СОЗДАНИЕ ИНТЕГРИРОВАННОЙ АНАЛИТИЧЕСКОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ КЕМГУ
Общие положения
В рамках проекта Международного Банка реконструкции и развития "Формирование организационной структуры и системы управления региональным комплексом непрерывного образования" КемГУ завершает создание образовательного комплекса в составе распределенной региональной сети филиалов (институтов), каждый из которых является центром непрерывного образования (ЦНО), с включением в них гимназий, лицеев, школ, собственно вуза и подразделений послевузовского образования. В настоящее время все филиалы КемГУ (за исключением филиала в г. Прокопьевске) и опорные гимназии связаны в единую корпоративную сеть [10]. Информационное наполнение этой сети, кроме всего прочего, должна составлять автоматизированная система управления образовательными услугами, основой которой является ИАС [11].
Организация процессов управления – одна из важнейших задач в жизни ВУЗа. Современные информационные технологии заставляют пересмотреть уже существующие в КемГУ способы работы с информацией и методы управления. Используемая структура коммуникаций позволяет перевести управление ВУЗом на совершенно новый технологический и управленческий уровень.
В Концепции предлагаются методы организации автоматизированной информационной системы управления вузом, основанной на интеграции информационных ресурсов вуза и его филиалов в распределенную базу данных, средствах анализа и принятия решений. Разработка ведется в соответствии с методическими рекомендациями [12, 13]. Актуальность предлагаемого решения обусловлена возрастающей ролью современных информационных технологий в организации образовательной деятельности в учебных заведениях. Эти требования могут быть удовлетворены только при наличии развитой информационной инфраструктуры. Интеграция информационных ресурсов позволит использовать современные методы анализа состояния учебного процесса в вузе, планировать и эффективно управлять образовательной деятельностью. В Концепции учитываются объективные факторы, оказывающие существенное влияние на стратегию реализации системы. Среди них:
наличие большого объема общей метаинформации, используемой в вузе;
потребность интеграции информационных ресурсов вуза в единый образовательный ресурс, доступный для глобального анализа и оценки;
потребность в оперативности и обоснованности принятия решений;
потребность в информационном взаимодействии между подразделениями вуза;
потребность в непрерывном изменении информационных ресурсов;
потребность в информировании общественности об имеющихся образовательных, материальных и иных ресурсах вуза.
За последние два года в Кемеровском университете качественно изменилась инфраструктура информационно-технической среды. Все больше и больше организационная структура ВУЗа адаптируется к требованиям и принципам открытости образования. В таких условиях разработка информационной аналитической системы управления и принятия решения становится не только актуальной, но и вполне реальной задачей. Такая задача должна решаться на базе долгосрочной поэтапной программы создания и внедрения ИАС, основные черты которой описаны в данном документе.
Характеристика состояния уже существующей АСУ-ВУЗ
На нынешнем этапе информационная система КемГУ представляет собой разрозненные подсистемы, эксплуатирующиеся в различных службах университета и зачастую не связанные между собой информационными потоками. Эти подсистемы создавались различными группами разработчиков при использовании различного программного обеспечения (ПО). Вследствие этого они не имеют единого системообразующего начала, что делает крайне сложным процесс интеграции их в единую систему. Недостатком является и то, что одни и те же данные дублируются в различных приложениях. Наиболее часто это – контингент сотрудников, студентов, справочники, причем справочники не согласованы между собой, одни и те же параметры имеют различные коды.
Подсистемы, эксплуатирующиеся в КемГУ в настоящее время (название, СУБД):
I. "Кадры сотрудников" (Clipper).
II. Подсистемы учебного комплекса:
"Деканат" (FoxPro),
"Учебная часть" (FoxPro),
"Расчет нагрузки и штаты кафедры" (FoxPro).
III. Подсистемы бухгалтерского учета:
"Учет и начисление заработной платы" (Clipper),
"Учет основных средств" (FoxPro),
"Стипендия" (Clipper),
"Госбанк" (1С Бухгалтерия),
"Главная книга" (1С Бухгалтерия),
"Касса" (1С Бухгалтерия),
"Командировочные расходы" (1С Бухгалтерия),
"Расчеты с организациями" (1С Бухгалтерия),
"Пенсионный фонд" (Clarion),
"Налогоплательщик" (Clipper).
IV. Подсистемы библиотеки (FoxPro):
"Заказ литературы",
"Учет новых поступлений",
"Заказ и подписка на периодические издания",
"Научная обработка литературы",
"Работа с Электронным каталогом",
"Поиск в Электронном каталоге",
"Каталог периодических изданий",
"Рубрикатор НТИ".
