Глава 2. Идентификация бизнес-процессов ООО «Газпром информ» и описание модели. Идентификация бизнес-процессов ООО «Газпром информ»
Процедура идентификации бизнес-процессов ООО «Газпром информ» заключалась в том, чтобы выделить определенный набор процессов, который имеет наибольшее значение для компании. Иными словами, я выделял только ключевые процессы, лишние и маловажные, на мой взгляд, процессы в этот набор не вносились и в дальнейшем не использовались при создании модели бизнес-процессов компании.
При идентификации бизнес-процессов ООО «Газпром информ» я руководствовался:
теоретическими знаниями по моделированию бизнес-процессов;
знаниями, полученными от сотрудников компании;
личным опытом работы в компании.
Я выделил 4 группы бизнес-процессов: основные процессы, вспомогательные процессы, процессы развития, процессы управления. Всего было выделено 13 процессов верхнего уровня.
В основные процессы были включены 6 процессов:
Инициация проекта;
Организация строительства;
Строительство;
Пусконаладочные работы;
Материально-техническое обеспечение;
Ввод объекта в эксплуатацию.
Эти процессы составляют основной бизнес компании и позволяют компании ООО «Газпром информ» решать поставленные перед ней задачи по реализации инвестиционных проектов.
В процессы управления были включены 2 процесса:
Инвестиционное планирование;
Мониторинг и контроль реализации проектов.
Выполнение этих бизнес-процессов обеспечивает управление компанией ООО «Газпром информ» как системой и регулирует текущую деятельность.
В процессы развития были включены 2 процесса:
Подготовка аналитических материалов;
Анализ выполнения работ.
За счет выполнения этих бизнес-процессов обеспечивается развитие и совершенствование деятельности компании.
Во вспомогательные процессы были включены 3 процесса:
Подготовка тендеров и определение стоимости;
Ведение бухгалтерского и налогового учета;
Управление кадрами и трудовыми отношениями.
Эти процессы снабжают ресурсами деятельность организации и обеспечивают работу основных процессов.
Описание модели процессов верхнего уровня
После того, как бизнес-процессы компании были идентифицированы, мной была разработана модель бизнес-процессов компании ООО «Газпром информ».
Существует несколько способов для описания бизнес-процессов. Бизнес-процессы могут быть представлены в текстовой форме (когда процесс, его окружение и прочие атрибуты описываются предложениями); в табличном виде (названия процессов, атрибуты описаны в одной таблице); графическим способом (с помощью наглядных таблиц, состоящих из различных объектов и связей между ними).
Выделенные мною процессы были описаны в текстовой форме, а также в виде диаграмм. На рисунке 1 представлена диаграмма процессов верхнего уровня компании ООО «Газпром информ».
Рис 1. Бизнес-процессы верхнего уровня ООО «Газпром информ»
Основные процессы
Для начала рассмотрим основные процессы компании.
Реализация инвестиционного проекта включает в себя широкий набор мероприятий, начиная от разработки прототипа систем, заканчивая вводом их в эксплуатацию и обучением пользователей.
Ответственность перед ОАО «Газпром» за реализацию инвестиционных проектов несут на себе Заказчик (ООО «Газпром информ» ) и подрядная организация.
В ходе реализации проекта, ОАО «Газпром» активно участвует в процессе путем согласования различного рода документов (например, программ и методик испытаний).
ООО «Газпром информ» осуществляет контроль ведения разработки проектов на предмет соблюдения стандартов эксплуатации, функциональных требований. Компания принимает участие в организации строительства, предоставляя согласованный проект подрядчикам, занимается строительством объектов и пусконаладочными работами, затем вводит объекты в эксплуатацию.
Ниже рассмотрим эти процессы более детально.
Инициация проекта
Процесс инициации проекта начинается с разработкой функциональных требований к проектам, которые описывают определенную часть бизнеса
ОАО «Газпром», тем самым задавая рамки для проведения автоматизации.
Затем ООО «Газпром информ» занимается разработкой технического задания, которое служит исходным документом на проектирование объекта. Функциональные требования, как и техническое задание, может быть разработано также с помощью подрядной организации, например, проектного института.
После этого подрядная организация разрабатывает проект в соответствии с вышеперечисленными документами и ООО «Газпром информ» согласовывает проект в ОАО «Газпром». Проект должен соответствовать типовым требованиям к проектам, а также требованиям Стратегии информатизации ОАО «Газпром».
ООО «Газпром информ» должен обеспечивать независимость содержания проектов от возможных решений этапов реализации проекта, предоставляющих конкурентные преимущества каким-либо компаниям при проведении конкурсов на разработку проекта.
