Согласно Письма МНС РФ от 1 апреля 2004 г. N 18-0-09/000042
"Об использовании факсимиле подписи", а также в соответствии со статьей 160 Гражданского кодекса Российской Федерации, использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон. Факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.
Штатные расписания проверяемой организации ООО «Лютик» хранятся в одной номенклатурной папке с аналогичной документацией ООО «ООООО».
Документацию рекомендуется хранить отдельно.
В проверяемых штатных расписаниях при заполнении графы 4 допускаются ошибки в виде указания количества штатных единиц 0,125 (например, медицинская сестра). В некоторых штатных расписаниях количество штатных единиц и размер оклада не указаны вообще.
В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» при заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.
В проверяемых штатных расписаниях не указан итоговый ФОТ.
Так как штатное расписание служит документом, в котором обобщены данные по расходам на заработную плату, а также количеству работников организации, необходимо указывать правильные сведения относительно численности работников и общий ФОТ.
В проверяемых штатных расписаниях помимо увеличения окладов работников вносятся изменения, которые уменьшают оклад, отсутствуют приказы об изменении окладов, а также об изменении наименований подразделений, должностей и пр.
Что касается окладов, то любом случае, если работодатель намерен изменить размеры окладов, то он обязан провести мероприятия по уведомлению об этом работников и внесению изменений в трудовые договоры, а при отказе работников от работы в новых условиях расторгнуть с ними трудовые отношения по основанию, предусмотренному Трудовым кодексом РФ.
После принятия работодателем решения об изменении размера окладов необходимо издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, составленный в произвольной форме, который подписывает руководитель или уполномоченное лицо.
Если работодатель намерен изменить наименование должности, он должен получить согласие работника на это. В случае отказа последнего следует руководствоваться нормой ст. 74 ТК РФ.
В случае принятия работодателем решения о переименовании структурного подразделения или конкретной должности необходимо издать приказ о внесении изменений в штатное расписание за подписью руководителя или иного уполномоченного лица.
Таким образом, переделывать штатное расписание каждый месяц и утверждать его в новой редакции нет необходимости.
Дополнение штатного расписания новыми должностями и структурными подразделениями
При необходимости добавления должности в состав структурного подразделения или целого подразделения в состав организации следует издать приказ о внесении соответствующих изменений в штатное расписание, т.е. о вводе новых единиц. Данный приказ подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо.
Раздел 7. Документы по материальной ответственности работников.
В ходе проведенного аудита кадров на проверку были запрошены документы, относящиеся к порядку оформления и привлечения работников организации к материальной ответственности: договоры о полной материальной ответственности, приказы о привлечении к материальной ответственности, акты, служебные записки, объяснительные и прочее. Из их анализа были выявлены как общие для всего объема документации, грубые нарушения действующего трудового законодательства, так и недочеты в оформлении конкретных документов.
Договоры о материальной ответственности
На проверку были предоставлены договоры с работниками о полной индивидуальной материальной ответственности. В оформлении указанных договоров выявлены следующие общие ошибки:
Установлено, что в организации разработана и действует своя унифицированная форма договора о полной индивидуальной ответственности. Вместе с тем типовые формы договоров о полной материальной ответственности (ч. 2 ст. 244 ТК РФ) утверждены Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 31.12.2002 №85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности». Форма договора, действующая в организации, не в полной мере соответствует типовой форме договора о полной индивидуальной материальной ответственности. В частности:
- типовой формой не предусмотрено наличие в договоре преамбулы, следующей в унифицированной форме после слова «основание»;
- пункт 1 типовой формы предусматривает, что «работник принимает на себя полную материальную ответственность за недостачу вверенного ему Работодателем имущества, а также за ущерб, возникший у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам, и в связи с изложенным обязуется...». Далее следует пункты «а» - «г» об обязанностях работника. В расхождение с типовой формой унифицированная форма организации содержит иную формулировку пункта 1 договора, ухудшающую положение работника;
- пункт 2 типовой формы предусматривает 3 пункта обязанностей работодателя, тогда как в пункте 2 унифицированной формы организации содержится только два пункта из указанных в типовой форме;
- пункт 3 унифицированной формы организации не соответствует содержанию пункта 3 типовой формы в части;
- пункты 5-8 унифицированной формы организации не соответствует пунктам 5-7 типовой формы.
