дублетный документ с данными тома необходимо тщательно проанализировать, поскольку произошло расхождение результата поиска по заглавию общей части (нулевой результат) и результата сверки на дублетность (по ЭД БО частного тома), что может быть вызвано некорректностью введенного ранее документа (например, в нем не указано или представлено неправильно заглавие общей части издания).
В остальном работа не отличается от описанной для ввода однотомного издания с учетом специфики заполнения ряда полей (см. п. 4.2).
Сводное описание ТОМА (состоящее из данных общей части и из спецификации) независимо от наличия или отсутствия частного заглавия тома, вводится по РЛ SPEC. Сверка на дублетность по ЭД БО проводится при вводе количественных характеристик (объем документа); сведения из общей части издания вводятся в специальные поля.
Если на каталогизацию одновременно поступили несколько томов одного издания (сведения о котором ВПЕРВЫЕ вводятся в БД), ввод 2-го и последующих томов можно выполнять в следующих вариантах:
либо использовать аппарат установки значений по умолчанию, фиксируя «По умолчанию» всю общую для всех томов информацию;
либо путем копирования первого из введенных томов, вызывая режим копирования, находясь непосредственно в РЛ (кнопка-ярлык на плоскости ВВОД); так же, как и при копировании по результатам поиска на плоскости ПРОСМОТР/ ВЫВОД, необходимо выбрать таблицу (ТВП) переформатирования и установить Выходную БД;
либо путем копирования по результатам поиска тома, введенного ранее, (см. выше п. 5.1.1.2.1); если, например, отдельные тома вводятся не в одном сеансе работы каталогизатора.
В результате копирования по обоим вариантам на экране появляется сообщение о количестве и номерах (MFN) скопированных документов; далее необходимо:
ввести номер документа в окно MFN и откорректировать документ с учетом специфики заполнения полей (п. 4.2) и рекомендаций, указанных в Таблице 2; во всех случаях обратить внимание на ввод данных нумерации, проверить заглавие, выходные данные и количественные характеристики;
просматривать документ при переходе на новую страницу для самоконтроля;
завершить ввод (кнопка СОХРАНИТЬ), но обязательно предварительно просмотреть документ, оценивая соответствие описания на экране каталогизируемому изданию.
При вводе библиографических данных тома следовать рекомендациям, данным в п. 5.1.1.1 для однотомных изданий.
Таблица 2
Перечень таблиц преобразования при копировании документов в новые
№
|
Имя таблицы
|
Вид БО документов
|
Данные, которые переносятся без изменения
|
Необходимо
откорректировать
|
Исходного
|
Нового
|
1
|
KPS
|
Сводное для тома
|
Идентично исходному
|
ЭД из общей части; Кодовая информация; Сведения из области серии (без нумерации); ЭД систематизации; КА, ВКА; Сведения о приплетенных и параллельных изданиях. Шифр в БД строится по общему алгоритму. Для экз-ров – место хранения и канал поступления
|
Выходные данные; количественные хар-ки; Номер тома,серии, сведения о части…, об экз-рах
|
2
|
KPM
|
Монографическое (однотомник, том);
Сводное (журнал); Аналитическое
|
Идентично исходному
|
Все ЭД, кроме аннотации, содержания, сведений о самостоятельных приложениях. Шифр в БД строится по общему алгоритму. Для экз-ров – только место хранения
|
Выходные данные; количественные хар-ки; нумерация; сведения об экз-рах
|
3
|
KPST
|
Монографическое; Сводное для тома;
Отдельный номер журнала
|
Аналитическое описание (статья)
|
Данные о документе, в котором опубликована статья; Кодовая информация; Данные систематизации.
Код РЛ «ASP»
|
|
4
|
KPSU
|
– “ “ –
|
Статья юридического документа
|
То же, что в п. 3.
