Глава 2 «Организационно-правовая документация ООО/ЗАО/ОАО «…» содержит подробную характеристику организационно-правовых документов предприятия, а также конкретные примеры документов данной группы.
К данной главе в конце курсовой работы помещаются Приложение В –Протокол учредительного собрания, Приложение Г – Штатное расписание, Приложение Д – Должностная инструкция секретаря предприятия (примеры оформления приложений В, Г, Д к курсовой работе содержатся в приложениях 5, 6, 7 данного учеб. пособия).
Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса документов, которые устанавливают статус организации, ее компетенцию, структуру, штат, численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности, права, обязанности и ответственность работников.
К организационно-правовой документации относятся:
Устав организации или Положение об организации;
Положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;
Регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства;
Штатное расписание;
Инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации;
Должностные инструкции;
правила, памятки и пр.
Организационно-правовые документы (ОПД) содержат положения, строго обязательные для исполнения, реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности предприятия. Они в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом (в форме проставления специального грифа или издания особого распорядительного документа) – вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом, руководителем структурного подразделения (в зависимости от вида).
ОПД действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем предприятии необходимость их пересмотра, изменения или дополнения может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера изменений в деятельности предприятия ОПД либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения специальными распорядительными документами (в случае реорганизации – первый вариант).
Порядок внесения изменений и дополнений зависит от вида ОПД. В Устав они вносятся по мере возникновения в соответствии с установленной законом процедурой, то есть по решению высшего органа его управления с обязательным информированием структуры, осуществляющей государственную регистрацию. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя.
Разрабатываются ОПД руководством предприятия или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов в определенных областях деятельности. Они оформляются на стандартном листе бумаги формата А 4 (реже А 5) с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: названия предприятия и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименования вида документа, его даты и номера, заголовка к тексту, подписи, грифа утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.
Текст большинства ОПД состоит из разделов, имеющих собственные пункты, нумеруемые арабскими цифрами. В процессе подготовки они проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя предприятия или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление в ее деятельности.
Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации или учреждения. Общие положения о порядке его составления и оформления содержатся в части 1-й ГК РФ. Требования к Уставу регулируется отдельными законодательными актами для каждой организационно-правовой формы (для ООО – Федеральным Законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» № 14-ФЗ от 8 февраля 1998 г., для АО –Федеральным Законом «Об акционерных обществах» № 208-ФЗ от 26 декабря 1995 г.).
Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки (нумеруются арабскими цифрами).
Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение и организацию работы предприятия или его структурного подразделения. Оно может быть типовым или индивидуальным.
Положения о структурных подразделениях можно разделить на три группы:
положения о структурных подразделениях;
положения о коллегиальных и совещательных органах как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, научно-технический совет);
положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).
Структура текста положения о подразделении нормативно не закреплена, но практика показывает широкую распространенность следующего ее варианта:
Общие положения.
Основные задачи.
Функции.
Права и обязанности.
Ответственность.
Взаимоотношения.
В разделе 1 указываются: полное официальное наименование подразделения; дата, номер и название правового акта, на основании которого оно создано и действует; основные принципы его деятельности; структура руководящих и вышестоящих органов; порядок назначения и освобождения от должности руководителя; наличие печати.
В разделе 2 перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления его деятельности.
В разделе 3 указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных задач.
В разделе 4 перечисляются права, которыми наделяется подразделение в лице руководителя, а также обязанности, возлагаемые на всех сотрудников.
В разделе 5 устанавливаются виды дисциплинарной, административной (при необходимости и уголовной) ответственности, которую может нести руководитель при невыполнении подразделением предусмотренных обязанностей.
В разделе 6 регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; порядок взаимодействия с другими подразделениями и организациями, а также разрешения возникающих разногласий.
Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый предприятием в целях регламентации положения работника и обеспечивающий условия для его эффективной роботы. Она разрабатывается для всех должностей, предусмотренных штатным расписанием. Она состоит из 5 разделов:
Общие положения;
Должностные обязанности;
Права;
Ответственность;
Взаимоотношения.
Раздел 1 включает: наименование должности с указанием структурного подразделения: непосредственного руководителя; порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний.
В разделе 2 устанавливается конкретное содержание деятельности работника, перечисляются виды работ, выполняемых им на данной должности, характер рассмотренных действий («руководит», «подготавливает», «утверждает», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает»).
В разделе 3 устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей (принимать определенные решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции, обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях и пределы представительства; участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению, запрашивать необходимую для работы информацию, требовать выполнения определенных действий от других работников).
В разделе 4 определяются критерии оценки работы (объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы) и мера персональной ответственности работника (определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной).
