Должностная инструкция секретаря предприятия
1 Общие положения
1.1 Секретарь относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется приказом генерального директора.
1.2 Основными задачами секретаря являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.
1.3 Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору предприятия.
1.4 В своей деятельности секретарь руководствуется:
действующим законодательством РФ;
Уставом предприятия;
Положением о функциональных службах предприятия;
правилами трудового распорядка;
приказами (указаниями) руководства предприятия;
нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
настоящей должностной инструкцией.
1.5 Секретарь должен знать:
структуру организации, направления ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями генерального директора, фамилии руководителей структурных подразделений, вышестоящую организацию, фамилии ее руководителей, основные организации-партнеры и их руководство;
государственные стандарты по оформлению управленческих документов;
правила орфографии и пунктуации, инструкции по делопроизводству;
правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию;
правила ведения телефонных переговоров;
правила техники безопасности и противопожарной защиты;
приемы оказания первой медицинской помощи.
1.6 Секретарь должен уметь:
составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы;
пользоваться средствами связи и организационной техникой;
работать на компьютере в среде WINDOWS, с приложениями WORD, EXCEL;
пользоваться базой данных;
пользоваться возможностями Интернета;
принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте, выполнять копировальные работы;
редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;
вести деловые переговоры.
1.7 Во время отсутствия секретаря генерального директора его замещает секретарь структурного подразделения или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.
2 Основные задачи и функции
Основной задачей секретаря является документационное и информационное обеспечение деятельности генерального директора.
Для этого секретарь:
Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада генеральному директору.
Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с генеральным директором.
По указанию генерального директора планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.
Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями структурных подразделений; информирует его о состоянии исполнения.
2.5 Готовит по поручению генерального директора проекты документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений.
2.6 Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись генеральному директору.
2.7 Готовит по поручению генерального директора тексты его выступлений, отчетов и докладов, выполняет их редактирование, организует перепечатку и считку этих документов.
2.8 Ежедневно готовит для генерального директора информационные сводки о публикациях в прессе, связанных с направлениями деятельности организации.
2.9 Следит за публикациями в отраслевых (специальных) изданиях и составляет тематические обзоры по ним и информирует генерального директора.
2.10 Контролирует сохранность документов в приемной генерального директора, правильность формирования дел.
2.11 По указанию генерального директора ведет подготовку совещаний, обеспечивает оформление и хранение протоколов.
Организует выполнение указаний и поручений генерального директора по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных.
Организует работу приемной, регулирует поток посетителей, самостоятельно решает вопросы о возможности приема.
Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.
3 Обязанности
Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан:
Сохранять конфиденциальность информации.
Выполнять распоряжения руководства.
Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов.
Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.
Обеспечивать сохранность документов.
4 Права
Секретарь генерального директора имеет право:
4.1 Обращаться к руководителям структурных подразделений организаций за информацией по производственным вопросам.
4.2 Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.
4.3 Вносить руководству предложения о наказаниях и поощрениях работников секретариата.
4.4 Визировать проекты документов, представляемых на подпись генеральному директору.
4.5 Принимать участие в подборе и расстановке кадров технического персонала приемной.
5 Ответственность
Секретарь генерального директора несет ответственность за:
5.1 Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов.
5.2 За несохранность конфиденциальной информации.
5.3 Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.
5.4 Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.
5.5 Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.
6 Взаимосвязи
Секретарь генерального директора в своей деятельности взаимодействует:
6.1 Со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов.
6.2 С юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов.
6.3 С вышестоящими организациями, со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и представления документов, организации встреч и контактов генерального директора.
Приложение 8
Приказ по основной деятельности
О переходе на электронный документооборот
В связи с переходом 25.12.2007 г. предприятия на систему электронного документооборота («Евфрат-Документооборот»)
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Все внутренние документы компании, за исключением приказов, составлять в электронном виде. Исходящие документы составлять в электронном виде при наличии электронной почты у адресата (отв. – секретарь Иванов О.Б.).
2. Исполнителям документов при отправке исходящих документов сохранять электронную копию документа, которую передавать по окончании делопроизводственного года в архив компании (отв. – секретарь Иванов О.Б.).
3. Внести соответствующие изменения в инструкцию по ДОУ предприятия до 10.01.2008 г. (отв. – секретарь Иванов О.Б.).
