4. Порядок оформления и заполнения зачетно-экзаменационных ведомостей (Экзаменационных листов)
4.1. Зачетно-экзаменационные ведомости оформляются ответственными сотрудниками деканата (аспирантуры) по образцам, представленным в Приложении 2. Ведомость является первичным документом по учету успеваемости обучающихся. В соответствии с утвержденным расписанием зачетно-экзаменационной сессии в ведомость вносятся Ф.И.О. всех обучающихся академической группы (подгруппы), проходящих промежуточную аттестацию. Зачетно-экзаменационные ведомости регистрируются в журнале. Ведение журналов учета зачетно-экзаменационных ведомостей включается в номенклатуру дел деканатов (отделений, отдела аспирантуры) (по очной и заочной формам обучения отдельно). Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются. Регистрация ведомостей в журналах начинается с 1 сентября текущего учебного года и имеет сквозную нумерацию в течение учебного года по всем реализуемым образовательным программам на факультете. По завершении учебного года проводится черта и делается запись следующего учебного года. Необходимые данные при регистрации ведомостей в журналах: регистрационный номер; направление подготовки/специальность/ направленность программы; курс; группа; дисциплина (модуль), раздел, практика; форма промежуточной аттестации (зачет, экзамен, контрольная работа); Ф.И.О. преподавателя; подпись преподавателя; подпись сотрудника деканата (аспирантуры), получившего ведомость после аттестации.
4.2. Подписанная деканом (заведующим отделом аспирантуры) ведомость передается сотрудником деканата (аспирантуры) преподавателю в день проведения аттестации.
4.3. Преподаватель вносит в ведомость результаты зачёта – «зачтено», «незачтено» или экзаменационную оценку – «отлично», «хорошо», «удовлетворительно», «неудовлетворительно». В случае неявки обучающегося делается запись – «не явился».
4.4. В одной ведомости все записи производятся шариковой ручкой пастой одного цвета синего/фиолетового (не гелевой). Исправления и помарки в ведомостях не допускаются.
Дифференцированный зачет вносится в ведомость в графу «отметка о сдаче зачета» и проставляется оценка – «отлично», «хорошо», «удовлетворительно».
4.5. По окончании зачета преподаватель подводит итоги, записывая количество оценок «зачтено» - «незачтено», отмечает количество не аттестованных обучающихся (не явившихся).
4.6. По окончании экзамена преподаватель подводит итоги, записывая количество оценок: «отлично», «хорошо», «удовлетворительно» и «неудовлетворительно»; показывает количество не аттестованных обучающихся (не явившихся).
4.7. Заполненную ведомость преподаватель в день сдачи зачета или экзамена сдаёт в деканат (отдел аспирантуры).
4.8. Сотрудник деканата (аспирантуры) проверяет правильность заполнения ведомости.
4.9. В случаях переноса сдачи экзамена (зачета) на другие сроки по особо уважительным причинам или повторного прохождения промежуточной аттестации на каждого обучающегося заполняется экзаменационный лист (Приложение 4). Экзаменационный лист нумеруется, регистрируется в отдельном журнале и подписывается деканом (заведующим отделом аспирантуры). Экзаменационный лист возвращается экзаменатором в деканат (отдел аспирантуры) немедленно после окончания экзамена. Экзаменационный лист подшивается к основной зачетно-экзаменационной ведомости группы.
4.10. В случаях сдачи обучающимся сессии досрочно, переносе ее сроков или при ликвидации разницы в учебных планах, студенту – по его заявлению на основании распоряжения декана, аспиранту – по его заявлению на основании приказа ректора (проректора по научной работе), в которых оговаривается срок прохождения обучающимся промежуточной аттестации, выдается зачетно-экзаменационная ведомость для индивидуальной сдачи промежуточной аттестации (Приложение 5). По истечении срока сдачи всех зачетов и экзаменов обучающийся предоставляет ведомость в деканат (отдел аспирантуры).
4.2. Порядок хранения зачетно-экзаменационных ведомостей.
4.2.1. Зачетно-экзаменационные ведомости подшиваются сотрудником деканата (аспирантуры) по курсам (группам) в дела согласно утвержденной номенклатуре дел. На их основе после окончания сессии заполняется сводная ведомость и подшивается к ведомостям соответствующего курса (группы). До завершения периода обучения курса (группы) допускается хранить ведомости в папке-скоросшивателе.
4.2.2. Дела с ведомостями (экзаменационными листами) хранятся в деканате (отделе аспирантуры) в течение всего срока обучения соответствующего курса (группы). По завершении нормативного периода обучения курса (группы), после полного выполнения учебного плана всеми обучающимися курса (группы) проводится пересистематизация ведомостей в деле, листы дела нумеруются, сшиваются, составляются заверительные надписи, оформляется обложка дела. Прошитые и пронумерованные ведомости хранятся как документы строгой отчетности.
4.2.3. Ответственность за хранение зачетно-экзаменационных ведомостей возлагается на декана факультета (заведующего отделом аспирантуры).
4.2.4. По истечении срока хранения, согласно номенклатуре дел деканата факультета (отдела аспирантуры), ведомости уничтожаются в установленном порядке, что подтверждается составлением акта.
4.3. Порядок оформления, заполнения и хранения ведомостей на прохождение государственной итоговой аттестации
4.3.1. Ведомость на прохождение государственной итоговой аттестации готовят сотрудники деканата (аспирантуры) (Приложение 3) и передают ее в день проведения аттестации секретарю государственной экзаменационной комиссии (ГЭК).
4.3.2. Секретарь ГЭК ставит номер ведомости, который соответствует номеру и дате протокола заседания государственной экзаменационной комиссии.
4.3.3. Секретарь ГЭК вносит в ведомость результаты прохождения государственной итоговой аттестации: экзаменационные оценки «отлично», «хорошо», «удовлетворительно», «неудовлетворительно». В случае неявки обучающегося делается запись «не явился». Все записи в ведомости оформляются аккуратно пастой синего/фиолетового цвета шариковой ручкой (не гелевой). Исправления и помарки в ведомостях не допускаются.
4.3.4. После завершения работы ГЭК ведомости вместе с протоколами заседаний государственной экзаменационной комиссии сдаются в учебное управление (отдел аспирантуры). Копии ведомостей на прохождение государственной итоговой аттестации сдаются в деканат (на кафедру, осуществляющую реализацию соответствующей программы аспирантуры) в день сдачи экзаменов/защиты ВКР.
|
