Руководство пользователя Москва Фирма ООО «Автоматизация. Внедрение. Технологии» 2012 линия консультаций (495)

Скачать 1.41 Mb.

Название	Руководство пользователя Москва Фирма ООО «Автоматизация. Внедрение. Технологии» 2012 линия консультаций (495)
страница	9/28
Тип	Руководство пользователя

filling-form.ru > Договоры > Руководство пользователя

1 ... 5 6 7 8 9 10 11 12 ... 28

3.4. Справочник «Банковские счета организаций»

Справочник предназначен для хранения сведений о банковских счетах собственных юридических лиц – справочник «Организации».

При заполнении реквизитов банковского счета необходимо указать владельца счета, наименование счета, номер счета, валюту денежных средств, банк, в котором открыт счет и банк – корреспондент для непрямых расчетов, а также дополнительную информацию, необходимую для корректного заполнения платежных документов по выбранному счету.

Для выбора банка достаточно заполнить поле БИК. При вводе значения БИК происходит поиск банка в РС Классификатор банков РФ и подстановка значений в остальные поля. В случае если банк с таким БИК отсутствует в классификаторе банков можно ввести информацию о реквизитах нового банка, установив флаг "Ручное изменение реквизитов банка", или "Ручное изменение реквизитов банка для непрямых расчетов".

Большинство полей данного справочника не используются в конфигурации, но присутствуют для обмена с типовыми конфигурациями фирмы «1С».

3.5. Справочник «Места погрузки»

Справочник имеет иерархическую структура описывающую места погрузки или фабрики где осуществляется отгрузка продукции. Справочник доступен, если в настройках программы установлен признак «Учет по местам погрузки (фабрикам)».

В справочнике можно указать группу, к которой принадлежит элемент, наименование, вид розничной цены. В случае если розничная цена не задана, то при выписке документа «Отгрузка» будет использоваться предопределенный вид цены «Розничная» из справочника «Виды цен».

Поле «Пункт погрузки» используется при печати ТТН. В случае поле не заполнено, то при выписке документа «Отгрузка» будет использоваться пункт погрузки из выбранной организации.

При установке флага «Запрет использования в документах» невозможно использовать место погрузки в документах отгрузки.

При использовании мест погрузки, можно задать ограничение отгрузки продукции с определенных мест погрузки. Для этого необходимо перейти по ссылке «Продукция отгружаемая с мест погрузки (фабрик)» и задать соответствие места погрузки и продукции.

На приведенном примере при выписке документов отгрузки с дробильной фабрики №1 можно будет выписать только три вида продукции указанных в колонке «Номенклатура».

3.6. Справочник «Номенклатура»

В справочнике номенклатура содержится информация о продукции компании. Справочник иерархический, поэтому пользователь может задать удобную для себя структуру хранения данных. Поле «Наименование» служит для удобства поиска номенклатуры, а поле «Полное наименование» печатается в первичных документах.

Для каждой позиции, кроме выше перечисленных полей необходимо указать коэффициент пересчета веса в объем. Пересчет веса в объем выполняется путем деления массы на коэффициент. Для проверки пересчета можно вбить тестовые значения в поле «Вес».

Важно: Единица измерения веса и объема задаются не для каждой позиции, а для компании в целом в настройках параметров учета. При первом запуске программы единицы измерения веса и объема заполняются по умолчанию тоннами и кубическими метрами соответственно.

Поле «Номенклатурная группа» является дополнительной аналитикой и используется в отчетах. Например, можно проводить укрупненный анализ продаж по видам продукции (Песок, Щебень), а не по конкретной позиции номенклатуры.

При установке флага «Запрет использования в документах» невозможно использовать номенклатура в документах отгрузки, доверенностях и т.д.

При использовании мест погрузки, можно задать ограничение отгрузки продукции с определенных мест погрузки. Для этого необходимо перейти по ссылке «Продукция отгружаемая с мест погрузки (фабрик)» и задать соответствие места погрузки и продукции.

На приведенном примере при выписке документов отгрузки с дробильной фабрики №1 можно будет выписать только три вида продукции указанных в колонке «Номенклатура».

По ссылке «Цены номенклатуры» и «Цены номенклатуры по договорам» можно посмотреть, историю изменения цен и документы которыми они были изменены.