Код РЛ «AUNTD»
|
|
5
|
STN
|
– “ “ –
|
Аналитическое описание (статья)
|
Дополнительно к п. 3: Авторы, Заглавие, страницы и ключевые слова из нужной строки поля «Содержание» исходного документа, номер которой задан в служебном поле
|
|
6
|
ST_481
|
– “ “ –
при наличии поля 481 (приплетенные издания)
|
Аналитическое описание
(АЛЛИГАТ)
|
Данные о документе, к которому приплетено данное издание. Сведения о приплетенном документе из поля 481, номер которого задан в служебном поле
|
| 5.1.2. Корректура документов
Исправление грамматических и других ошибок, пополнение документов данными о новых поступлениях (экземплярах) и другие подобные действия выполняются в режиме корректуры документов. Вызов документа на корректировку осуществляется либо заданием номера записи (в окошке НОВЫЙ), либо по РЕЗУЛЬТАТАМ ПОИСКА (корректура предварительно найденных документов), либо ОТМЕЧЕННЫХ (корректура документов, отмеченных при просмотре результатов поиска). В любом варианте нет необходимости явно определять РЛ, поскольку при корректировке документа-КНИГИ он автоматически подается в соответствии с Кодом РЛ, введенным в документ (в меню он определяется как оптимизированный); при необходимости он может быть изменен (см. п. 4.2.1).
Примечание: Сведения о новых экземплярах (доукомплектование) переносятся в записи БД каталога автоматически из БД комплектования; списание отдельных экземпляров из БД каталога осуществляется также через АРМ «Комплектатор»; проверка фонда проводится в АРМе «Комплектатор» (основной вариант) или в АРМе «Каталогизатор» (дополнительный вариант) - см. ниже п. 5.5.
В процессе работы может случиться ситуация, при которой произойдет «размножение» ошибки - например, заглавие общей части многотомного издания, введенное с грамматической ошибкой в один документ, затем переносится при копировании во все другие документы этого издания; к такому же результату может привести ввод через словарь наименования КА или ВКА, или заглавия серии, или предметных рубрик и т.п., если они первоначально были введены в документ с ошибкой. Кроме того, может возникнуть необходимость изменения какого-то ЭД в описаниях всех томов издания в связи, например, с переименованием города, коллектива и т.п.
Во всех этих и подобных им случаях при обнаружении ошибки (возможно, случайном) необходимо обеспечить корректуру всех «связанных» документов в БД электронного каталога. Это можно сделать, проведя корректуру по результатам поиска, причем для поиска нужно задать общий для всех документов набор ЭД, например, заглавие общей части (в томах с частным заглавием при монографическом описании оно выбирается в поисковый словарь из области серии БО, а при сводном описании — из области общей части БО). Корректуру такого вида целесообразно проводить в режиме Глобальной корректировки документов (см. ниже п. 5.4).
Последовательно просматривая (листания) словари, специалист (каталогизатор, библиограф) легко определит два (или более) рядом стоящие различные написания одного и того же значения поискового термина. Поэтому рекомендуется периодически просматривать словари авторов, заглавий, коллективов, ключевых слов и др. с целью выявления ошибок.
Исправление ошибок, выявленных по словарю, может быть проведено в режиме «Корректировка по словарю» – для тех словарей, у которых активна с таким названием.
Работа состоит из следующих этапов:
установить курсор на термин словаря, требующий корректировки, (при просмотре термина «полностью» (по нажатию правой кнопки мыши) можно определить ошибку в той его части, которая не попадает на обычный просмотр);
нажать кнопку-ярлык корректировки по словарю – в окне показываются «Заменяемое значение», не подлежащее корректировке (в формате с подполями, на полную длину с возможностью использования скроллинга), и «Заменяющее значение», которое нужно откорректировать;
нажать кнопку ВЫПОЛНИТЬ;
просмотреть Протокол корректировки документов, содержащий сведения об откорректированных терминах словаря.
В протоколе может присутствовать сообщение «Нет поля/данных для корректировки». Оно может появиться в следующей ситуации:
Один и тот же термин словаря может быть представлен в документе в разных формах, так, например, авторы в разных полях присутствуют либо вместе с инициалами или полным именем, либо раздельно, а в словаре они представлены в единой форме.
«Заменяемое значение» выбирается из первого документа, поданного на корректуру по результатам поиска, в том формате, в каком оно присутствует в этом документе, и сообщения в протоколе относятся к тем документам, в которых формат заменяемых данных отличается от того, который был подан на корректировку. В этом случае в словаре остается некоторое число неисправленных терминов, которые могут быть откорректированы в следующем сеансе с другим форматом «Заменяемого значения» (он будет подан из первого из оставшихся не откорректированными документами).
