Глава 6 «Использование информационных технологий при работе с документами» содержит обобщенную характеристику используемых в делопроизводстве компьютерных информационных технологий и требования к организации автоматизированных рабочих мест сотрудников предприятия.
Информация для создания АРМ одного из служащих предприятия (секретаря ген. директора) студентом подбирается самостоятельно.
В конце курсовой работы помещается Приложение Т – Автоматизированное рабочее место секретаря предприятия (пример выполнения Приложения Т в учебном пособии – Приложение 20). Для заполнения граф «Техническая характеристика» и «Стоимость» таблицы Приложения Т рекомендуется использовать рекламную информацию о товарах и ценах из Интернет, соответствующие газеты и журналы с описанием стоимости и основных характеристик офисного компьютерного оборудования, программного обеспечении и офисной мебели (например, газета «Что? Где? Почем?»).
Интерьер служебного помещения и оборудование рабочего места оказывает большое влияние на эффективность работы любого сотрудника.
Рабочее место служащего состоит из трех зон: основная, где находится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д.
Если в комнате работают несколько человек, то в соответствии с действующими нормативами норма площади служебных помещений должна составлять не менее 4 м2 на одного работника. Общая площадь приемной, где находится служащий, не должна быть менее 12 – 16 м2. Помещение должно быть хорошо проветриваемым или оборудованным кондиционерами.
Интерьер кабинета следует хорошо обдумать. Помещение должно быть решено в красивой цветовой гамме светлых тонов с продуманным освещением и озеленением. Недостаток освещения часто является одной из причин быстрой утомляемости. Наилучшим признано естественное освещение. Свет должен падать слева или спереди. При наличии компьютеров для устранения бликов на экране дисплея светильники общего освещения монтируются не на потолке, а в верхней части стенных панелей.
Интерьер кабинета хорошо дополняют живые растения. Растения для помещений надо подбирать умело. Крупные растения хорошо разместить в большой приемной или зале на фоне свободной стены. Если помещение узкое и длинное, то крупные растения, установленные в дальнем углу, зрительно уменьшают длину комнаты, делают ее более пропорциональной. Отдельно стоящее крупное растение сразу привлекает внимание. Поэтому оно должно быть особенно тщательно подобрано и обладать хорошими декоративными качествами.
Большое значение имеет выбор мебели. Непосредственно в состав рабочего места служащего входят стол с приставками, поворотный стул или кресло, стул для посетителя.
В зоне обслуживания посетителей должны быть несколько (2 – 3) стульев или кресел и небольшой столик.
Вспомогательная зона оборудуется шкафами (чаще встроенными) как для хранения дел, так и платяным (если в учреждении отсутствует централизованная раздевалка) и сейфом.
Габариты мебели должны соответствовать площади помещения. Сегодня выпускается достаточно большое количество рациональных комплектов мебели для приемной и рабочего места служащих.
Так как служащему в течение рабочего дня приходится много сидеть, он должен иметь возможность свободно встать, вытянуть ноги, изменить позу. Учитывая необходимость служащему поворачиваться к столам-приставкам, стул или рабочее кресло обязательно должно быть подъемно-поворотным, а для расширения рабочей зоны – на колесиках. Такое кресло можно отрегулировать по высоте, обеспечив удобную посадку.
Особое значение придается оборудованию рабочего места оргтехникой, сокращающей время и трудозатраты на создание, хранение, передачу и использование документов и информации. Сегодня средства оргтехники позволяют максимально механизировать и автоматизировать практически все технические и формально-логические процедуры создания и обработки документов. Поэтому современное место служащего немыслимо без персонального компьютера, включающего монитор, системный блок, мышь и клавиатуру. Их удобнее разместить на специальном столе-приставке. Если в обязанности служащего входит ввод бумажных документов, то к компьютеру должен быть подключен сканер. На этом же столе, где расположен компьютер, или рядом с ним, но в пределах досягаемости располагается принтер.
При больших объемах множительных работ устанавливается копировальный аппарат или принтер соответствующей производительности, оснащенный сортировальным устройством, а при необходимости и степлером. Эта техника размещается на специальной подставке во вспомогательной зоне. Само собой разумеется, что компьютер должен иметь соответствующее программное обеспечение. Как правило, компьютер служащего связан с компьютером руководителя или подключен к локальной сети учреждения, а в случае выполнения им приема-передачи факсов и электронной почты – к телефонной сети. Для подбора необходимой руководителю информации и работы с электронной почтой компьютер должен иметь доступ в Интернет.
На рабочем столе или на отдельной приставке располагаются телефонный аппарат (с автоответчиком), селектор или мини-АТС. Во вспомогательной зоне может располагаться столик с факсимильным аппаратом, если приходится получать и отправлять большое количество корреспонденции.
