Описание бизнес-процессов «как есть»
В данном разделе приводится описание бизнес-процессов компании. Согласно проведенному исследованию, необходимо автоматизировать следующие группы бизнес-процессов:
PRPU Закупки
В данном разделе приводится описание бизнес-процесса «PRPU. Закупки».
Бизнес-процессы верхнего уровня
PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар
PRPU02 Выбор поставщиков
PRPU03 Оформление и отправка заказа
PRPU04 Выполнение обязательств по оплате
PRPU05 Поступление товара
PRPU06 Контроль выполнения условий договора
PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар
В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRPU01 Подготовка и оформление заявки на товар».
Общее описание
Входящее событие
Наступление плановой даты формирования заявок или появление необходимости в закупке товаров или услуг.
Границы бизнес-процесса
Данный бизнес-процесс включает в себя определение потребности в товаре и создание, просмотр, редактирование заявок на основании плана потребностей в товарах на определенный период.
Основные участники
Ответственный за определение потребности в товарах.
Ответственный за работу с заявками.
Ответственный за утверждение заявок.
Входящие документы
План потребностей в товарах.
Исходящие документы
Заявка на приобретение товара.
Исходящие событие
В результате выполнения процесса должна быть создана согласованная заявка на приобретение товаров или услуг.
Описание шагов бизнес-процесса
1. PRPU01.01 Определение потребности в товарах
Входящие документы
План потребностей в товарах
Исходящие документы
Проект заявки на товар
Ответственный
Ответственный за определение потребностей в товарах
Описание
На данном этапе происходит определение потребности в товаре, исходя из анализа исторических данных о продажах, анализа рыночной ситуации и прогноза спроса. В результате определяются базовые характеристики требуемого товара, необходимое его количество и сроки поставки. На основании данной информации составляется проект заявки на товар и передается в отдел закупок.
2. PRPU01.02 Проверка наличия товара в справочнике
Входящие документы
Проект заявки на товар
Исходящие документы
Отсутствуют
Ответственный
Ответственный за работу с заявками
Описание
Необходимо проверить наличие товаров, которые необходимо заказать в общем справочнике.
Если товар не найден, тогда необходимо перейти к шагу PRPU01.03, иначе к шагу PRPU01.04
3. PRPU01.03 Ввод нового товара в справочник
Входящие документы
Проект заявки на товар
Исходящие документы
Запись в справочнике товаров
Ответственный
Ответственный за работу с заявками
Описание
На данном этапе необходимо найти информацию по новому товару в общий справочник. Необходимо внести в систему следующие данные:
Название
Единица измерения
Цена единицы
Себестоимость единицы
Наименование поставщика
4. PRPU01.04 Подготовка заявки на товар
Входящие документы
Проект заявки на товар
Исходящие документы
Подготовленная заявка на товар
Ответственный
Ответственный за работу с заявками
Описание
На данном этапе на основании проекта заявки на товар составляется список товаров, которые необходимо приобрести. В заявке необходимо указать:
Код товара
Количество товара
Дату заказа
5. PRPU01.05 Согласование заявки на товар
Входящие документы
Подготовленная заявка на товар
Исходящие документы
Согласованная заявка на товар
Ответственный
Ответственный за работу с заявками
Описание
На данном этапе исполнитель, подготавливавший заявку на товар, согласует её содержание с руководителем функционального отдела.
Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, в таком случае исполнитель проводит повторную подготовку и согласование заявки на товар. В этом случае необходимо перейти к шагу PRPU01.04, иначе к шагу PRPU01.06.
6. PRPU01.06 Оформление заявки на товар
Входящие документы
Согласованная заявка на товар
Исходящие документы
Оформленная заявка на товар
Ответственный
Ответственный за работу с заявками
Описание
На данном этапе согласованную заявку необходимо оформить в соответствии с внутренними требованиями компании.
Рис. 2. Графическое представление бизнес-процесса «Подготовка и оформление заявки на товар»
PRPU02. Выбор поставщиков
В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRPU02 Выбор поставщиков».
