Порядок проведения Тендера
Тендеры проводятся в Открытой форме, если Тендерной / Закупочной комиссией не принято решение о проведении Тендера в Закрытой форме.
С целью формирования состава Закупочной комиссии в соответствии с пунктом 7.4 настоящего Положения Специалист по закупке проводит согласование кандидатур членов Закупочной комиссии с их руководителями подразделений
С целью формирования состава Экспертной группы, в случае принятия решения о ее создании, в соответствии с пунктом 10.4 настоящего Положения Специалист по закупке проводит согласование кандидатур членов Экспертной группы с руководителями соответствующих подразделений. При этом, кандидатуры сотрудников подразделений могут быть согласованы на определенный срок по определенной Категории для включения их в состав Экспертных групп.
Инициирование проведения Закупочной процедуры при отнесении Предмета закупки к компетенции Закупочной комиссии:
Специалист по закупке на основании Плана закупок и указанных в нeм сроков поставки Продукции направляет в адрес ПО_9 служебную записку о необходимости проведения Закупочной процедуры, оформленную в соответствии с Приложением Е к настоящему Положению, с указанием предложений по персональному составу Закупочной комиссии и следующим исходным параметрам Закупочной процедуры:
Предмет закупки;
персональный состав Экспертной группы по Закупочной процедуре (при необходимости формирования Экспертной группы);
график проведения Закупочной процедуры с указанием этапов, сроков проведения каждого этапа и лиц, ответственных за их исполнение.
____________________10 Начальник ПО назначает Секретаря Закупочной комиссии по данной Закупочной процедуре и включает вопрос об утверждении состава Закупочной комиссии в повестку дня заседания Тендерной комиссии.
После утверждения состава Закупочной комиссии Тендерной комиссией Секретарь Закупочной комиссии утверждает у Председателя Закупочной комиссии исходные параметры Закупочной процедуры и направляет их в адрес руководителя Экспертной группы и Специалиста по закупке.
Инициирование проведения Закупочной процедуры при отнесении Предмета закупки к компетенции Тендерной комиссии:
Специалист по закупке на основании Плана закупок и указанных в нeм сроков поставки Продукции направляет в адрес ПОслужебную записку о необходимости проведения Закупочной процедуры, оформленную в соответствии с Приложением Е к настоящему Положению, с указанием предложений по следующим исходным параметрам Закупочной процедуры:
Предмет закупки;
персональный состав Экспертной группы по Закупочной процедуре (при необходимости формирования Экспертной группы);
график проведения Закупочной процедуры с указанием этапов, сроков проведения каждого этапа и лиц, ответственных за их исполнение.
Секретарь Тендерной комиссии утверждает у Председателя Тендерной комиссии исходные параметры Закупочной процедуры и направляет их в адрес руководителя Экспертной группы, в случае создания Экспертной группы, и Специалиста по закупке.
Руководитель Экспертной группы организует работу Экспертной группы, в ходе которой осуществляется подготовка документов и материалов к заседаниям Тендерной / Закупочной комиссии.
В рамках подготовки документов и материалов к первому заседанию Тендерной / Закупочной комиссии Экспертная группа, в случае создания Экспертной группы, готовит предложение о форме (Открытая форма / Закрытая форма) и инструменте проведения Закупки (редукцион, запрос цен/предложений), а также разрабатывает:
Блок-факторы, с учетом Блок-факторов, рекомендованных Тендерным комитетом, применяемые при Квалификации поставщиков;
Матрицу оценки предложений;
приглашение к участию в Закупочной процедуре;
Список поставщиков (при Закрытой форме).
