3.4. Разработка алгоритма расчета-обоснования для передачи ведения бухгалтерского учета на аутсорсинг и апробирование алгоритма на материалах компании СУ «Нижегородский»
В соответствии с законом «Об аудиторской деятельности» аудиторские организации, а также индивидуальные аудиторы помимо осуществления аудиторских проверок, вправе оказывать сопутствующие аудиту услуги, в частности консультирование (управленческое, налоговое), анализ финансово-хозяйственной деятельности и многое другое.
Организация ОАО «Энергоспецмонтаж» в силу обеспокоенности несоответствием высоких управленческих издержек филиала СУ «Нижегородский» достаточно низким показателям выручки (по сравнению с другими филиалами) стало искать пути решения проблемы. Одним из вариантов разрешения вопроса является передача ведения бухгалтерского учета на аутсорсинг. Данное направление аутсорсинга в настоящее время набирает популярность, что обусловлено наличием значительных преимуществ у такого бизнес-решения. Однако, процесс стратегически важен для предприятия, поэтому принятие решения об аутсорсинге должно быть тщательно продуманным и обоснованным. Фирма может воспользоваться услугами аудиторской компании и заказать анализ возможности передачи ведения бухгалтерского учета на аутсорсинг.
В рамках исследования возможности передачи бизнес-процесса «ведение бухгалтерского учета» на аутсорсинг был разработан алгоритм расчета-обоснования для передачи бизнес-процесса на аутсорсинг.
Этот алгоритм состоит из следующих этапов:
Появление объективных причин или сигналов для проведения анализа, выявляющего плюсы и минусы передачи бизнес-процесса на аутсорсинг. К таким причинам могут относиться отрицательные финансовые результаты, появление новых конкурентов и пр.
Тест на возможность передачи конкретного бизнес-процесса на аутсорсинг (в нашем случае – передача бухгалтерского учета) путем применения матрицы аутсорсинга, позволяющей определить стратегическую важность процесса и эффективность его выполнения по сравнению с другими рыночными игроками.
Экспресс-анализ финансово-хозяйственной деятельности организации, иллюстрирующий степень эффективности функционирования фирмы в настоящее время.
Калькулирование всех имеющихся затрат по потенциально возможному к передаче на аутсорсинг процесса. В нашем случае суммирование всех затрат, связанных с обслуживанием отдела бухгалтерии.
Анализ всех имеющихся на рынке компаний-аутсорсеров в разрезе их репутации, качества обслуживания, ценовой политики и пр.
Расчет затрат, возникающих с передачей бизнес-процесса на аутсорсинг.
Сравнение затрат, имеющихся в настоящее время в организации-аутсорси и планируемых к возникновению в случае передачи бизнес-процесса на аутсорсинг.
Расчет показателей, характеризующих финансово-хозяйственную деятельности фирмы с учетом передачи бизнес-процесса на аутсорсинг, и сравнение с ранее рассчитанными показателями.
Анализ факторов, отличных от экономических, но способных повлиять на работу организации в случае принятия решения об аутсорсинге процесса (в частности, психологическая готовность руководства, изменение оперативности учета и др.).
Принятие решение об использовании аутсорсинга или отказа от использования аутсорсинга на основе всех учтенных факторов.
Вначале был проведен анализ на возможность передачи ведения бухгалтерского учета организации на аутсорсинг.
Такой анализ стало возможным провести с помощью матрицы аутсорсинга, разработанной на основе матрицы Бостонской Консалтинговой Группы (матрицы БКГ). На рисунке 3.4.1 представлена матрица аутсорсинга, предложенная Дмитрием Хлебниковым в статье «Аутсорсинг как инструмент снижения затрат и оптимизации бизнес-системы».
Матрица аутсорсинга
Поле 1
А
Поле 6
Поле 5
А
Поле 4
А
Поле 3
Поле 2
Стратегическая важность
Высокая
Низкая
Хуже Так же Лучше По сравнению с рынком
Рисунок 3.4.1 Матрица аутсорсинга
Суть матрицы заключается в том, чтобы определить, в какое поле попадет компания после проведения анализа двух факторов: стратегической важности бизнес-процесса, предполагаемого к передаче на аутсорсинг, и сравнения эффективности ведения данного процесса с рынком.