Общее описание
Входящее событие
Поступление согласованной заявки на приобретение товаров или услуг
Границы бизнес-процесса
В рамках данного процесса происходит поиск поставщиков, которые могут поставить необходимое количество требуемого товара. Поиск ведется как среди собственного справочника поставщиков, так и во внешних источниках информации с последующим занесением нового поставщика в общий справочник. После определения списка поставщиков идет рассылка заявок на товары поставщикам с целью сбора коммерческих предложений и составления итогового списка поставщиков, которые могут выполнить заявку.
Основные участники
Ответственный за работу с поставщиками
Ответственный за согласование запроса
Входящие документы
Согласованная заявка на товар
Полученное коммерческое предложение
Список цен и условий соглашения
Исходящие документы
Зарегистрированное коммерческое предложение
Список поставщиков
Исходящие событие
Список поставщиков подготовлен
Описание шагов бизнес-процесса
1. PRPU02.01 Поиск поставщиков
Входящие документы
Справочник поставщиков
Согласованная заявка
Исходящие документы
Информация о новых поставщиках
Ответственный
Ответственный за работу с поставщиками
Описание
На данном этапе происходит поиск возможных поставщиков на основании полученной заявки на товар. Поиск может происходить как в собственном общем справочнике, так и во внешних источниках, например в Интернет, отраслевых справочниках, каталогах и т.д.
Если поставщик найден в собственном справочнике, тогда необходимо перейти к шагу PRPU02.03, иначе к шагу PRPU02.02
2. PRPU02.02 Ввод нового поставщика в справочник
Входящие документы
Информация о новых поставщиках
Исходящие документы
Справочник поставщиков
Ответственный
Ответственный за работу с поставщиками
Описание
На данном этапе необходимо внести полученные сведения о новых поставщиках в общий справочник. Вводится следующая информация:
Название
Адрес
Индекс
Город
Контактное лицо
Закупщик
3. PRPU02.03 Подготовка списка возможных поставщиков
Входящие документы
Согласованная заявка
Исходящие документы
Список поставщиков
Ответственный
Ответственный за работу с поставщиками
Описание
На данном этапе, на основании полученной заявки на товар, ответственный составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, если есть, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.
4. PRPU02.04 Отправка запроса в соответствии с заявкой
Входящие документы
Согласованная заявка
Список поставщиков
Исходящие документы
Запрос на товар
Ответственный
Ответственный за работу с поставщиками
Ответственных за согласование запроса
Описание
В соответствии с заявкой на товар ответственным за работу с поставщиками подготавливается запрос на товар, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку товара. Запрос должен содержать следующую информацию:
Наименование товара
Количество
Сроки доставки
Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с ответственным за согласование запроса и, в случае необходимости, в него вносятся корректировки.
Подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос на товар отправляется возможным поставщикам при помощи выбранного средства связи. Отправка запроса фиксируется в соответствующем журнале, в который необходимо внести следующую информацию:
Номер запроса
Дату отправки
Отправителя/составителя запроса
5. PRPU02.05 Получение коммерческих предложений от поставщиков
Входящие документы
Запрос на товар
Исходящие документы
Полученное коммерческое предложение
Ответственный
Ответственный за работу с поставщиками
Описание
На данном этапе происходит сбор коммерческих предложений от потенциальных поставщиков
6. PRPU02.06 Регистрация коммерческих предложений
Входящие документы
Полученное коммерческое предложение
Исходящие документы
Зарегистрированное коммерческое предложение
Ответственный
Ответственный за работу с поставщиками
Описание
Полученные предложения должны бать зарегистрированы в установленном порядке в журнале входящих коммерческих предложений. По каждому предложению должна быть следующая информация:
Заголовок документа
Название поставщика
Дата поступления
Номер запроса
Строки документа
Название товара
Количество
Цена
Срок доставки
Дополнительные условия
PRPU02.07 Выбор подходящих поставщиков
Входящие документы
Зарегистрированное коммерческое предложение
Согласованная заявка
Исходящие документы
Список подходящих поставщиков
Ответственный
Ответственный за работу с поставщиками
Описание
На данном этапе на основании полученных коммерческих предложений, включающих в себя условия и сроки поставки, производится выбор поставщиков, способных исполнить заявку на товары в необходимые сроки.
