ВЫЕЗДНЫЕ ПРАКТИКИ (ЭКСПЕДИЦИИ) Рекомендации
к организации практик, проводимых согласно рабочим учебным планам с выездом к месту проведения факультетами НИУ ВШЭ
С 2015 календарного года часть средств центрального бюджета НИУ ВШЭ, передается в распоряжение факультетов. В том числе финансирование выездных практик. Средства выделены для финансирования практик, проводимых с выездом к месту проведения (далее – Экспедиция), согласно РУП образовательных программ, реализуемых на факультетах социальных наук и гуманитарных наук.
В связи с этим меняется схема сопровождения организаций Экспедиций – эта функция передается факультетам.
Что необходимо сделать в ближайшее время и на что обратить внимание:
Декан факультета:
Определяет порядок рассмотрения заявок исходя из суммы, выделенной на эти цели факультету на 2015 год, и критерии отбора представленных заявок на проведение Экспедиций.
Определяет состав комиссии, которой будут предоставлены полномочия принятия решений о распределении средств на выездные практики. Полномочия рассмотрения могут быть предоставлены специально созданной/ одной из действующих комиссий на факультете (далее - Комиссия).
Назначает работника (одного на факультет), ответственного за техническое сопровождение оформления документации (далее – ответственный работник);
Определяет и через ответственного работника доводит до заинтересованных лиц сроки приема подготовленных департаментами/ школами заявок (рекомендуемый срок – не позднее февраля 2015 г.);
При рассмотрении заявок принимается во внимание следующее:
Экспедиция является формой полевых практических занятий, проводимых с выездом к месту проведения и включенных в таком качестве в учебный план образовательной программы (ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ - не финансируются летние школы). Исключение – могут финансироваться архивные и музейные практики, проводимые в г. Москва.
Количество участников Экспедиции определяется согласно нормативу: 1 преподаватель на 20 студентов.
Предпочтительно, чтобы руководитель Экспедиции был штатным сотрудником департамента/ школы. В противном случае (договор ГПД) невозможно командирование преподавателя.
Представленные в установленные сроки заявки со сметой расходов (образец – Приложение №4.) рассматриваются согласно утвержденной деканом факультета процедуре. Экспедиции, заявки, на организацию которых будут отобраны, получат финансовую поддержку.
Результаты рассмотрения ответственный работник направляет руководителям заявленных Экспедиций.
Примерный порядок действий
Оформление заявки
Исполнитель: Департамент/школа
Рекомендуемые действия: Оформление заявки (Приложение №4.) и подача ее ответственному работнику (по электронной почте). В заявке указывается:
• Руководитель Экспедиции;
• Ответственный за подготовку Экспедиции;
• Название Экспедиции;
• Сроки проведения (планируемые);
• Место проведения;
• Стоимость проведения Экспедиции;
• Информация о софинансировании (если есть);
• Краткое описание Экспедиции;
• Кол-во участников (планируемое): преподаватели, студенты.
Рекомендуемый срок6: до 6 марта текущего года
Примечания: Обязательным условием финансирования Экспедиций является их соответствие утвержденным РУП.
В смете расходов, которая является приложением к заявке, необходимо заполнить в обязательном порядке как минимум две таблицы: «Оплата расходов на поездку преподавателей», «Оплата расходов на поездку студентов».
Если есть необходимость включить в смету какие-либо виды расходов, не относящиеся к расходам на проезд, проживание, питание, их можно указать в разделе «Прочие расходы» (трансфер, расходные материалы, гонорары приглашенным преподавателям, др.).
Проверка заявки
Исполнитель: Ответственный работник
Рекомендуемые действия: Заявка проверяется на соответствие предложенному образцу и полноту информации и направляется на рассмотрение Комиссии
Рекомендуемый срок: В течение 3-х календарных дней
Рассмотрение заявки
Исполнитель: Комиссия
Рекомендуемые действия: Комиссия рассматривает заявки и принимает решение, о том, какие из Экспедиций будут финансироваться в текущем году, исходя из выделенной суммы и критериев отбора, устанавливаемых самостоятельно факультетом.
Заявка одобряется либо отклоняется Комиссией7.
Основанием для дальнейших действий по оформлению Экспедиции будет выписка из протокола заседания Комиссии с положительным решением Комиссии (передается ответственному работнику).
Рекомендуемый срок: до 20 марта
Подготовка приказа о командировании
Исполнитель: Руководитель Экспедиции, другие преподаватели-участники Экспедиции
Рекомендуемые действия: оформление документов для подготовки приказа о командировании работников, отправляющихся на выездную практику. Подробные инструкции и шаблоны документов размещены на странице Управления персонала http://hr.hse.ru/business_trip
Рекомендуемый срок: рекомендуемый срок – за 2-1,5 месяца до начала Экспедиции
Подготовка приказа об Экспедиции
Исполнитель: Ответственный работник
Рекомендуемые действия: В СДОУ запускается приказ о направлении студентов для проведения выездной практики (см. Приложение №5.).