3.7. Справочник «Номенклатурные группы»

Номенклатурная группы - это пополняемый список дополнительных аналитик. Выбирается в справочнике «Номенклатура» и используется в отчетах. Например, можно проводить укрупненный анализ продаж по видам продукции (Песок, Щебень), а не по конкретной позиции номенклатуры.

3.8. Справочник «Физические лица» и «Виды документов физических лиц»

Список физические лица используется в системе для хранения подробной информации обо всех физических лицах, с которыми работает предприятие. Это могут быть сотрудники, торговые агенты, контактные лица клиентов и т.д.

В списке можно объединять физические лица в группы. В карточку физического лица заносится фамилия, имя, отчество, дата рождения и пол.

Для хранения видов документов, удостоверяющих личность, в системе используется список Виды документов физических лиц. Список открывается соответствующей командой в разделе Подсистемы. Список содержит основные документы, удостоверяющие личность, и может быть расширен пользователем.

По команде «Документы» на панели навигации элемента списка «Физические лица» можно перейти к списку документов, удостоверяющих личность физического лица. По команде «Создать» можно добавить в систему сведения о документе физического лица. В форме Документ можно указать вид документа (выбирается из заранее подготовленного справочника Виды документов физических лиц). При выборе элемента Паспорт гражданина РФ в форме автоматически устанавливается флажок «Является документом удостоверяющем личность». Также в форме можно указать серию и номер документа, дату его выдачи и срок действия, кем выдан документ и код подразделения.

Документ с установленным флажком «Является документом удостоверяющем личность» является основным документом физического лица. В один момент времени в системе может храниться один основной документ физического лица. Для указания даты, с которой документ будет использоваться системой как основной, служит поле «Запись действует с». Система будет использовать документ как основной, пока у физического лица не появится запись о новом основном документе. При попытке записать новый основной документ на дату, с которой действует ранее записанный основной документ, система выдаст сообщение пользователю о невозможности такой записи.

Важно: Информацию по водителям и экспедиторам необходимо заносить в справочник «Контактные лица клиентов», а не в физические лица, чтобы их можно было выбрать в документе «Отгрузка».

3.9. Классификаторы

3.9.1. Справочник «Единицы измерения»

При первом запуске программы в данном справочнике создаются две единицы измерения: тонны и кубометры. Этого достаточно для ведения учета в данной конфигурации, но при необходимости пользователь может добавить свои единицы измерения. Сделать это можно как командой «Создать», так и подобрать единицы измерения из классификатора командой «Подобрать из классификатора».

Отметив нужные позиции и нажав кнопку «ОК», в справочнике появятся выбранные позиции с уже заполненной информацией.

3.9.2. Справочник «Банки»

Программа позволяет загружать классификатор банков РФ с сайта РосБизнесКонсалтинг (www.rbc.ru).

В классификаторе банков хранятся основные сведения о банках (БИК, данные о местонахождении, телефоны и т.д.). Классификатор может быть заполнен автоматически с использованием «Общероссийского классификатора банков». При использовании автоматической загрузки классификатора банков существенно снижается трудоемкость ввода информации, ввод информации о банке в различных документах сводится к выбору из классификатора, соответственно сводится к минимуму количество ошибок в отчетности и, кроме того, программа позволяет всегда поддерживать классификатор в актуальном состоянии.

3.9.2.1. Классификатор банков

Классификатор банков можно открыть командой «Банки» в панели навигации раздела Нормативно-справочная информация.

По умолчанию классификатор не заполнен, заполнить классификатор можно с помощью команды «Загрузить классификатор». О загрузке с классификатора банков при работе в веб-клиенте см. раздел Особенности загрузки классификатора банков в веб-клиенте.

Доступна загрузка с диска ИТС (диск должен быть установлен в дисковод компьютера), а также с сайта агентства «РосБизнесКонсалтинг» (компьютер должен быть подключен к сети Интернет). Выберите вариант загрузки с помощью переключателя, нажмите кнопку «Далее».

Если был выбран вариант загрузки с диска ИТС, то программа автоматически определит путь к диску и начнет установку.

После загрузки классификатора нажмите кнопку «Закрыть», чтобы продолжить работу в программе.

Для загрузки классификатора с сайта РБК выберите нужный вариант загрузки. После успешной загрузки с сайта РБК программа выводит сообщение о количестве загруженных банков. Нажмите кнопку «Закрыть», чтобы продолжить работу в программе.

