Методические рекомендации. Ижевск, 2013г
Скачать 484.25 Kb.
|
Хранение и учет личных дел работников Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа. Личные дела включаются в номенклатуру дел кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения. Срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работник. Личные дела хранятся в кадровой службе (в приспособленном для этой цели помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив. Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов (сведений) от хищения (разглашения). С этой целью личные дела следует хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу. На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. Выдача личных дел работников во временное пользование Выдача личных дел работникам организации во временное пользование для ознакомления с внесенными в него сведениями может производиться с разрешения руководителя кадровой службы. О выдаче дела составляется акт, один из экземпляров которого передается вместе с делом (документом) представителю запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в делах предприятия до возвращения дела (документа) в место хранения. Выдача во временное пользование для включения в личные дела новых документов, внесения записей и т.п. производится только на время, которое фактически необходимо для выполнения соответствующих действий, согласно списку лиц, имеющих право на получение личных дел, утвержденным руководителем организации. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале (карточке). Работа (ознакомление) с личными делами производится в специально отведенном для этих целей помещении, а время работы (ознакомления) должно ограничиваться пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня лицо, ответственное за обращение с личными делами, обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо, принять меры к их возвращению или розыску. Ознакомление работника под расписку с личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за обращение с личными делами). Ознакомление сотрудников с личными делами производится не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ. В процессе ознакомления с личным делом сотрудникам организации запрещается: - производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях личного дела; - вносить в личное дело новые записи; - извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые; - задерживать у себя личное дело сверх предоставленного для ознакомления времени. При выявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного дела сотрудник вправе заявить об этом в кадровую службу организации. К заявлению целесообразно приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведенные записи, либо копии документов (для замены устаревших). Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения руководителя организации с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание» внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель (карта-заместитель) с указанием даты и причин изъятия с росписью лица, выдавшего документ, и росписью лица, получившего его во временное пользование. В целях обеспечения контроля за сохранностью личных дел в организации ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным) производится проверка их наличия и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются в акте, который после утверждения председателем проверочной комиссии представляется руководителю организации. Оформление личных дел работников при передаче в архив Оформление личных дел для передачи в архив производится кадровой службой при методической помощи соответствующего архива. Эта процедура включает: - подшивку (переплет) дел; - уточнение нумерации листов дела; - составление листа-заверителя; - составление (уточнение) внутренней описи; - внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела. С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется: - объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения); - располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника; - снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения). Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно представителем архива проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются кадровым органом предприятия. Передача и прием производятся по описи, с простановкой отметок о наличии личных дел. Ведение личных дел работников должно осуществляться по строгим правилам, изложенным в этой статье, даже теми работодателями, для которых эта работа не является обязательной. Однако эти правила не распространяются на те папки (дела), которые носят названия «личная папка», «личный файл» или «досье» вместо «личное дело». При этом кадровику важно помнить: - в любом случае, независимо от названия, в этих папках содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все правила, предусмотренные ТК РФ, по защите персональных данных; - трудовые договоры могут храниться в личном деле работника, но никак не в личном файле и т.п. Трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел, должны формироваться в самостоятельное дело «Трудовые договоры с работниками». Работа с обращениями граждан На основании решения Городской думы города Ижевска от 30.10.2007 N 320 "Об утверждении Муниципальной целевой программы "Административная реформа в муниципальном образовании "Город Ижевск" на 2008 - 2009 годы", распоряжения Администрации города Ижевска от 19.08.2008 N 265 "О порядке разработки и утверждении административных регламентов исполнения муниципальных функций и административных регламентов предоставления муниципальных услуг в городе Ижевске", руководствуясь Уставом города Ижевска был утвержден постановлением Администрации города Ижевска от 29.05.2009 г. № 460 Административный регламент муниципальной функции "Организация рассмотрения обращений граждан в Администрации города Ижевска". Регламент устанавливает единый порядок исполнения Администрацией города Ижевска и ее должностными лицами, а также структурными подразделениями муниципальной функции "Организация рассмотрения обращений граждан в Администрации города Ижевска". Ответ дается в течение 30 календарных дней со дня регистрации обращения, если не установлен более короткий контрольный срок исполнения. Обращения, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения, и т.д.) не регистрируются и ответы на них не даются. Должностное лицо (автор резолюции): - рассматривает обращение в течение 3-х дней; - принимает решение по исполнению обращения; - дает поручение (накладывает резолюцию). О процедуре награждения педагогических и руководящих работников образовательных учреждений. В 2010 году были приняты основные документы по совершенствованию наградной системы:
Каждое награждение должно обеспечиваться финансово. В положениях о той или иной грамоте оговаривается денежное вознаграждение награжденного. Поэтому обращаю Ваше внимание на то, что ходатайствующее о награждении образовательное учреждение может выплатить премию награжденному за счет собственных средств, если данное положение содержится в нормативных документах.