К приказу прикладываются 3 приложения:
• Список участников – приложение к приказу №1 (Приложение №6.);
• Смета - приложение к приказу №2 (Приложение №7.);
• Программа практики – приложение к приказу №3 (Приложение №8.);
Согласующие лица в СДОУ:
• Начальник УОУП – Малышева Г.А.
• В ПФУ отвечает за выездные практики отдел Н.В. Рябушкиной. Начальник ПФУ – Захарова Ю.В.
• Гл. бухгалтер – Андрианова И.Н.
• Декан мегафакультета
• (только если это изменения к приказу – начальник Управления делами – Болотова Т.С.)
Лист рассылки в СДОУ:
• Райан С.Х.
• Пирская Л.В.
• весь список согласующих лиц
Рекомендуемый срок: рекомендуемый срок – за 2-1,5 месяца до начала Экспедиции.
Примечания: В случае последующих изменений в приказе (количество участников, списочный состав, смета) обязательно издается приказ о внесении изменений
Процедура закупки
Исполнитель: Ответственный работник
Рекомендуемые действия: Если сумма закупки при подготовке Экспедиции по какой-либо из статей составляет более 100 000 рублей (например, закупка авиа- или ж/д-билетов на группу), необходимо оформить эту процедуру через Дирекцию по корпоративным закупкам и торгам, внеся изменения в План закупки через Уточненную форму сводной заявки.
Рекомендуемый срок: рекомендуемый срок – за 2-1,5 месяца до начала Экспедиции
Примечания: Обратите внимание, что искусственно «разделять» такую сумму нельзя. Например, если авиа-билеты на группу из 10 человек стоят 10 * 15 000=150 000 р., Вы должны обратиться в Дирекцию по закупкам. Посчитать это как 2 группы по 5 человек по 75 000 р. нельзя.
Получение денежных средств перед началом Экспедиции
Исполнитель: Руководитель Экспедиции, другие преподаватели-участники Экспедиции
Рекомендуемые действия: Взять деньги авансом можно в кассе. Для этого необходимо заказать деньги в бухгалтерии у Карповой Е.Э. (в случае ее отсутствия – у Мирошниченко И.Л.). Для того чтобы Вам назначили дату, когда деньги будут в кассе, нужно принести и показать сотрудникам ПФУ 2 готовых приказа (их можно передать через другое лицо):
• Приказ о направлении студентов для проведения выездной практики
• Приказ о командировании сотрудника
Обычно от заказа до получения денег в кассе проходит 3-5 дней, поэтому лучше сделать это заблаговременно.
Рекомендуемый срок: рекомендуемый срок – за 2-3 недели до начала Экспедиции.
Примечания: Обратите внимание, что если Вы руководитель Экспедиции и хотите взять суточные на студентов (расходы на питание студентов), это возможно. Заказав предварительно деньги в кассе, в ПФУ необходимо ДО начала Экспедиции взять ведомость, в которой все студенты распишутся в том, что получили деньги на питание. Ведомость после окончания Экспедиции представляется с другими отчетными документами.
Ознакомление студентов с правилами техники безопасности
Исполнитель: Руководитель Экспедиции
Рекомендуемые действия: Перед проведением Экспедиции необходимо обязательно ознакомить студентов с Правилами техники безопасности при проведении практик студентов Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики», утвержденными приказом от 02.07.2013 г. № 6.18.1-01/0207-04 (Приложение №9.). При этом все студенты-участники Экспедиции должны расписаться в Журнале (Приложение №10.), подтверждая, что с правилами техники безопасности они ознакомлены, и студент обязуется при осуществлении своей работы во время проведения Экспедиции строго выполнять требования по технике безопасности.
Рекомендуемый срок: до начала практики
Примечания: Руководитель Экспедиции не имеет право допускать к участию в Экспедиции лиц, не ознакомившихся с Правилами.
Подготовка отчетности за проведенную практику
Исполнитель: Руководитель практики
Рекомендуемые действия: После окончания Экспедиции необходимо отчитаться в ПФУ (каб. К-414) за потраченные средства.
С собой нужно иметь все подтверждающие документы, например:
• Проезд – билеты;
• Проживание – все чеки из гостиниц;
• Суточные – если практика проходила за границей – нужно принести копии загран. паспортов всех участников практики, включая студентов.
При наличии подтверждающего документа на иностранном языке, необходимо будет письменно перевести его содержание на русский.
Бланк авансового отчета и образец его заполнения можно найти перед кабинетом К-414. При возникновении вопросов по заполнению авансового отчета, лучше оставить это поле пустым, чтобы в дальнейшем заполнить его вместе с сотрудником ПФУ.
После заполнения авансового отчета можно получить расчет сразу же на месте, если в кассе будет достаточно средств.
Срок: в течение 3 рабочих дней после окончания практики
Примечания: По всем статьям расхода необходимо предоставить документальные подтверждения (счета, чеки, билеты и т.п.). Расходы, которые не могут быть подтверждены документально (в случае невозможности подтвердить проживание кассовым чеком, например) могут быть оплачены путем составления гражданско-правового договора (Приложение №11.) и акта сдачи-приемки работ (Приложение №12.). Вопрос об этом решается СТРОГО ДО начала Экспедиции.
|