После загрузки все записи классификатора будут сгруппированы по регионам РФ.

В карточку банка может загружаться не вся информация. Поля Адрес и Телефоны не заполняются, если классификатор загружается с сайта агентства «РосБизнесКонсалтинг».

При повторной загрузке перезаписываются только измененные сведения классификатора. При этом если был изменен БИК банка, то будет создана новая запись о банке. Если были изменены другие поля, то они при повторной загрузке будут перезаписаны (кроме полей Адрес и Телефоны в случае, когда классификатор перезагружается с сайта агентства «РосБизнесКонсалтинг»).

Для автоматической загрузки классификатора банков по определенному расписанию используется регламентное задание «Загрузка классификатора банков». При этом доступ в Интернет выполняется на сервере, и возможно потребуется настройка прокси.

3.9.2.2. Особенности загрузки классификатора банков в веб-клиенте

Если в программе до публикации в веб-клиенте был загружен классификатор банков, то при работе в веб-клиенте необходимо будет его только обновить. Загрузка с диска в веб-клиенте недоступна. Для загрузки классификатора с сайта РБК выполните команду «Загрузить классификатор».

Для начала загрузки нажмите кнопку «Далее».

После успешной загрузки нажмите кнопку «Закрыть».

3.9.3. Справочник «Валюты»

Справочник используется для корректной печати подписей валюты учета при выписке первичных документов. Валюта учета задается в настройках параметров учета. При первом запуске создается валют «RUB».

Если необходимо, то можно выбрать другую валюту. Ввести валюту можно двумя способами: подобрать из ОКВ (рекомендуется для корректного ввода валют) или ввести вручную.

Чтобы добавить новую валюту, используя ОКВ (для рубля и других валют) выберите команду «Подбор из классификатора».

Также можно использовать команду «Создать». При наличии ОКВ программа предлагает подобрать валюту из классификатора. Нажмите «Да» для подбора валюты.

Выберите валюту из классификатора.

После выбора валюты из ОКВ будут автоматически заполнены поля Наименование валюты, Код символьный и Код числовой.

Для того чтобы в печатных документах правильно формировалось наименование валюты прописью, необходимо задать правила прописи на вкладке Параметры прописи валюты. Для трех валют (рубль, доллар США и евро) автоматически заполняются параметры прописи валюты из ОКВ. Для остальных валют необходимо заполнить параметры прописи вручную. Можно посмотреть пример прописи суммы с заданными правилами. Для этого проставьте сумму в поле Пример прописи суммы. В поле Сумма прописью появится сумма, написанная прописью по заданным правилам. Пример заполнения полей страницы с правилами прописи для швейцарского франка приведен на рисунке.

Для ввода валюты вручную используйте команду «Создать», в ответ на вопрос программы о подборе из ОКВ нажмите кнопку «Нет».

3.9.4. Справочник «Виды контактной информации»

Система позволяет хранить и обрабатывать контактную информацию, использующуюся на предприятии. Работа с контактной информацией в разных списках системы реализована одинаково. Например, списки «Организации» и «Клиенты» предоставляют одинаковую возможность по работе с адресами или телефонами.

Работа с контактной информацией в системе предполагает:

настройку видов контактной информации;
ведение контактной информации.

Настройку видов контактной информации рекомендуется выполнить на этапе начального заполнения ИБ. Эта рекомендация не исключает настройку в процессе ведения контактной информации. Настройку выполняет администратор системы. Заполнением контактной информации и её последующей актуализацией занимаются пользователи, отвечающие за ведение НСИ на предприятии.

3.9.4.1. Настройка видов контактной информации

Настройка видов контактной информации производится в списке Виды контактной информации панели навигации раздела Интегрируемые подсистемы.

Список имеет 2х уровневую иерархию. Группы списка соответствуют спискам-носителям контактной информации, а элементы внутри этих групп определяют состав контактной информации этих списков. По умолчанию, в списке располагаются предопределенные группы и элементы. При этом состав групп не может быть изменен.

