Методические указания к практическим работам дисциплины Документационное обеспечение управления
Скачать 0.73 Mb.
|
Задание 4. Представьте наглядно организационную структуру канцелярии крупной организации. Для этого воспользуйтесь учебником М.И. Басакова «Делопроизводство» глава 8. Приложение 1 Примерное положение о структурном подразделении по делопроизводству
1. Общие положения 1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю. 1.2. В состав службы ДОУ, как правило, включаются отдел делопроизводства (приемная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), канцелярия (экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем граждан, отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив. 1.3. Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Положения. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются. 1.4. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления. 1.5. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля. 1.6. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования. 2. Цели и задачи службы ДОУ Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи: - совершенствование форм и методов работы с документами; - обеспечение единого порядка документирования, организация работы с документами, построение поисковых систем; - контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами; - сокращение документооборота, количества форм документов; - разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации; - участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров. 3. Функции службы ДОУ В соответствии с возложенными задачами в функции службы ДОУ входит следующее: 3.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений. 3.2. Осуществление обработки, регистрации документов и учебно-справочной работы по документам. 3.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству. 3.4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам. 3.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов. 3.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документов информации. 3.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан. 3.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях. 3.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины. 3.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив. 3.11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации. 3.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции. 3.13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация. 4. Права и ответственность службы ДОУ 4.1. Служба ДОУ имеет право: 4.1.1. Осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе и принимать к этому соответствующие меры. 4.1.2. Требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации и контролировать выполнение этих правил. 4.1.3. Запрашивать у структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы. 4.1.4. Проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер. 4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства. 4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований. 4.1.7. Совместно с ВЦ определять процессы документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации. 4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции. 4.1.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников. 4.1.10. Вносить руководству предложения о применении административных мер во всех случаях нарушений подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами. 4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними. 4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий. 4.2. Служба ДОУ несет ответственность за: 4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации. 4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников. 5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями 5.1. Со структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения. 5.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов. 5.3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствованием стиля и методов работы с документами. 5.4. Со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ. 5.5. С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий и применения средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдения требований нормативно-методических документов.
Приложение 2 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ секретаря-референта 1. Общие положения 1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором. 1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности. 1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия. 1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется: - законодательными актами РФ; - Уставом предприятия; - Положением о функциональных службах предприятия; - приказами (указаниями) руководства предприятия; - нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства; - настоящей должностной инструкцией. 1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов. 1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами: - перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности; - организации работы с документами, составления документации; - организации управленческого труда; - применения средств вычислительной и организационной техники; - перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера; - культуры труда и служебной этики; - охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты. 2. Функции На секретаря-референта возлагаются следующие функции: 2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия. 2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия. 2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия. 2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства. 2.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу). 3. Должностные обязанности Секретарь-референт должен: 3.1. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации. 3.2. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия. 3.3. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественно их выполнение. 3.4. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения. 3.5. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.п.). 3.6. Вести прием посетителей. 3.7. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия: - оформление приказов по личному составу; - оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел; - оформление трудовых книжек; - оформление и ведение трудовых контрактов (договоров); - оформление командировочных документов; - оформление листов нетрудоспособности; - ведение табеля учета рабочего времени; - выдача справок о трудовом стаже и зарплате. 3.8. Обеспечивать выполнение машинописных и копировальных работ. 3.9. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия. 3.10. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение. 3.11. Выполнять отдельные поручения руководства, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия. 4. Права Секретарь-референт имеет право: 4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства. 4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия. 4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготавливаемых с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ Р 6.30-97), международных правил оформления документов (ISO). 4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции. 4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники. 4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в процессе деятельности предприятия. 4.7. Работать с документами, имеющими гриф "Для служебного пользования". 4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции. 4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству. 5. Ответственность Секретарь-референт несет ответственность за: 5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия. 5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов. 5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Для служебного пользования". 5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ И МЕТРОЛОГИИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 3 марта 2003 г. N 65-ст |
Похожие:
 | Методические указания предназначены для преподавателей и студентов экономико-правового отделения очной и заочной форм обучения. Методические... | | Содержание аннотации методические указания к выполнению домашней контрольной работы по дисциплине «Документационное обеспечение управления»... |
| «Документационное обеспечение управления» студентами заочного отделения специальности 030503 «Правоведение» | | Документационное обеспечение управления социально-культурным сервисом и туризмом: методические указания по выполнению лабораторных... |
| «Документационное обеспечение управления» предназначены для реализации Федерального государственного образовательного стандарта по... | | ... |
| «Технология продукции общественного питания». Дисциплина "Документационное обеспечение управления" является общепрофессиональной... |  | Методическое пособие предназначено для студентов учреждений среднего профессионального образования для специальностей социально-экономического,... |
| Предлагаемая рабочая тетрадь составлена в соответствие с рабочей программой дисциплины «Документационное обеспечение управления»... | | «Организация и документационное обеспечение управления персоналом» для студентов очной и заочной форм обучения специальности 350800... |