12.19. Дополнительные реквизиты и сведения
Функционал позволяет реализовать набор дополнительных реквизитов, как для всех элементов объекта, так и для части. Например, дополнительное сведение «ВИП» можно назначить всем элементам справочника «Клиенты», а можно назначить только определенным элементам. Так же для объекта возможно использование либо дополнительных реквизитов, либо дополнительных сведений. Например, для объекта «Номенклатура» предполагается использование только дополнительных сведений, для объекта «Клиенты» только дополнительных реквизитов, а для объекта «Контрагенты» и дополнительных сведений и дополнительных реквизитов.
Дополнительные реквизиты и сведения объектов делятся на две категории:
Дополнительные реквизиты – хранятся в самом объекте (в специальной табличной части). Дополнительные реквизиты создаются для реализации таких свойств, которые являются неотъемлемой частью объекта, вводятся при его редактировании и доступны для редактирования тем же пользователям, которым доступен и сам объект со свойствами.
Дополнительные сведения - предназначены для хранения сведений об объекте, которые не являются неотъемлемой частью объекта. Дополнительные сведения, как правило, доступны для просмотра и/или редактирования пользователям, которые не имеют доступа к самому объекту. Дополнительные сведения редактируются в отдельной форме, которую можно открыть из формы объекта.
Использование функционала предполагает два этапа:
ввод и назначение объектам системы новых дополнительных реквизитов и сведений выполняется администратором системы или пользователем, отвечающим за ведение НСИ на предприятии;
ведение дополнительных реквизитов и сведений, выполняется пользователем, отвечающим за ведение НСИ на предприятии.
12.20. Настройка параметров системы
12.20.1. Дополнительные реквизиты и сведения
Перед началом использования функционала дополнительных реквизитов необходимо установить флажок «Дополнительные реквизиты и сведения» в разделе «Настройка и администрирование» - «Общие настройки».
12.20.2. Назначение новых дополнительных реквизитов и сведений
Работа с дополнительными реквизитами и сведениями осуществляется в списке «Наборы дополнительных реквизитов и сведений». Список открывается в разделе «Настройка и администрирование» - «Общие настройки».
Каждый элемент списка содержит таблицу с набором дополнительных реквизитов, назначенных объекту, и/или таблицу с набором дополнительных сведений, назначенных объекту. По команде «Подбор» (в таблице дополнительных реквизитов или сведений) можно открыть список всех дополнительных реквизитов и сведений, уже существующих в ИБ. Добавить объекту новый дополнительный реквизит или сведение можно из этого списка командой «Добавить в набор».
Если в списке всех реквизитов и сведений нет требуемого объекту реквизита или сведения, его нужно создать соответствующей командой.
В открывшейся форме необходимо указать, что мы создаем — дополнительный реквизит или дополнительное сведение, указать наименование. Исходя из логики использования, выбрать из списка тип значения дополнительного реквизита или сведения. Например, для документа Реализация товаров и услуг можно создать дополнительное сведение «Бумажные документы сданы в бухгалтерию». Если сведение будет принимать значение «Сданы» и «Не сданы», то при такой логике использования тип значения сведения, можно указать как «Булево».
Возможны следующие типы дополнительного реквизита или сведения: булево, дата, строка, число. Для этих типов можно задать представление, например для числа можно указать длину и точность, а для даты состав — со временем или без него. При выборе типа значения «Значения свойств объектов», можно задать список возможных значений дополнительного реквизита или сведения в списке «Значения свойств объектов». Список открывается командой на панели навигации дополнительного реквизита или сведения.
При формировании списка значений можно указать не только наименование в поле «Значение», но и указать «Вес значения» (числовое поле). Это поле в дальнейшем можно использовать для анализа в отчетах. Логику использования этого поля пользователю необходимо продумывать самостоятельно. Например, для значений свойства «Надежность» представленных на рисунке можно задать вес следующим образом: для значений от единицы до тройки поставить вес равным нулю, а для значений четыре и пять равным единице. При таких весах в отчет можно быстро вывести надежных клиентов (у которых вес значения больше нуля).
12.20.3. Ведение дополнительных реквизитов и сведений
Ведение дополнительных реквизитов объектов выполняется пользователем системы, имеющим права на изменение самого объекта. Ведение дополнительных сведений объектов осуществляется пользователем, имеющим право на чтение самого объекта и роль «Добавление изменение дополнительных сведений».