На столе служащего должны быть только предметы, необходимые для оперативной работы. Текущие документы, с которыми служащие работают в течение дня, раскладываются по папкам или многоярусным лоткам. Одно из главных правил – на столе служащего находятся только поступающие документы и требующиеся по работе, все остальные должны быть разложены по папкам и убраны в стол или шкаф. Кроме того, на столе должна быть настольная лампа, календарь-еженедельник, настольный органайзер с ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записи [24].
Все, что постоянно требуется во время работы, должно размещаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять не вставая. Каждый предмет должен лежать на постоянном, раз установленном месте. Располагать все надо компактно, систематизировав по видам работы. Так, блокнот для записи и ручка лежат рядом с телефонным аппаратом. В рабочем столе также должен быть строгий порядок. Верхний ящик с отделениями для канцелярских принадлежностей, специальный ящик для чистой бумаги, бланков, конвертов и карточек, отдельный ящик для документов. Выдвижные ящики стола рекомендуется оборудовать специальными приспособлениями для подвесного хранения папок и на каждом ящике укрепить карточку с перечнем находящихся в нем дел. Ящики стола должны легко выдвигаться, даже если они тяжело нагружены. Дела и папки, хранящиеся как в столе, так и в шкафах, на полках, должны иметь яркую маркировку различной расцветки, с кодовыми отметками, номерами дел по номенклатуре, что поможет быстро найти нужный документ или дело.
Помимо рациональной организации рабочего места, служащий не должен забывать о рекомендациях режима труда и отдыха.
Работа с персональным компьютером в соответствии с «Временными санитарными нормами и правилами для работников вычислительных центров», разработанными Институтом гигиены труда и профзаболеваний Академии медицинских наук, должна занимать не более 4-х часов подряд с 10 – 15 минутным перерывом после каждого часа и при менее интенсивной работе – 10 – 15 минут через каждые 2 часа.
Приложение 1
Фирменный товарный знак предприятия (ООО «Путник»)
Приложение 2
Рекламный проспект предприятия (ООО «Путник»)
Приложение 3
1 Общие положения
1 Общество с ограниченной ответственностью «ПУТНИК», (именуемое в дальнейшем – Общество) создано в соответствии с действующим на территории Российской Федерации законодательством.
2 Настоящий Устав разработан в соответствии с положениями Гражданского Кодекса Российской Федерации, Федерального Закона Российской Федерации от 14 февраля 1998 года № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (с изменениями в ред. Федеральных законов от 11.07.1998 г. № 96-ФЗ, от 31.12.1998 г. № 193-ФЗ, от 21.03.2002 г. № 31-ФЗ, от 29.12.2004 г. № 192-ФЗ, от 27.07.2006 г. № 138-ФЗ).
3 Общество является юридическим лицом по российскому праву: имеет в собственности обособленное имущество и отвечает по своим обязательствам этим имуществом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.
4 Общество может иметь гражданские права и нести гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральными законами, если это не противоречит предмету и целям деятельности, определенно ограниченным Уставом Общества.
5 Общество в своей деятельности руководствуется Учредительным договором, настоящим Уставом, законодательством Российской Федерации и обязательными для исполнения актами исполнительных органов власти.
6 Общество имеет самостоятельный баланс, расчётный и иные банковские счета, круглую печать со своим наименованием, угловой штамп и бланк, свой торговый знак, зарегистрированный в установленном порядке, иную символику и средства индивидуализации.
7 Общество создано как субъект малого предпринимательства со средней численностью работающих за отчётный период, не превышающей 50 человек.
8 Место нахождения Общества: Россия, 344098, г. Ростов-на-Дону, ул. Волкова, 35.
9 Общество отвечает по своим обязательствам всем своим имуществом. Учредители (Участники) Общества или собственники его имущества не отвечают по его обязательствам, а Общество не отвечает по обязательствам Учредителей (Участников) или собственников, за исключением случаев, предусмотренных Гражданским кодексом РФ. Участники несут риск убытков, связанных с деятельностью Обществ, в пределах стоимости внесенных ими вкладов. При внесении вкладов не полностью Участники несут солидарную ответственность по обязательствам общества в пределах стоимости неоплаченной части вклада каждого из Участников.
10 Российская Федерация, ее субъекты и муниципальные образования не несут ответственности по обязательствам Общества, равно как и Общество не несет ответственности по обязательствам Российской Федерации, ее субъектов и муниципальных образований.
11 Полное фирменное наименование Общества на русском языке: Общество с ограниченной ответственностью «ПУТНИК».
Полное фирменное наименование Общества на английском языке:
«PUTNIK».
Сокращенное наименование Общества на русском языке: ООО «ПУТНИК».
