4.Оформление рабочих документов аудитора по проверке кассовых операций
Рабочий документ может быть оформлен в виде таблицы нарушений с указанием характеристики нарушения, нормативного документа, который нарушен, а также рекомендации аудитора по устранению нарушения. На заключительном этапе проверки можно составить рабочий документ по оценке влияний нарушений на показатели бухгалтерской отчетности.
Рабочие документы, составленные при проверке кассовых операций, должны быть достаточно полными и подробными с тем, чтобы, ознакомившись с ними, можно было получить полное представление о проведенном аудиторской организацией аудите кассовых операций. Документы, входящие в состав рабочей документации аудита, как правило, должны иметь следующие обязательные реквизиты:
1)наименование документа;
2)наименование предприятия, в отношении которого проводился аудит;
3)период, за который проводился аудит;
4)дату выполнения аудиторской процедуры или составления документа;
5)содержание документа;
6)личную подпись лица, создавшего документ, и ее расшифровку либо легко идентифицируемое условное обозначение такого лица;
7)дату проверки документа;
8)личную подпись лица, проверившего документ, и ее расшифровку либо легко идентифицируемое условное обозначение такого лица.
Документы, входящие в рабочую документацию аудита, должны содержать ссылку на источник сведений, включенных в них.
Если документ, входящий в состав рабочей документации аудита, создан проверяемым предприятием или другим лицом, то это обстоятельство должно быть раскрыто в документе с указанием лица в аудиторской организации, проверившего такой документ.
Каждый документ, входящий в рабочую документацию аудита, должен иметь идентификационный номер.
Система построения и порядок присвоения идентификационных номеров таким документам устанавливаются аудиторской организацией.
Сведения, включенные в рабочую документацию, должны быть изложены ясно и выражены так, чтобы были очевидны их содержание, форма и невозможны различные толкования.
Каждый этап аудиторской проверки имеет документальное оформление. В ходе аудиторской проверки аудитору необходимо собрать исчерпывающие доказательства для составления аудиторского заключения.
№ п/п
|
Этапы проверки
|
Состав аудиторских свидетельств
|
1.
|
Предварительное знакомство с экономическим субъектом
|
Показатели размера, состав и структура товарной продукции, основные экономические показатели
|
2.
|
Оценка системы внутреннего контроля
|
Вопросник для оценки системы внутреннего контроля
|
4.
|
Составление общего плана и программы аудита
|
План и программа аудита
|
1.
|
Инвентаризация кассовой наличности
|
Акт инвентаризации кассовой наличности
|
2.
|
Проверка приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги, отчетов кассира
|
Акт о выявленных нарушениях и злоупотреблениях при аудите кассовых операций
|
3.
|
Проверка регистров аналитического и синтетического учёта
|
Акт о выявленных нарушениях и злоупотреблениях при аудите кассовых операций
|
4.
|
Составление отчета аудитора и по результатам проведения аудита и консультации по устранению выявленных нарушений
|
Отчет аудиторской организации исполнительному органу
|
5.
|
Составление аудиторского заключения
|
Аудиторское заключение
|
5.Методика аудиторской проверки кассовых операций
Основная цель аудиторской проверки кассовых операций - установить их законность, достоверность и целесообразность совершения, а также правильность отражения в учете. От аудиторов требуется повышенное внимание, так как на практике наибольшее количество нарушений и злоупотреблений должностных лиц связано именно с этим участком учета.
Приступая к проверке операций с денежными средствами, аудитор должен собрать по возможности полную информацию о состоянии внутреннего контроля по данному участку учета. Выяснить, как соблюдается кассовая дисциплина, насколько жестко контролируются операции с денежной наличностью. По результатам данного вопросника аудитор оценивает состояние внутреннего контроля, дает предварительную оценку соблюдения кассовой дисциплины, определяет наиболее уязвимые с точки зрения злоупотреблений места и планирует основные процедуры. С целью упорядочения результатов аудита рекомендуется разрабатывать специальную программу проверки кассовых операций.
Приступая к проверке, аудитор должен установить наличие в кассе денежных средств и денежных документов, отраженных в учете, и наоборот - полноту отражения в учете фактически наличествующих в кассе денежных средств и документов. В кассе организации должны храниться все ее наличные деньги и денежные документы, как правило, в несгораемом металлическом шкафу (в специально оборудованном помещении под кассу), который по окончании рабочего дня должен быть закрыт и опечатан.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих организации, запрещено. Остаток денежной наличности в кассе должен соответствовать данным кассовой книги.