В системе носителями контактной информации являются следующие объекты:

Пользователи;
Клиенты;
Контактные лица клиентов;
Организации;
Контрагенты;
Физические лица;

Для добавления произвольного поля в один из этих списков, необходимо добавить в список Виды контактной информации в соответствующую группу новый элемент. В нем нужно указать наименование нового поля, а так же выбрать из фиксированного списка тип контактной информации. Система позволяет хранить следующие типы контактной информации:

Адрес — поле с таким типом контактной информации предназначено для хранения адреса в виде произвольной строки или в виде шаблона адреса. Позволяет заполнять адрес, используя адресный классификатор, из формышаблона ввода адреса. Если адрес заполняется с помощью адресного классификатора, то индекс адреса устанавливается из классификатора автоматически, после окончания ввода адреса. Более подробную информацию о работе с адресным классификатором можно найти в разделе руководства «Адресный классификатор». Если заполняется адрес не с территории РФ, то при заполнении страны можно использовать общероссийский классификатор стран мира (открывается командой Страны мира на панели навигации, в разделе Интегрируемые подсистемы).
Телефон — поле с таким типом контактной информации предназначено для хранения телефонных номеров в виде произвольной строки, или в соответствии с шаблоном ввода номера телефона.
Адрес электронной почты — поле с таким типом контактной информации предназначено для хранения адреса электронной почты.
Веб страница — поле с таким типом контактной информации предназначено для хранения адресов веб страниц.
Факс — поле с таким типом контактной информации предназначено для хранения номеров факсов в виде произвольной строки, или в соответствии с шаблоном ввода номера телефона.
Другое — поле с таким типом контактной информации может использоваться для хранения произвольной текстовой контактной информации, например информацию о том, как добраться до организации.

Если у поля установлен тип «Адрес», то становится возможным установить флажок «Редактировать только в диалоге». Такая настройка позволит ограничить ввод нового и редактирование существующего адреса, в спискеносителе контактной информации, формой-шаблоном ввода адреса, а так же выбором адреса из адресного классификатора. Установка реквизита Адрес только российский позволит ограничить ввод страны адреса.

3.9.4.2. Ведение контактной информации

После настройки необходимых видов контактной информации, используемых на предприятии и загрузки адресного классификатора, можно приступать к заполнению контактной информации в спискахносителях. Контактную информацию в списки можно вносить:

в виде произвольной строки;
с помощью формшаблонов.

При заполнении формышаблона адреса, поля адреса можно заполнять использую адресный классификатор.

В качестве примера на рисунке представлен процесс заполнения адреса в списке Организации, с помощью адресного классификатора.

Обратите внимание на то что, в списке Организации отображается пользовательский реквизит Сайт компании, процесс добавления которого представлен на предыдущем рисунке.

3.9.4.3. Работа с объектом «Адресный классификатор»

Для обеспечения единства структуры и состава адресной информации ГНИВЦ ФНС РФ выпускает классификатор адресных объектов (КЛАДР). В КЛАДР содержатся почтовые адреса РФ. Система позволяет управлять ими и поддерживать их в актуальном состоянии.

КЛАДР хранится в списке Адресный классификатор. В системе классификатор может использоваться при заполнении контактной информации с типом Адрес.

Подробней о работе с контактной информацией смотри раздел руководства «Настройка и ведение контактной информации».

Команды для работы с классификатором находятся в форме «Адресный классификатор». Форма открывается командой «Загрузка адресного классификатора», в панели навигации «Поддержка и обслуживание» в разделе «Настройка и администрирование».

В форме выводится информационное сообщение о наличии адресных сведений в ИБ и о количестве регионов, по которым загружены адресные сведения.

По команде «Загрузить» можно выполнить загрузку данных КЛАДР в список Адресный классификатор из следующих источников:

пользовательский раздел сайта фирмы «1С» (потребуется регистрация на users.v8.1c.ru);
диск информационно-технологического сопровождения (ИТС);
файлы КЛАДР, распространяемые ГНИВЦ ФНС РФ.

При загрузке классификатора можно выбрать один, несколько или все регионы России по которым необходимо загрузить адресные сведения.

При повторной загрузке адресных сведений ранее загруженных в классификатор они перезаписываются. В вебклиенте загрузка адресного классификатора не поддерживается.

По команде «Очистить» можно выбрать один, несколько или все регионы, по которым необходимо удалить адресные сведения (например, ошибочно загруженные).

