4.2. Ошибки при оформлении первичной документации
В этой связи, сейчас мы остановимся на наиболее частых нарушениях при заполнении обязательных реквизитов и использовании унифицированных форм первичных документов.
1. Традиционно по основным средствам не оформляются инвентарные карточки, акты ввода в эксплуатацию заполняются лишь частично.
Отсутствие первичных документов по учету основных средств затрудняет подтверждение правомерности хозяйственных операций по движению основных средств, а также начислению амортизации по ним для целей бухгалтерского и налогового учета.
2. При принятии к учету материалов на склад не составляются приходные ордера; поступление материалов на склад оформляется накладными поставщиков.
Требования нормативных актов по бухгалтерскому учету к документальному оформлению поступления материалов сформулированы в Методических указаниях по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н. Согласно п. 49 Методических указаний приемка и постановка на учет поступающих материалов и тары (под материалы) оформляются соответствующими складами, как правило, путем составления приходных ордеров (типовая межотраслевая форма № М-4 утверждена Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а) при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству).
3. При отпуске со склада материалов не оформляются требования-накладные.
Для учета выбытия со склада материальных ценностей используется типовая межотраслевая форма № М-11 (требование-накладная), утвержденная Постановлением № 71а. В установленные организацией сроки материально ответственное лицо склада сдает в бухгалтерию материальный отчет в форме реестра приходных и расходных документов с приложенными первичными документами.
4. Списание материалов оформляется требованиями-накладными без указания цели их использования.
В соответствии с п. 98 Методических указаний организация может осуществлять отпуск материалов или отдельных видов, наименований своим подразделениям без указания назначения. В этом случае отпуск материалов учитывается как внутреннее перемещение, а сами материалы считаются в подотчете у получившего их подразделения. На фактически израсходованные материалы подразделение - получатель материалов составляет акт расхода, в котором указываются наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумма по нормам расхода, количество и сумма расхода сверх норм и их причины. Списание материалов с подотчета соответствующего подразделения организации и отнесение их стоимости на затраты производства (в зависимости от того, на какие цели израсходованы материалы) осуществляются на основании указанного акта. Конкретный порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией. Если в требовании-накладной указано назначение использования материалов, то списание может производиться и в момент отпуска со склада.
5. Не полностью заполняются бланки путевых листов (не указываются пробег, маршрут); не ведется журнал по учету работы строительных машин и механизмов (утв. Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78).
6. К учету принимаются неунифицированные формы первичных документов не прописанные в учетной политики организации.
Согласно п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все первичные учетные документы должны приниматься к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если организация использует документ, который не предусмотрен в альбомах, то его необходимо утвердить в учетной политике (п. 5 ПБУ 1/2008).
7. Многие первичные документы хранятся в электронном виде.
На основании пп. «ж» п. 2 Закона № 129-ФЗ первичные документы должны заверяться личными подписями лиц, ответственных за совершение. Отсутствие подписей может привести к серьезным налоговым последствиям. Ведь согласно ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Неправильно заполненные первичные документы могут привести к спорам с налоговыми органами в результате проверки как налога на прибыль (расходы документально не подтверждены), так и НДС. После введения системы учета НДС по моменту начисления налоговые органы стали уделять пристальное внимание оформлению первичных документов. Неправильное оформление первичных документов приравнивают к их отсутствию и, как следствие, отказывают в вычетах по НДС.
8.Много ошибок и при ведении кассовых документов в организации.
Вот основные из них:
приходные кассовые ордера не содержат подписи главного бухгалтера;
отсутствуют подписи следующих должностных лиц: бухгалтера на вкладных листах кассовой книги, бухгалтера и кассира в кассовой книге;
организация не использует кассовый аппарат при существовании наличной выручки;
организация расходует денежные средства, поступающие в кассу (выручку) на хозяйственные нужды и выплату зарплаты без согласования с банком;
организация превышает лимит кассы;
в кассовых документах имеются подчистки, помарки или исправления;
в приходных и расходных кассовых ордерах не указывается основание для их составления и не перечисляются прилагаемые к ним документы;
прием и выдача денег по кассовым ордерам производится в день отличных от их составления;
ведутся две кассовые книги.
Ответственность за несоблюдение порядка ведения кассовых операций возложена КоАП РФ на должностных и юридических лиц. Например, согласно ст. 14.5 КоАП РФ продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг в организациях торговли либо в иных организациях, осуществляющих реализацию товаров, выполняющих работы либо оказывающих услуги, при отсутствии установленной информации об изготовителе или о продавце либо без применения в установленных законом случаях контрольно-кассовых машин влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 1,5 тыс. до 2 тыс. руб.; на должностных лиц - от 3 тыс. до 4 тыс. руб.; на юридических лиц - от 30 тыс. до 40 тыс. руб.
Согласно ст. 15.1 КоАП нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 тыс. до 5 тыс. руб.; на юридических лиц - от 40 тыс. до 50 тыс. руб.