Далее аудитор проверяет правильность оформления первичных кассовых документов, книг, журналов (полноту заполнения реквизитов приходных и расходных документов; обязательную регистрацию приходных и расходных ордеров, платежных ведомостей и др.; наличие подписей ответственных лиц и получателей денежных средств; отсутствие исправлений, подчисток и т.п.). Для этого изучаются отчеты кассира с приложенными первичными документами и кассовая книга. Последняя должна вестись в одном экземпляре и быть пронумерована, прошнурована, опечатана печатью. Записи в кассовой книге должны быть идентичны записям в отчете кассира и подтверждаться первичными документами. Прием и выдача денег по кассовым ордерам должны производиться только в день их составления. Подчистки, помарки и исправления в кассовых ордерах недопустимы. При проверке кассовых операций особое внимание уделяется выявлению полноты, своевременности и правильности оприходования денежной наличности (поступлений из банка, возврата подотчетных сумм, выручки, взносов арендной платы и других доходов). Поступления из банка проверяются путем сверки идентичных сумм, имеющихся в корешках чеков, выписках банка и приходных кассовых ордерах. Поступление выручки изучается путем сверки сумм в приходных кассовых ордерах, накладных и счетах-фактурах, на лентах кассового аппарата и др. Возврат неиспользованных авансов анализируется по приходным кассовым ордерам.
Проверяя расходование наличных денег из кассы, аудитор должен обратить внимание на документальную обоснованность выдачи денег (наличие приказов на премирование сотрудников, оказание материальной помощи, командировки, выдачу средств на представительские расходы, доверенностей от сторонних организаций, исполнительных листов). Устанавливается также целевое использование средств, полученных из банка по чеку, соблюдение лимита кассы.
В ходе проверки кассовых операций аудитору приходится решать вопрос об инвентаризации кассы. Инвентаризация кассы должна проходить в присутствии кассира и главного бухгалтера. Порядок ее проведения может быть следующим: при наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы предотвратить возможность доступа к ним после начала проверки. Кассир должен составить кассовый отчет об операциях за последний день и вывести остаток денег по кассовой книге на день проверки.
Одновременно с кассира берется расписка, что все приходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации кассы не оприходованных и не списанных в расход денег не имеется. После этого проводится пересчет наличных денег. После пересчета денег и других ценностей, хранящихся в кассе, полученный остаток сверяется с данными учета по кассовой книге. Результаты проверки оформляются актом, который подписывают аудитор, главный бухгалтер экономического субъекта и кассир.
При выявлении излишков или недостачи денежных средств либо денежных документов и других ценностей аудитору необходимо взять письменное объяснение у кассира о причинах их возникновения. О крупной недостаче аудитор обязан сообщить руководителю предприятия и поставить вопрос об отстранении кассира от его обязанностей до окончания проверки. Недостачу по кассе необходимо взыскать с кассира или виновного лица, а излишек кассы должен быть зачислен в доход организации. Аудитор устанавливает и факты оплаты сотрудникам произведенных хозяйственных расходов без оформления авансовых отчетов, повторной оплаты по ранее оформленным документам, присвоения денежных сумм по подложным документам и др. Исследуется правильность указанной в учетных регистрах по счету 50 "Касса" корреспонденции счетов, подсчета оборотов, наличных средств и их остатков. Для этого сверяются данные кассовой книги, отчета кассира и учетного регистра за соответствующий месяц периода по датам. Расхождения означают наличие ошибок, которые могут быть как непреднамеренными, вызванными невнимательностью бухгалтера при подсчете, так и преднамеренными. Последние требуют получения письменных объяснений и оперативного информирования руководителя предприятия. В любом случае обнаруженные аудитором ошибки и недостоверные данные обязательно регистрируются в его рабочих документах. Далее аудитор должен удостовериться в наличии действующей системы проведения ревизий кассы.
Аудитор должен выяснить соблюдение установленного лимита расчета наличными деньгами между юридическими лицами, предпринимателями и лимита хранения наличных денег в кассе. Лимит расчетов не должен превышать 100 000 руб. (Указание Банка России от 20 июня 2007 г. N 1843-У). Наличные деньги в кассе организации должны храниться только в пределах лимита, который устанавливает банк. Денежную наличность, поступившую сверх лимита, следует сдавать в банк. Наличные деньги сверх установленного лимита могут находиться в кассе организации только для оплаты труда, выплаты социальных пособий, стипендий в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке.
