Порядок оплаты заявителями услуг, предоставляемых на базе ПО
Сотрудник ОПО, ответственный за взаимодействие с заявителем, уведомляет заявителя о том, какие из запрашиваемых Услуг являются платными.
Для оплаты заявителем Услуг, предоставляемых на платной основе, сотрудник ОПО выдает заявителю квитанции установленного образца.
Заявитель вправе оплатить квитанцию в любой банковской организации, через терминал и предоставить документы или информацию, подтверждающие внесение платы.
Порядок документооборота в процессе предоставления Услуг
Документооборот между ПО и УМФЦ по предоставлению Услуг заявителям включает в себя следующие стадии:
обработка документов, принятых от заявителя, формирование комплектов документов на получение Услуг для направления в Орган через УМФЦ;
сканирование пакета документов, направление по электронной почте в УМФЦ с использованием средств защиты информации, передача оригинала комплекта документов заявителя в филиал УМФЦ;
приём документов-результатов из Органа от УМФЦ по результатам предоставления Услуг для выдачи заявителю в ОПО.
Обработка документов, принятых от заявителя, формирование комплектов документов на получение Услуг для направления в Орган через УМФЦ:
Сотрудник ОПО обеспечивает формирование комплекта документов заявителя для направления в Орган через УМФЦ на предоставление запрашиваемой Услуги.
Комплект документов обращения оформляется в виде специальной папки запроса синего цвета с индивидуальным уникальным номером и информацией об ОПО, в котором сформировано обращение, содержащей:
а) расписку в получении документов от заявителя;
б) документы, требуемые для предоставления Услуги: заявление и прилагаемые к нему в соответствии с регламентом документы, принятые от заявителя.
Сканирование пакета документов, направление по электронной почте в УМФЦ с использованием средств защиты информации:
Сотрудник ОПО принимает документы заявителя с использованием АИС ПО, обеспечивает их сканирование и копирование, а также формирует и выдаёт заявителю расписку о приёме документов. В случае предоставления неполного комплекта документов сообщает об этом заявителю и делает соответствующую пометку в расписке (за исключением случаев, предусмотренных административными регламентами, о возможности отказа в приёме заявления с неполным комплектом документов). После окончания приёма документов направляет их в МФЦ с использованием АИС ПО.
В случае отсутствия замечаний по качеству и комплектности документов сотрудник УМФЦ информирует сотрудника ОПО посредством электронных каналов связи о возможности направления в филиал УМФЦ оригинального пакета документов.
Передача оригинала комплекта документов заявителя в УМФЦ:
Доставка в УМФЦ оригинального пакета документов должна быть осуществлена не позднее следующего рабочего дня со дня получения документов от заявителя.
Транспортировка запросов между ОПО и УМФЦ осуществляется в контейнерах по согласованию с УМФЦ. Сотрудник ОПО осуществляет формирование контейнеров для отправки в сроки, учитывающие время отправки курьера и время транспортировки контейнеров в УМФЦ.
Сотрудник ОПО регистрирует отправку папок запросов в АИС ПО и кладёт их в контейнер для отправки в УМФЦ, группируя по Органам. Когда контейнер заполняется, сотрудник ОПО распечатывает ведомость папок запросов, упакованных в контейнер (в двух экземплярах), по форме, установленной приложением № 1* к настоящему Регламенту, в которой указывается ОПО, совершающий отправку, Филиал УМФЦ, в который должны быть направлены комплекты документов, Орган, предоставляющий услугу, перечень передаваемых в УМФЦ комплектов документов, номера обращений заявителей, дата отправки комплектов документов, входящие номера обращений и дата приема комплектов документов в УМФЦ, а также иные необходимые сведения, подписывает ведомости и кладёт их в контейнер. После этого сотрудник ОПО опечатывает контейнер таким образом, чтобы предотвратить доступ к его содержимому третьим лицам. Опечатанный контейнер сотрудник ОПО передает курьеру ПО (Далее – курьер) и распечатывает ведомости передачи контейнеров для доставки в УМФЦ в двух экземплярах по форме, установленной приложением № 2* к настоящему Регламенту. Сотрудник ОПО и курьер расписываются в ведомости для фиксации факта приема-передачи контейнеров и оставляют себе по одному ее экземпляру.
