Глава 4 «Система справочно-информационной документации ООО/ ЗАО/ОАО «…» содержит общую характеристику группы справочно-информационных документов предприятия, конкретные примеры документов, а также требования к их составлению и оформлению.
Теоретическая информация о сущности и значении информационно-справочных документов студентом подбирается самостоятельно.
В конце курсовой работы помещаются Приложение З – Деловое письмо на бланке, Приложение И – Акт, Приложение К – Телефонограмма, Приложение Л – Докладная записка (примеры оформления приложений З, И, К, Л к курсовой работе содержатся в приложениях 10, 11, 12, 13 данного учеб. пособия).
Справочно-информационные документы (акты, справки, докладные записки, переписка) выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовой и распорядительной документации. Они не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, а сообщают сведения, позволяющие инициировать управленческие решения. Их особенность состоит в том, что они передаются с низших уровней иерархической системы управления на высшие ступени. Отдельные разновидности справочно-информационных документов используются для передачи информации между равными по статусу организациями и должностными лицами. В достаточной степени условно их можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.
Примеры справочно-информационных документов
Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях и деловых встречах (к данному виду документов не относятся специальные административные и так называемые договорные протоколы). Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов. Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к обсуждению. Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Ответственность за его подготовку лежит на секретаре коллегиального органа или руководителя, который несет ответственность за правильность записей. Существует два вида протоколов: полные и краткие.
Первый из них содержит запись всех выступлений на заседании, а второй – только фамилии выступавших и краткую информацию о теме выступления. Выбор формы протокола осуществляет руководитель коллегиального органа или организации.
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа, например, «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ».
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации (учреждения, предприятия), содержащий обстоятельное изложение конкретного вопроса с выводами и предложениями составителя. Обычно ею информируют руководство об имевших место событиях или сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть вешней или внутренней. Первая представляется руководителю вышестоящей организации на общем бланке, а вторая – руководителю подразделения или организации на стандартном листе бумаги.
Объяснительная записка – документ, объясняющий причины конкретного события, составляемый работником предприятия и представляемый вышестоящему должностному лицу. Ее текст состоит из двух частей: в первой характеризуются факты, послужившие поводом к ее написанию, а во второй – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительная записка подписывается составителем, а ее датой является дата ее подписания.
Заявление – документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника (о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска). Оно адресуется руководителю предприятия или его заместителю. Текст заявления начинается с изложения существа вопроса, затем излагаются дополнительные детали. Оно может иметь приложения (подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография). Заявление подписывается автором.
Служебное (деловое) письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте. Оно составляется на специальном бланке формата А 4 или А 5 в зависимости от размера текстовой части. В зависимости от типа письма и его содержания текст может быть простым или сложным. В первом случае оно состоит из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма включают также основной раздел (доказательство). Во вступлении дается обоснование вопроса: причина его возникновения или краткая история.
Если поводом для составления письма послужил конкретный документ, дается ссылка на него. В основной части излагается существо вопроса, приводятся доказательства определенной точки зрения. В заключении формулируется основная цель письма. Оно визируется руководителем подразделения, подготовившего письмо, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации – куратором соответствующего направления, если оно будет подписываться руководителем организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации. Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право. Они должны иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя. Датой письма является дата его подписания.
Электронное сообщение – документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма). Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. Каждому абоненту выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей): заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени почтового ящика и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где он находится. Имя и домен разделяются знаком «@». Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен – это код страны из двух букв (для России – ru).
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (он транслируется по каналам телефонной связи и фиксируется получателем). Она используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера. В ее тексте не должно быть более 50 слов, она составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки.
Факсограмма (телефакс, факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного или графического), переданного по каналам факсимильной связи. Преимуществом факсимильной связи является возможность передавать документированную информацию со всеми имеющими реквизитами в неизменном виде с документа на документ. Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любую документацию на бумажном носителе – приказ, распоряжение, договор, протокол (обычно факс используется для передачи служебных писем и информационных сообщений). При соблюдении установленных процедур факсограмма обладает юридической силой, что отличает ее от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.