Поле 1: процесс важен для компании, но его осуществление сопровождается трудностями для предприятия, в результате чего процесс неконкурентоспособен. Совет может быть выражен в двух альтернативах: либо вкладываться в развитие, обучение, покупку новых технологий и пр., чтобы перейти в поле 2, а впоследствии и в поле 3, либо объединиться с компанией, у которой данный бизнес-процесс хорошо налажен и осуществляется более эффективно.
Поле 2: бизнес-процесс стратегически важен для фирмы и его выполнение может быть охарактеризовано, как «не хуже, чем это делают остальные». Нахождение на данной позиции заставляет фирму задуматься о наращивании возможностей, усиленном вложении средств в развитие данной компетенции. Одновременно в силу высокой стратегической важности функции важно помнить о сохранении позиций с точки зрения удержания опытных, высококвалифицированных кадров.
Поле3: нахождение в данном поле означает, что анализируемый процесс не рационально передавать на аутсорсинг. В силу высокой стратегической важности процесса и в силу исполнения данного процесса эффективнее, чем все остальные, компании рекомендуется вкладывать больше средств на защиту этого процесса: обеспечение высоких заработных плат сотрудникам во избежание их ухода к конкурентам, приобретение патентов на разработанные нематериальные активы и проведение прочих мероприятий по сохранению и усилению позиций.
Поле 4: низкая стратегическая важность бизнес-функции/процесса при одновременном неэффективном исполнении. Предприятию следует передать на аутсорсинг выполнение данной задачи, поскольку во-первых, важность процесса классифицирована как низкая, а значит и потеря непосредственного контроля над выполнением данной задачи не влечет никаких последствий, во-вторых, имеющиеся кадры не справляются с работой на столько эффективно, как это делают остальные игроки на рынке.
Поле 5: аналогично предыдущему полю предприятию рекомендуется отдать на аутсорсинг рассматриваемую задачу. Несмотря на то, что компания справляется с выполнением процесса не хуже, чем остальные, тем не менее, низкая стратегическая важность свидетельствует о наличии возможности сократить затраты с помощью передачи решения функции на сторону.
Поле 6: попадание в данное поле говорит о том, что компания хорошо справляется с выполнением процесса, который, однако, не является приоритетным. Это означает, что компания тратит достаточно много средств на непрофильный процесс. Выгоднее выделить данную компетенцию в отельный бизнес, поскольку работа выполняется специалистами компании лучше по сравнению с рынком.
Для проведения подобного анализа для предприятия СУ «Нижегородский» МСУ-8, были предприняты действия, описанные ниже.
Для определения стратегической важности, необходимо ответить на главный вопрос - является ли передаваемая функция или процесс основным видом деятельности? Если является, то однозначно, эта задача носит высокий стратегический характер. Однако это не означает, что все остальные функции автоматически попадают в разряд низкой стратегической значимости. Экспертная оценка руководителя компании или иного компетентного лица, учитывающая все особенности деятельности конкретного предприятия, решает, куда отнести процесс.
Для предприятия СУ «Нижегородский» МСУ-8 ведение бухгалтерского учета не является основной деятельностью. Учитывая тот факт, что предприятие является обособленным подразделением филиала г.Саров, то отчетность Нижегородской компанией не составляется. Все результаты деятельности бухгалтеров фактически передаются в г.Саров, где бухгалтеры филиала проверяют правильность данных, формируют отчетность. Таким образом, несмотря на то, что ведение бухгалтерского учета является обязательным для Нижегородской компании, стратегическая важность задачи может быть классифицирована, как низкая.
Чтобы сравнить эффективность выполнения функции или процесса с рыночными показателями, можно воспользоваться несколькими инструментами: во-первых, провести тестирование, результаты которого помогут выявить компетентность сотрудников, налаженность работы, эффективность оборудования и т.д.; во-вторых, проанализировать деятельность конкретных фирм – потенциальных аутсорсеров, предположив заранее, что эти компании в силу сосредоточенности на конкретном процессе, заведомо справляются со своими функциями лучше, чем рынок.