Приглашение к участию в Закупочной процедуре готовится по форме согласно Приложению Ж к настоящему Положению. Приглашение к участию в Закупочной процедуре должно содержать следующую информацию (если применимо к закупаемой Продукции):
Предмет закупки (с указанием номенклатурных кодов Продукции, ГОСТов, технических условий, отраслевых стандартов и стандартов предприятий, опросных листов, чертежей, а также с указанием перечня и значений отдельных характеристик, которым должна соответствовать Продукция (при наличии). В случае закупки Продукции, не являющейся стандартной, к приглашению к участию в Закупочной процедуре прилагается Техническое задание;
инструмент проведения Закупки (редукцион, запрос цен/предложений);
дата проведения редукциона и наименование ЭТП (при использовании ЭТП) или информация о способе и сроке подачи Коммерческого / Технико-коммерческого предложения;
базис поставки, требования к упаковке и транспортировке продукции;
форма, условия и сроки оплаты;
срок поставки/выполнения работ/оказания услуг;
особые условия приeмки;
требования к сертификации Продукции, лицензиям, допускам к определенному виду работ (если необходимы);
экологические требования, требования к валидации Продукции, процессов и оборудования, к квалификации персонала, к системе менеджмента качества Поставщика (если применимо);
требования к способам/форме обеспечения исполнения обязательств Поставщика по заключению и/или исполнению договора;
требование о предоставлении документов, подтверждающих наличие возможности предоставления Поставщиком обеспечения исполнения обязательств по заключению и/или исполнению договору для закупок, проводимых в рамках Тендеров (например, письмо или справка банка о выдаче в случае заключения договора Поставщику соответствующей банковской гарантии / векселя);
требование о представлении документов, подтверждающих благонадежность Поставщика в соответствии с требованиями Положения о договорной работе в Обществе, в том числе бухгалтерского баланса, отчета о финансовых результатах за последний отчетный период (копия, заверенная уполномоченным лицом или главным бухгалтером Поставщика с указанием даты заверения), а также справки об исполнении налогоплательщиком (плательщиком сборов, налоговым агентом) обязанности по уплате налогов, сборов, пеней, штрафов, выданную не ранее чем за 3 (три) месяца до даты подачи Заявки на участие в закупочной процедуре по форме, утвержденной соответствующим Приказом ФНС России;
требование о представлении документов, подтверждающих правоспособность и наличие деловых отношений между Поставщиком и производителем Продукции;
условия ответственности за нарушение обязательств, применимое право и подсудность;
иные специальные требования Заказчика (если применимо).
На основании решений, принятых на заседаниях Экспертной группы, в случае создания Экспертной группы, руководитель Экспертной группы формирует Презентационные материалы для проведения первого заседания Тендерной / Закупочной комиссии и направляет подготовленные документы и материалы Секретарю Тендерной / Закупочной комиссии.
В рамках проведения Тендера, Тендерная / Закупочная комиссия проводит не менее 2 (двух) заседаний.
На первом заседании Тендерной / Закупочной комиссии утверждаются:
форма проведения Закупочной процедуры (Открытая форма / Закрытая форма);
Блок-факторы, применяемые при Квалификации поставщиков;
Матрица оценки предложений;
инструмент проведения Закупки;
Список поставщиков, составленный на основании списка, предложенного Экспертной группой и предложений членов Тендерной / Закупочной комиссии (при Закрытой форме);
приглашение к участию в Закупочной процедуре.
По решению Тендерной / Закупочной комиссии в приглашение к участию в Закупочной процедуре помимо информации, указанной в пункте 11.8 настоящего Положения, дополнительно может быть включена иная информация, а также может быть приложен проект договора.
В случае если оформление отношений с Победителем Закупочной процедуры предполагается без использования типовой формы договора, к работе Экспертной группы для согласования проекта приглашения к участию в Закупочной процедуре привлекается эксперт от правовой службы Общества.
По результатам заседания Тендерной / Закупочной комиссии Начальник ПО подписывает приглашение к участию в Закупочной процедуре или дополнение к нему для направления Поставщикам и/или опубликования в открытых источниках информации.