Система хранит версию последнего загруженного КЛАДР и с помощью команды «Проверить обновление» позволяет проверить наличие обновления КЛАДР на сайте фирмы 1С. Проверка производится не зависимо от источника, из которого классификатор был загружен ранее.

3.9.5. Справочник «Страны мира»

Общероссийский классификатор стран мира (ОКСМ) входит в состав Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК) в Российской Федерации. ОКСМ предназначен для идентификации стран мира и используется в процессе обмена информацией при решении различных задач. Используется при вводе адреса.

Структурно классификатор состоит из трёх блоков:
цифровой идентификации,
наименований,
буквенной идентификации.

Блок цифровой идентификации содержит трёхзначный цифровой код страны мира, построенный с использованием порядкового метода кодирования.

Блок наименований включает краткое наименование и полное официальное наименование страны мира. Отсутствие в позиции классификатора полного наименования страны мира означает его совпадение с кратким наименованием.

Блок буквенной идентификации стран мира содержит двухзначный (альфа-2) и трёхзначный (альфа-3) буквенные коды, знаками которых являются буквы латинского алфавита. Основным принципом, который использовался при создании буквенных кодов, является принцип визуальной ассоциации кодов с наименованиями стран мира на английском, французском или других языках.

Двузначные буквенные коды рекомендуются для международных обменов, они позволяют создавать визуальную ассоциацию с общепринятым наименованием страны мира без какой-либо ссылки на её географическое положение или статус.

Трёхзначные буквенные коды применяются в особых случаях, определяемых компетентными организациями.
Цифровой код имеет преимущество перед буквенным кодом, заключающееся в том, что на него не влияют изменения в наименованиях стран мира, которые могут повлечь за собой изменения кодов альфа-2 и альфа-3.

Глава 4. Контрагенты

4.1. Справочник «Клиенты»

«Клиенты» - это обобщенное понятие описывающее группу юридических лиц или холдинг. Например, есть компания, которая может оплачивать продукцию от нескольких юридических лиц, в этом случае в программе необходимо внести одного клиента и необходимое количество контрагентов (юридических лиц). При этом такие понятия как договор и доверенность необходимо будет связать с конкретным контрагентом, для целей ведения регламентированного учет, а автомобили и водители привязываются к клиенту (холдингу, группе юр. лиц).

Справочник может иметь иерархическую структуру, записи о клиентах компании можно объединять в группы, для дальнейшего анализа.

При установке флага «Запрет использования в документах» невозможно использовать данного клиента в документах отгрузки, установки цен по договорам и т.д. Из карточки контрагента можно перейти к справочникам «Контрагенты», «Контактные лица клиентов», «Автомобили».

4.2. Справочник «Контрагенты»

«Контрагенты» - это записи о юридических и физических лицах клиентов. Информация о них используются для печати регламентированных документов. Справочник может иметь иерархическую структуру.

Кроме реквизитов для юридического лица, в справочнике указывается принадлежность к справочнику «Клиенты».

Флаг «Является перевозчиком» используется при оформлении документов отгрузки. При установленном флаге пользователь может выбрать данного контрагента как перевозчика. Данные перевозчика используется при печати товарно-транспортной накладной.

При установке флага «Запрет использования в документах» невозможно использовать данного контрагента в документах отгрузки, установки цен по договорам и т.д.

Из карточки контрагент можно перейти к вводу данных о банковских счетах, договор и доверенностях.

4.3. Справочник «Доверенности контрагентов»

В справочнике хранится информация о входящих доверенностях контрагентов (клиентов). Наличие доверенности является обязательным условием для отгрузки продукции оптовым клиентам, часть полей в доверенности является обязательными, а часть служат для быстрого заполнения документов отгрузки.

Номер и дата доверенности – это номер и дата выданная контрагентом (клиентом) своему представителю (водителю или экспедитору). Период действия влияет на доступность выбора данной доверенности при осуществлении отгрузки. В доверенности указывается принадлежность к клиенту и плательщику (контрагенту), а так же организация (наше (собственное) юридическое лицо).

Доверенность может быть выписана как на водителя, так и на экспедитора. Выбора доверенного лица происходит из справочника «Контактные лица клиентов», при этом выбрать можно только те контактные лица, у которых установлен признак «Является водителем» или/и «Является экспедитором» и не установлен флаг запрета.