Сокращенное наименование Общества на английском языке: «PUTNIK».
12 Общество создается на неопределенный срок и приобретает права юридического лица с момента его государственной регистрации.
2 Участники Общества
13 Учредителями Общества являются физические лица:
Клименко Алла Петровна, паспорт 61 12 № 123456, выдан 25.07.2004 г. Отделом внутренних дел Октябрьского района г. Ростова-на-Дону, зарегистрирована по адресу: 344038, ул. Ленина д. 99, кв. 95;
Сомова Виктория Николаевна, паспорт 66 78 № 654321, выдан 23.01.2005 г., Отделом внутренних дел Ворошиловского района г. Ростова-на-Дону, зарегистрирована по адресу: 344045, пер. Кубанский., д.67, кв. 12.
3 Предмет и цели деятельности Общества
14 Предметом деятельности Общества является деятельность, направленная на удовлетворение общественных потребностей в области использования компьютерной техники и оборудования, компьютерного инвентаря и инструментария, программного продукта в виде компьютерных программ и приложений, а также специальной мебели для установки компьютерной техники в целях компактного и безопасного ее использования.
15 Целью деятельности Общества является извлечение прибыли.
16 В соответствии с предметом деятельности основными видами деятельности Общества являются:
– торгово-закупочная деятельность (оптовая, розничная, комиссионная)
автотранспорта различных моделей;
– передача во временное пользование (аренда) предприятиям – заказчикам средств автотранспорта (легковые автомобили, микроавтобусы, автобусы для междугородних и международных перевозок), согласно отдельно заключенному договору;
– предоставление услуг водителя и механиков для обслуживания автотранспорта на время поездки, согласно отдельно заключенному договору;
– осуществление обслуживания предприятий – заказчиков по прокату и ремонту автотранспорта;
– торгово-закупочная деятельность деталей для автомобилей и автобусов различных типов и моделей;
– создание сети собственных фирменных выставочных центров и комплексов в целях демонстрации сдаваемого в аренду автотранспорта;
– эксплуатация зданий и сооружений промышленного, хозяйственного и иного назначения, а также транспортных средств, согласно соответствующим договорам;
– изготовление сувенирной продукции с целью последующего дарения предприятиям – заказчикам на правах рекламы (в том числе, календари, шариковые ручки, карандаши, блокноты и т.д., с изображением фирменного логотипа Общества).
Виды деятельности, требующие наличия лицензии, Общество вправе осуществлять только после получения таковой.
4 Права Общества
17 В соответствии с предметом и основными задачами деятельности Общество имеет право:
17.1 Совершать как в России, так и за ее пределами сделки и иные юридические акты с предприятиями, организациями, учреждениями, обществами, товариществами и отдельными лицами, в том числе купли-продажи, мены, подряда, займа, перевозки, поручения и комиссии, хранения, совместной деятельности, а также участвовать в торгах, аукционах, конкурсах, предоставлять гарантии.
17.2 Выступать заказчиком или подрядчиком по договорам с предприятиями, организациями и кооперативами.
17.3 Формировать временные производственные коллективы, привлекать специалистов по договорам с оплатой их труда по соглашению сторон.
17.4 Реализовывать свои услуги по ценам и тарифам, установленным в соответствии с действующим законодательством, самостоятельно или по соглашению сторон.
17.5 Приобретать в установленном порядке необходимые материалы: сырье, оборудование, автотранспорт, другие материальные ценности в оптовой (включая ведомственную) и розничной торговле, в порядке централизованного распределения ресурсов на основании лимитов (фондов), а также у кооперативов и отдельных граждан, в том числе за наличный расчёт.
17.6 Осуществлять в установленном порядке внешнеэкономическую деятельность.
17.7 В установленном порядке выступать учредителем и членом ассоциаций, акционерных обществ, совместных предприятий с инофирмами, инновационных и коммерческих банков и т.п.
17.8 Открывать специализированные счета в соответствующих учреждениях банков как в рублях, так и в иностранной валюте.
17.9 Пользоваться кредитами банков на условиях, определяемых соглашением сторон.
17.10 Осуществлять иную финансово-хозяйственную деятельность, не противоречащую действующему законодательству, а также предмету, основным задачам и целям своей деятельности.
17.11 Создавать (организовывать) филиалы и открывать представительства в порядке, установленном Законом об ООО, создавать (участвовать) предприятия различных организационно - правовых форм, участвовать в таковых.
17.12 Иметь дочерние и зависимые хозяйственные общества с правами юридического лица, создаваемые в соответствии с Законом об ООО.
17.13 Выступать истцом и ответчиком в судах (арбитражном, общей юрисдикции, третейском), заключать мировые соглашения. |
