Ежегодно конкретная номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года на следующий год сотрудником, ответственным за делопроизводство. После одобрения экспертной комиссией общеобразовательного учреждения, номенклатура дел утверждается руководителем учреждения и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Один раз в три года, а также в случае изменений в структуре, функциях и составе документов общеобразовательного учреждения, конкретная номенклатура дел образовательного учреждения, являющегося источником комплектования муниципального архива, согласовывается с ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики. Номенклатуры дел общеобразовательных учреждений, не являющихся источниками комплектования муниципальных архивов, согласовываются с ЭК (ЦЭК) управлений (отделами) образования и утверждаются директором образовательного учреждения.
Конкретная номенклатура дел общеобразовательного учреждения составляется по унифицированной форме, в которой каждая графа имеет свое название и требует правильного заполнения. Форма индивидуальной номенклатуры дел определена «Основными правилами работы архивов организаций» и имеет следующие графы:
Графа №1 «Порядковый номер» служит для суммарного учёта количества дел, заведённых в делопроизводстве (составление этой графы носит рекомендательной характер).
В графе №2 «Индекс дела» проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из цифрового обозначения раздела номенклатуры дел общеобразовательного учреждения и порядкового номера дела в пределах её раздела. Порядок индексирования закрепляется в инструкции по делопроизводству. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, группы цифр индекса разделяются дефисом (тире).
В графу №3 «Заголовки дел» включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен чётко и в обобщённой форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Графа № 4 «Количество дел» заполняется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. Если количество документов с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения превышает 250 листов, то дело делят на тома (части) и сведения об этом фиксируются в графе №4.
Графа 5 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указываются сроки хранения дел со ссылкой на статьи ведомственного перечня или перечня типовых управленческих документов. Название перечня документов, использованного при определении сроков хранения документов, указывается на первом листе индивидуальной номенклатуры дел. Решения ЭПК-ЭПМК Комитета к срокам хранения дел проставляются также в графе «срок хранения, номер статей по Перечню» (Решение ЭПМК Комитета от 30.03.2007 г. № 3 (п.9).
В том случае, если в типовом и ведомственном перечнях отсутствуют отдельные категории документов, то сроки их хранения определяет специалист, и представляет на согласование членам постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) общеобразовательного учреждения, а затем в установленном порядке информация об установлении сроков хранения направляется на рассмотрение ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.
Графа 6 «Примечание». В течение года в этой графе делаются отметки:
- о переходящих делах;
(дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими», и их заголовки переносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом);
- о передаче дел в архив;
- о передаче дел в другую организацию для продолжения и т.д.;
- об уничтожении дел;
- о переносе информации с традиционного носителя на электронный делается пометка с указанием индекса машиночитаемого документа;
- вносятся все указания к статье соответствующего перечня, относящиеся к той или иной статье.
В графе «Примечание» можно указать ФИО ответственного за ведение дел.
Если в течение года в учреждении возникают новые документируемые участки работы и непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в конкретную номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе индивидуальной номенклатуры дел оставляются 1-2 резервных номера.
Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2012 году, начинается с 1 января 2013 года.
Дело должно содержать до 250 листов, не допускается формирование в одно дело документов неисполненных, с различными сроками хранения, более одного экземпляра, а также документов, содержание которых не соответствует заголовку.
Конкретная номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учётным документом в делопроизводстве, а в архиве общеобразовательного учреждения используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
По окончании календарного года, на который была составлена конкретная номенклатура дел, в конце её в итоговой записи ответственным за делопроизводство лицом подводится итог количества отложившихся в истекшем году дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного сроков хранения, а также дел, переходящих на следующий год. Источниками комплектования муниципальных архивов сведения о заполненной итоговой записи к конкретной номенклатуре дел передают ответственному за архив для составления паспорта архива, о чём в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровка его подписи.
В Управлении образования создана и работает постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и, как его составляющей – Архивного фонда Удмуртской Республики, образующихся в процессе деятельности Управления образования Администрации города Ижевска и осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) подведомственных организаций.