В случае принятия Тендерной / Закупочной комиссией решения о проведении Закупочной процедуры в Закрытой форме, Секретарь Тендерной / Закупочной комиссии в срок не менее чем за 5 (пять) рабочих дней до даты подачи предложений, указанной в приглашении, направляет приглашение к участию в Закупочной процедуре Поставщикам, включенным в утверждeнный Тендерной / Закупочной комиссией Список поставщиков.
В случае принятия Тендерной / Закупочной комиссией решения о проведении Закупочной процедуры в Открытой форме, Секретарь Тендерной / Закупочной комиссии в срок не менее чем за 5 (пять) рабочих дней до даты подачи предложений, указанной в приглашении, публикует приглашение к участию в Закупочной процедуре в средствах массовой информации и/или на ЭТП и/или на официальном сайте Компании / Общества в сети Internet и т.п.
При проведении Тендера Заявки на участие в закупочной процедуре могут подаваться на бумажных и/или электронных носителях в запечатанных конвертах или в электронном виде средствами почтовой или факсимильной связи, электронной почты на адрес tender@ttk-kras.ru либо tenderumts@ttk-kras.ru (по предметам закупок), а также курьерской доставкой и нарочными в соответствии с требованиями и в срок, указанными в приглашении к участию в Закупочной процедуре / запросе на предоставление улучшенных Коммерческих предложений. Во всех указанных случаях Заявки на участие в закупочной процедуре и приложенные к ним Коммерческие / Технико-коммерческие предложения, документы, затребованные в соответствии с приглашением к участию в Закупочной процедуре должны поступать в адрес Секретаря Тендерной / Закупочной комиссии и регистрироваться в установленном порядке. Секретарь фиксирует время получения Заявки на участие в закупочной процедуре с приложенными Коммерческими / Технико-коммерческими предложениями.
В случае закупки Продукции, осуществляемой по Техническому заданию в приглашении к участию в Закупочной процедуре необходимо указать порядок направления технической части Технико-коммерческого предложения.
Если в процессе проведения Тендера возникает необходимость предоставить Поставщику пояснения к Техническому заданию и/или иную информацию по Закупочной процедуре, то указанные пояснения и/или информацию необходимо направить Секретарю Тендерной / Закупочной комиссии, который в соответствии с формой проведения Закупочной процедуры обеспечит (при необходимости) их публикацию и/или направление всем Поставщикам, включенным в Список поставщиков.
Среди Поставщиков, направивших Заявки на участие в закупочной процедуре и Коммерческие / Технико-коммерческие предложения в ответ на приглашение к участию в Закупочной процедуре, Экспертная группа выполняет следующие действия:
проводит Квалификацию поставщиков;
формирует список квалифицированных Поставщиков, прошедших проверку благонадежности;
проводит анализ и оценку Коммерческих / Технико-коммерческих предложений Участников закупки по критериям Матрицы оценки предложений.
После утверждения Тендерной / Закупочной комиссией Квалификации поставщика, но до завершения Закупочной процедуры, Экспертной группой может быть инициировано вынесение на рассмотрение Закупочных коллегиальных органов вопроса о дисквалификации Поставщика / Участника закупки, направившего Заявку на участие в закупочной процедуре и/или Коммерческое / Технико-коммерческое предложение в случае выявления новых обстоятельств, свидетельствующих о несоответствии такого Поставщика Блок-факторам. Для утверждения актуализированного списка квалифицированных Поставщиков Тендерной / Закупочной комиссией, руководитель Экспертной группы формирует и направляет Секретарю Тендерной / Закупочной комиссии Презентационные материалы и документы, обосновывающие необходимость дисквалификации Поставщика, для проведения отдельного заседания Тендерной / Закупочной комиссии.
Анализ и оценка Заказчиком технических решений, содержащихся в Технико-коммерческих предложениях Участников закупки либо выражение несогласия с данными техническими решениями с обоснованием несогласия, осуществляется в течение 5 (пяти) и в исключительных случаях (сложные технические решения) 10 (десяти) рабочих дней с момента получения запроса Исполнителя закупки.