Приложение 9
Распоряжение
О порядке работы факсового узла связи предприятия
В связи с вводом в эксплуатацию факсового узла связи компании ООО «ПУТНИК» и с целью упорядочения его работы:
1 Утвердить положение о факсовом узле связи (прилагается).
2 Факсовый узел связи использовать только для передачи оперативной информации по решению руководства компании.
3 Секретарю компании Иванову О.Б. в недельный срок переработать и ввести в обращение новые бланки писем компании с указанием номеров факсимильных аппаратов.
4 Секретарю компании Иванову О.Б. организовать централизованный учет всех поступающих и отправляемых по факсимильной связи документов.
5 Контроль за исполнение распоряжения возложить на зам. генерального директора компании Козлова В.А.
Приложение 10
Деловое письмо на бланке
Приложение 11
Приложение 12
Приложение 13
Приложение 14
Приложение 15
РЕЗЮМЕ
20.12.2007 г.
Ф.И.О.: Савченко Артем Викторович.
АДРЕС: 344038, г. Ростов-на-Дону, ул. Ленина, 98/1, кв. 89.
ТЕЛЕФОН: 243-67-01.
ДАТА И МЕСТО РОЖДЕНИЯ: 11 мая 1980 г., Мариуполь, Донецкая обл.
ГРАЖДАНСТВО: Российская Федерация.
СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: Женат, имею дочь.
ОБРАЗОВАНИЕ: 2005 – по настоящее время – Ростовский государственный университет путей сообщения (РГУПС), факультет МИПП по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» с присвоением квалификации «Специалист документовед».
2001 – 2003 г. – Саратовский государственный техникум автотранспорта (СГТА), факультет «Автомобильный транспорт» по специальности «Эксплуатация и ремонт автомобильного транспорта».
1987 – 1997 г. – средняя школа № 5 (г. Азов).
ОПЫТ РАБОТЫ: В настоящее время не работаю.
С 2001 по 2003 г. – механик ООО «КРИПТ» (отдел конструирования).
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: Владею английским и немецким языками (читаю и перевожу со словарем).
По требованию могу представить необходимые рекомендации.
Приложение 16
АВТОБИОГРАФИЯ
Я, Савченко Артем Викторович, родился 11 мая 1980 г. в городе Мариуполь, Донецкой области.
В 1987 году поступил учиться в среднюю школу № 5 г. Азова. В 1997 году окончил среднюю школу № 5 г. Азова.
В 2001 году поступил учиться в Саратовский государственный техникум автотранспорта (СГТА) на факультет «Автомобильный транспорт» по специальности «Эксплуатация и ремонт автомобильного транспорта». В 2003 году окончил Саратовский государственный техникум автотранспорта (СГТА), факультет «Автомобильный транспорт» по специальности «Эксплуатация и ремонт автомобильного транспорта».
В 2005 году поступил учиться в Ростовский государственный университет путей сообщения (РГУПС), факультет МИПП по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» с присвоением квалификации «Специалист документовед», где и обучаюсь по настоящее время.
Опыт работы – 2 года. С 2001 по 2003 г. – механик ООО «КРИПТ» (отдел конструирования).
В настоящее время не работаю.
Женат, имею дочь.
Жена – В.В. Савченко, 1990 года рождения, секретарь в ООО «ОРБИТА».
Мать – А.Р. Савченко, 1949 года рождения – учитель в средней школе № 5 г. Азова.
Отец – В.И. Савченко, 1946 года рождения – пенсионер.
Домашний адрес: 344038, г. Ростов-на-Дону, ул. Ленина, 98/1, кв. 89,
тел. 243-67-01.
Приложение 17
Какое учебное заведение окончил и его местонахождение
|
Факультет или
отделение
|
Год поступления
|
Год окончания
|
Если не окончил, то с какого курса
|
Какую специальность получил в результате оконч. учеб. завед. Указать № диплома или удостоверения
|
Саратовский государственный техникум автотранспорта (СГТА)
|
Автомобильный транспорт
|
2001
|
2003
|
|
«Эксплуатация и ремонт автомобильного транспорта»
|
Ростовский государственный университет путей сообщения (ГРУПС)
г. Ростов н/Д, пл. Народного ополчения, 2
|
МИПП
|
2005
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| |