В качестве дополнительных полей указываются: «Договор», «Грузоотправитель», «Перевозчик», «Автомобиль», «Прицеп». Этими полями будет заполняться документ отгрузки при выборе доверенности, что значительно увеличивает скорость выписки документов.

В табличную часть доверенности необходимо занести информацию о продукции, которую можно отгружать. Если нет необходимости в таком ограничении, то можно заполнить таблицу всеми товарами по кнопке «Заполнить всеми товарами».

При установке флага «Запрет использования в документах» невозможно использовать доверенность в документе «Отгрузка».

Для удобства просмотра список доверенностей сгруппирован по клиентам. Серым цветом отмечаются доверенности с прошедшим сроком действия, зеленым фоном отмечаются доверенности, которые еще не начались. Доверенности с флагом запрета – зачеркнуты.

Над списком доверенностей находится фильтр, который работает по условию «И». Т.е. отмечая флаг «Без запрета» и выбрав в поле «Клиент» нужного клиента, пользователь получит список доверенностей данного клиента, без установленного флага «Запрет использования в документах». В общем списке доверенностей удобно редактировать и вводить новые доверенности для сложных холдинговых структур.

4.4. Справочник «Виды договоров»

Виды договоров это дополнительная аналитика для отчетов. Вид договора используется в справочнике «Договоры Контрагентов». Например, вид договора может являться признаком разделения отгрузки продукции нашим юридическим лицам и сторонним, или определять вид деятельности.

4.5. Справочник «Договоры контрагентов»

В справочнике хранится информация о договорах контрагентов (клиентов). Наличие договора является обязательным условием для отгрузки продукции оптовым клиентам.

Номер и дата договора – это номер и дата заключенного договора. Период действия влияет на доступность выбора договора при осуществлении отгрузки. В договоре указывается принадлежность к клиенту и плательщику (контрагенту), а так же организация (наше (собственное) юридическое лицо).

Поле вид договора является дополнительной аналитикой, по которой можно строить отчеты. Флаг «Разрешена оплата наличными» влияет на доступность кнопки «Чек» в документе «Отгрузка».

Цены по договору мог быть как индивидуальными – для их изменения необходимо использовать документа «Установка цен по договору», так и быть привязанными к определенному виду цен. Для использования индивидуальных цен, необходимо установить флаг «Использовать индивидуальные цены».

На закладке «Пункты разгрузи» можно указать список пунктов разгрузки для их быстрого выбора в документе «Отгрузка». На закладке «Настройка формирования первичных документов» указывается признак необходимости выписки документов, периодичность выписки, а так же график, по которому будут определяться рабочие дни для выписки документов.

Подробнее о формировании первичных документов можно ознакомиться в главе «Формирование первичных документов».

При установке флага «Запрет использования в документах» невозможно использовать договор в документах отгрузки, установки цен по договорам и т.д.

Для удобства просмотра список договор сгруппирован по клиентам. Серым цветом отмечаются договора с прошедшим сроком действия, зеленым фоном отмечаются договора, которые еще не начались. Договора с флагом запрета – зачеркнуты.

Над списком договор находится фильтр, который работает по условию «И». Т.е. отмечая флаг «Без запрета» и выбрав в поле «Клиент» нужного клиента, пользователь получит список договоров данного клиента, без установленного флага «Запрет использования в документах». В общем списке договоров удобно редактировать и вводить новые договора для сложных холдинговых структур.

4.6. Справочник «Банковские счета контрагентов»

Справочник предназначен для хранения сведений о банковских счетах контрагентов.

При заполнении реквизитов банковского счета необходимо указать владельца счета, наименование счета, номер счета, валюту денежных средств, банк, в котором открыт счет и банк – корреспондент для непрямых расчетов, а также дополнительную информацию, необходимую для корректного заполнения платежных документов по выбранному счету.

Для выбора банка достаточно заполнить поле БИК. При вводе значения БИК происходит поиск банка в РС Классификатор банков РФ и подстановка значений в остальные поля. В случае если банк с таким БИК отсутствует в классификаторе банков можно ввести информацию о реквизитах нового банка, установив флаг "Ручное изменение реквизитов банка", или "Ручное изменение реквизитов банка для непрямых расчетов".

4.7. Справочник «Контактные лица клиентов»

Справочник предназначен для хранения информация о водителях, экспедиторах и других контактов с клиентом.