Для предприятия СУ «Нижегородский» МСУ-8 был разработан тест, ответы на который дали руководитель компании, а также главный бухгалтер из г.Саров, кому подотчетны бухгалтеры Нижегородского подразделения. Тест разработан согласно методике, предложенной специалистами Санкт-Петербургской фирмы «Гориславцев и К», такую методику часто используют аудиторы для оценки системы внутреннего контроля предприятия.
Таблица 3.4.1
Тест для оценки эффективности организации и ведения бухгалтерского учета
№ п/п
|
Вопросы
|
Ответы
|
Да
|
Нет
|
Дополнительные пояснения
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
1
|
Бухгалтеры имеют опыт работы в области бухгалтерского учета свыше 3 лет
|
+
|
|
|
2
|
В данной организации бухгалтеры работают свыше 1 года
|
+
|
|
|
3
|
Бухгалтеры не делают систематически ошибки (синтаксические, арифметические и пр.)
|
|
+
|
Наибольшее количество ошибок в расчете заработной платы и по невнимательности (неправильный перенос сумм из первичных документов в регистры и пр.)
|
4
|
Бухгалтеры постоянно обновляют свои знания с помощью использования телемоста, организованного главным офисом, сутью которого является освещение всех нововведений в законодательстве главным бухгалтером предприятия (г.Москва)
|
|
+
|
Как правило, бухгалтеры пользуются этой программой, но не на постоянной основе.
|
5
|
Бухгалтеры НЕ: прогуливают работу и/или часто уходят в отпуск по болезни и/или часто берут административный отпуск
|
|
+
|
Один из бухгалтеров часто берет больничный в связи с болезнью маленького ребенка.
|
6
|
Бухгалтеры не имеют проблем в использовании обновленной программы 1С (в связи с переходом компании с версии 7 на версию 8.2)
|
+
|
|
|
7
|
Предприятие использует лицензированную версию автоматизированной системы учета
|
+
|
|
|
8
|
За последний отчетный период сбоев в работе автоматизированной системы не было.
|
|
+
|
|
По данному тесту эффективность организации и ведения бухгалтерского учета определяется путем отношения количества ответов «да» к общему количеству вопросов, характерных для данной организации.
Ответы «да», указанные в таблице 3.4.1, соответствуют положительным ответам, ответы «нет» - отрицательным. Эффективность рассчитывается по формуле 3.4.1:
 (3.4.1)
Эффективность организации и ведения бухгалтерского учета на предприятии СУ «Нижегородский» МСУ-8 составляет 50%.
Будем считать, что при количестве положительных ответов в рамках 40-60%, оценку эффективности можно определить как среднюю.
Таким образом, бизнес-процесс «ведение бухгалтерского учета» попадает в 5 поле матрицы аутсорсинга: низкая стратегическая важность + средняя эффективность выполнения процесса («так же, как рынок»). Это означает, что компании целесообразно передать на аутсорсинг ведение бухгалтерского учета.
Подкрепим аналитический вывод расчетными данными.
Расходы СУ «Нижегородский» МСУ-8 на отдел бухгалтерии представлены в таблице 3.4.2.
1)Заработная плата главного бухгалтера по СУ «Нижегородский» составляет 35 000 рублей. Отчисления на социальное страхование (30%) 10500 рублей. Отчисления на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (12 класс профессионального риска, страховой тариф = 1,3) 455 рублей.
Заработная плата бухгалтера составляет 28 000 руб. Отчисления на социальное страхование 8 400 рублей. Отчисления на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний = 364 рубля.
2) Амортизация двух компьютеров начисляется линейным методом. Первоначальная стоимость 1 компьютера составляет 56 000 рублей. Срок полезного использования равен 5 годам.
Таким образом, ежемесячные расходы на амортизацию одного компьютера составляют: (56000/(5*12)) = 933 рубля.
3) Расходы на офисные принадлежности в среднем составляют 840 рублей в месяц.
4)Аренда помещения рассчитывается исходя из площади, занимаемой отделом бухгалтерии. Общая площадь арендуемого офиса составляет 140 кв.м. Площадь, занимаемая отделом бухгалтерии, равна 26 кв.м. Ежемесячная арендная плата, включающая в себя оплату коммунальных услуг, составляет 49000 рублей. Таким образом, ежемесячные расходы на аренду офисной площади для отдела бухгалтерии, составляют: (49000/140)*26=9100 рублей.