Установка значения дополнительного реквизита, как правило, осуществляется на отдельной странице формы объекта.
Установка дополнительных сведений, как правило, осуществляется на отдельной форме, которая вызывается из формы объекта командой «Дополнительные сведения».
Если в списке дополнительных реквизитов или сведений удалить из набора конкретный реквизит или сведение, то такой дополнительный реквизит или сведение в объекте будет отображаться особым способом: текст названия реквизита будет отображаться серым цветом и будет, перечеркнут, а наименование дополнительного сведения будет помечено пиктограммой.
Для того что бы удалить такой дополнительный реквизит или сведение с формы объекта, нужно очистить его от значения, а затем сохранить сам объект.
12.20.4. Заметки и напоминания
В программе можно вести заметки – произвольную текстовую информацию, для которой не получается подобрать какого-либо более подходящего справочника или документа, и которая никому больше не должна быть доступна. Совместно с напоминаниями заметки хорошо подходят в качестве электронной замены «стикеров на краях монитора».
В заметке можно быстро на короткое время записать какую-либо информацию, а затем перенести в более подходящий справочник (например, можно использовать заметку как временное место для быстрой записи адреса во время телефонного разговора с клиентом, чтобы затем не спеша перенести с последующим переносом этот адреса в справочник «Контрагенты»). Также можно использовать заметки и для хранения информации, которая актуальна в течение длительного времени (например, как записную книжку, в которой можно сделать запись о дне рождения важного для вас клиента). Заметки можно отмечать цветом, помещать на рабочий стол, объединять в группы. Заметки доступны только их автору.
Заметки можно вводить как по поводу каких-либо данных программы (например, заметки можно создать по конкретному партнеру, документу товародвижения и т. д.), так и сами по себе (например, их можно использовать вместо записной книжки).
Важно: В заметки не следует помещать информацию, для хранения которой в программе предусмотрены соответствующие справочники или документы. Например, в заметки не рекомендуется помещать контактную информацию.
12.20.5. Настройка параметров программы
Для того чтобы можно было использовать заметки, администратору программы необходимо установить флажок «Использовать заметки» и «Использовать напоминания» в разделе «Настройка и администрирование» - «Настройки пользователей и прав».
12.20.6. Ввод заметок
Для того чтобы ввести заметку по поводу справочника, документа или другого объекта программы, например, в справочнике «Контрагенты», нужно воспользоваться командой «Органайзер» – «Создать заметку».
Далее будет открыта Заметка, в которую можно поместить произвольный текст. Оформить его можно двумя способами:
Можно ввести весь текст, не выделяя заголовка, тогда почти весь текст будет виден в списке заметок.
На первой строке заметки можно ввести краткий заголовок заметки, который будет отображаться в списке заметок. Затем нажать клавишу «Enter» и ввести остальной текст.
Для редактирования текста доступны стандартные команды форматирования (например, Вставить гиперссылку, Цвет текста и т. д.).
По команде «Органайзер» – «Установить напоминание» по поводу заметки можно ввести напоминание.
По гиперссылке Предмет может быть открыт объект, в котором заметка вводилась.
Заметки могут отображаться в списке «Мои заметки» в разделе Рабочий стол. Для этого необходимо установить флажок «Отображать на рабочем столе».
В списке заметки могут выделяться значками различного цвета. Для этого в поле Цвет необходимо выбрать нужный цвет значка. По умолчанию используется желтый цвет.
Можно поместить заметку в «Группу заметок», для этого нажмите кнопку «Выбрать». Затем выделите нужную группу, нажмите кнопку «Выбрать» для возврата в заметку. Если необходимо, можно создать нужную группу.
Для того чтобы сохранить текст заметки и остаться в ней, нажмите кнопку «Записать».
По кнопке «Записать и закрыть» можно вернуться в объект, в котором заметка вводилась.
Дата и время последнего изменения отображаются в нижней части заметки.
12.20.7. Список Мои заметки
Все заметки, введенные по поводу объекта программы, отображаются в списке «Мои заметки» в панели навигации объекта. В списке соответствующими командами можно «Создать новую заметку», «Скопировать существующую», «Пометить заметку на удаление», открыть заметку для редактирования, выполнить поиск.