Для фиксации факта приема-передачи контейнеров курьером в УМФЦ, сотрудник ОПО распечатывает два дополнительных экземпляра ведомости со списком контейнеров, подлежащих транспортировке, и передает их курьеру. При получении контейнеров сотрудник УМФЦ расписывается в ведомости со списком контейнеров.
При получении контейнеров сотрудник УМФЦ вскрывает их в присутствии курьера, проверяет наличие комплектов документов по ведомости папок запросов, вложенной в контейнер, состав переданных комплектов и подписывает два экземпляра ведомости, один из которых возвращает курьеру для передачи в ОПО. Если обнаруживается расхождение между перечнем фактически передаваемых комплектов документов и перечнем комплектов документов, указанных в ведомости, либо комплект документов не содержит полного перечня документов, необходимых для предоставления Услуги (при отсутствии в расписке указания, что заявитель настоял на передаче документов в Орган в таком составе), то специалист УМФЦ отмечает в двух экземплярах ведомости, какие комплекты/документы в комплектах отсутствуют, после чего подписывает оба экземпляра ведомости, один из которых возвращает курьеру. Комплекты документов, в которых был обнаружен неполный состав документов, возвращаются в ОПО с указанной ведомостью.
Действия сотрудника УМФЦ, описанные в п. 6.4.5 настоящего Регламента, должны быть выполнены в день доставки контейнеров сразу после прибытия курьера в УМФЦ.
После передачи контейнеров в УМФЦ курьер обязан не позднее рабочего дня, следующего за днем доставки документов в УМФЦ, вернуть сотруднику ОПО ведомость папок запросов, переданных в УМФЦ и комплекты документов, не принятых в УМФЦ.
Под рабочими днями Стороны понимают общие рабочие дни УМФЦ и ОПО.
Обработка запросов по обращениям и недокументарных результатов Услуг, поступивших из Органа.
Если в ходе обработки заявления на предоставление Услуги Орган выясняет, что требуется запросить дополнительные данные у заявителя, либо требуется присутствие заявителя, и информирует об этом УМФЦ, специалист УМФЦ или сотрудник ОПО (после его уведомления специалистом УМФЦ) осуществляет связь с заявителем с использованием контактных данных, указанных при обращении, и информирует заявителя о необходимости предоставления требуемых сведений. Информация о требовании Органа также доводится в ОПО по электронным каналам связи не позднее 2 рабочих часов с момента получения указанной информации специалистом УМФЦ. Данная информация вносится в АИС ПО для контроля донесения документов заявителем. Донесенные документы доставляются в УМФЦ в порядке, установленном п. 6.4 настоящего Регламента.
Если действующим законодательством, регулирующим порядок предоставления Услуги, не предполагается выдача документов заявителю по результатам предоставления услуги, то специалист УМФЦ, в случае получения уведомления из Органа о принятии решения по предоставлению Услуги, уведомляет о принятом решении ОПО для извещения заявителя, либо самого заявителя, используя контактные данные, указанные заявителем при обращении. Информация о принятом Органом решении также доводится в ОПО посредством электронных каналов связи не позднее 2 рабочих часов с момента получения указанной информации специалистом УМФЦ. Данная информация вносится в АИС ПО и обращение заявителя закрывается.
В случае, если в порядке взаимодействия, установленном Соглашением, не предусмотрена выдача результата услуги через УМФЦ/ОПО, обращение заявителя, зарегистрированное в АИС ПО, закрывается специалистом.