Таким образом, существующая в организации унифицированная форма должна быть приведена в соответствие с утвержденной типовой формой. При этом нужно помнить, что типовая форма может быть дополнена условиями, которые могут улучшать положение работника по сравнению с действующим законодательством, но ни в коем случае не ухудшать, в противном случае такой договор будет признан недействительным.
Установлено, что договоры о полной индивидуальной материальной ответственности заключаются со всеми работниками организации, например, с мастером, мастером строительно-монтажных работ, мастером-энергетиком, начальником, специалистом по маркетингу, инженером, водителем автомобиля, машинистом бульдозера, контролером по охране производственных объектов, директором по развитию, рабочим, машинистом автогудронатора, слесарем по ремонту автомобилей, контролером пропускного пункта, главным инженером, инженером по подготовке производства, машинистом экскаватора, диспетчером-заведующим ГСМ, слесарем по ремонту электрооборудования, водителем автомобиля, производителем работ, плотником, электрогазосварщиком, каменщиком, менеджером по качеству, директором по развитию, элетромонтером, диспетчером по транспорту, уборщицей, дворником, механиком, начальником службы контроля, начальником отдела информационного обеспечения, системным администратором и другими. То есть как с рабочими, так и с их руководителями, а также работниками дирекции.
В соответствии с ч. 2 ст. 244 ТК РФ перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, устанавливаются Правительством Российской Федерации. В соответствии с данной нормой Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 31.12.2002 №85 утверждены «Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества» и «Перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества».
На основании сравнения указанных Перечней и должностей работников, с которыми в организации заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности, необходимо сделать вывод, что с большинством работников такой договор заключен безосновательно, а значит такой договор будет признан судом недействительным и не обеспечит реальной защиты имущественных интересов работодателя.
Общие выводы и рекомендации:
Все вышеизложенное позволяет сделать вывод о том, что заключение договоров о полной индивидуальной материальной ответственности в организации выходит за рамки действующего трудового законодательства. Существующее положение вещей в значительной мере нарушает интересы работников, и прежде всего одну из главных гарантий трудового законодательства — ограничение материальной ответственности работника как более слабой стороны трудовых отношений. В соответствии со статьей 241 ТК РФ за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка — это общее правило. Полную материальную ответственность (которая тоже ограничена трудовым законодательством размером прямого действительного ущерба) работник может нести только в случаях, предусмотренных статьей 243 ТК РФ.
Рекомендуется привести в соответствие с действующим законодательством договоры о материальной ответственности с работниками.
В ходе проверки предоставлены документы фиксирующие порядок привлечения работников к полной материальной ответственности
В соответствии с ч. 1 ст. 247 ТК РФ до принятия решения о возмещении ущерба с конкретного работника работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения; для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. Согласно ч. 2 ст. 247 ТК РФ истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным; в случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется соответствующий акт.
На проверку были предоставлены документы: заявления, справки, докладные записки и т.д. к приказам по личному составу, в числе которых должны были содержаться первичные документы, оформляющие случаи привлечения работника к материальной ответственности. Документы, относящиеся к материальной ответственности работников, в их числе не обнаружены, непосредственно к приказам о привлечении работников к материальной ответственности не приложены. Таким образом, нарушен законный порядок привлечения к материальной ответственности, установленный ст. 247 ТК РФ.
Приказы о привлечении к материальной ответственности
В силу ч. 1 ст. 248 ТК РФ взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя; распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. При этом в соответствии с ч. 2 ст. 248 ТК РФ если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом.
На проверку были предоставлены приказы по основной деятельности, среди которых были обнаружены приказы о привлечении работников к материальной ответственности. При их проверке были обнаружены следующие частные ошибки:
- Приказ 03-04/388а от 28.07.2011 об удержании из заработной платы в связи с
причинением материального ущерба предприятию, а именно кража сварочного аппарата; удержать из заработной платы за июль месяц 14 250 рублей с О., 4 750 рублей с Ш.;
с приказом ознакомлены по телефону.
Фактически посредством данного приказа работники привлекаются к материальной ответственности за ущерб, причиненный предприятию. Однако в указанном приказе содержится ряд существенных ошибок:
Ущерб, как видно из того же приказа, возник ввиду кражи сварочного аппарата. Факт кражи следует считать установленным только в одном случае - когда это следует из вступившего в законную силу приговора суда. Без данного приговора суда привлекать кого-либо из работников к материальной ответственности за кражу незаконно.
