Методические рекомендации по организации деятельности образовательных и студенческих программ в рамках статей фонда академического развития факультета 2015 год

Алгоритм работы с инструментом заявок на привлечение учебных ассистентов на портале⁴

1. 
   Для участия в проекте «Учебный ассистент» преподаватели заполняют заявку в личном кабинете преподавателя на корпоративном портале (сайте) НИУ ВШЭ дважды в год: для учебных дисциплин, начинающихся в 1-2 модулях – до 15 июня текущего года (если не будет установлено иное); в 3-4 модулях – до 10 декабря текущего года. Даты начала рассмотрения заявок определяет начальник отдела координации учебной работы преподавателей УОУП Татьяна Алексеевна Чекмарева, тел. (495) 625-59-04*11375, e-mail: ttchekmareva@hse.ru.
   
2. 
   После оформления преподавателем заявка попадает на рассмотрение назначенному деканом факультета работнику, ответственному за рассмотрение заявок и сопровождение оформления документации и консультирование по проекту «Учебный ассистент» (далее – ответственный работник).
   
3. 
   В установленный срок приема заявок из личного кабинета на портале НИУ ВШЭ ответственный работник:
   
   1. 
      переходит по ссылке «Заявка на учебную дисциплину с участием учебных ассистентов»;
      
   2. 
      входит в базу «Прием заявок на 2016»;
      
   3. 
      открывает список заявок, направленных на факультет, к которому относятся студенты, привлекаемые преподавателями, являющимися сотрудниками факультета. Просмотр заявок, представленных с текущим статусом «РАССМАТРИВАЕТСЯ», осуществляется посредством нажатия на значок в крайней колонке слева.
      
   4. 
      осуществляет проверку правильности заполнения заявки руководителем. Все поля в заявке должны быть заполнены. Фамилия, имя, отчество учебного ассистента должны быть написаны полностью, указание контактного телефона и электронной почты учебного ассистента обязательно.
      
   5. 
      Если данные кандидата на позицию учебного ассистента соответствуют критериям отбора, делает отметку о техническом одобрении заявки. В противном случае ответственный работник делает отметку о том, что заявка не принята (отклонена или отправлена на доработку). По результатам рассмотрения заявки совершает одно из следующих действий:
      
      1. 
         «Принять» - если данные кандидата на позицию учебного ассистента соответствуют критериям отбора.
         
      2. 
         «Отклонить» - если заявка не соответствует требованиям (указаны не соответствующие модули, учебный ассистент обучается на том же курсе, где читается дисциплина, учебный ассистент привлекается дисциплине, являющейся научно-исследовательским семинаром, имеет оценку ниже 8 баллов, другое); если преподаватель ошибся с выбором факультета и ответственный работник в силу этого не вправе рассматривать заявку.
         
      3. 
         «Вернуть на доработку» - если заявка заполнена с ошибками, в заявке заполнены не все обязательные поля и др.
         
   6. 
      выгружает в Excel-файл список заявок факультета.
      
4. 
   В соответствии с Алгоритмом действий по реализации проекта «Учебный ассистент» каждый факультет рассматривает и утверждает заявки на учебных ассистентов (комиссией, деканом факультета). Ответственный получает утвержденный окончательный список учебных ассистентов и делает рассылку руководителям учебных ассистентов об одобрении или неодобрении заявок, указывает сроки, время и место представления документов учебными ассистентами (договоров с приложениями).
   

Алгоритм работы по оформлению договоров оказания услуг и актов сдачи-приемки услуг учебных ассистентов⁵

1. 
   На сайте факультета вывешивает информацию о сроках сдачи договоров и актов, времени получения оплаты. Указывает ссылку на раздел Справочника учебного процесса «Учебные ассистенты» на портале НИУ ВШЭ http://www.hse.ru/studyspravka/uchassistant .
   
2. 
   В установленный срок (первый месяц работы по договору) принимает документы учебных ассистентов, проверяет соответствие их данных утвержденному списку.
   

3. 
   Проверяет правильность оформления Договора в соответствии с Пояснениями к оформлению договора оказания услуг и акта сдачи-приемки услуг.
   

4. 
   Проверяет соответствие личных данных учебного ассистента, указанных в договоре, копиям документов: копия паспорта с пропиской, копия страхового свидетельства обязательного (государственного) пенсионного страхования с указанием номера индивидуального лицевого счёта (СНИЛС). Необходимо обратить внимание: учебные ассистенты, работавшие ранее, сдают копии документов в том случае, если они подлежали замене (получение нового паспорта). Если учебный ассистент не имеет страхового свидетельства, по его личному заявлению его можно заказать в Управлении персонала, в этом случае строка в договоре остается свободной, а Управление персонала делает отметку о заказе страхового свидетельства в НИУ ВШЭ (учебный ассистент может его получить через месяц в Управлении персонала по адресу: Мясницкая, 20, к. 545).
   
5. 
   Сдает договоры на проверку в Управление персонала. Если при проверке Управление персонала находит ошибки в оформлении договора, договор с комментариями возвращается ответственному работнику на доработку.
   
6. 
   Забирает договоры из Управления персонала, проверяет наличие штампа Управления персонала на обороте последнего листа договора.
   
7. 
   Отдает договоры на подпись декану факультета, ставит печать.
   
8. 
   В установленные сроки проверяет правильность оформления актов учебных ассистентов, подписанных у руководителя, и отчетов о проделанной работе при наличии такового у учебных ассистентов (обязательность представления и форму отчета устанавливает факультет).
   
9. 
   К моменту окончания периода работы учебных ассистентов (окончание модуля/ двух модулей, в зависимости от того, на какой срок заключен договор) комплект документов каждого учебного ассистента (2 договора, 2 акта с копией паспорта, копией СНИЛС и заявлением о перечислении денег на банковскую карту) передает в Планово-финансовое управление (далее – ПФУ) Кузнецовой Т.Н. (к. 402К) до 20 числа отчетного месяца (сроки заранее обговорить с Кузнецовой Т.Н.), прилагая Реестр, в котором пофамильно перечисляются все сдаваемые договоры учебных ассистентов (Приложение №3.).
   
10. 
    Вторые экземпляры договора и акта с присвоенным номером забирает в ПФУ и возвращает учебному ассистенту.
    
11. 
    Собирает и хранит все договоры факультета, ведет базу оформленных и не оформленных договоров.
    

1. 
   Если по решению Управления бухгалтерского учета деньги будут перечисляться на банковскую карту, к пакету документов необходимо приложить заявление о перечислении денег на карту. Заявление о перечисление денег на банковскую карту необходимо подписать у главного бухгалтера Андриановой И.Н. (каб. К-418, ул.Мясницкая, д.20).
   
2. 
   Если учебный ассистент является иностранцем или студентом из стран СНГ, чтобы не снимался 30% налог, ему необходимо за месяц до окончания срока договора подойти к Шеметовой Э.К., и получить информацию, о том какую справку надо предоставить (каб. К-428, ул. Мясницкая, д.20).
   
3. 
   Отчет (если его обязательное предоставление установлено факультетом) учебный ассистент заполняет по факту выполненных работ, форма заполнения устанавливается факультетом, в противном случае является произвольной. Отчет должен быть подписан руководителем учебного ассистента и самим учебным ассистентом, должна быть указана дата сдачи. Отчет хранится в порядке, установленном факультетом.