Описание требований к бизнес-процессам
В данном разделе приводится описание требований на автоматизацию текущих бизнес-процессов.
PRPU. Закупки
В данном разделе приводится описание требований к группе бизнес-процессов «PRPU. Закупки»
PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар
В данном разделе приводятся требования к бизнес-процессу «PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар» и проводится первичный анализ возможности реализовать данное требование с помощью стандартной функциональности системы или придется разрабатывать ее расширение.
Описание требований
Табл. 2. Описание требований. PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар
№ требования
|
Шаг процесса
|
Описание требования
|
Тип решения
|
|
|
|
|
RPU01
|
PRPU01.01
|
Необходима возможность автоматического формирования отчета о потребности в товарах, исходя из анализа исторических данных о продажах, анализа рыночной ситуации и прогноза спроса.
|
Р
|
RPU02
|
PRPU01.02
|
Необходима возможность ведения общего справочника товара. Каталог товаров должен содержать следующую информацию:
Название
Единица измерения
Цена единицы
Себестоимость единицы
Наименование поставщика
В системе должна быть предусмотрена возможность поиска товара по вышеуказанным полям
|
С
|
RPU03
|
PRPU01.03
|
Должна быть возможность ввода нового товара в справочник и форматирования существующего. При вводе необходимо вносить следующую информацию:
Название
Единица измерения
Цена единицы
Себестоимость единицы
Наименование поставщика
|
С
|
RPU04
|
PRPU01.04
|
Необходима возможность создания заявки на товары на основании выбора пользователя. Заявка должна содержать следующую информацию:
Код товара
Количество товара
Дату заказа
Статус заявки
|
С
|
RPU05
|
PRPU01.05
|
Необходима возможность проведения согласования сформированной заявки в системе.
Необходимо предусмотреть возможность редактирования строк заявки и изменения ее статуса
|
Р
|
RPU06
|
PRPU01.06
|
Должна быть предусмотрена возможность печати сформированной заявки.
Необходимо предусмотреть возможность сортировки заявок по полю «статус»
|
Р
| PRPU02 Выбор поставщиков Описание требований
Табл. 3. Описание требований. PRPU02 Выбор поставщиков
№ требования
|
Шаг процесса
|
Описание требования
|
Тип решения
|
|
|
|
|
RPU07
|
PRPU02.01
|
Необходимо предусмотреть возможность ведения справочника поставщиков и поиска в нем данных по ключевым полям.
Справочник поставщиков должен содержать следующие информационные поля:
Название поставщика
Адрес
Индекс
Город
Страна
Контактное лицо поставщика
Сотрудник, ответственный за работу с данным поставщиком
Контактная информация
Необходимо также предусмотреть ведения справочника городов и стран.
Для каждого поставщика также должен быть составлен список товаров, которые он предлагает. Необходимо предусмотреть возможность ввода цен на товары, а также условия скидок, поставки и т.д.
Поиск должен осуществляться по следующим полям:
Название поставщика
Сотрудник, ответственный за работу с данным поставщиком
|
С
|
RPU08
|
PRPU02.02
|
Должна быть предусмотрена возможность пополнения справочника поставщиков.
При заполнении поставщика необходимо заполнять/редактировать следующую информацию:
Название поставщика
Адрес
Индекс
Город
Страна
Контактное лицо поставщика
Сотрудник, ответственный за работу с данным поставщиком
Контактная информация
При заполнении списка товаров необходимо хранить следующую информацию:
Код товара соответствующего товара из общего справочника
Опционально необходимо предусмотреть ввод информации по скидкам поставщика в целом и для каждого товара в отдельности.
|
С
|
RPU09
|
PRPU02.03
|
На данном этапе необходимо предусмотреть автоматическое создание отчета, который должен содержать список поставщиков, которые могут выполнить заявку. Отбор поставщиков для отчета необходимо осуществлять по следующим параметрам:
Наличие договора с поставщиком
Список товаров, которые необходимо приобрести
Отчет должен содержать следующую информацию:
Наименование поставщика
Контактную информацию
Список товаров
Цены на товары
Условия скидок
|
Р
|
RPU10
|
PRPU02.04
|
Необходимо предусмотреть формирование заявки на товары, которые необходимо приобрести. Заявка должна содержать следующую информацию:
Название поставщика
Информация о заказчике
Список товаров с указанием количества и сроков доставки
Необходимо предусмотреть печать заявок и их формирование в электронном виде.
Необходимо предусмотреть возможность согласования заявок.