6.Типичные ошибки при аудите кассовых операций и способы их исправления
Типичные ошибки при заполнении приходного и расходного кассовых ордеров.
При проведении аудита необходимо уделить особое внимание правильному, всесторонне грамотному заполнению первичных документов, наличие и подлинность подписей в кассовых ордерах.
Проверить наличие первичных оправдательных документов, оформленных должным образом для каждой кассовой операции.
не указывается название организации;
не проставляются или исправляются номера кассовых ордеров, не соблюдается правило сквозной нумерации с начала года;
неправильно указывается или не указывается дата;
не проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет;
после совершения операции на ордере не проставляются отметки «погашено» или «оплачено»;
отсутствуют необходимые подписи и печати;
отсутствуют росписи получателей денежных средств.
Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитываются в кассовой книге. едет кассовую книгу кассир, контроль над правильным заполнением данного документа осуществляет главный бухгалтер. Листы кассовой книги нумеруются, прошиваются и на последнем листе указывается общее количество страниц, ставится печать и подписи руководителя организации либо индивидуального предпринимателя и главного бухгалтера.
Ведение кассовой книги осуществляется либо от руки, либо электронным способом.
При ведении ручным способом записи в книге осуществляются через копирку в двух экземплярах, пронумерованных одинаковыми номерами: первые экземпляры остаются в кассовой книге, а вторые отрезаются по линии отреза и служат отчетом кассира перед бухгалтерией. Помарки и любые исправления не допускаются. В случае внесения исправлений необходимо заверить их подписями кассира и главного бухгалтера.
При ведении кассовой книги в электронном виде листы отрезаются не по линии отреза, а по горизонтальной линии, разделяющей образцы четных и нечетных страниц формы. Обе страницы – верхняя и нижняя заполняются одинаково, верхняя является листом кассовой книги, нижняя – отчетом кассира.
Кассовая книга ведется ежедневно. Кассир указывает остаток денежных средств в кассе на начало дня. Записи в кассовую книгу вносятся по мере совершения операций, по каждому ПКО и РКО. В конце дня кассир обязан вывести итоговую сумму прихода и расхода за день, остаток денег на конец дня, разрезать по линии отреза вторые экземпляры, прикрепить к ним первичные документы (приходные и расходные документы, доверенности и т.п.) и сдать в бухгалтерию на проверку. Записи в кассовой книге заверяются на первом экземпляре подписью бухгалтера.
Типичные ошибки при заполнении кассовой книги:
не проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет;
не всегда проставляется сумма остатка денег на начало дня;
ошибки при подсчете итоговых сумм и остатка;
иногда записи ведутся помесячно, вместо того, чтобы вести их ежедневно или раз в три-пять дней;
в практике встречаются случаи, когда ведется не одна кассовая книга, в соответствии с законодательством, а несколько, чаще в каждом структурном подразделении своя. (Однако данное нарушение в аудиторском заключении не указывается).
Типичные ошибки, выявляемые при проведении аудита кассовых операций:
Неполное оформление первичных документов (нет подписей директора, руководителя, главного бухгалтера, не указаны дата, номер документа, код организации и т.д.);
Неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм (из банка, от физических лиц и юридических лиц и т.д.);
Излишнее списание денег по кассе, неоднократное использование одних и тех же документов;
Списание сумм без оснований и по подложным документам;
Искажение остатка на начало и конец дня путем неправильного подсчета итогов в кассовых документах и кассовых отчетах;
Некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического и аналитического учета;
Присвоение сумм, законно и незаконно начисленных разным лицам и организациям;
Присвоение депонированной заработной платы и средств по другим основаниям;
Расчеты суммами наличных денег, превышающими предельную величину;
Расчеты с начислением наличных денег без применения контрольно-кассовых машин, без регистрации их в налоговых органах;
Сверхлимитное накопление денежных средств в кассе.
Для проведения ревизии кассы не назначается приказом руководителя предприятия специальная комиссия;
В нарушение приказа руководителя предприятия на предприятии внезапные ревизии кассы не проводились;
Отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром;
На предприятии в установленном порядке не ведется кассовая книга;
В нарушение Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации кассир при закрытии платежных ведомостей реестр депонированных сумм не составляет.
|