9. Первичные документы составляются с указанием стоимости в иностранной валюте.
В соответствии со ст. 8 Закона № 129-ФЗ бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется в валюте Российской Федерации - в рублях. Таким образом, первичные учетные документы, в том числе товарные накладные, должны быть составлены в рублях. И только в случае необходимости целесообразно добавить в товарную накладную дополнительные графы, где можно указывать суммы в долларах (евро). При этом измененную форму товарной накладной следует отразить в учетной политике (п. 5 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации»).
10. Отсутствуют первичные документы при осуществлении производственного цикла на предприятии. Например, при производстве готовой продукции на каждую единицу продукции следует составлять карточку с указанием наименование расходного материала и его кол-ва, а также стоимости единицы готовой продукции и итоговое количество готовой продукции.
При этом, в производство должно быть списано только то количество материалов, которое необходимо для получения произведенной готовой продукции.
11. При обнаружении брака на производстве отсутствуют акты на списание брака с указанием сумм и количества, как бракованной продукции, так и материалов, использованных при изготовлении бракованной продукции;
12. Документы на возврат товара от контрагентов составляются без письменного объяснения причин возврата (брак и др.;).
13. Очень часто организации предоставляют своим контрагентам различные сидки, не подкрепляя их соответствующими документами.
Если скидка не превышает 20% стоимости, то возражений со стороны проверяющих органов быть не должно. Но если скидка предоставляется в размере, превышающем 20%, то контролирующие органы могут воспользоваться своим правом согласно ст. 40 НК РФ осуществить контроль цен. Во избежании спорных ситуаций организациям, предоставляющим скидки, необходимо разработать маркетинговую политику. Нормативными документами форма маркетинговой политики и ее основные положения не закреплены, это могут быть приказы или распоряжения руководителя организации, совета директоров, утвержденные прайс-листы и др. В любом случае документы, касающиеся маркетинговой политики, должны быть утверждены уполномоченным должностным лицом компании и содержать информацию, из которой следует, что предоставляемые скидки призваны продвигать товары, услуги организации на конкретном рынке товаров (услуг).
14. Нередко организации, раздавая сувениры или какие-либо другие рекламные товары своим контрагентам, учитывают их как расходы на рекламу. Основной критерий в определении рекламы закреплен в ст. 2 Федерального закона от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе». Сопоставление норм налогового законодательства и законодательства о рекламе показывает, что ключевым положением для учета расходов на рекламу в целях налогообложения прибыли является распространение информации неопределенному кругу лиц. Если отсутствует элемент неопределенности получателей, характерный для распространения рекламной информации, то произведенные затраты не могут быть отнесены к рекламным расходам, учитываемым при налогообложении прибыли. Подобная передача товаров (продукции), оказание услуг будут расценены налоговыми органами как обычная безвозмездная передача, и, как следствие, их стоимость, а также затраты, связанные с такой передачей, будут исключены из налоговых расходов (п. 16 ст. 270 НК РФ).
Внесенные в главу 21 НК РФ изменения исключили из налогооблагаемых операций передачу в рекламных целях товаров (работ, услуг), расходы на приобретение (создание) единицы которых не превышают 100 руб. Многие бухгалтеры продолжают начислять по таким операциям НДС, соответственно принимая к вычету сумму входящего НДС, однако об этом необходимо уведомлять налоговые органы.
15. Отсутствие государственной регистрации договоров аренды
Порядок государственной регистрации недвижимости, то есть внесения записи в Едином государственном реестре о возникновении, переходе и прекращении прав на недвижимость, установлен ст.131 ГК РФ. В общем случае аренда зданий и сооружений требует государственной регистрации при заключении договора на срок не менее года.
Таким образом, организация, заключающая договор аренды здания, сооружения или нежилого помещения, обязано зарегистрировать договор аренды в случае, если срок его действия - более 1 года.
16. Отсутствие полного и действующего комплекта первичных документов при заключении договора аренды.
Согласно требованиям законодательства, во-первых, в организации должен находиться подписанный с двух сторон договор аренды нежилого помещения.
Во-вторых, к договору должен быть приложен подписанный акт приема-передачи имущества.
В-третьих, если это договор субаренды, то договор должен быть заключен с согласия собственника.
В-четвертых, важно чтобы договор был действующим.
17. Отсутствие полного и действующего комплекса первичных документов при приобретении служебного автомобиля.
Во-первых, у организации должен быть подписанный с двух сторон договор купли-продажи автомобиля или договор аренды транспортного средства без экипажа, в случае если генеральный директор (учредитель) передает в пользование принадлежащий ему автомобиль.
Во-вторых, к договору должен быть приложен подписанный акт приема-передачи транспортного средства.
В-третьих, с момента приобретения (заключения договора аренды) автомобиля организация должна вести Журнал учета движения путевых листов.