Отправку согласованных заявок необходимо фиксировать в журнале, в который необходимо вносить следующую информацию:
Номер заявки
Дату отправки
Отправителя/составителя запроса
|
С
|
RPU11
|
PRPU02.05
|
Необходимо предусмотреть возможность регистрации входящих коммерческих предложений от поставщиков в специальном журнале, в котором должна содержаться следующая информация:
Номер предложения
Дату получения
Отправителя/составителя предложения
|
С
|
RPU12
|
PRPU02.06
|
Должна быть предусмотрена возможность ввода коммерческих предложений в систему. Необходимо предусмотреть ввод следующих полей по коммерческому предложению:
Заголовок документа
Название поставщика
Дата поступления
Номер запроса
Строки документа
Название товара
Количество
Цена
Срок доставки
Дополнительные условия
Также в систему необходимо ввести информацию по скидкам от поставщиков.
Необходимо предусмотреть возможность учета скидок по заказам, с вводом следующей информации:
Код валюты
Минимальная сумма заказа
Скидка, %
Необходимо предусмотреть ввод информации по скидкам на отдельные товары. Справочник должен содержать следующие поля:
Код товара
Минимальное количество
Скидка, %
Срок скидки
|
С
|
RPU13
|
PRPU02.07
|
Необходимо предусмотреть автоматическое формирование отчета, позволяющего сделать выбор поставщиков. Отчет должен содержать следующую информацию:
Код товара
Список поставщиков
Название поставщика
Цена товара
Скидка, %
Дата поставки
|
Р
|
PRPU03 Оформление и отправка заказа Описание требований
Табл. 4. Описание требований. PRPU03 Оформление и отправка заказа
№ требования
|
Шаг процесса
|
Описание требования
|
Тип решения
|
|
|
|
|
RPU14
|
PRPU03.01
|
Необходимо предусмотреть возможность просмотра всех соглашений, заключенных с поставщиком. Отчетная форма должна содержать следующие поля:
Код соглашения
Описание
Дату заключения
|
С
|
RPU15
|
PRPU03.02
|
Необходимо предусмотреть возможность ввода информации по соглашениям в систему и ее редактирование.
Необходимо предусмотреть ввод следующих полей:
Номер соглашения
Описание
Код поставщика
Дату соглашения
Статус соглашения
Код поставщика должен выбираться из общего списка
|
С
|
RPU16
|
PRPU03.03
|
Необходимо предусмотреть возможность автоматического формирования заказа из заявки и коммерческого предложения поставщика.
Необходимо вводить следующую информацию по заказу:
Заголовок документа
Номер заказа
Номер поставщика из общего справочника
Название поставщика
Контактное лицо
Адрес поставщика
Дата заказа
Дата документа
Строки документа
Номер товара
Описание товара
Количество
Единицу измерения
Плановую дату поставки
Номер поставщика должен выбираться из общего справочника. Информация по поставщику должна заполняться автоматически из справочника.
Номер товара также должен выбираться из общего справочника.
Необходимо предусмотреть вывод общего списка заказов с возможность поиска по следующим полям:
Номер поставщика
Сотрудник, ответственный за работу с заказчиком
|
С
|
RPU17
|
PRPU03.04
|
Необходимо предусмотреть возможность согласования заказа с ответственным сотрудником. По несогласованному заказу должна отсутствовать возможность его проведения.
|
Р
|
RPU18
|
PRPU03.05
|
Необходимо предусмотреть возможность отправки согласованного заказа поставщику.
Факт отправки заказа необходимо зарегистрировать в специальном журнале, в которой необходимо внести следующую информацию:
Номер заказа
ФИО отправителя
Дату отправки
|
С
|
PRPU04 Выполнение обязательств по оплате Описание требований
Табл. 5. Описание требований. PRPU04 Выполнение обязательств по оплате
№ требования
|
Шаг процесса
|
Описание требования
|
Тип решения
|
|
|
|
|
RPU19
|
PRPU04.01
|
Необходимо предусмотреть возможность регистрации в системе получения счета-фактуры от заказчика.
Факт получения счета-фактуры необходимо зарегистрировать в специальном журнале, в который необходимо внести следующую информацию:
Номер счета-фактуры
Номер заказа
Дату получения счета-фактуры
ФИО сотрудника, получившего документ
|
С
|
RPU21
|
PRPU04.02
|
Необходимо предусмотреть возможность проверки полученного счета-фактуры с той информацией, которая хранится в системе.
Необходимо проверить следующую информацию:
Заголовок документа
Номер заказа
Номер поставщика из общего справочника
Название поставщика
Контактное лицо
Адрес поставщика
Дата заказа
Дата документа
Строки документа
Номер товара
Описание товара
Количество
Единицу измерения
Плановую дату поставки
|
С
|
RPU22
|
PRPU04.03
|
Необходимо предусмотреть возможность согласования полученного счета-фактуры в системе.
