Н. А. Кривошеева документационное

Скачать 0.51 Mb.

Название	Н. А. Кривошеева документационное
страница	1/4
Тип	Методические указания

filling-form.ru > Бланки > Методические указания

1 2 3 4

Министерство образования и науки Российской Федерации

УНИВЕРСИТЕТСКИЙ КОЛЛЕДЖ

федерального государственного бюджетного образовательного учреждения

высшего образования

«Оренбургский государственный университет»

Экономико-правовое отделение

Н.А.Кривошеева

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ

ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Состав и оформление реквизитов

организационно-распорядительной документации по ГОСТ Р 6.30-2003.

Бланки документов

Оренбург

2016

УДК 651.4 (075.32)

ББК 65.050.2я723

К82

Рецензент - профессор кафедры ГиМУиМ ОГУ Г.Г. Аралбаева

Кривошеева, Н.А.

К 82 Документационное обеспечение управления: состав и оформление

реквизитов организационно-распорядительной документации по ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки документов / Н. А. Кривошеева; Оренбургский гос. ун-т. – 2-е изд., перераб.и доп. – Оренбург: ОГУ, 2017. – 48 с.

Методические указания предназначены для преподавателей и студентов экономико-правового отделения очной и заочной форм обучения. Методические указания позволяют проводить как теоретические, так и практические занятия по дисциплины «Документационное обеспечение управления».

В методических указаниях рассмотрены примеры оформления реквизитов согласно ГОСТ Р 6.30-2003, также приводятся границы зон расположения реквизитов на различных видах бланков. Расположение основных реквизитов на примере конкретного документа и таблица с обобщенным материалом помогут студентам при выполнении практических работ и домашних заданий. Для проверки уровня усвоения материала приведены тестовые материалы.

УДК 651.4 (075.32)

ББК 65.050.2я723

© Кривошеева Н.А., 2017

© ОГУ, 2017

Содержание

Введение………………………………………………………………………………… 4

1 Понятие ОРД, состав и схемы расположения реквизитов………………………… 6

2 Бланки документов и их виды. Требования к бланкам

служебных документов………………………………………………………………. 13

2.1 Общий бланк……………………………………………………………………… 15

2.2 Бланк письма……………………………………………………………………… 16

2.3 Бланк конкретного вида документа…………………………………………… … 16

2.4 Бланк должностного лица……………………………………………………… … 17

3 Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов…….. 17

4 Контрольные вопросы для закрепления…………………………………………… 36

5 Тестовые задания…………………………………………………………………. .. 37

Список использованных источников……………………………………………….. 41

Приложение А Расположение реквизитов и границы зон

на формате А4 углового бланка………………………………………………………. 42

Приложение Б Расположение реквизитов и границы зон

на формате А4 продольного бланка………………………………………………….. 43

Приложение В Расположение основных реквизитов документа

на формате А4 углового бланка……………………………………………………..... 44

Приложение Г Основные требования к оформлению

реквизитов документов………………………………………………………………... 45

Введение

Настоящие методические указания предназначены для реализации требований к минимуму содержания и уровню подготовки студентов-выпускников по специальностям Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям), Банковское дело, Правовое и социальное обеспечение, Земельно-имущественные отношения.

Указания опираются на действующую общегосударственную нормативную базу, обобщает опыт преподавания дисциплины «Документационное обеспечение», объединяет материалы различных изданий.

Опыт и практика показывают, что правильно организованное делопроизводство предоставляет возможность получения реальной картины деятельности любого предприятия и способствует более эффективному его управлению. К наиболее важной из них относятся происходящие в последнее десятилетие революционные изменения в области средств общения между людьми и внедрение информационных технологий.

В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда и как его результат. Поэтому эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами.

С документированием связана деятельность всех работников аппарата управления – от исполнителей до руководителей всех уровней. Любые сколько-нибудь важные решения требуют документального оформления.