Каждый элемент справочника привязан к определенному клиенту. Признак «Является водителем» необходимо установить для водителей. В этом случае появиться закладка «Водительское удостоверение», где необходимо ввести информации о водительском удостоверении и можно установить автомобиль и прицеп по умолчанию.

Признак «Является экспедитором» устанавливается для экспедиторов. При установке данных флагов контактное лицо становиться доступным для выбора в соответствующих полях документа «Отгрузка».

На закладке «Адрес, телефоны» указываются контактные данные.

При установке флага «Запрет использования в документах» невозможно использовать контактное лицо в документах отгрузки, доверенностях и т.д.

Глава 5. Автомобили

5.1. Справочник «Категории прав»

Справочник является простым пополняемым пользователем списком, и используются при заведении информации о водителях.

5.2. Справочник «Автомобили» и «Прицепы»

Для автомобиля указывается принадлежность к клиенту. В справочнике можно указать следующие поля: Государственный номер (уникальный в пределах всего справочника), ВИН, Марка, Цвет, Объем кузова (без прицепа), наименование. В случае установки флага «Подозрительный вес», автомобиль в списке будет выделяться цветом.

При установке флага «Запрет использования в документах» невозможно использовать автомобиль в документах отгрузки, доверенностях и т.д.

Для каждого автомобиля можно указать прицепы, с которыми он может приехать на погрузку.

Для прицепа необходимо указать принадлежность к автомобилю, государственный номер, объем прицепа, дополнительно можно указать марку. В случае установки флага «Подозрительный вес», автомобиль в списке будет выделяться цветом.

Перейти к редактированию пустого веса автомобиля можно по ссылке «Вес автомобилей». Редактировать вес вручную, может пользователь, у которого есть соответствующие права. Вес пустого автомобиля можно занести с автовесов через рабочее место весовщика или учетчика.

Важно: Вес пустого автомобиля хранится в разрезе самого автомобиля и прицепа.

5.3. Справочник «Марки автомобилей», «Марки прицепов», «Цвета автомобилей и прицепов»

Данные справочники являются простыми пополняемыми пользователям списками и используются при заведении автомобилей и прицепов.

5.4. Отчет «Автомобили для перевзвешивания»

Отчет позволяет получить детальную информацию по состоянию актуальности веса автомобилей и прицепов. В параметрах указывается количество дней с момента последнего взвешивания в процентах относительно максимально допустимого значения актуальности веса, заданного в "Настройках параметров учета". Таким образом, при установленном значении актуальности "количество дней до перевзвешивания автомобиля" в 110 дней и значением параметра в 90%, в отчет попадут автомобили, которые взвешивались более 99 дней назад.

В отчет выводятся данные по автомобилю, прицепу, дате последнего взвешивания, дате необходимого повторного перевзвешивания и, в зависимости от варианта, количеству просроченных дней или количеству дней до повторного взвешивания.

Существует 3 варианта отчета:

Автомобили для перевзвешивания основной, выводятся подробные данные
Автомобили для перевзвешивания скоро перевзвешивать, выводятся данные по автомобилям, процент отклонения, по взвешиванию которых попадает в интервал от процента указанного в параметре до 100%
Автомобили для перевзвешивания просроченные, выводит информацию по автомобилям, процент отклонения которых более 100%

Глава 6. Планирование продаж

6.1. Справочник «Сценарии планирования»

Сценарий - разделитель данных планирования, определяющий как различные оценки плановых показателей (например, оптимистичный/пессимистичный прогноз), так и вариативность в рамках одной оценки (например, оптимистичный от 17.03 / оптимистичный от 21.03).

Поскольку производится четкое деление объектов планирования, документы планирования по одному сценарию могут вводиться только с детализацией по Клиенту, Клиенту/Контрагенту, Клиенту/Контрагенту/Договору.

Справочник содержит перечень сценариев, в разрезе которых ведется планирование продаж. Сценарии используется как для целей разделения отдельных вариантов, например, «оптимистический» / «пессимистический», так и для ведения отдельных версий этих сценариев, например, «оптимистический от 15 декабря».

Следует заполнить следующие реквизиты справочника:

Периодичность. Значение определяет, с какой периодичностью по данному плану хранятся данные планирования (минимальная периодичность извлечения данных).
Детализация планирования. Реквизит определяет детализацию планирования - клиент, контрагент, договор, то есть, будет ли являться план по данному сценарию уточненным или укрупненным.