Награждение педагогических и руководящих работников государственными и отраслевыми наградами осуществляется по ходатайству администрации образовательного учреждения. Кандидатура награждаемого рассматривается на общем собрании трудового коллектива. Решение оформляется протоколом и № протокола заносится в наградной лист. В случае отсутствия у лица основного места работы (пенсия, совместитель) ходатайства возбуждаются в коллективах соответствующих общественных организаций. При этом при представлении к награждению граждан за деятельность, не связанную с их основной работой, вопрос о награждении должен быть в обязательном порядке рассмотрен в коллективе по месту основной работы. Пример ходатайства на имя Главы муниципального образования «Город Ижевск». Главе муниципального образования «Город Ижевск» А.А. Ушакову Уважаемый Александр Александрович! Общее собрание (педагогический совет, администрация ….) ходатайствует о согласовании наградных документов Иванова Ивана Ивановича (Ф.И.О. полностью), учителя физической культуры (должность), муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа № 222» (наименование учреждения) на присвоение Почетного звания «Заслуженный работник народного образования Удмуртской Республики» (на награждение Почетной грамотой Правительства Удмуртской Республики (вид награды)) за многолетний добросовестный труд, успехи в деле обучения и воспитания подрастающего поколения (пр…). Директор ___________ Согласовано: Согласовано: Глава Администрации Начальник Управления ______________ района образования Администрации города Ижевска _________ /__________/ ____________ Петрова С.Г. «___»________________ «___»___________________ Данное ходатайство необходимо при оформлении наградных документов на награждение Почетной грамотой Удмуртской Республики, Почетной грамотой Государственного Совета Удмуртской Республики, Почетной грамотой Правительства Удмуртской Республики, при занесение на Доску Почета Удмуртской Республики, а также при выдвижении кандидатур на присвоение Почетных званий Удмуртской Республики и Российской Федерации, орденов и медалей Российской Федерации. Для ведомственных наград необходимо предоставлять ходатайство на имя начальника Управления образования Администрации города Ижевска. Если же выдвигается кандидатура на награждение Почетной грамотой Администрации города Ижевска, то ходатайство пишется на имя Главы Администрации города Ижевска Агашина Д.В. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | И 883 Использование активных и интерактивных образовательных технологий: метод рекомендации. / авт сост. М. Г. Савельева, Т. А. Новикова,... | | Праительства РФ от 01. 11 2013г.,порядка организации и осуществления образовательной деятельности по основным программам профессионального... |
 | Методические рекомендации призваны оказать помощь руководителям, преподавателям и лицам, ответственным за пожарную безопасность в... | | Председатель Комиссии, заместитель Председателя Правительства Удмуртской Республики Н. А. Харина |
| Ижевск, ул. Камская, 6 «А», тел. /факс 66-64-34, инн 1835036961; e-m: school36 | | ... |
| Федерального закона от 05. 04. 2013г. №44-фз «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных... | | Федерального закона от 05. 04. 2013г. №44-фз «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных... |
| Федерального закона от 05. 04. 2013г. №44-фз «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных... | | Камешкирского района Пензенской области от 06. 12. 2011г. №824-153/2, от 27. 02. 2012г. №882-158/2, от 05. 09. 2012г. №104-11/3,... |