На рисунке 2 представлена диаграмма процесса «Инициация проекта».
Рисунок 2. Бизнес-процесс «Инициация проекта».
Организация строительства.
Организация строительства – это самый первый процесс, который возникает при ведении инвестиционно-строительного проекта. Организация строительства проходит традиционно в пять этапов.
На первом этапе анализируется рабочий проект. В состав проектной документации входит важный раздел – проект организации строительства. На данном этапе этот раздел является одним из важнейших, поскольку в нем описано, как будет происходить процесс строительства на объекте.
Сразу после анализа одновременно начинается подбор исполнителей и формирование заявок на материально – технические ресурсы. Исполнители подбираются путем проведения торгов, таких как открытые и закрытые запросы предложений, открытые и закрытые тендеры. Формирование заявок на материально-технические ресурсы необходимо начинать одновременно с подбором исполнителей, чтобы избежать простаивания работ.
Следующий важный этап – получение необходимых разрешений и сертификатов для производства работ. Работы должны быть согласованы с
ОАО «Газпром».
И последним этапов организации строительства является налаживание процесса производства работ, который проходит уже непосредственно на площадке строительства.
Цель этого бизнес-процесса заключается в том, чтобы подрядная организация создала все условия для начала строительных работ на объекте, с учетом требований ООО «Газпром информ», технической документации, различных технических требований и стандартов.
В качестве входа этого бизнес-процесса можно обозначить разработанный проект. На выходе мы имеем подготовленный к строительным работам объект, как с физической точки зрения, так и с точки зрения юридического обеспечения.
На рисунке 3 представлена диаграмма процесса «Организация строительства».
Рисунок 3. Бизнес-процесс «Организация строительства».
Строительство
Строительство – основной бизнес инвестиционно-строительной компании. Основные лимитные средства заложены именно в строительстве, поскольку этот процесс реализации инвестиционного проекта включает в себя наиболее затратные работы.
Строительство начинается непосредственно с подготовительных работ. Это этап строительства, на котором, как понятно из названия, ведется подготовка к строительству объекта. Пример такой подготовки – вырубка леса для подготовки площадки для строительства, подведение к строительной площадке дорог.
Далее идет нулевой цикл производства работ. Нулевой цикл представляет собой комплекс работ, в который включаются закладка фундаментов, забивка свай, отсыпка грунта и многие другие работы, которые необходимы для возведения зданий и сооружений.
Следующий процесс – возведение зданий. На этом этапе строительства производятся строительно-монтажные работы по возведению всех зданий, в том числе и подсобных. Под зданиями также могут пониматься различные строительные конструкции, например мачты. Это связано со спецификой инвестиционных проектов, реализуемых компанией ООО «Газпром информ».
Сразу после возведения зданий, к ним прокладываются сети. Сюда относятся работы по проведению канализации и водоснабжения, отопления и проводке электричества. После проведения сетей, как правило, строительно-монтажные работы не производятся.
Завершающим этапом строительства являются отделочные работы. Отделочные работы представляют собой реализацию требований ООО «Газпром информ» по внешней и внутренней отделке возведенных в процессе строительства объектов.
Целью данного бизнес процесса является возведение в сроки, определенными календарным планом работ, который указан в договоре, зданий и сооружений, предусмотренных проектной документацией.
В качестве входа процесса строительства является подготовленная к произведению работ площадка. На выходе получаются возведенные здания и сооружения.
На рисунке 4 представлена диаграмма процесса «Строительство».
Рисунок 4. Бизнес-процесс «Строительство».
Материально – техническое обеспечение.
На этапе организации строительства формируются заявки на поставку материально – технических ресурсов. Когда эти заявки сформированы, в процессе материально-технического обеспечения формируются сводные заявочные спецификации. Эти спецификации представляют собой перечень оборудования, техники и прочих ресурсов, которые необходимо закупить и которые в дальнейшем будут эксплуатироваться на объекте.
Далее идет подбор поставщиков и согласование стоимости на ресурсы. Компания выбирает наиболее подходящего, удовлетворяющего ее интересы поставщика и формирует договор. Как правило, поставщик определяется путем проведения тендеров.
Затем размещаются заказы на материально – технические ресурсы и формируется заявка на их оплату.
Конечным этапом обеспечения является получение и входной контроль материально – технических ресурсов.
Цель материально-технического обеспечения заключается в постоянном обеспечении на всех этапах подготовки строительства и самого строительства ресурсами и техникой, необходимой для производства работ.