Система делопроизводства тем эффективнее, чем меньше видов документов и чем менее разнообразен их внешний вид. Документы с фиксированным расположением наименования организации, кодов по различным классификаторам, удостоверяющей подписи и других реквизитов облегчают работу с документом в части анализа информации и, главное, позволяют оперативно принять правильное решение по сути вопроса, изложенного в документе.

Продолжительное время в области делопроизводства действовал ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Фактически ему на смену пришел новый Государственный стандарт Российской Федерации – ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Рекомендации и образцы документов, содержащиеся в методических указаниях, могут быть использованы практическими работниками предприятий и организаций.

При подготовке методических указаний автор преследовал цель разъяснить положения нового стандарта, показать на примерах, как следует оформлять те или иные документы, образующиеся в деятельности предприятий.

1 Понятие ОРД, состав и схемы расположения реквизитов

Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место.

ГОСТ Р 51141-98 понятие ОРД трактует следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».

Область применения.

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, ОК 011-93, класс 0200000).

Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

ОРД классифицируют на три группы (в скобках приведены основные виды документов данной группы) [1]:

организационно-правовая документация (уставы, положения, правила, штатные расписания, инструкций);
распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
информационно-справочная документация, которую, в свою очередь, можно условно подразделить на:

а) оперативно-информационную (письма, телефонограммы, факсы и т.п.);

б) справочно-информационную (акты, протоколы, докладные, служебные записки и др.).

Кроме того, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) в число ОРД включает документы по личному составу (кадрам): заявления, личные карточки, приказы (распоряжения) и целый ряд других.

Оформление ОРД осуществляется в соответствии с нормами и требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

ГОСТ 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Стандарт распространяется на ОРД, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД, класс 0200000). Принят и введен в действие с 01 июля 2003.

Требования стандарта являются рекомендуемыми, что не следует истолковывать как необязательные, но как допускающие некоторые послабления в оформлении документов по сравнению с жесткими требованиями ранее действовавшими и отмененными стандартами (ГОСТ Р 6.30-97 и его предшественников ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72).

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа [2].

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.

Формуляр документа – установленный государственным стандартом размер листа бумаги, применяемой для создания документов. Формуляр, характерный для конкретного вида документов (например, акта) называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.

Состав реквизитов ОРД можно разделить на постоянные и переменные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на всех видах бланков документов (см. рисунки 1-6), переменные наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обеспечивает придание документу юридическую силу и возможность его идентификации [3].

Рисунок 1 – Образец общего бланка

Рисунок 2 – Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов

Отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы.

Рисунок 3 – Образец бланка письма с продольным расположением реквизитов

Рисунок 4 – Образец бланка должностного лица с продольным расположением реквизитов

Рисунок 5 – Образец бланка конкретного вида документа с продольным расположением реквизитов

Рисунок 6 – Образец оформления гербового бланка
Схемы расположения реквизитов ОРД (формуляры) по ГОСТ Р 6.30-2003 для наиболее широко применяемого формата А4 при угловом и продольном размещении постоянных реквизитов приведены соответственно в приложениях А и Б.

На рисунках в приложениях А и Б цифрами и от 01 до 30 обозначены реквизиты в границах зон, очерченных штриховыми линиями.

Использование штриховых линий символизирует возможность некоторого перемещения реквизитов в площади формата, связанного с колебаниями числа строк текста документа (реквизит 20).

Все поле формата, кроме разбиения на зоны размещения реквизитов, условно разделяют на три части: служебное поле документа, поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле документа.

Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепление его в средствах хранения.

Поле, для размещения углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа [4].

При подготовке и оформлении организационно-распорядительной документации в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 используют ниже перечисленные реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика (код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – печать;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Данный состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке документов в различных управленческих ситуациях может быть не одинаковым.

Образец документа с расположением основных реквизитов документа на формате А4 углового бланка приведен в приложении В.

Основные требования к оформлению реквизитов документов представлены в приложении Г.