В соответствии с ч. 1 ст. 248 ТК РФ по распоряжению (приказу) работодателя ущерб может быть взыскан только в пределах среднего месячного заработка. Для определения границ взыскания в данном случае необходимо знать размер среднего месячного заработка Оловянникова – больше или меньше он суммы в 14 250 рублей. Если эта сумма превышает размер среднего месячного заработка, то взыскание может быть произведено только в судебном порядке, даже при наличии обоснованно заключенного с работником договора о полной индивидуальной материальной ответственности.
Также вызывает вопрос то, что по одному факту причинения ущерба ответственность возложена сразу на двух лиц. Следует иметь ввиду, что если Ш. является непосредственным руководителем О., возложение на Ш. такого рода штрафа за ущерб, причиненный Оловянниковым, является незаконным.
В приказе не содержится отсылки на его основание. Между тем, как было указано выше, основанием издания такого приказа может являться только вступивший в законную силу приговор суда в отношении О.
В приказе отсутствуют росписи О. и Ш. об ознакомлении с ним. Вместо этого сделана отметка о том, что работники ознакомлены с приказом по телефону. Такая форма ознакомления является недопустимой. Следует помнить, что на случай отказа работника ознакомиться с текстом приказа ч. 6 ст. 193 ТК РФ (порядок применения дисциплинарного взыскания) предусматривает составление акта о таком отказе. Данную норму можно применить по аналогии к процедуре наложения материальной ответственности: в случае отказа работника ознакомиться с текстом приказа или невозможности ознакомления работника с текстом приказа следует составить письменный акт об этом, который должны подписать не менее двух свидетелей. Если же есть возможность зачитать текст приказа работнику вслух, то он зачитывается работнику в присутствии не менее двух свидетелей, о чем делается отметка в приказе и ставятся подписи свидетелей.
- Приказ 03-04/298 от 30.05.2011 об удержании из заработной платы в связи с отсутствием ведения учета по сдаче sim-карт, в результате чего был нанесен материальный ущерб предприятию; удержать с работника 25 140 , 65 рублей,
основание: заключение № 13-04/87,
работник не ознакомлен с приказом.
Заработная плата указанного в приказе работника в соответствии со штатным расписанием составляет 19 157 рублей, тогда как сумма взыскания по распоряжению работодателя, составляющая 25 140, 65 рублей, явно превышает размер его месячного заработка в нарушение ч. 1 ст. 248 ТК РФ.
- Приказ 03-04/389а от 29.07.2011 об удержании из заработной платы в связи с выявленным фактом допущения брака в работе, что привело к материальному ущербу предприятию; удержать из заработной платы за июль месяц 10 650 рублей солидарно: с Н., В., К., Ж.;
основание — заключение № 13-04/121;
с приказом ознакомлены по телефону.
Основанием для одновременного привлечения четырех работников к материальной ответственности по данному приказу является «допущение брака в работе». Вместе с тем в соответствии со ст. 238 ТК РФ материальная ответственность работника наступает только в случае причинения прямого действительного ущерба. Выполнение работы с допущением брака не относится к случаям материальной ответственности и регулируется ТК РФ отдельно: в соответствии со ст. 156 ТК РФ ответственность за брак работник несет сам, так как при сдельной оплате труда полный брак по вине работника не оплачивается, а частичный брак по вине работника подлежит оплате по пониженным расценкам. В случае, если оплата труда не является сдельной, работника, допустившего брак:
можно полностью или частично депремировать, если это предусмотрено положением о премировании;
можно привлечь к дисциплинарной ответственности, если брак в работе является результатом не исполнения или ненадлежащего исполнения должностных обязанностей работника;
привлекать к ответственности нельзя, так как производство работы с допущением брака является случаем нормального хозяйственного риска (ст. 239 ТК РФ).
В приказе содержится отсылка к его основанию - заключению № 13-04/121, однако данное заключение в папке отсутствует и на проверку предоставлено не было. Для более правильного оформления привлечения работника к материальной ответственности все материалы по каждому случаю должны находиться в одном месте и быть взаимосвязаны между собой. Например, заключение должно быть приложением к приказу, а объяснительные работников, служебные записки и иные первичные документы должны быть в свою очередь приложены к заключению.
- Приказ 03-04/373 от 18.07.2011 об удержании из заработной платы в связи с причинением материального ущерба предприятию, а именно утеря сварочного аппарата; удержать из заработной платы за июль 19 000 рублей в равных долях с О. и Ш.;
основание: заключение № 13-04/115;
с приказом ознакомлены по телефону.