Таблица 3.4.2
Расходы отдела бухгалтерии СУ «Нижегородский» МСУ-8
№ п/п
|
Наименование статьи расходов
|
Сумма, руб./мес.
|
Сумма, руб./ год
|
1
|
Заработная плата бухгалтеров + отчисления с заработной платы
|
82 719
|
992 628
|
2
|
Амортизация компьютеров
|
1 866
|
22 392
|
3
|
Офисные принадлежности
|
840
|
10 080
|
4
|
Аренда помещения
|
9 100
|
109 200
|
5
|
Итого:
|
94 525
|
1 134 300
|
Стоимость аутсорсинга ведения бухгалтерского учета представлена в таблице 3.4.3. Стоимость услуги рассчитана с учетом следующих факторов: компания находится на общем режиме налогообложения, количество сотрудников составляет 80 человек, в месяц осуществляется до 200 операций. Таблица 3.4.3. иллюстрирует альтернативы в выборе аутсорсера. В таблице приведены компании, чья информация о ценах на услуги представлена в открытом доступе на сайтах этих фирм.
Таблица 3.4.3
Выбор аутсорсера
№ п/п
|
Наименование аутсорсера
|
Стоимость услуги, руб.
|
Экономия, руб., ежемес.
|
Дополнительные сведения о компании
|
1
|
Бухгалтерское агентство ООО «Лизберг»
|
30 000
|
64 525
|
Фирма образована в 2009 году. Имеет много положительных отзывов, в частности от торговых компаний «РосФарм», «СпортИнвест» и др.
|
2
|
Группа Компаний «Лад»
|
28 550
|
65 975
|
Компания осуществляет свою деятельность с 1993 года. Фирма зарекомендовала себя как надежного поставщика бухгалтерских услуг. Имеет множество положительных отзывов, в том числе от компаний «Нижегородский водоканал», «Классическая мода», «Атомэнергопроект» и др.
|
3
|
Консалтинговая компания «Баланс Плюс»
|
15 000
|
79 525
|
Фирма образована в 2010 году. Иная информация, подтверждающая или опровергающая качество работы данной компании, отсутствует.
|
4
|
ООО АК «Бухгалтер и Я»
|
15 000
|
79 525
|
О компании представлено довольно мало информации. На сайте фирмы размещен всего один отзыв от Нижегородского филиала корпорации «Примула».
|
На основании имеющихся данных о нижегородских аутсорсерах и ценах на их услуги, можно сделать выбор в пользу ГК «Лад». Компания имеет хорошую репутацию и осуществляет свою деятельность уже почти 20 лет.
СУ «Нижегородский» МСУ-8 будет иметь выгоду в размере 65 975 руб. ежемесячно или 791 700 руб. ежегодно, если примет решение воспользоваться услугами аутсорсинговой компании.
Таблица 3.4.4
Основные показатели деятельности СУ «Нижегородский» с учетом использования услуг аутсорсера
Наименование показателя
|
Значение до применения аутсорсинга, тыс. руб. (для рентабельности-%)
|
Значение после применения аутсорсинга, тыс. руб. (для рентабельности-%)
|
Выручка
|
67000
|
67000
|
Себестоимость продаж
|
(50714)
|
(50714)
|
Валовая прибыль
|
16286
|
16286
|
Управленческие расходы
|
(13623)
|
(13280)
|
Прибыль от продаж
|
2663
|
3006
|
Результат от неосновной деятельности
|
(800)
|
(800)
|
Прибыль до налогообложения
|
1863
|
2206
|
Налог на прибыль
|
(373)
|
(441)
|
Чистая прибыль
|
1490
|
1765
|
Рентабельность осуществляемых работ по отношению к полной себестоимости
|
3,67
|
4,35
|
Точка безубыточности (безубыточная выручка)
|
56045
|
54633
|
Запас финансовой прочности
|
10955
|
12367
|
Таблица 3.4.4 иллюстрирует улучшение показателей при переходе на аутсорсинг. С применением услуг аутсорсера компания может сократить свои управленческие расходы в абсолютном выражении на 343 тысячи рублей. Число получено путем вычитания из первоначального значения показателя годовых расходов на отдел бухгалтерии, прибавлением расходов на аутсорсинг и прибавлением расходов на доплату начальнику отдела кадров (∆заработная плата=60 тысяч рублей в год, о необходимости доплаты будет сказано ниже). В результате такого изменения прибыль от продаж вырастет на 343 тысячи рублей. Прибыль до налогообложения и чистая прибыль также возрастут.