Заказчик несет ответственность за рассмотрение Технико-коммерческого предложения на соответствие Техническому заданию и оценку предложения по критериям, указанным в Матрице оценки предложений и отражающим качество технического решения.
Исполнитель закупки несет ответственность за оценку предложения по коммерческим и иным критериям Матрицы оценки предложений и заполняет ее с учетом оценки Заказчиком предложения по техническим критериям.
Специалист по закупке формирует запрос на получение улучшенных Коммерческих предложений (переторжку) с указанием срока предоставления улучшенных Коммерческих предложений и направляет Секретарю Тендерной / Закупочной комиссии для организации подписания запроса Начальнику ПО и направления запроса Участникам закупки.
Секретарь Тендерной / Закупочной комиссии направляет Участникам закупки запрос на получение улучшенных Коммерческих предложений не позднее 1 (одного) рабочего дня после подписания запроса Начальником ПО
Экспертная группа проводит анализ и итоговую оценку улучшенных Коммерческих предложений Участников закупки по критериям Матрицы оценки предложений.
После проведения итоговой оценки улучшенных Коммерческих предложений Участников закупки, утвержденной решением Экспертной группы, руководитель Экспертной группы формирует Презентационные материалы для проведения итогового заседания Тендерной / Закупочной комиссии и направляет подготовленные документы и материалы Тендерной / Закупочной комиссии.
На итоговом заседании по Закупочной процедуре Тендерная / Закупочная комиссия:
утверждает результаты квалификационного отбора;
утверждает выбранного Победителя закупочной процедуры;
утверждает Резервного победителя закупочной процедуры / Резервных победителей закупочной процедуры;
утверждает Финальные параметры сделки либо принимает решение о необходимости проведения дополнительного этапа Тендера и/или заседания Тендерной / Закупочной комиссии;
принимает иные решения по вопросам проведения Тендера;
может признать Закупочную процедуру несостоявшейся и в этом случае принимает решение о целесообразности назначения повторной Закупочной процедуры.
В случае проведения Закупочной процедуры с целью заключения рамочных договоров, Тендерная / Закупочная комиссия утверждает необходимое количество Победителей закупочной процедуры.
При проведении Закупочных процедур Тендерная / Закупочная комиссия должны утверждать решения Экспертной группы и/или принимать решения по следующим вопросам:
об утверждении результатов Квалификации поставщиков / о дисквалификации Поставщика / Участника закупки в соответствии с пунктом 11.21 настоящего Положения;
об изменении Финальных параметров сделки до заключения договора с Победителем закупочной процедуры в случае, если данные изменения ухудшают Финальные параметры сделки, с учетом оценки возможных рисков.
Если в ходе проведения закупки Закупочной комиссией стоимостные параметры всех представленных Коммерческих / Технико-коммерческих предложений превысят стоимость Предмета закупки и сумма Предмета закупки попадет в компетенцию Тендерной комиссии, то Закупочная комиссия проводит Закупочную процедуру, по результатам которой вопросы, указанные в пункте 11.27 настоящего Положения, выносятся на утверждение Тендерной комиссии.
Если в ходе проведения Закупки стоимость Предмета закупки снизилась ниже Пороговой стоимости, то уровень принятия закупочного решения и способ закупки не меняется.
По результатам состоявшейся Закупочной процедуры Секретарь Тендерной / Закупочной комиссии формирует и направляет уведомление Победителю закупочной процедуры, оформленное по форме согласно Приложению З.
Уведомление Победителю закупочной процедуры подписывается Начальником ПО.