В разделе 5 рассматриваются порядок информационного обмена с другими сотрудниками и структурными подразделениями, правила и сроки согласования проектов подготавливаемых документов; особенности совместной трудовой деятельности.
Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства предприятия, коллегиального или совещательного органа. Его текст состоит из разделов, пунктов и подпунктов, обозначенных арабскими цифрами. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет: его статус; принципы планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; их внесения на рассмотрение, рассмотрения и принятия решений, ведения протокола, оформления решений, их доведения до исполнителей; материально-техническое обеспечения деятельности.
Штатное расписание – правовой акт, определяющий структуру, численность и состав работников предприятия с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях – с указанием разряда по Единой тарифной сетке). Оно оформляется на стандартных листах бумаги формата А 4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка.
Штатное расписание – один из основных организационных документов предприятия, закрепляющий должностной и численный состав работников и фонд оплаты труда. Он создается для нормирования численности штатного персонала предприятия, структурного подразделения, состава его административно-управленческого аппарата, соблюдения соотношения ведущих, старших и рядовых специалистов.
По категории формы документа «Штатное расписание» относится к унифицированной системе организационно-распорядительной документации по Общероссийскому классификатору управленческой документации и принадлежит группе документов по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, соответствует коду 0252251.
В настоящее время этот документ оформляется с использованием межведомственной унифицированной формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Унифицированная форма Т – 3 «Штатное расписание» содержит сведения об имеющихся в организации структурных подразделениях, должностях работников, количестве штатных единиц, тарифных ставках, надбавках и месячном фонде заработной платы.
В заголовочной части документа расположены наименование организации, наименование вида документа, период его действия, дата и номер документа, код организации по ОКПО и код формы документа по ОКУД, гриф утверждения. Для утверждения штатного расписания требуется издание специального приказа руководителя, а на форме проставляется ссылка на дату и номер приказа. Гриф утверждения заверяется печатью организации.
Основное содержание документа оформляется в табличной форме. Текст штатного расписания составляется в программе Microsoft Excel или в соответствующей форме в программе для автоматизации делопроизводства. Документ подписывает руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.
Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.
Инструкция – правовой акт, регулирующие организационные, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений и должностных лиц. Ее текст состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Он должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается». В заголовке к ней обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования. Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и подлежит утверждению. Она визируется руководителями всех заинтересованных подразделений, юридической службой, заместителем руководителя, курирующим соответствующее направление деятельности, Утверждается инструкция руководителем предприятия. Документы инструктивного характера могут также называться «Правила», «Положение».
5 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ И СОДЕРЖАНИЮ ГЛАВЫ 3
Глава 3 «Распорядительная документация ООО/ЗАО/ОАО «…» содержит подробную характеристику распорядительных документов предприятия, конкретные примеры документов данной группы, а также требования к их составлению и оформлению.
Информация к теоретической части главы 3 студентом подбирается самостоятельно. Рекомендуется использовать литературу по делопроизводству из библиографического списка в данном пособии, другие учебные пособия по делопроизводству, выполненные в соответствии с ГОСТ Р.6.30 – 2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению», научные публикации по делопроизводству (журналы «Делопроизводство» и «Секретарское дело»), а также Интернет.
В конце курсовой работы помещаются Приложение Е – Приказ по основной деятельности и Приложение Ж – Распоряжение (примеры оформления приложений Е, Ж к курсовой работе содержатся в приложениях 8, 9 данного учеб. пособия).
Примеры распорядительных документов
Требования по составлению и оформлению распорядительных документов содержит Инструкция по делопроизводству. К наиболее часто используемым распорядительным документам практически любого предприятия относятся:
приказы по основной деятельности;
приказы по личному составу;
распоряжения;
решения;
указания.
Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций и предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Особенностью данного вида распорядительного документа является ключевое слово текста – глагол «решить» в соответствующей форме.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе единоличного управления, в целях разрешения основных и оперативных задач. В отдельных случаях он может касаться нескольких организаций, предприятий, учреждений и должностных лиц. Различают приказы трех видов:
по организационным вопросам (издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации предприятия; при утверждении структуры и штатов; в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов; при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов):
по основной деятельности (регулируют порядок финансирования, материально-технического, информационного и документационного обеспечения деятельности организации; социальные вопросы; научно-техническую политику; содержание специфических видов деятельности);
по личному составу (регламентируют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений).
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично Президентом РФ, а также единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Оно имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц. Распоряжения также издают руководители предприятий по вопросам частного характера.
Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем предприятия или его заместителями преимущественно по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других нормативных актов. Они составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте могут быть «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в зависимости от содержания.
6 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ И СОДЕРЖАНИЮ ГЛАВЫ 4
|