Рис. 3. Графическое представление бизнес-процесса "Выбор поставщиков"
PRPU03. Оформление и отправка заказа
В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRPU03 Оформление и отправка заказа».
Общее описание
Входящее событие
Данный процесс возникает при необходимости закупки определенных товаров и услуг. Важным условием возникновения процесса является подготовка списка возможных поставщиков, которые могут выполнить этот заказ
Границы бизнес-процесса
В рамках данного процесса проверяется наличие соглашений на поставку с теми поставщиками, которые на данный момент могут удовлетворить наши потребности на товары или услуги. Если с поставщиком такое соглашение не заключено или просрочено, то ведется работа по возобновление отношений с поставщиком. После этого на основании заявки создается заказ на приобретение товаров или услуг и отправляется поставщику.
Основные участники
Ответственный за работу с заказами
Ответственный за согласование заказов
Ответственный за работу с поставщиками
Ответственный за заключение соглашений с поставщиками
Входящие документы
Список подходящих поставщиков
Исходящие документы
Заказ на поставку
Исходящие событие
Отправка подготовленного заказа поставщику
Описание шагов бизнес-процесса
1. PRPU03.01 Проверка наличия соглашения с поставщиком
Входящие документы
Список подходящих поставщиков
Исходящие документы
Список поставщиков, с которыми заключено соглашение
Список поставщиков, с которыми не заключено соглашение
Ответственный
Ответственный за работу с поставщиками
Описание
На данном этапе ответственный за работу с поставщиками должен проверить наличие действующих соглашений с выбранными для выполнения заказа (заказов) поставщиками.
Если такое соглашение отсутствует, тогда необходимо перейти к шагу PRPU03.03, в противном случае к шагу PRPU03.02
2. PRPU03.02 Оформление или продление соглашения с поставщиком
Входящие документы
Список поставщиков, с которыми не заключено соглашение
Справочник поставщиков
Исходящие документы
Соглашение с поставщиком
Список поставщиков, с которыми заключены соглашения
Ответственный
Ответственный за работу с поставщиками
Ответственный за заключение соглашений с заказчиками
Описание
На данном этапе необходимо заключить или продлить соглашения с поставщиками, содержащимися в списке поставщиков, с которыми не заключены соглашения.
Если необходимо заключить соглашение, тогда необходимо в справочнике поставщиков найти нужную запись и указать номер соглашения, заключенный с поставщиком.
В соглашении необходимо указать следующую информацию:
Номер соглашения
Название поставщика
Описание
Дату заключения соглашения
Если соглашение было ранее заключено, но прострочено, тогда необходимо поменять дату заключения соглашения.
3. PRPU03.03 Оформление заказа
Входящие документы
Список поставщиков, с которыми заключены соглашения
Справочник поставщиков
Согласованная заявка
Исходящие документы
Заказ на покупку товаров
Ответственный
Ответственный за оформление заказов
Описание
На данном шаге ответственный должен на основании выбранного списка поставщиков, коммерческих предложений и согласованной заявки оформить заказ поставщику. В создаваемом документе необходимо заполнить следующую информацию:
Заголовок документа
Номер заказа
Номер поставщика из общего справочника
Название поставщика
Контактное лицо
Адрес поставщика
Дата заказа
Дата документа
Строки документа
Номер товара
Описание товара
Количество
Единицу измерения
Плановую дату поставки
После оформления заказа его необходимо отправить на согласование.
4. PRPU03.04 Согласование заказа
Входящие документы
Оформленный заказ
Исходящие документы
Согласованный заказ
Ответственный
Ответственный за согласование заказа
Ответственный за оформление заказа
Описание
Оформленный заказ необходимо согласовать с ответственным сотрудником.
