Совет
Желательно определить процедуру, сроки составления и лиц, ответственных за подготовку графика в локальных нормативных актах, например в Инструкции по кадровому делопроизводству. Это избавит работодателя от необходимости ежегодно организовывать работу по составлению графика отпусков.
Внимание
Составляя график отпусков, работодатель должен учитывать, что для отдельных категорий работников ТК РФ и иными федеральными законами предусмотрено право использовать отпуск в удобное для них время.
Ответственность за составление графика отпусков, как правило, несет кадровая служба организации, так как его подписывает руководитель этой службы. В Указаниях график отпусков определен как сводный документ , что позволяет предположить, что графики отпусков составляются в структурных подразделениях на календарный год по месяцам, а затем объединяются в сводный график отпусков организации. На практике информация о времени использования отпусков может поступать в кадровую службу разными способами. Это могут быть, например докладные записки руководителей структурных подразделений с указанием планируемых дат отпусков работников этих подразделений , анкеты, опросные листы, ведомости, где содержаться не только пожелания работников относительно дат отпусков, но и рекомендации руководителей.
График отпусков составляется в форме таблицы, состоящей из 10 граф. При составлении графика отпусков заполняются только графы 1-6 таблицы. Оставшиеся графы (с 7 по 10) заполняются в течение года лицом, ответственным за ведение графика отпусков.
Содержание графика отпусков
Графы таблицы (унифицированная форма № Т-7)
|
Особенности заполнения граф
|
1. Структурное подразделение
|
Заполняется при составлении графика. Указываются в соответствии с классификатором структурных подразделений, утвержденном работодателем. При отсутствии утвержденного классификатора наименования структурных подразделений могут приводиться в алфавитном порядке
|
2. Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию
|
Заполняется при составлении графика. Переносятся без сокращений из штатного расписания
|
3. Фамилия, имя, отчество
|
Заполняется при составлении графика. Данные о работниках указываются без сокращений
|
4. Табельный номер
|
Заполняется при составлении графика. Переносится из табеля учета рабочего времени
|
5. Отпуск. Количество календарных дней
|
Заполняется при составлении графика. Указывается общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставляемого работнику. При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском
|
6. Отпуск. Дата запланированная
|
Заполняется при составлении графика. Указывается полностью, цифровым способом
|
7. Отпуск. Дата фактическая
|
Заполняется в течение календарного года. Указывается полностью, цифровым способом после предоставления отпуска
|
8. Перенесение отпуска. Основание (документ)
|
Заполняется в течение календарного года. Указывается документ, на основании которого отпуск работника переносится, в т.ч. на следующий рабочий год работника
|
9. Перенесение отпуска. Дата предполагаемого отпуска
|
Заполняется в течение календарного года. Указывается полностью, цифровым способом дата предполагаемого отпуска, в т.ч. в следующем рабочем году работника
|
10. Примечание
|
Заполняется в течение календарного года. Указывается дополнительная информация: причины, по которым отпуск не был использован работником в календарном году или был использован в незапланированные в графике даты, или был использован частично; информация о выплате компенсации за неиспользованный отпуск работникам, уволенным в течение календарного года и др.
|
Как уже было отмечено, график отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной организации (при его наличии). Порядок учета такого мнения регламентирован ст. 372 ТК РФ. Так, согласно указанной статье предусматривает, что работодатель перед принятием решения направляет проект документа и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющей интересы всех или большинства работников. Направление проекта графика отпусков и документов, являющихся основанием для его составления, в выборный орган первичной профсоюзной организации целесообразно осуществлять с сопроводительным письмом, в котором указываются: наименования документов, количество листов и число экземпляров каждого документа.
Выборный орган первичной профсоюзной организации не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта графика отпусков (именно такой срок установлен ч. 2 ст. 372 ТК РФ) направляет работодателю мотивированное мнение по проекту графика отпусков в письменной форме. При этом, возможно три варианта развития событий:
мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации отражает согласие на утверждение графика отпусков в представленном виде.
мотивированное мнение не содержит согласия с проектом графика отпусков и работодатель согласен с внесенными в проект поправками.
В этом случае проект графика отпусков дорабатывается по замечаниям и утверждается в редакции, предложенной выборным органом первичной профсоюзной организации.
мотивированное мнение не содержит согласия с проектом графика отпусков, а работодатель не согласен с внесенными в проект поправками.
В этом случае в течение трех дней после получения мотивированного мнения работодатель должен провести дополнительные консультации. Для этого ему следует известить выборный орган первичной профсоюзной организации о времени и месте консультаций.
Внимание
Процедура учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не проводится, если в организации нет профсоюза.
Результаты консультаций (переговоров) оформляются протоколом, который может фиксировать:
новые даты предоставления отпусков работникам, согласованные сторонами;
факт недостижения соглашения сторонами по возникшим разногласиям по поводу запланированных дат использования отпусков.
Работодатель вправе утвердить график отпусков в редакции, которую он считает целесообразной.
Внимание
Если выборный орган первичной профсоюзной организации в установленный срок не направил работодателю мотивированное мнение в письменной форме, работодатель имеет право утвердить график отпусков в первоначальной редакции, т.е. в том виде, в котором подготовлен проект.
Часть 2 ст. 22 ТК РФ предусматривает обязанность работодателя знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Однако форма ознакомления работников с графиком отпусков законодательством не предусмотрена, унифицированная форма № Т-7 не содержит специальной графы для оформления виз ознакомления работников с графиком отпусков.
В связи с этим работодатель может использовать разные варианты ознакомления работников с этим документом.
Во-первых, он может внести дополнительную графу в унифицированную форму № Т-7. Такая возможность предоставляется Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом – приказом или распоряжением работодателя.
Во-вторых, для оформления виз ознакомления работников организации с графиками отпусков могут применяться специальные учетные формы, например Журнал ознакомления с графиками отпусков. Такой журнал можно вести в течение нескольких лет.
См. пошаговые инструкции: Как в течение трудовых отношений ознакомить работника с новым локальным нормативным актом, не влияющим на условия его трудового договора, если новый локальный нормативный акт утвержден грифом утверждения, а виза ознакомления работника оформляется на Листе ознакомления, прилагаемом к локальному нормативному акту.
Как в течение трудовых отношений ознакомить работника с новым локальным нормативным актом, не влияющим на условия его трудового договора, если новый локальный нормативный акт утвержден грифом утверждения, а виза ознакомления работника оформляется в Журнале ознакомления c локальным нормативным актом.
График отпусков, как правило, хранится в кадровой службе организации. Выписки из графика могут быть направлены в соответствующие структурные подразделения.
Правило
Срок хранения графика – один год (ст. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
 |
