Штатное расписание как локальный нормативный акт
Штатное расписание — это локальный нормативный акт, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации.
Штатное расписание является организационным и первичным учетным документом и представляет собой перечень должностей (профессий, специальностей) в организации с указанием их количества и размеров тарифной ставки (должностных окладов и пр.).
Проблема
В Трудовом кодексе РФ отсутствует указание на обязательное наличие в организации штатного расписания, а также положения, регламентирующие состав сведений этого документа, порядок его разработки и принятия. Из этого, казалось бы, можно заключить, что утверждение штатного расписания является исключительно добровольным делом.
Однако следует обратить внимание: ст. 57 и 81 ТК РФ прямо предусматривают необходимость наличия данного локального акта в организации.
Пример
Так, согласно норме ст. 57 ТК РФ трудовая функция определяется как работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, в пункте 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ речь идет о прекращении трудового договора в связи с сокращением штата, что также предполагает наличие данного документа.
Вместе с тем в той же ст. 57 предусматривается возможность определить трудовую функцию конкретным видом поручаемой работнику работы.
Пример
Например: выполнение работ по ремонту производственных помещений или благоустройству территории и т. п. Очевидно, что определенная таким образом трудовая функция не вносится в штатное расписание.
Несмотря на неоднозначность данного вопроса, полагаем, что составление штатного расписания имеет практическую целесообразность для любой организации.
Если все трудовые функции будут обозначены конкретным видом выполняемой работы, это обязательно вызовет вопросы со стороны контролирующих органов.
Кроме того, могут возникать и проблемы организационно-управленческого характера: например, станет невозможным сокращение штата (ст. 81 ТК РФ).
Внимание
Судебная практика показывает, что суды, рассматривая вопрос о законности увольнения в связи с сокращением штата, в первую очередь проверяют факт исключения соответствующей должности из штатного расписания.
В отношении бюджетных организаций составление штатного расписания, безусловно, является обязательным. При этом на практике подведомственным учреждениям штатное расписание обычно "спускается сверху".
Пример
Например, приказом ГФС России от 29.08.2008 № 262 утвержден Порядок утверждения штатных расписаний подведомственных организаций Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации. Согласно этому Порядку штатные расписания подведомственных организаций данной службы утверждает директор ГФС России.
Пример
Приказом МЧС России от 24.09.2008 № 563 "О Порядке утверждения штатных расписаний работников бюджетных учреждений МЧС России и гражданского персонала воинских частей войск гражданской обороны" предусматривается четкая процедура составления проектов штатных расписаний, их рассмотрения и утверждения в ведомственном порядке.
Согласно данному документу утверждение штатных расписаний в указанных учреждениях и воинских частях производится ежегодно. Основанием для составления штатных расписаний являются утвержденные в установленном порядке штатные перечни (штаты) учреждений и воинских частей, а также штатные нормативы. Разработанные штатные расписания представляются на утверждение и регистрацию:
1) учреждениями и воинскими частями (за исключением учреждений и воинских частей центрального подчинения, территориальных подразделений Государственной противопожарной службы МЧС России и Государственной инспекции по маломерным судам МЧС России) — начальникам региональных центров по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий;
2) учреждениями и воинскими частями центрального подчинения — соответствующему заместителю министра РФ по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по подчиненности через Организационно-мобилизационный департамент МЧС России;
3) территориальными подразделениями Государственной противопожарной службы МЧС России и Государственной инспекции по маломерным судам МЧС России — начальникам главных управлений МЧС России по субъектам РФ.
К представляемым на утверждение и регистрацию штатным расписаниям прилагается пояснительная записка, в которой излагается характер деятельности, технические данные и краткие характеристики обслуживаемых объектов, сооружений и коммуникаций, объемные показатели, в зависимости от которых испрашивается численность по штатному расписанию, и другие документы, на основании которых производилось определение численности работников и гражданского персонала. Конкретный перечень и содержание документов, прилагаемых к штатным расписаниям, определяется органами (лицами), утверждающими и регистрирующими эти штатные расписания.
В тех случаях, когда утвержденные и зарегистрированные на текущий год штатные расписания в последующем году изменению не подлежат, расписания на последующий год не составляются. В этих случаях, но не более трех лет подряд, учреждения и воинские части представляют начальникам, утвердившим и зарегистрировавшим штатные расписания на текущий год, справки о продлении срока действия штатных расписаний на последующий год. Регистрация штатных расписаний оформляется путем нанесения на них в верхнем правом углу надписи о номере, под которым данное штатное расписание зарегистрировано в журнале учета регистрации штатных расписаний, о штатной численности зарегистрированных должностей и фонде должностных окладов.