Все подсистемы работают автономно, используя свой набор данных, оформленных в виде таблиц формата DBF, DBS или 1С Бухгалтерии. Передача данных между подсистемами "Абитуриент" – "Деканат" – "Учебная часть", "Учет и начисление з/пл" – "Пенсионный фонд» и "Учет и начисление з/пл" – "Налогоплательщик" производится посредством специализированных программ-стыковок.
Таким образом, «персональные» информационные системы являются на данном этапе сдерживающим фактором при их адаптации к новым условиям сопровождения и эксплуатации. Кроме того, зачастую эти системы не ориентированны на удовлетворение информационных потребностей заинтересованных в развитии и функционировании ВУЗа лиц (студенты, преподаватели, научные работники, потенциальные потребители образовательных и информационных услуг).
Еще один фактор «неполноценности» таких систем – отсутствие перспектив по интеграции в единую распределенную информационную систему Министерства образования Российской Федерации.
В 2000 году в КемГУ разработана подсистема "Абитуриент" на основе Oracle, интерфейс написан на Visual Basic 5.0 и Excel 97 + VBA. Она является первой очередью формирующейся системы управления КемГУ, подсистемы которой свободны от вышеперечисленных недостатков. В 2001 году начато формирование подсистемы "Кадры сотрудников", включающую блок планово-финансового управления в части управления штатным расписанием. Разработано и утверждено техническое задание, на основании которого ведется создание подсистемы.
Обзор комплексных систем, предлагаемых сторонними разработчиками
Из всех предлагаемых в России комплексных подсистем наиболее подходят для внедрения в вузы две разработки: Единая интегрированная распределенная информационная система для управления российским высшим учебным заведением "УНИВЕРСИТЕТ" (разработчик – компания Redlab) и Интегрированная информационная система (ИИАС) управления вузом (разработчики – группа вузов России).
3.1. Система "Университет"
В составе системы имеются следующие подсистемы:
Система «Управление Персоналом»;
Система «Управление Финансами»;
Система «Материальная Помощь»;
Система «Довузовская Подготовка»;
Система «Абитуриент»;
|
Система «Выпускник»;
Система «Аспирант»;
Система «Учебный Процесс»;
Система «Дистанционное обучение»;
Система «Научные Исследования».
Система «Библиотека»;
|
Данная система реализована на основе системы R/3 компании SAP AG и охватывает практически все стороны деятельности вуза, но из-за дороговизны (100-200 тыс. долларов в зависимости от комплектации) ее установка и использование в Российском вузе практически невозможны.
3.2. ИИАС управления вузом
В составе системы имеются следующие подсистемы:
Планирование учебного процесса
Педагогические кадры
Хранилище документов ИИАС
|
Приемная компания
Движение контингента студентов
Текущий и семестровый контроль
|
Данная система реализована на основе Oracle 8i. Система разрабатывалась пятью Российскими вузами, в постановке задачи участвовало 12 вузов. Тем не менее во многих частях (приемная компания, планирование учебного процесса, штатное расписание в педагогических кадрах) она не соответствует принятой в КемГУ системе делопроизводства, поэтому, несмотря на то, что система передавалась вузам бесплатно, от нее пришлось отказаться.
Назначение, цель и основные принципы построения ИАС
4.1. Назначение
Информационная аналитическая система управлением КемГУ должна стать естественной составной частью деловых процессов, направленных на обеспечение образовательной и управленческой деятельности Кемеровского университета. Являясь важнейшим элементом жизнедеятельности университета, ИАС должна выполнять определенные функции, связанные с совершенствованием процессов принятия решений в области анализа, регулирования и прогнозирования образовательной деятельности в КемГУ и его филиалах. Система призвана решить основные задачи:
сбор, обработка и хранение текущей информации, связанной с повседневной деятельностью ВУЗа;
хранение и обработка уже накопленной информации в банках данных;
компьютеризация документооборота ВУЗа;
обслуживание административных подразделений ВУЗа – отдела кадров, бухгалтерии, планово-финансового управления и т.д.;
обслуживание учебных подразделений ВУЗа – учебно-методическое управление, деканаты, кафедры;
обслуживание научно-производственных подразделений ВУЗа;
учет и контроль материальных ценностей;
обеспечение открытого доступа там, где это возможно, к информационным ресурсам ВУЗа;
мониторинг нормативно-правовой информации в области законодательных документов, касающихся жизнедеятельности ВУЗа;
оперативное построение аналитических отчетов, характеризующих состояние образовательной деятельности в КемГУ и регионе;
информационная поддержка довузовского образования;
интеграция в единую корпоративную информационную среду Министерства образования России.