Рентабельность продаж увеличится с 3,67% до 4,35%. Точка безубыточности снизится, что является положительным моментом для компании: теперь для получения нулевой прибыли, фирме необходимо будет заработать 54633 тысячи рублей, а не 56045 тысяч рублей. Наконец, запас финансовой прочности увеличится на 1412 тысячи рублей.
Проблемы, связанные с передачей бухгалтерского учета на аутсорсинг.
Помимо преимуществ, имеющих количественное выражение и представленных в виде экономии на затратах, связанных с обслуживанием отдела бухгалтерии, существуют проблемы, которые могут возникнуть ввиду отсутствия бухгалтерии «под рукой».
Во-первых, нельзя игнорировать психологический фактор. Исследуя организацию работы предприятия, можно увидеть, что компания построена на принципах старого порядка: все сотрудники хорошо знакомы, работают вместе более 10 лет, руководство и почти весь персонал старше 45-50 лет. Работа кажется настолько налаженной, что менять что-либо представляется психологически трудным шагом, учитывая к тому же недоброжелательное отношение руководства к кардинальным изменениям. Более того, по этическим принципам, вряд ли руководство решится уволить кого-то из бухгалтеров.
Во-вторых, оперативность учета может быть подвержена снижению. Бывают ситуации, когда необходимо срочно получить данные по поставщикам или по наличию остатков материалов на складе. Собственная бухгалтерия способна предоставить такие данные в считанные минуты, в то время как быть на связи с внешними бухгалтерами представляется сложным.
В-третьих, есть опасность того, что бухгалтеры аутсорсера некачественно выполнят свою работу. Подобный риск существует всегда – даже если компания подобрана тщательным образом.
В-четвертых, появляется необходимость переложить ответственность за подпись первичной документации и передачу данных в аутсорсинговую компанию. Например, руководство может распределить обязанность подписи первичных документов между руководителями отделов, издав соответствующий приказ. Решением проблемы передачи данных аутсорсеру может стать использование компанией удаленного доступа, а сбор первичной документации и передача необходимой информации может быть возложена на начальника отдела кадров – как показала практика, загруженность этого сотрудника составляет примерно 60% рабочего времени. Но в таком случае, появляется необходимость обучить этого сотрудника. К тому же придется повысить заработную плату тысяч на пять или семь за выполнение дополнительных функций. Да и риск того, что сотрудник неправильно занесет данные, или кто-то забудет поставить подпись в положенном месте, высок.
Решение
Принимая управленческое решение по поводу передачи ведения бухгалтерского учета на аутсорсинг, необходимо руководствоваться не только экономическими показателями, но и учитывать ряд факторов, оказывающих влияние на работу предприятия в результате такого решения. Экономические расчеты показали, что выгода присутствует и предприятию удастся сократить свои издержки и как следствие повысить значения некоторых важных показателей – прибыли от продаж, чистой прибыли, рентабельности продаж, запаса финансовой прочности. Вместе с тем, как было указано выше, данное решение может дорого стоить компании в плане дезориентации в новых условиях и снижения эффективности работы. Таким образом, с одной стороны имеем улучшение финансового положения, с другой стороны – риски, по большей части сопряженные с психологическими моментами и неготовностью предприятия к кардинальным переменам.
На мой взгляд, осуществляя последовательную политику в плане подготовки и обучения персонала, руководство может в итоге прийти к принятию решения о передаче бухгалтерского учета на аутсорсинг. Но такой исход возможен, только если сама дирекция будет убеждена, что экономические выгоды перевешивают все остальные издержки, связанные с человеческим фактором.
|