Приём документов из Органа по результатам предоставления услуг
Документы, предназначенные к выдаче через ОПО, передаются специалистом УМФЦ через курьера в ОПО по ведомости ежедневно по графику, установленному для обмена документами по согласованию с УМФЦ. В случае, если пересылка документов осуществляется нерегулярно ввиду отсутствия большого потока обращений, после поступления результата услуги из Органа специалист УМФЦ уведомляет сообщением, отправленным по электронной почте, либо посредством телефонной связи специалиста ОПО о необходимости направления курьера для выборки папок с результатами Услуг.
Транспортировка пакетов с результатом Услуги (далее – папки с ответами) из УМФЦ в ОПО осуществляется в специальных контейнерах.
Сотрудник УМФЦ кладёт папки с ответами в контейнер для отправки в ОПО. Для каждого ОПО формируется отдельный набор папок или контейнер. Сотрудник УМФЦ распечатывает ведомость папок ответов, передаваемых в ОПО (в двух экземплярах), в которой указывается наименование ОПО, перечень передаваемых в ОПО папок с ответами, номера обращений заявителей, дата отправки папок с ответами, входящие номера папок ответов и дата их приема в ОПО, а также иные необходимые сведения, подписывает ведомости и кладёт их в контейнер или передаёт вместе с папками. В случае использования контейнера сотрудник УМФЦ опечатывает контейнер. Опечатанный контейнер или набор папок сотрудник УМФЦ передает курьеру и распечатывает ведомости передачи для доставки в ОПС в двух экземплярах по форме, установленной приложением № 2* к настоящему Регламенту. Сотрудник УМФЦ и курьер расписываются с ведомости для фиксации факта приема-передачи и оставляют себе по одному ее экземпляру. Курьер обеспечивает доставку полученного в ОПО.
Для фиксации факта приема-передачи контейнеров курьером в ОПО сотрудник УМФЦ, распечатывает два дополнительных экземпляра ведомости со списком контейнеров, подлежащих транспортировке, и передает их курьеру. При получении контейнеров сотрудник ОПО расписывается в ведомости со списком контейнеров и передает один ее экземпляр курьеру.
При получении контейнеров сотрудник ОПО в присутствии курьера вскрывает контейнеры, проверяет наличие папок с ответами по ведомости, вложенной в контейнер, и подписывает оба экземпляра ведомости, один из которых возвращает курьеру для передачи в УМФЦ. Если обнаруживается расхождение между перечнем фактически передаваемых папок с ответами и перечнем папок с ответами, указанных в ведомости, то сотрудник ОПО отмечает в экземплярах ведомости, какие папки с ответами отсутствуют, после чего подписывает экземпляры ведомости, один из которых возвращает курьеру
для передачи в УМФЦ. Подписанный сотрудником ОПО экземпляр ведомости должен быть передан в УМФЦ курьером не позднее дня, следующего за днем вручения.
В случае, если порядком предоставления Услуги предусмотрена необходимость подписания заявителем промежуточных документов (договоров, актов, оплаты по квитанциям и т.д.), документооборот по указанным промежуточным результатам Услуги и дальнейшему возврату документов с Органом осуществляется в порядке, установленном пунктами 6.2, 6.4 и 6.6 настоящего Регламента, а выдача документов заявителю и прием их от заявителя в порядке пунктов 4.8 и 7 настоящего Регламента.
Выдача заявителям результатов предоставления услуг
Факт поступления в ОПО папок с ответами регистрируется специалистом ОПО в АИС ПО не позднее 2 рабочих часов с момента их доставки курьером.
Документ, подготовленный Органом по результатам предоставления Услуги, выдаётся заявителю при его обращении в ОПО. Заявителю передаются все документы, подготовленные Органом по результатам предоставления запрошенных заявителем Услуг, в том числе мотивированный отказ в предоставлении Услуги, промежуточный ответ, а также документы, подлежащие возврату заявителю по завершении предоставления Услуг.