5.1.3. Ввод описаний изданий путем заимствования
Используя взаимодействие между ресурсами разных библиотек, в ИРБИС можно вводить в электронный каталог записи, созданные в других библиотеках.
Самое простейшее средство – это ИМПОРТ полученных файлов в коммуникативных форматах RUSMARC, UNIMARC, USMARC (требуется переформатирование по соответствующей таблице) или в формате ИРБИС (без переформатирования).
Другой вариант - непосредственное заимствование готовых библиографических описаний из внешних (корпоративных) ресурсов других библиотек через Интернет.
Возможны варианты:
режим ИМПОРТ ИЗ ЛИБНЕТ обеспечивает непосредственное заимствование (импорт) готовых библиографических описаний из корпоративного каталога ЛИБНЕТ, включая поиск и просмотр в БД (для работы с ЛИБНЕТ требуются определенные договорные отношения с этой организацией).
режим ИМПОРТ из Z -ресурсов обеспечивает поиск в мировых библиографических ресурсах, доступных по протоколу Z39.50, и непосредственное заимствование (импорт) найденных записей. Доступ по этому протоколу предоставляют все крупнейшие библиотеки мира, в том числе российские - Российская государственная библиотека, ГПНТБ России, ВГБИЛ, БЕН и другие.
режим ИМПОРТ из Web-ИРБИС обеспечивает поиск и заимствование готовых библиографических описаний из БД ИРБИС других библиотек, т.е. ресурсов, доступ к которым осуществляется на основе Web-ИРБИС. Режим позволяет всем пользователям системы ИРБИС организовывать корпоративную работу между собой, т.е. вести непосредственное (онлайновое) заимствование записей друг у друга.
Используя эту технологию, ГПНТБ России, как пользователь системы ИРБИС, предоставляет всем остальным пользователям ИРБИС возможность вести свободное, т.е. бесплатное, заимствование из всех своих ресурсов, выставленных в Интернет.
Примечание. Заимствование из БД ИРБИС осуществляется без переформатирования, что позволяет сохранять все дополнительные коды и некоторые дополнительные сведения, отсутствующие в других форматах (см. п. 4.2)
5.1.4. Ввод описаний изданий в БД Электронного каталога через АРМ КНИГОВЫДАЧА
В режиме «ВЫДАЧА без ЭК» можно пополнять ЭК по мере спрашиваемости книг с привлечением сотрудников книговыдачи - фиксировать выдачу книг, отсутствующих в Электронном Каталоге путем ввода кратких сведений о них непосредственно в запись читателя с автоматическим созданием новой записи БО в БД ЭК.
Для ввода данных предлагается опросный лист; проводится ФЛК и сверка на дублетность по ЭД БО c БД электронного каталога.
При этом:
если имя БД ЭК, в которую будет введено новое БО, не задано, по умолчанию принимается IBIS; при создании пользователем своих БД ЭК, необходимо их внести в справочник DBNAM3.MNU в БД RDR или скопировать это меню из директории DATAI;
если не задан ЭД «Код вида док-та», по умолчанию принимается моноиздание, при этом перед кодом автоматически добавляются два символа «!!», чтобы отличить эти БО, требующие последующей доработки, от вводимых в ЭК по стандартной технологии;
в контроле на присутствие вновь вводимого БО в заданной БД ЭК участвуют следующие обязательные ЭД:
1-й автор (если есть),
заглавие; для многотомного издания, имеющего нехарактерное заглавие (типа «Собрание сочинений»), должен быть введен соответствующий признак;
№ тома для многотомного издания;
год издания,
число страниц,
полочный шифр и инвентарный № выдаваемого экземпляра – также обязательные ЭД (проверяются на наличие и на дублетность);
если выдается экземпляр группового учета, вводится номер УК и общее число экземпрляров на УК, а в БД ЭК в этом случае формируется поле экземпляра со статусом «U»;
если не введены ЭД «Дата выдачи» и «Дата поступления экземпляра», автоматически вводится текущая дата;
если не введена «Дата предполагаемого возврата», автоматически вводится дата, отличающаяся от текущей даты на 20 (в формате ГГГГММДД);
сигналом каталогизатору о том, что в БД ЭК введено новое БО, которое требует дополнительной обработки, является появление в словаре «Вид издания» термина «!!»; чтобы удалить этот термин, нужно откорректировать ЭД «Код вида док-та».
|