На входе имеется заявка на поставку материально – технических ресурсов, на выходе имеются уже готовые, прошедшие проверку ресурсы, которые используются на всех этапах реализации инвестиционного проекта.
На рисунке 5 представлена диаграмма процесса «Строительство».
Рисунок 5. Бизнес-процесс «Строительство».
Пусконаладочные работы
Процесс пусконаладочных работ представляет собой комплекс работ, который является последним перед вводом объекта в эксплуатацию.
В процессе пусконаладочных работ все объекты проекта подвергаются различным испытаниям. В компании ООО «Газпром информ» преобладают индивидуальные испытания, а также комплексные опробования оборудования, смонтированного на объектах.
Пусконаладочные работы проводятся непосредственно после того, как завершены все строительно-монтажные работы. Во время пусконаладочных работ выявляются все дефекты в работе объектов, и, как следствие, затем они устраняются.
Завершением пусконаладочных работ является их приемка от подрядной организации заказчиком (заказчик – ООО «Газпром информ»). Подписываются акты, которые свидетельствуют о том, что объект функционирует корректно и готов к вводу в эксплуатацию.
После подписания актов, их подшивают в пакет документов, который затем необходим при вводе объекта в эксплуатацию.
На входе имеются возведенные здания и сооружения, смонтированное оборудование. В качестве выхода выступает оборудование, которое налажено и готово к эксплуатации.
Целью пуско-наладочных работ является доведение оборудования до полной готовности и стабильного и безопасного функционирования.
На рисунке 6 представлена диаграмма процесса «Строительство».
Рисунок 7. Бизнес-процесс «Пусконаладочные работы».
Ввод объекта в эксплуатацию
Ввод объекта в эксплуатацию – заключительный процесс в реализации инвестиционно-строительного проекта. По завершению реализации проекта, ООО «Газпром информ» организовывает приемочную комиссию, которая, в свою очередь, информируя ОАО «Газпром», выносит официальное решение о вводе объектов информатизации в промышленную эксплуатацию.
Компания для подготовки к вводу объекта в эксплуатацию должна:
Во-первых, собрать и/или согласовать с заказчиком полный комплект исполнительной документации.
Во-вторых, собрать полный комплект разрешительной документации.
В-третьих, компания обязана завершить весь комплекс работ, благоустроить объект, чтобы быть готовым сдать его заказчику (здесь речь идет об ОАО «Газпром»).
На входе имеется готовый к эксплуатации объект, на выходе имеется согласованный заказчиком документ, который подтверждает ввод мощностей в работу.
Целью этого процесса является официальное утверждение статуса объекта, как введенного в эксплуатацию.
На рисунке 8 представлена диаграмма процесса «Ввод объекта в эксплуатацию».
Рисунок 8. Бизнес-процесс «Ввод объекта в эксплуатацию».
Процессы управления
Мониторинг и контроль реализации проектов.
В ходе проекта все участники реализации инвестиционного проекта осуществляют мониторинг статуса проекта. На этом процессе контролируются бюджет, выделяемый на реализацию, а также сроки исполнения работ.
Инвестиционное планирование
Процесс инвестиционного планирования заключается в том, чтобы разработать график инвестирования реализации проектов в соответствии с инвестиционной программой ОАО «Газпром».
Процессы развития
Подготовка аналитических материалов
Подготовка аналитических материалов представляет собой комплексный сбор информации от различных подразделений, которая потом подготавливается для руководства в виде отдельных отчетов для проведения анализа.
Анализ выполнения работ
Процесс анализа выполнения работ – это процесс проведения мероприятий, в ходе которых анализируются различные данные (фактические затраты, планируемые затраты, физическое выполнение работ и многие другие), на основе которых затем принимаются управленческие решения по управлению проектами.
Вспомогательные процессы
Управление кадрами
Управление кадрами – это процесс, который состоит из подбора кадров, предоставлении и организации рабочих мест для эффективной работы компании.
Бухгалтерский учет
Бухгалтерский учет - это процесс сбора информации о состоянии имущества организации, ее регистрации и обобщения. Процесс бухгалтерского учета состоит из учёта всех финансовых операций.
Подготовка тендеров и определение стоимости
Подготовка тендеров и определение стоимости является также одним из ключевых процессов в деятельности компании ООО «Газпром информ». Цель этого процесса – постоянное сопровождение деятельности на всех этапах реализации инвестиционных проектов путем определения стоимости работ, подготовки конкурсной документации, проведения конкурсов, оценки участников и заключения с победителями конкурсов договоров.
|