В-четвертых, согласно действующему законодательству организация ежедневно должна составлять путевые листы. Вместе с тем, можно воспользоваться одним из правил нормативных документов, и самостоятельно разработав акт путевого листа, составлять его не чаще 1 раза в месяц.
18.Отсутствие актов на списание материалов в производство
При оформлении движения и подтверждении фактического расходования материалов следует руководствоваться Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально - производственных запасов, утвержденными Приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н.
Пунктом 98 Методических указаний, установлено, что на фактически израсходованные материалы подразделение - получатель материалов составляет акт расхода, в котором указываются наименование, количество, учетная цена и сумма по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумма по нормам расхода, количество и сумма расхода сверх норм и их причины. В необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ.
Списание материалов с подотчета соответствующего подразделения организации и отнесение их стоимости на затраты производства (в зависимости от того, на какие цели израсходованы материалы) производится на основании указанного выше акта.
Конкретный порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией.
Таким образом, списание материалов в производство оформляется актом, который организации целесообразно разработать и закрепить в учетной политике
19. Документы, связанные с расчетами за наличный расчет, с выдачей денежных средств подотчет оформляются не в полном объеме.
Для правильного отражения подобных операций в организации должен быть в наличии список работников, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги, а также список работников, которые могут совершать сделки от имени фирмы за счет собственных средств с последующим возмещением произведенных расходов. Указанный список должен быть утвержден приказом (распоряжением) руководителя. В список могут быть включены только постоянно работающие лица.
Также организации необходимо утвердить приказом по предприятию 2 стандартные формы служебной записки, которые будут оформляться:
при предварительной выдаче подотчетной суммы;
при возмещении средств, уже потраченных подотчетным лицом в интересах организации.
Необходимо обратить внимание на то, что при совершении сделок от имени организации сотрудники должны иметь доверенности, подтверждающие, что при приобретении товарно-материальных ценностей они действуют в интересах организации.
Указанные доверенности (формы № М-2 и № М-2а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 г. № 71а) применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей.
Следует помнить, что согласно положениям Постановления Госкомстата России от 30.10.1997 г. № 71а выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок выдачи - как правило, 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.
В соответствии с положениями п. 10 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятия.
Еще раз напомним, что согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Согласно п. 14 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными.
Таким образом, денежные средства в подотчет выдаются из касс предприятия по расходным кассовым ордерам на основании утвержденного руководителем предприятия заявления и должны расходоваться строго по назначению. По полученным денежным средствам подотчетные лица должны составить авансовый отчет с приложением оправдательных документов (проездные документы, чеки и т.д.) и представить в бухгалтерию.
Порядок выдачи и отчетности в использовании подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя.
Размер денежных средств, выдаваемых в подотчет, не ограничен Порядком ведения кассовых операций. Однако следует иметь в виду, что в соответствии с Указаниями Центрального банка Российской Федерации от 20.06.2007г. № 1843-У в настоящий момент предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями по одной сделке установлен в сумме 100 тысяч рублей.
Необходимо отметить, что при приобретении подотчетным лицом товарно-материальных ценностей, документы должны быть выписаны на имя организации. При этом подотчетное лицо в качестве оправдательных документов, предоставляемых в бухгалтерию с авансовым отчетом должен представить следующие документы, выписанные на организацию:
накладная;
документы об оплате;
счет-фактуру.
20. Отсутствие первичных документов на имущество (денежные средства) передаваемые от учредителей ООО.
Согласно ст. 251 НК РФ не подлежит обложению налогом на прибыль взнос от учредителя, доля которого в обществе более чем 50 процентов. Таким образом, зная вышеуказанную норму ст.251 НК РФ, можно составить соответствующим образом устав и учредительный договор.
В случае если учредители не готовы поделить вышеуказанным образом доли в уставном капитале, то это опять – решение учредителей. А бухгалтер должен оформить это решение всеми необходимыми первичными документами.
В настоящий момент помимо проблем бумажного документооборота все большее развитие происходит в части применения «электронного документооборота». Однако этот вид документов таит в себе немало опасностей, т.к. применение электронного документа не позволяет заполнить такой обязательный реквизит, как «личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления». В данном случае нарушается ст. 9 Закона № 129-ФЗ, в соответствии с которой первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты.
Оформление первичных документов только в электронном виде влечет за собой следующие последствия:
первичные документы по учету материалов оформлены в виде электронного билета (формы № М-4 «Приходный ордер»; № М-11 «Требование-накладная») – не дают право на подтверждение прихода и расхода материальных ценностей, что ведет к необходимости корректировки расходов организации и невозможности проведения инвентаризации ценностей в отчетном периоде перед составлением бухгалтерской отчетности;
первичные документы по учету основных средств (форма № ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)») - при ненадлежащем оформлении документа о вводе ОС в эксплуатацию обоснованность списания стоимости такого объекта на расходы, как в бухгалтерском, так и в налоговом учете будет не очевидна (поскольку документально не подтверждена дата признания расхода).
|