Необходимо предусмотреть изменение статуса счета-фактуры. Если документ не согласован, то по нему не должны совершаться никакие операции, кроме просмотра и редактирования.
После согласования необходимо перевести статус документа в «Согласовано» или в «Требует уточнения», если были обнаружены ошибки и недочеты.
|
Р
|
RPU23
|
PRPU04.04
|
Необходимо предусмотреть внесение изменений в счет-фактуру в системе.
Необходимо предусмотреть изменение статуса счета-фактуры.
Необходимо предусмотреть возможность редактирования следующей информации по счету-фактуре:
Заголовок документа
Номер заказа
Номер поставщика из общего справочника
Название поставщика
Контактное лицо
Адрес поставщика
Дата заказа
Дата документа
Строки документа
Номер товара
Описание товара
Количество
Единицу измерения
Плановую дату поставки
После внесения изменений необходимо перевести статус документа в «На согласовании».
|
С
|
RPU24
|
PRPU04.05
|
Необходимо предусмотреть возможность создания необходимых бухгалтерских документов и подготовку следующих документов:
Акт о приемке
Приходная накладная
Приходный ордер
|
С
|
RPU25
|
PRPU04.06
|
Необходимо предусмотреть возможность автоматического формирования уведомления об оплате заказа.
Факт отправки уведомления необходимо зарегистрировать в специальном журнале, в котором необходимо заполнить следующую информацию:
Номер уведомления об оплате
Номер счета-фактуры
ФИО отправителя
Дату отправки
|
С
|
RPU26
|
PRPU04.07
|
Необходимо предусмотреть возможность регистрации в системе уведомление поставщика о возможности к отгрузке.
Факт получения уведомления необходимо зарегистрировать в специальном журнале, в котором необходимо заполнить следующую информацию:
Номер уведомления о готовности к отгрузке
Номер счета-фактуры
ФИО получившего
Дату получения
|
С
|
PRPU05 Поступление товара Описание требований
Табл. 6. Описание требований. PRPU05 Поступление товара
№ требования
|
Шаг процесса
|
Описание требования
|
Тип решения
|
|
|
|
|
RPU27
|
PRPU05.01
|
Необходимо предусмотреть организацию приемки товара
|
Р
|
RPU28
|
PRPU05.02
|
Необходимо предусмотреть автоматическое формирование акта о приемке товара
Факт приемки товара должен фиксироваться в специальном журнале, в который необходимо внести следующую информацию:
Номер акта
Номер счета-фактуры
Номер товарно-транспортной накладной
ФИО ответственного за приемку
Дату приемки
|
|
RPU29
|
PRPU05.03
|
Необходимо предусмотреть возможность организации проверки качества привезенных товаров
|
Р
|
RPU30
|
PRPU05.04
|
Необходимо предусмотреть возможность выставления претензий поставщику и регистрацию их в системе.
Необходимо вносить следующую информацию:
Заголовок документа
Номер заказа
Номер поставщика из общего справочника
Название поставщика
Контактное лицо
Адрес поставщика
Дата заказа
Дата документа
Строки документа
Номер товара
Описание товара
Причина возврата
Количество
Единицу измерения
|
С
|
PRPU06 Контроль выполнения условий договора Описание требований
Табл. 7. Описание требований. PRPU06 Контроль выполнения условий договора
№ требования
|
Шаг процесса
|
Описание требования
|
Тип решения
|
|
|
|
|
PRPU31
|
PRPU06.01
|
Необходимо предусмотреть возможность проверки плановой и фактической даты отгрузки и фиксации расхождения в системе
|
С
|
RPU32
|
PRPU06.02
|
Необходимо предусмотреть возможность просмотра акта приемки товара и список выставленных дефектов в системе
|
С
|
RPU33
|
PRPU06.03
|
Необходимо предусмотреть в системе принятие решения о приемке товара
|
С
|
RPU34
|
PRPU06.04
|
Необходимо предусмотреть возможность автоматического формирования списка претензий поставщику.
Отчет должен содержать следующие поля:
Заголовок документа
Номер заказа
Номер поставщика из общего справочника
Название поставщика
Контактное лицо
Адрес поставщика
Дата заказа
Дата документа
Строки документа
Номер товара
Описание товара
Причина возврата
Количество
Единицу измерения
|
С
|
RPU35
|
PRPU06.05
|
Необходимо предусмотреть в системе организацию приемки товара.
|
С
|
|