Такая система может быть построена только при переходе от локальных систем со своим информационным наполнением к интегрированной информационно-аналитической среде, которая позволит охватить все стороны деловых процессов в ВУЗе, автоматизировать административно-хозяйственную деятельность, управление финансовыми потоками, обеспечить информационную поддержку принятия решений.
4.3. Цель.
Целью создания ИАС является построение автоматизированной системы сбора, хранения и обработки данных о КемГУ и его филиалах, необходимой для обеспечения деятельности ВУЗа. Интеграция информационных ресурсов создает условия для оперативного анализа текущей деятельности, повышения качества обучения, демократизации управления вузом, снижения затрат на организацию и управление учебным процессом. Кроме того, создаваемая система позволит на основе анализа деятельности вуза принимать решения, направленные на повышение качества управления вузом.
4.4. Требования к современной информационной системе высшего учебного заведения
Система должна быть комплексной, то есть охватывать все сферы деятельности ВУЗа и интегрировать в единую базу данных все информационные потоки.
На начальном этапе используемые технологии должны обеспечивать реализацию функций управления с учетом существующей структуры ВУЗа и сложившихся на данный момент форм управления.
Система должна предусматривать постепенное приведение к международным стандартам структуры управления, ведения различных административных служб, отчетности, способов хранения и обмена информации. Использование для этих целей зарубежных технологий сразу накладывает требование на наличие локализованных (то есть отражающих специфику российского высшего образования и законодательства) версий.
Система также должна предоставлять возможность гибкой настройки как на изменения в российском и международном законодательстве, так и в структуре ВУЗа.
Система должна предусматривать возможности расширения и наращивания функциональности за счет установки и разработки новых программных модулей. Помимо этого система должна позволять интегрировать в нее собственные наработки и подсистемы.
Система должна органично встраиваться в Российское информационное образовательное пространство (рис. 5), единый документооборот Министерства образования Российской Федерации.
4.4. Принципы построения
В соответствии с требованиями, предъявляемыми к современным информационным системам, создаваемая ИАС должна учитывать ряд важных особенностей:
единая цель разработки и последующего функционирования всей системы;
наличие нескольких, тесно взаимодействующих компонент – подсистем, имеющих свои локальные задачи и цели функционирования;
иерархическая структура связей, обеспечивающая единство и устойчивость функционирования всей системы;
совокупность критериев оценки качества функционирования отдельных компонент и системы в целом, обеспечивающих достижение главных целей создания и последующего применения системы.
Разрабатываемая система ИАС должна опираться на следующие основополагающие принципы:
проектирование системы на основе обобщенной комплексной модели функционирования ВУЗа – что позволит уже на этапе построения логических, информационных и физических моделей подсистем обеспечить комплексное решение основных целей и задач, для которых создается ИАС;
создание единой интегрированной базы данных для всех задач управления – это позволит избежать ненужного дублирования данных;
применение Internet/Intranet технологий в качестве средства использования информационных ресурсов – что позволит использовать стандартные технологические процессы и программное обеспечение для обмена и обработки данных;
определение ограниченного набора типового информационного и программного обеспечения – что позволит наметить определенный стандартный набор приложений, с которыми придется работать как разработчику системы, так и конечному пользователю;
открытость системы для разработки новых приложений – это позволит определить единый интерфейс взаимодействия всех компонент системы;
поэтапный переход с уже действующих разрозненных подсистем к единой глобальной системе – это обеспечит плавное развитие и становление новой системы;
объединение уже существующих и будущих документов на основе единого электронного документооборота – это даст возможность связать все компоненты новой системы и уже работающие подсистемы в единое информационное пространство;
использование современных средств анализа информации, таких как статистические и геоинформационные системы – это позволит проводить качественный всесторонний анализ деятельности вуза в целом;
использование современных технологий проектирования и отладки системы, например, таких как CASE-технологии корпорации ORACLE – это даст возможность использовать различные группы разработчиков, связанных между собой едиными правилами и методами создания системы и использующих один репозитарий для проектирования;
использование кадрового потенциала, сетевой и организационной инфраструктуры ВУЗа, созданных на этапе реализации различных программ министерств и благотворительных фондов;
консолидация средств из различных источников финансирования, привлечение к сотрудничеству заинтересованных лиц, фирм, фондов и т.д.
4.5. Требования к разработке
При создании информационной системы, формировании архитектуры, выборе компонент и формализации связей между ее составными частями при системном проектировании следует учитывать ряд |