Если в ходе этой работы были найдены какие-либо ошибки, тогда необходимо перейти к шагу PRPU03.03, иначе к шагу PRPU03.05
5. PRPU03.05 Отправка заказа поставщику
Входящие документы
Согласованный заказ
Исходящие документы
Запись в журнале регистрации отправки заказов
Ответственный
Ответственный за работу с заказами
Описание
Согласованный заказ необходимо отправить поставщику. Компания практикует отправку заказа как по электронной почте, так и традиционными способами: по факсу, постовым переводом или курьером. Факт отправки заказа необходимо зарегистрировать в специальном журнале, в которой необходимо внести следующую информацию:
Номер заказа
ФИО отправителя
Дату отправки
Рис. 4. Графическое представление бизнес-процесса "Оформление и отправка заказа"
PRPU04. Выполнение обязательств по оплате
В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRPU04 Выполнение обязательств по оплате».
Общее описание
Входящее событие
Заказ на приобретение товаров согласован и отправлен поставщику.
Границы бизнес-процесса
В рамках данного процесса происходит получение счета-фактуры на отправленный заказ. Если документ не содержит ошибку, тогда необходимо зарегистрировать его поступление в журнале входящих счетов-фактур, в противном случае связаться с поставщиком и исправить обнаруженные ошибки. На основании полученного счета-фактуры производится оплата заказа и отправка уведомления поставщику. В завершении процесса необходимо получить подтверждение поставщика о готовности к отгрузке.
Основные участники
Ответственный за работу с заказами
Ответственный за работу с поставщиками
Представитель поставщика
Входящие документы
Отправленный заказ
Исходящие документы
Счет фактура
Исходящие событие
Получение уведомления от поставщика о готовности к отгрузке
Описание шагов бизнес-процесса
PRPU04.01 Получение счета-фактуры в соответствии с заказом
Входящие документы
Отправленный заказ
Исходящие документы
Полученный счет-фактура
Ответственный
Ответственный за работу с поставщиками
Описание
На данном шаге ответственный за работу с заказами должен получить счет-фактуру от поставщика в соответствии с отправленным ранее заказом. При получении счета-фактуры в журнале входящих документов необходимо заполнить следующие поля:
Номер счета-фактуры
Номер заказа
Дату получения счета-фактуры
ФИО сотрудника, получившего документ
PRPU04.02 Проверка счета-фактуры
Входящие документы
Полученный счет-фактура
Согласованный заказ
Исходящие документы
Проверенный счет-фактура
Ответственный
Ответственный за работу с заказами
Описание
На данном этапе ответственный за работу с заказами должен сверить полученный счет-фактуру с согласованным заказом. Необходимо сверить следующую информацию:
Заголовок документа
Номер заказа
Номер поставщика из общего справочника
Название поставщика
Контактное лицо
Адрес поставщика
Дата заказа
Дата документа
Строки документа
Номер товара
Описание товара
Количество
Единицу измерения
Плановую дату поставки
Если в полученном документе расхождений не найдено, тогда необходимо перейти к шагу PRPU04.03, в противном случае к шагу PRPU04.04.
PRPU04.03 Согласование полученного счета-фактуры
Входящие документы
Проверенный счет-фактура
Исходящие документы
Согласованный счет-фактура
Ответственный
Ответственный за работу с заказами
Ответственный за согласование счетов-фактур
Описание
На данном этапе полученный и проверенный счет-фактуру необходимо согласовать с ответственным. Если при согласовании не возникло никаких вопросов, тогда необходимо перейти к шагу PRPU04.04, иначе к шагу PRPU04.05
PRPU04.04 Уточнение информации у поставщика
Входящие документы
Проверенный счет-фактура
Исходящие документы
Уточненный счет-фактура
Ответственный
Ответственный за работу с заказами
Ответственный за работу с поставщиками
Описание
На данном этапе все расхождения, найденные на предыдущих шагах должны быть согласованы с поставщиком. В случае необходимости могут быть изменены позиции заказа или даже сделан запрос на повторную отправку счета-фактуры. Если при согласовании не возникло никаких вопросов, тогда необходимо перейти к шагу PRPU04.05, иначе к шагу PRPU04.01
PRPU04.05 Выполнение обязательств по оплате заказа
Входящие документы
Согласованный счет-фактура
Исходящие документы
Сформированное уведомление об оплате
Ответственный
Ответственный за расчеты с поставщиками
Описание
На данном этапе ответственный за расчеты с поставщиками должен на основании согласованного счета-фактуры и договора с поставщиком произвести оплату заказа.