7 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ И СОДЕРЖАНИЮ ГЛАВЫ 5
Глава 5 «Документы предприятия по личному составу» содержит общую характеристику кадровой документации предприятия, конкретные примеры документов данной группы, а также требования к их составлению и оформлению.
Теоретическая информация о документации по личному составу приведена ниже. Студент должен проанализировать предложенный материал, дополнить его из самостоятельно выбранных источников и привести конкретные примеры документов данной группы с пояснениями к каждому из них.
В конце курсовой работы помещаются Приложение М – Заявление о приеме на работу), Приложение Н – Резюме, Приложение О – Автобиография, Приложение П – Личный листок, Приложение Р – Приказ по личному составу и Приложение С – Приказ о сокращении численности штатных работников (примеры оформления приложений М, Н, О, П, Р, С к курсовой работе содержатся в приложениях 14, 15, 16, 17, 18, 19 данного учеб. пособия).
Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников предприятий, организаций, учреждений.
Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками. При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан РФ Закон относит к категории конфиденциальной информации.
Резюме и анкета составляются по требованию руководителя, инспектора по кадрам. Анкета – обязательный документ при трудоустройстве на государственные предприятия (часто анкета имеет вид личного листка по учету кадров). Ряд предприятий требует при устройстве на работу заполнения автобиографии. Одним из основных документов, регулирующих правовые отношения между предприятием и работником, является трудовой договор (контракт). После подписания контракта и заявления о приеме на работу издается приказ о приеме сотрудника на работу на ту или иную должность. На основании приказа о приеме оформляется личная карточка, заводится личное дело, делается запись в трудовой книжке. Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где принятому на работу сотруднику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате [20].
Прием на постоянную работу сопровождается составлением документов по схеме, изображенной на рис. 1.
|
|
Резюме
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Анкета
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Трудовой контракт (договор) с работником;
Заявление о приеме
на работу
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приказ о приеме на работу
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Запись в трудовой книжке
|
|
Запись в личной карточке
и личном деле
|
|
Лицевой счет по
заработной плате
|
Рис. 1. Схема приема сотрудника на работу
Увольнение работника производится по схеме, изображенной на рис. 2
|
|
Заявление работника об увольнении
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приказ об увольнении
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Запись в трудовой книжке
|
|
Запись в личной карточке и/или
личном деле
|
|
Закрытие лицевого счета по заработной плате
|
Рис. 2. Схема увольнения работника
«Документация по личному составу» или «кадровая документация» являются обобщающими понятиями, которые определяют состав документов, используемый и создаваемый кадровой службой.
Традиционной задачей, решаемой кадровой службой, представляется документирование трудовых правоотношений. В процессе выполнения этой задачи возникает значительный объем разнообразных документов.
Наибольшая часть документов кадровой службы связана с процедурами движения кадров. Движение кадров это:
перевод на другую работу;
увольнение;
предоставление отпусков;
командирование и др.
Все документы по личному составу можно разделить на несколько групп:
– организационные документы: положение о кадровой службе, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работникам кадровой службы, график отпусков;
– распорядительные документы: приказы (распоряжения) руководителя организации по личному составу, издаваемые в случаях приема на работу, перевода на другую работу, увольнения с работы, командирования, предоставления отпуска, поощрения, взыскания, изменения фамилии;
– учетные документы: личная карточка Т-2, журналы принимаемых и увольняемых работников;
– справочно-информационные документы: заявления, докладные и объяснительные записки, протоколы заседаний квалификационных и аттестационных комиссий, акты, справки, переписка кадровой службы со сторонними организациями.
Каждый документ, входящий в систему кадровой документации, должен быть оформлен с соблюдением установленных правил, содержащихся в инструкции по делопроизводству предприятия.
8 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ И СОДЕРЖАНИЮ ГЛАВЫ 6
|