Документы по кадровому делопроизводству
Кадровое делопроизводство - отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения, фиксирующая информацию о наличии и движении персонала, в результате этого кадровые процедуры приобретают документальное оформление.
Под кадровой документацией подразумевается большой перечень документов, которые содержат информацию о работниках, деятельности предприятия и его кадровой службы.
В состав документации по личному составу входят различные виды документов:
- организационные (штатное расписание, положение о персонале, должностная инструкция, правила внутреннего распорядка и т.д.);
-распорядительные (приказы по личному составу);
- информационно - справочные (докладные и объяснительные записки, справки, акты);
- персональные документы (трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии);
- учетные документы (личные карточки Т-2, личный листок по учету и т.д.);
- плановые документы (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);
- отчетно-статистические документы (по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.).
Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях. Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников.
Приказы по личному составу бывают:
- индивидуальными, которые содержат информацию только об одном сотруднике;
- групповыми – когда на предприятии в течение одного дня оформляется большое количество приказов.
Как лучше написать и оформить приказ?
Использовать действующие унифицированные формы документов. Это позволит избежать ошибки, как при разработке содержательной части документа, так и при его оформлении.
Унифицированные формы приказов определяются Постановлением…..
В унифицированные формы первичной учетной документации при необходимости можно вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты, имеющиеся в формах, не должны меняться (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
При отсутствии утвержденной Госкомстатом России унифицированной формы приказа по личному составу (например, при издании приказов об изменении биографических данных работников, о применении дисциплинарных взысканий и в других случаях) используются бланки, на которых оформляются приказы по основной деятельности.
Тексты приказов, не имеющих унифицированной формы, составляются по усмотрению организации.
К основным документам кадровой документации относятся: книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним, книга учета личного состава работников ОУ, книга приказов по кадрам, трудовые книжки, личные дела работников, личные карточки формы Т-2, трудовые договора сотрудников и дополнительные соглашения к ним, должностные инструкции.
Личное дело работника образовательной организации- это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Ведение личных дел работников не является обязательным в отношении всех категорий работодателей. Порядок обращения с личными делами работников целесообразно закрепить в соответствующей инструкции.
Формирование личных дел работников
Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.
Формирование личного дела производится непосредственно после приема (перевода) работника на должность, должность. В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:
Наряду с этими документами в личное дело включаются некоторые специфические виды документов:
- список научных трудов и изобретений; выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей);
- выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.
В дальнейшем в личное дело включаются документы:
- подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о браке);
- характеризующие деловые, политические и личные качества работника: характеристика, отзывы, аттестационные листы, копии актов ревизий и др.
Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.
Основу личного дела составляют «Личный листок по учету кадров» и «Дополнение к личному листку». Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе и др. Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу. При его заполнении используются оригиналы документов.
На все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок.
Сведения обо всех изменениях, происшедших после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отражаются в дополнении к личному листку (анкете).
Дополнение к личному листку включает: Ф.И.О., два раздела, каждый из которых имеет табличную форму. Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел.
Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица.
В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения личных дел используются сейфы или специальные шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве по алфавиту фамилий работавших.
С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в отдельную папку.
Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы (например, документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий) и т.п.). Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии сотрудника и т.п.
При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью:
- личному делу присваивается учетный номер;
- производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела;
- в личное дело вкладывается внутренняя опись.
Необходимо иметь в виду, что в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) запрещается при приеме на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.
Ведение личных дел работников
Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в компании (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами конкретной компании). Ведение личного дела предусматривает:
- ведение записей в соответствующих разделах личного дела;
- помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;
- изъятие документов, надобность в которых миновала ;
- периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.
Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.
Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности.
Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи. Обложка личного дела, как и обложки дел постоянного хранения, составляется и оформляется по форме установленной ГОСТом 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №1411). На обложке личного дела указываются полностью: наименование организации, заголовок дела, фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, проставляется индекс дела, порядковый номер дела (как правило - табельный номер). Под этим номером личное дело регистрируется в «Книге (Журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.
Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.
|