Применительно к данному приказу в первую очередь возникает вопрос о его соотношении с приказом 03-04/388а от 28.07.2011, в котором говорится о краже сварочного аппарата. Речь в данных приказах идет об одном и том же факте или о разных? Все замечания, высказанных относительно приказа 03-04/388а от 28.07.2011 применимы и к этому приказу.
- Приказ 03-04/135 от 06.07.2011 об удержании из заработной платы в связи с выявленным фактом причинения материального ущерба предприятию, а именно поломка бампера по вине водителя; удержать 3 600 рублей с водителя;
основание: заключение № 13-04/101;
с приказом ознакомлены по телефону.
- Приказ 03-04/250 от 29.04.2011 о взыскании в связи с причинением материального ущерба предприятию, а именно поломка воздухозаборника на автомобиле Камаз по вине водителя; взыскать 1 165 рублей;
основание: заключение № 13-04/69;
работник не ознакомлен с приказом.
Основанием привлечения к материальной ответственности в данном случае является поломка бампера/воздухозаборника, которая произошла в соответствии с приказом по вине водителя. Следует иметь ввиду, что если бампер был поврежден в результате ДТП, то вина в нем водителя должна быть установлена соответствующим должностным лицом и подтверждена соответствующим актом (протоколом о ДТП или справкой о ДТП). О таких нарушениях, как ознакомление с содержанием приказа по телефону и отсутствие приложенного заключения, уже говорилось выше применительно к другим приказам.
- Приказ 03-04/319 от 15.06.2011 об удержании из заработной платы в связи с выявленным фактом утери гидравлического масла группы «А»; удержать 3 450 рублей в равных долях с двух человек;
основание: заключение № 13-04/93;
работники не ознакомлены с приказом.
- Приказ 03-04/245 от 29.04.2011 о взыскании с заработной платы в связи с выявленным фактом причинения материального ущерба предприятию, а именно потеря 50 л антифриза; взыскать 2 187 рублей и 1 000 рублей;
основание: заключение № 13-04/71;
работники не ознакомлены с приказом.
Кроме уже названных применительно к другим приказам недостатков, данные приказы содержат в себе следующих примечательный моментов. По факту утери гидравлического масла (антифриза) к материальной ответственности одновременно привлекаются два работника. Одновременное привлечение к материальной ответственности возможно:
в случае совместного причинения вреда,
в случае наличия заключенного с работниками договора о полной бригадной материальной ответственности.
Во втором случае привлечение нескольких работников к ответственности солидарно возможно виду того, что невозможно разграничить ответственность каждого работника за причиненный вред, так как работу они выполняют совместно.
В первом же случае налицо именно совместное причинение вреда, то есть причинение вреда действиями (бездействием) нескольких работников, которые имеют причинно-следственную связь с наступившим ущербом. Вина в причинении ущерба каждого из таких работников очевидна.
Представляется, что в данном случае утеря гидравлического масла (антифриза) может быть совершена только одним работником, но не двумя одновременно. Если же вину одного из них установить не удается, то в таких случаях заранее необходимо заключать договоры о полной бригадной материальной ответственности.
Общие выводы и рекомендации:
В приказах указывается ненадлежащий способ ознакомления работников с его текстом, а именно то, что приказом работники ознакомлены по телефону. В значительной части приказов какая-либо отметка об ознакомлении вообще отсутствует.
В качестве оснований в части приказов указывается личное распоряжение директора.
К приказам не приложены документы, свидетельствующие о факте причинения ущерба и о его размере.
Вместо собственной подписи директора на приказах о привлечении в материальной ответственности ставится факсимиле подписи.
За один факт причинения вреда к материальной ответственности одновременно привлекаются несколько работников.
Размер взыскания, производимого по распоряжению (приказу) руководителя, может превышать средний месячный заработок работника.
Имеют место удерживание из заработной платы сумм в виду фактов, привлечение к материальной ответственности за которые недопустимо (например, случай производственного брака).
Приказы о привлечении к материальной ответственности содержатся в папке приказов по основной деятельности. Рекомендуется сформировать отдельную папку с материалами о привлечении работников организации к материальной ответственности, в которой бы содержались не только приказы, но и иные документы в соответствии со ст. 247 ТК РФ.
На основании выявленных общих ошибок в оформлении приказов о привлечении работников к материальной ответственности рекомендуем привести порядок оформления материальной ответственности работников в соответствие с действующим законодательством.
|
