График отпусков как локальный нормативный акт
На основании ст. 123 Трудового кодекса РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников на календарный год по месяцам применяется унифицированная форма № Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
Внимание
График отпусков подписывает руководитель кадровой службы, а значит, именно работники отдела кадров несут ответственность за составление и оформление этого документа.
В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. названным Постановлением, содержится норма о том, что при составлении графика отпусков учитываются положения действующего законодательства, специфика деятельности организации и пожелания работников.
К положениям действующего законодательства можно отнести:
общие правила предоставления и исчисления продолжительности отпусков,
особенности использования отпуска отдельными категориями работников (например, работники в возрасте до 18 лет имеют право использовать отпуск в удобное для них время),
особую продолжительность отпуска (например, отдельным работникам могут предоставляться удлиненный основной отпуск, дополнительные отпуска),
особенности использования отпуска отдельными работниками (например, работником может быть не использован полностью или частично отпуск за предыдущий рабочий год).
Специфика деятельности работодателя при составлении графика отпусков учитывается таким образом, чтобы использование отпуска работниками не влияло на нормальный ход работы организации (принимаются во внимание, например, взаимозаменяемость работников, планы работы на следующий календарный год).
Пример
Например, в образовательных учреждениях в силу специфики учебного процесса отпуска всем работникам предоставляются в летние месяцы (после окончания очередного учебного года и до наступления следующего).
Что касается учета пожеланий работников, то трудовое законодательство не предусматривает норму о том, что очередность отпусков определяется соглашением сторон.
Внимание
В соответствии с ч. 1 ст. 123 ТК РФ график отпусков утверждает работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, и фактически график отпусков может быть составлен и утвержден работодателем. Однако, для соблюдения баланса интересов сторон трудового договора, желательно, чтобы работники имели возможность принимать участие в планировании отпусков.
Чаще всего на практике в составлении графиков отпусков участвуют все заинтересованные лица, в т. ч. работники, их непосредственные руководители, руководители структурных подразделений, кадровая служба.
Совет
Определите процедуру, сроки составления и лиц, ответственных за составление графика отпусков в локальном нормативном акте, например, в Инструкции по кадровому делопроизводству.
Подготовку графика отпусков работодатель организует на свое усмотрение. Желательно, чтобы процедура, сроки составления и лица, ответственные за подготовку графика, были определены работодателем в локальных нормативных актах, например, в Инструкции по кадровому делопроизводству. В этом случае у работодателя не будет необходимости ежегодно организовывать работу по составлению графика отпусков.
В графике отпусков указываются:
структурные подразделения;
должности (специальности, профессии) по штатному расписанию;
фамилии, имена, отчества и табельные номера работников;
количество календарных дней запланированного отпуска;
запланированная и фактическая даты отпуска;
сведения о перенесении отпуска (основания и даты предполагаемого отпуска).
Оформление графика отпусков внесением этих сведений не ограничивается.
При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей документа: заголовочной, содержательной и оформляющей.
Внимание
График отпусков — сводный, в нем отражаются сведения о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений на календарный год по месяцам.
График составляется в форме таблицы, состоящей из десяти граф. При этом при составлении графика отпусков заполняются только графы 1-6 таблицы (см. таблицу 1).
Таблица 1
Графы графика отпусков, заполняемые при составлении графика
Графы таблицы (унифицированная форма № Т-7)
|
Особенности заполнения граф
|
1. Структурное подразделение
|
Заполняется при составлении графика. Наименования структурных подразделений указываются в соответствии с классификатором структурных подразделений, утвержденном работодателем. При отсутствии утвержденного классификатора наименования могут приводиться в алфавитном или в любом другом порядке
|
2. Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию
|
Заполняется при составлении графика. Наименования должностей (специальностей, профессий) переносятся без сокращений из штатного расписания
|
3. Фамилия, имя, отчество
|
Заполняется при составлении графика. Данные о работниках указываются без сокращений
|
4. Табельный номер
|
Заполняется при составлении графика. Переносятся из табеля учета рабочего времени
|
5. Отпуск. Количество календарных дней
|
Заполняется при составлении графика. Указывается общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставляемого работнику. При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском
|
6. Отпуск. Дата запланированная
|
Заполняется при составлении графика. Указывается полностью цифровым способом
|
Если в организации есть профсоюз, то график отпусков утверждается работодателем с учетом мнения профкома в соответствии с порядком, установленным в ст. 372 ТК РФ.
Часть 1 ст. 372 ТК РПФ предусматривает, что работодатель перед принятием решения направляет проект документа и обоснование по нему в профком. Проект графика отпусков — это заполненная по всем правилам унифицированная форма № Т-7, не подписанная руководителем кадровой службы.
Профком не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта графика отпусков направляет мотивированное мнение по проекту в письменной форме. После получения этого документа на графике отпусков делается отметка о том, что мнение профкома учтено при планировании отпусков.
Внимание
Этот реквизит не заполняется, если в организации нет профсоюза, а также в том случае, если профком в указанные сроки не представил мотивированное мнение по проекту графика отпусков.
График отпусков должен быть подписан руководителем кадровой службы. Реквизит "Подпись" содержит наименование должности руководителя, его личную подпись и расшифровку подписи.
График отпусков утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Реквизит "Гриф утверждения" содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утвердившего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения. Процедура утверждения графика отпусков различная в зависимости от того, действует ли в организации профком. См. пошаговые инструкции:
Как принять локальный нормативный акт, утверждаемый грифом утверждения, если при его принятии требуется учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации и в компании есть профсоюз;
Как принять локальный нормативный акт, утверждаемый грифом утверждения, если при его принятии требуется учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, но в компании нет профсоюза.
Внимание
ТК РФ прямо не обязывает знакомить работников с графиком отпусков. Однако ч. 2 ст. 22 ТК РФ предусматривает обязанность работодателя знакомить работника под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.
Форма ознакомления работников с графиком отпусков нормативными актами не предусмотрена, унифицированная форма № Т-7 не содержит специальной графы для оформления виз ознакомления работников с графиком. Поэтому есть несколько вариантов ознакомления работников с этим документом, выбор остается за работодателем.
Можно использовать для ознакомления специальную учетную форму, например, Журнал ознакомления работников с графиком отпусков. Такой журнал очень удобен, так как его можно использовать в течение нескольких лет. См. пошаговую инструкцию Как в течение трудовых отношений ознакомить работника с новым локальным нормативным актом, не влияющим на условия его трудового договора, если новый локальный нормативный акт утвержден грифом утверждения, а виза ознакомления работника оформляется в Журнале ознакомления с локальным нормативным актом.
Также можно дополнить унифицированную форму графика отпусков графой для оформления виз ознакомления работников с графиком. Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20, позволяет работодателю при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы. Такие изменения должны быть оформлены приказом работодателя.
После издания такого приказа унифицированная форма графика отпусков, используемая кадровой службой для составления графика, дополняется специальной графой, предназначенной для ознакомления работников с графиком. После утверждения графика руководителем организации кадровая служба знакомит всех работников организации с графиком под роспись, при этом визы ознакомления оформляются на самом графике.
График отпусков хранится, как правило, в кадровой службе организации. Выписки из графика могут быть направлены в соответствующие структурные подразделения.
В течение календарного года лицо, ответственное за ведение графика отпусков, заполняет графы 7-10 таблицы графика, внося сведения о фактической дате отпуска, перенесении отпуска, а также делая необходимые примечания.
|