Для администратора программы в этом списке доступен флажок «Показывать заметки других пользователей». После установки флажка в списке будут отображаться заметки всех пользователей, которые связаны с текущим объектом. Установкой соответствующего флажка можно отобразить в списке заметки, помеченные на удаление. Жирным шрифтом выделены заметки, которые видны в списке «Мои заметки» на рабочем столе программы.
12.20.8. Напоминания
В программе можно вводить напоминания, указав время и предмет, по поводу которого в программе в указанное время будет выведен список напоминаний.
Предметом напоминаний могут быть различные справочники, документы и другие объекты программы. Например, напоминание можно ввести по конкретному партнеру, документу товародвижения и т.д., чтобы не забыть уточнить или дозаполнить какие-либо данные.
Также можно ввести напоминание, связанное с каким-либо персональным событием или делом, например, для того чтобы не забыть вовремя поздравить коллегу с днем рождения. Совместно с заметками напоминания хорошо подходят как электронная замена «стикеров на краях монитора».
Для того чтобы ввести напоминание по поводу документа, справочника или другого объекта программы, нужно воспользоваться командой «Органайзер» – «Установить напоминание».
Если напоминание связано с документом, справочником или другим объектом программы, то в тексте напоминания по умолчанию будет подставлено его наименование.
В поле «Напомнить» можно выбрать один из вариантов:
В указанное время – для указания точной даты и времени напоминания.
Через определенный интервал. Поле «Напомнить» можно заполнить, выбрав значение из списка и задав интервал, через который напоминание сработает. Также можно с помощью клавиатуры указать произвольное количество часов, например, через 10 часов.
Периодически – для периодических напоминаний, например, по понедельникам в 9:00; по пятницам в 15:00, или по любому другому расписанию.
По дням, неделям и месяцам можно задавать любую периодичность. Для этого выберите «Напомнить по заданному расписанию...» и задайте «Расписание».
На вкладке «Общие» задайте период, введите «Дату начала», например, с 23.09.2012 и «Дату окончания», например, по 31.12.2012, задайте период повторения по дням в поле «Повторять каждые», например, 1 - повторять каждый день.
Периодичность в течение дня не поддерживается, поэтому при формировании расписания на странице «Дневное» можно задать только «Время начала». Для того чтобы задать несколько напоминаний в день, нажмите кнопку «Добавить», введите «Время начала» для новой строки.
На вкладке «Недельное» задайте Дни недели, включая флажки рядом с названием дня, установите период повторения, например, Повторять каждую неделю (1),Повторять каждые две недели (2).
На вкладке «Месячное» задайте расписание по месяцам, включая флажки рядом с названием месяцев.
Можно повторить напоминание в определенный день месяца, например, в первый день месяца, или в определенный день недели, например, в первый день недели.
При этом в нижней части окна «Расписание» отражается полное расписание в зависимости от выбранных на всех вкладках установок.
Нажмите кнопку «ОК» для возврата к настройке напоминания. Для того чтобы вернуться к работе в объекте программы и сохранить напоминание, нажмите кнопку «Записать и закрыть».
По одному справочнику, документу или другому объекту программы может быть введено только одно напоминание. Для того чтобы отредактировать ранее введенное напоминание (например, изменить периодичность напоминания) можно воспользоваться той же командой «Органайзер» – «Установить напоминание». Для того чтобы отменить напоминание, нужно открыть его и воспользоваться командой «Прекратить».
12.20.9. Всплывающий список напоминаний
В указанное в напоминании время в программе открывается список «Напоминания». В списке содержатся все вновь созданные и отложенные напоминания, у которых подошло время срабатывания. По каждому напоминанию выводится его текст и время, насколько оно было просрочено. Если напоминание связано с датой какого-либо предмета (например, со сроком по задаче), то в напоминании указывается, сколько времени осталось до этого события.
Из списка можно сразу перейти к элементу справочника или документу, с которым связано напоминание (по команде «Открыть» или двойному щелчку мыши). Если напоминание не связано с объектом программы (подробнее см. «Список Мои напоминания»), то открывается само напоминание.
По команде «Прекратить» можно отменить выделенные в списке напоминания, удалив их из списка.
По команде «Отложить все напоминания» в списке можно отложить на время, указанное в поле «Напомнить через». Поле «Напомнить через» можно заполнить, выбрав значение из списка, или с помощью клавиатуры, указав произвольное значение времени.
12.21. Отчет «Отчет по блокировкам»
В отчет выводится информация по всем элементам справочников с установленным признаком "Запрет".