PRPU04.06 Отправление уведомления об оплате
Входящие документы
Согласованный счет-фактура
Сформированное уведомление об оплате
Исходящие документы
Отправленное уведомление об оплате
Запись в журнале отправленных уведомлений
Ответственный
Ответственный за работу с заказами
Описание
Данный шаг включает в себя отправку уведомления об оплате заказа поставщику. Факт отправления уведомления должен быть зафиксирован в журнале, в который необходимо внести следующую информацию:
Номер уведомления об оплате
Номер счета-фактуры
ФИО отправителя
Дату отправки
Формат отправки уведомления согласуется с поставщиком и может быть как в письменной, так и в устной форме.
PRPU04.07 Получение уведомления о готовности к отгрузке
Входящие документы
Уведомление о готовности к отгрузке
Исходящие документы
Запись в журнале полученных уведомлений
Ответственный
Ответственный за работу с заказами
Описание
Данный шаг включает в себя регистрацию поступления уведомления о готовности к отгрузке от поставщика. Ответственный должен внести в журнал полученных уведомлений следующую информацию:
Номер уведомления о готовности к отгрузке
Номер счета-фактуры
ФИО получившего
Дату получения
Рис. 5. Графическое представление бизнес-процесса "Выполнение обязательств по оплате"
PRPU05. Поступление товара
В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRPU05 Поступление товара».
Общее описание
Входящее событие
Выполнение обязательств по оплате заказа перед поставщиком
Границы бизнес-процесса
В рамках данного процесса происходит организация приемки товара. Назначаются исполнители и ответственных. После этого происходит выборочная проверка груза. Если партия товара соответствует заявленному качеству и характеристикам, то необходимо перейти к реализации следующего бизнес-процесса, иначе – выставить претензии поставщику.
Основные участники
Ответственный за приемку товаров
Ответственный за проверку качества товаров
Ответственный за выставление претензий
Входящие документы
Соглашение на поставку
Товарно-транспортная накладная
Исходящие документы
Акт о приемке товаров
Список претензий
Исходящие событие
Выполнение действий по приемке товаров
Описание шагов бизнес-процесса
PRPU05.01 Организация приемки товаров
Входящие документы
Договор с поставщиком
Исходящие документы
Список ответственных за приемку товара
Ответственный
Ответственный за приемку товара
Ответственный за работу с заказами
Описание
На данном этапе необходимо организовать приемку товара, назначить ответственных и создать все необходимы условия для приемки груза.
PRPU05.02 Приемка товаров
Входящие документы
Соглашение на поставку
Товарно-транспортная накладная
Исходящие документы
Акт о приемке товара
Ответственный
Ответственный за приемку товара
Описание
Данный шаг процесса включает в себя формальную приемку груза, проверку количества привезенного товара в соответствии со счетом-фактурой и составление первичного акта о приемке товара. В журнале приемки товара необходимо отметить следующую информацию:
Номер акта
Номер счета-фактуры
Номер товарно-транспортной накладной
ФИО ответственного за приемку
Дату приемки
PRPU05.03 Проверка качества привезенных товаров
Входящие документы
Акт о приемке товара
Соглашение па поставку
Исходящие документы
Список претензий
Ответственный
Ответственный за приемку товара
Ответственный за проверку качества товара
Описание
На данном этапе ответственный за проверку качества товара производит его осмотр. В зависимости от объема поставки проверяется либо вся партия, либо производится выборочная проверка. Если в процессе проверки части партии будут выявлены дефекты, тогда необходимо проверить всю партию детально. Если при проверке претензий обнаружено не было, тогда необходимо окончательно оформить акт о приемке товара, иначе составить список претензий и перейти к шагу PRPU05.04, иначе завершить процесс и перейти к следующему.