При выдаче справок о продлении действия штатного расписания, утвержденного и зарегистрированного на предыдущий год, на втором экземпляре расписания делается отметка следующего содержания: "Остается действующим на ______ год под № _______ со среднесписочной численностью работников ______ ед.". Эта запись на штатном расписании заверяется подписью должностного лица, в обязанности которого входит работа по регистрации штатных расписаний.
При регистрации изменений к зарегистрированным штатным расписаниям соответствующие надписи наносятся на изменения к штатным расписаниям. Работники, ответственные за эту работу, заносят данные о регистрации расписаний в журнал учета регистрации штатных расписаний.
После оформления регистрации штатных расписаний и занесения их в журнал учета зарегистрированные штатные расписания (первые экземпляры) возвращаются по принадлежности/
Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37, составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду, который является работником отдела организации и оплаты труда. Однако на практике у работодателя может не быть таких структурных подразделений и специалистов, и чаще всего разработка штатного расписания поручается специалистам бухгалтерских, кадровых и юридических служб.
В постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате" указывается: штатное расписание — это документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Этим же постановлением утверждена унифицированная форма № Т-3 “Штатное расписание”.
Штатное расписание содержит:
перечень структурных подразделений;
наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации;
сведения о количестве штатных единиц;
сведения о должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Эти данные представляются в унифицированной форме документа в виде таблицы (см. таблицу).
Таблица Содержание штатного расписания
Графы таблицы (унифицированная форма № Т-3)
|
Особенности заполнения граф
|
1. Наименование структурного подразделения
|
Указывается без сокращений в соответствии с классификатором структурных подразделений, утвержденном работодателем. В классификаторе перечисляются структурные подразделения организации по степени их функциональной важности с присвоенными им индексами (кодами). Этот же классификатор используется при составлении номенклатуры дел. При отсутствии утвержденного классификатора наименования структурных подразделений могут приводиться в алфавитном порядке либо по убыванию штатной численности подразделения. От наименования структурного подразделения, указанного в штатном расписании, может зависеть предоставление работникам определенных льгот. В этих случаях необходимо указывать наименование структурных подразделений в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами
|
2. Код структурного подразделения
|
Указывается в соответствии с классификатором структурных подразделений, утвержденном работодателем. В классификаторе перечисляются структурные подразделения организации по степени их функциональной важности с присвоенными им индексами (кодами). Код структурного подразделения обычно обозначает место структурного подразделения в иерархической структуре. При отсутствии утвержденного классификатора наименований структурных подразделений коды могут присваиваться подразделениям, указанным в алфавитном порядке или расположенным по иному принципу
|
3. Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
|
Указывается без сокращений в составе структурных подразделений в порядке иерархии: начиная от руководителя и заканчивая техническим исполнителем. Если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей должны соответствовать наименованиям, указанным в квалификационных справочниках
|
4. Количество штатных единиц
|
Указывается по каждой должности (профессии). Количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству, указывается в соответствующих долях; например: 0,25; 0,5; 2,75 и пр.
|
5. Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.
|
Указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и прочему в зависимости от системы оплаты труда, принятой у работодателя в соответствии с действующим законодательством, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами. При невозможности заполнения графы в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством РФ иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) графа заполняется в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.)
|
6–8. Надбавки, руб.
|
Указываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению работодателя (например, связанные с режимом или условиями труда). При невозможности заполнения граф в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.)
|
9. Всего, руб.
|
Указывается общая сумма граф 5–8 — оклад (тарифная ставка) и надбавки, — умноженная на количество штатных единиц (графа 4)
|
10. Примечание
|
Заполняется при наличии особенностей заполнения отдельных граф таблицы
|
Рассмотрим особенности заполнения отдельных граф унифицированной формы.
1. Структурные подразделения
Наименования структурных подразделений, как правило, указываются в алфавитном порядке, без сокращений. Кодирование структурных подразделений необходимо для формирования сводной отчетности.
В настоящее время система кодирования подразделений обязательна лишь на государственных предприятиях. В негосударственных организациях она вводится в том случае, если в их состав входит большое количество структурных подразделений, а для управления персоналом используются автоматизированные системы.
|