Проверка наличия фактов несвоевременного направления из органа осуществляется сотрудником ОПО ежедневно. В случае, если срок выдачи результата Услуги заявителю подошел, а папка с ответом в ОПО не доставлена, сотрудник ОПО не позднее дня, предшествующего дню выдачи результата, информирует заявителя о его отсутствии и дополнительном информировании при поступлении. В данном случае, специалист ОПО в течение одного рабочего дня с момента поступления в ОПО результата по обращению заявителя связывается с заявителем и информирует его о возможности забрать документы. Информирование в соответствии с настоящим пунктом может осуществляться посредством рассылки смс-сообщений, сообщений по электронной почте на адрес, указанный заявителем, или посредством телефонной связи.
Для выяснения обстоятельств нарушения сроков предоставления Услуги заявителю, а также в случае необходимости выяснения иных обстоятельств, имеющих значение для предоставления Услуги надлежащим образом, сотрудник ОПО связывается с УМФЦ посредством телефонной связи.
Еженедельно по понедельникам специалистом ОПО из АИС ПО формируется реестр обращений за прошедшую неделю, ответ по которым не выдан Органом своевременно. Данный реестр направляется в УМФЦ.
Выдача документов специалистом ОПО производится заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность, либо представителю заявителя при предъявлении документов, подтверждающих представительство и документа, удостоверяющего личность.
При выдаче документов заявителю специалист ОПО берёт с заявителя расписку в получении документов, в которой указываются все документы, передаваемые заявителю и дата передачи документов, а также лицо, их принявшее. Расписка распечатывается из АИС ПО. Один экземпляр расписки остается в ОПО, один – передается заявителю в подтверждение передачи документов.
Хранение документов
Невостребованные заявителем документы, подготовленные Органом по результатам предоставления услуги, либо мотивированный отказ в предоставлении услуги, выданный Органом, хранятся в ОПС в течение 6 месяцев с даты его получения ОПС. По истечении данного срока документы передаются по ведомости в УМФЦ в порядке, установленном п. 6.4 настоящего Регламента, для хранения в архиве УМФЦ/Органа. Дальнейшее вручение комплекта документов осуществляется силами УМФЦ/Органа.
Расписки в получении документов заявителем сканируются специалистом ОПС и сохраняются на выделенном диске сервера по номеру обращения заявителя. Оригиналы расписок хранятся в ОПС.
Отказ заявителя от получения запрашиваемой услуги
Заявитель может отказаться от получения запрашиваемой Услуги на любой стадии процесса предоставления этой услуги, для этого заявитель должен обратиться в ОПО с заявлением в произвольной форме, адресованным Органу, в соответствии с нормами регламента предоставления Услуги о прекращении процесса получения Услуги.
Специалист ОПО:
Выясняет у заявителя, от каких услуг заявитель отказывается;
Информирует заявителя на основании текущего состояния предоставления Услуги, в какие сроки будет приостановлено предоставление услуг и произведен возврат документов, а также имеется ли возможность для приостановления;
Регистрирует в АИС ОПО прием заявления об отказе от Услуги.
Заявитель составляет заявление и передает его специалисту ОПО. Специалист ОПО формирует в АИС ПО и предоставляет заявителю для подписания расписку в приеме заявления на отказ от Услуги в двух экземплярах, один из которых возвращается специалисту ОПО.
Заявление на отказ от Услуг с приложением экземпляра расписки в приеме заявления ОПО в течение 1 рабочего дня с момента обращения заявителя передается курьеру для доставки в УМФЦ для последующего перенаправления в Орган по ведомости в соответствии с порядком, установленным п. 6.4 настоящего Регламента, в специальном конверте, помещаемом в контейнер.
Специалист ОПО в течение одного рабочего дня с момента поступления в ОПО документов заявителя связывается с заявителем и информирует его о возможности забрать документы. Документы возвращаются заявителю под расписку по форме согласно приложению № 3*, один экземпляр которой передается в УМФЦ в порядке, установленном п. 8.2 настоящего Регламента.
|