PRPU05.04 Выставление претензий
Входящие документы
Список претензий
Исходящие документы
Оформленный список претензий
Ответственный
Ответственный за проверку качества товара
Ответственный за составление претензий
Описание
Данный шаг включает в себя выставление претензий поставщику товаров, основанных на расхождении в качестве и характеристиках товара, заявленных в договоре. Подготовленный акт
Рис. 6. Графическое представление бизнес-процесса "Поступление товара"
PRPU06. Контроль выполнения условий договора
В данном разделе производится описание бизнес-процесса «PRPU06 Контроль выполнения условий договора».
Общее описание
Входящее событие
Выполнение действий по приемке товаров
Границы бизнес-процесса
Данный процесс включает в себя сравнение фактической даты поставки товара с плановой на основании договора на поставку и акта приемки товара. В соответствии с условиями договора принимается решение, выставить ли поставщику претензии в связи с нарушением условий договора. После этого необходимо просмотреть акт приемки товаров и принять решение, отправлять ли поставщику претензии или принять решение об оприходовании товара и организовать его приемку на складе.
Основные участники
Ответственный за работу с заказами
Ответственный за работу с поставщиками
Ответственный за принятие решения о приемке
Ответственный за приемку товара на складе
Входящие документы
Соглашение на поставку
Акт приемки товара
Список претензий
Исходящие документы
Решение о приемке
Отправленные претензии
Пакет документов для приемки
Исходящие событие
Принятие решения о приемке товара на складе
Описание шагов бизнес-процесса
PRPU06.01 Проверка фактических сроков доставки с плановыми
Входящие документы
Соглашение на поставку
Акт приемки товара
Исходящие документы
Решение о приемке товара
Ответственный
Ответственный за работу с заказами
Описание
Данный шаг включает в себя проверку плановой даты поставки с фактической, определенной в договоре на поставку. Если расхождение существует, то необходимо, в соответствии с условиями договора, принять соответствующие меры.
PRPU06.02 Просмотр акта приемки товаров
Входящие документы
Акт приемки товара
Договор на поставку
Исходящие документы
Решение о приемке товара
Ответственный
Ответственный за работу с заказами
Описание
На данном этапе необходимо проверить акт приемки товара. Если в нем содержаться претензии, тогда необходимо перейти к шагу PRPU06.04, иначе к шагу PRPU06.03.
PRPU06.03 Принятие решения об оприходовании товаров
Входящие документы
Решение о приемке товара
Исходящие документы
Окончательное решение о приемке
Ответственный
Ответственный за работу с заказами
Ответственный за принятие решения о приемке
Описание
На данном шаге ответственный за принятие решения о приемке должен согласовать решение о приемке товара.
PRPU06.04 Отправка претензий поставщику
Входящие документы
Акт приемки товаров
Исходящие документы
Претензии поставщику
Ответственный
Ответственный за работу с поставщиками
Описание
Данный шаг включает в себя отправку претензий поставщику, если в ходе приемки товара были найдены претензии. После это необходимо согласовать с поставщиком и с ответственным за организацию приемки товара набор дальнейших действий.
PRPU06.05 Организация приемки товара на складе
Входящие документы
Акт приемки товара
Окончательное решение о приемке
Исходящие документы
нет
Ответственный
Ответственный за приемку товара на складе
Ответственный за принятие решения о приемке
Описание
Данный шаг включает в себя организацию приемки товара на складе, назначение ответственного и передача ему всех необходимых документов.
Рис. 7. Графическое представление бизнес-процесса "Контроль выполнения условий договора"
|