В рамках проведения Тендера Секретарь Тендерной / Закупочной комиссии принимает от Поставщиков Заявки на участие в закупочной процедуре и/или Коммерческие / Технико-коммерческие предложения на бумажных носителях в запечатанных конвертах или в электронном виде. По требованию лица, доставившего запечатанный бумажный конверт с документами по Закупочной процедуре, Секретарь Тендерной / Закупочной комиссии выдаeт расписку о получении конверта с указанием даты и времени получения. В реестре поступивших конвертов, оформляемом в соответствии с Приложением И к настоящему Положению, производится запись о дате и времени поступления Заявки на участие в закупочной процедуре и/или Коммерческих / Технико-коммерческих предложений.
После окончания срока подачи предложений Секретарь Тендерной / Закупочной комиссии организует процедуру вскрытия запечатанных конвертов или открытия (предоставления) доступа к предложениям, поступившим в электронном виде.
Вскрытие конвертов / открытие (предоставления) доступа к предложениям, поступившим в электронном виде осуществляется Секретарем Тендерной / Закупочной комиссии с уведомлением за 2 (два) рабочих дня членов Экспертной группы о дате, месте и времени вскрытия запечатанных конвертов или с уведомлением об открытии (предоставлении) доступа к предложениям, поданным в электронном виде.
Вскрытие зарегистрированных запечатанных конвертов осуществляется в присутствии членов Экспертной группы, а в случае их отсутствия вскрытие зарегистрированных запечатанных конвертов осуществляется:
при проведении Закупочной процедуры Закупочной комиссией – Секретарем Закупочной комиссии в присутствии Начальника ПО или назначенного им сотрудника ПО;
при проведении Закупочной процедуры Тендерной комиссией – Секретарем Тендерной комиссии в присутствии сотрудника ПО, назначенного Начальником ПО.
При вскрытии зарегистрированных запечатанных конвертов Секретарь Тендерной / Закупочной комиссии оглашает:
наименование документов, вложенных в конверт (Заявка на участие в закупочной процедуре и/или Коммерческое / Технико-коммерческое предложение, изменение или отзыв ранее направленного документа, иное);
наименование Поставщика;
стоимость ценового предложения в случае вскрытия Коммерческого предложения;
для конвертов с изменениями и отзывами – существо изменений или факт отзыва;
иную необходимую информацию.
Секретарь Тендерной / Закупочной комиссии передаeт содержимое вскрытых конвертов руководителю Экспертной группы. При этом Заявка на участие в закупочной процедуре остаeтся у Секретаря.
Секретарь Тендерной / Закупочной комиссии отражает результаты вскрытия конвертов и факт передачи конвертов руководителю Экспертной группы в протоколе вскрытия конвертов, составленном в соответствии с Приложением К к настоящему Положению. В случае отсутствия руководителя Экспертной группы при вскрытии конвертов Секретарь Тендерной / Закупочной комиссии передает руководителю Экспертной группы содержимое конвертов и отражает факт передачи в акте приема-передачи.
Протокол вскрытия конвертов должен содержать следующие сведения:
состав присутствующих на процедуре вскрытия;
перечень Поставщиков и общее количество поступивших Заявок на участие в закупочной процедуре, поданных Коммерческих / Технико-коммерческих предложений;
информацию, которая была оглашена в ходе процедуры вскрытия конвертов;
перечень Поставщиков, подавших предложения с нарушением срока окончания подачи.
Протокол вскрытия конвертов оформляется и подписывается участниками вскрытия по окончанию процедуры. Протокол вскрытия предложений, поданных в электронном виде, формируется на основании реестра поступивших конвертов по Закупочной процедуре и подписывается Начальником ПО
При проведении Закупочной процедуры на ЭТП, вскрытие поданных в электронном виде предложений и оформление протокола осуществляется в соответствии с документами, регламентирующими функционирование ЭТП.
Секретарь Тендерной / Закупочной комиссии несет ответственность за корректное оформление документов, отражающих результаты проведения Тендера и своевременное размещение их электронных копий с приложениями и Коммерческими / Технико-коммерческими предложениями Поставщиков на сетевом ресурсе Общества.
Порядок проведения Тендера схематично изложен в блок-схеме (Приложение Л к настоящему Положению).
|