6.2. Документ «План продаж»

Документ доступен только при включении настройки "Использовать планирование продаж" в настройках параметров учета.

Документ предназначен для ввода в систему и хранения данных по предполагаемым объемам продаж.

В документе может указываться оценка предполагаемых объемов продаж для элементов номенклатуры для отдельного периода по отдельному сценарию, при этом может производиться уточнение до клиента \ контрагента \ договора.

Заполнение реквизита сценарий определяет периодичность планирования, используемую в данном документе и детализацию планирования — клиент, контрагент, договор.

Реквизит «Дата планирования» выравнивается по периодичности планирования (на начальную границу).

По каждому объекту указывается единица измерения, плановый объем продаж в количественной (вес, объем) и суммовой оценке.

На странице Редактирования списка номенклатуры указывается используемая в документе номенклатура. На странице Установки плана производится выбор детализации и непосредственный ввод данных о предполагаемых объемах продаж по выбранной детализации.

На основании данных, введенных в "План продаж" и документа "Отгрузка", возможно построить отчет "План-фактный анализ продаж".

6.3. Отчет «План фактный анализ продаж»

Отчет предназначен для сравнения плановых показателей продаж с фактическими показателями. Плановые показатели вводятся документом «План продаж». Для каждой номенклатурной позиции выводится информация по отклонению плана от факта в количественном и процентном выражении для веса, объема и стоимости в зависимости от выбранного варианта отчета.

В параметрах необходимо выбрать сценарий планирования, по которому будет построен отчет и период.

Существует 4 варианта отчета:

Реестр отгрузок (статус завершен, детально)
Реестр отгрузок (статус завершен) Реестр отгрузок (статус новый, детально)
Реестр отгрузок (статус новый)
Реестр отгрузок (статус погрузка, детально)

Глава 7. Оплата за наличный расчет

7.1. Справочник «Кассы»

Справочник кассы используется при формировании документ «Приходный кассовой ордер», «Отчет о розничных продажах». В данных документах выбирается кассы, куда осуществляется прием розничной выручки по оптовым и розничным клиентам. Справочник является подчиненным справочника «Организации».

Поле «Код в КИС» используется для обмена с типовыми конфигурациями «1С». Подробнее об этом написано в главе «Синхронизация данных».

7.2. Справочник «Кассы ККМ»

В данном справочнике хранится информация о контрольно – кассовых машинах (ККМ) организаций. В справочнике в обязательном порядке указывается принадлежность к организации, касса организации в которую будет происходить прием выручки из кассы, наименование, фискальный регистратор, который физически подключен к компьютеру (подробное описание в главе «Подключение торгового оборудования»). Дополнительно можно указать серийный и регистрационный номер.

Поле «Код в КИС» и «Код склада для обмена данными» используется для обмена с типовыми конфигурациями «1С». Подробнее об этом написано в главе «Синхронизация данных».

7.3. Особенности

Если оплата производится наличными, учетчик для формирования чека использует команду «Чек» документа «Отгрузка». Если кассовая смена не была открыта, при печати чека программа предложит открыть кассовую смену. Если кассовая смена уже была открыта, при печати чека оплата будет отнесена к открытой кассовой смене.

Выбор кассовой смены для отнесения к ней чека определяется кассой ККМ. Касса ККМ, в свою очередь, определяется текущим подключенным к рабочему месту пользователя фискальным регистратором.

По итогам завершения или в процессе работы пользователя из командной панели списка документа «Отгрузка» пользователь имеет возможность сформировать X-отчет или закрыть кассовую смену.

Команды доступны только, если в поле «Касса ККМ» выбрана в качестве фильтра определенная касса ККМ.

При использовании команды «Закрыть смену» фискальный регистратор напечатает Z-отчет по кассовой смене. При этом если среди перечня отгрузок, которые были оплачены наличным способом, присутствуют розничные отгрузки, то будет сформирован и показан на экране документ «Отчет о розничных продажах». На основании отчета о розничных продажах будет сформирован общий приходный кассовый ордер с типом «Прием розничной выручки».

По оптовым отгрузкам, оплаты по которым были произведены наличными, закрытие кассовой смены сформирует отдельные приходные кассовые ордера по каждому контрагенту и договору с ним.